仮想データルームを使用したセキュアなファイル共有

Virtual data rooms（VDR）は、物理的なデータルームから大きく進化しましたが、VDRのセキュリティはどれほど優れているのでしょうか？また、組織はどのようにして優れたプロバイダーを見分けるのでしょうか？ まず、バーチャルデータルームは何に使われるのでしょうか？バーチャルデータルームは、文書や情報を安全なリポジトリに保存するために使用され、特定の関係者のみがバーチャルルーム内の情報にアクセスできます。VDRの一般的な用途は、合併・買収交渉です。

バーチャルデータルームとは？

ほとんどの消費者やエンタープライズユーザーは、ファイル転送やエンタープライズファイル共有に慣れています。ファイルを直接リンクや共有ディレクトリへのリンクを通じて共有するクラウドストレージサービスを提供するプロバイダーは数多く存在します。 これらのプロバイダーの多くは、保存されたデータを保護するための高度なセキュリティを含んでいません。コンプライアンス規制や厳格なセキュリティ要求が、エンタープライズ組織がこれらのサービスを使用する方法を制限しています。それがあまり深刻な問題に見えないかもしれませんが、実際には、協力的で安全なファイル共有はビジネスユーザーにとって非常に大きな利益をもたらします：

1. シンプルです：クラウド上の共有スペースへの招待やリンクをメールで送信できれば、受信者はリンクをクリックするだけでそのスペース内のファイルにアクセスできます。手間もなく、問題もありません。
2. 協力的です：クラウドストレージの利点により、ユーザーはリアルタイムでリソースにアクセスできます。一部のプロバイダーは、ソリューションの一部として編集や生産性向上のアプリケーションを含んでいます。それでも、最低限、共有クラウドスペースは複数のユーザーが関与するデータへの簡単なアクセスと柔軟性を提供します。
3. 迅速です：ファイルのサイズ、種類、互換性に関係なく、共有クラウドスペースはユーザーにデータを任意のデバイスにアップロードおよびダウンロードする方法を提供します。これにより、必要な場所でファイルを使用できるデバイスでファイルにアクセスできます。

過去には、情報を共有するためのオープンで協力的なスペースの唯一の代替手段は、情報へのアクセスが厳密に監視され保護される安全なデータルームでした。現代のデジタル時代において、私たちは両方の世界の最良のものを必要としていることは明らかです：許可を制御できる機密でタイムリーな情報への安全なデジタルアクセス。 ここでバーチャルデータルーム（VDR）が登場します。VDRは、プライベートで機密性の高いデータを保持し、コンプライアンスやセキュリティ要件を維持するためにアクセスが厳密に制御されるデジタル「ルーム」またはスペースとして機能します。これらのルームは、プライバシーが重要なビジネスや組織の取引中にリーダーシップによってよく使用されます。

物理的データルームからバーチャルデータルームへの進化

技術の進歩により、バーチャルデータルーム（VDR）が進化し、企業が機密情報を管理する方法が革命的に変わりました。

物理的データルームからバーチャルデータルームへの進化の主な要因の一つは、ビジネス取引における効率と生産性の向上の必要性です。物理的データルームは通常、長い待ち時間、膨大な書類作業、限られたアクセスが伴っていました。これにより、遅延やコストの増加がしばしば発生しました。VDRを使用することで、ドキュメントを即座に共有でき、企業は取引をより迅速かつ効率的に完了できます。

バーチャルデータルームのもう一つの大きな利点は、アクセス性の向上です。物理的データルームはしばしば遠隔地に位置しており、個人がドキュメントにアクセスするのが難しいことがありました。一方、バーチャルデータルームはインターネット接続があればどこからでもアクセスでき、参加者はどこからでもドキュメントをレビューし共有できます。

セキュリティもデータルームの進化を促進する重要な要素です。物理的データルームはしばしば安全と見なされていましたが、侵害、盗難、損害のリスクもありました。一方、バーチャルデータルームは、暗号化、複数レベルの認証、その他のセキュリティ機能により非常に安全です。これにより、企業は機密情報が安全で保護されていることを安心して知ることができます。

全体として、物理的データルームからバーチャルデータルームへの進化は、あらゆる規模の企業にとってゲームチェンジャーとなりました。VDRはプロセスを合理化し、アクセス性を向上させ、セキュリティ対策を強化し、機密情報を扱う企業にとって不可欠なツールとなっています。

なぜバーチャルデータルームを使用するのか？

バーチャルデータルーム（VDR）は、従来の文書管理システムと比較してデータセキュリティとアクセス制御を向上させます。VDRは、デューデリジェンス、金融取引、合併・買収、ローン契約、その他の機密情報に関連する文書の安全なコラボレーションを促進するために、組織、企業、投資家によって使用されます。これにより、許可された人だけが機密文書にアクセスして閲覧できる安全なプラットフォームを提供し、セキュリティを損なうことなく文書のコラボレーションを促進するプラットフォームを提供します。バーチャルデータルームは、その安全性、効率性、コスト効果の高い機能により、ますます人気が高まっています。

VDRは、従来のデータルームやファイル共有プラットフォームに比べていくつかの利点を提供します：

• コンプライアンスとセキュリティ：VDRの目的は、データへの安全でコンプライアンスに準拠したアクセスを提供することです。そのため、適切に構成されたVDRは、少なくとも技術的な観点からはコンプライアンスを確保します。理想的には、VDRは共有および保存されるデータの自動ポリシー施行を提供します。
• 第三者へのデータ公開：VDRの大きな利点の一つは、特定の人々とファイルを共有するためのツールを提供することです。安全なクラウドおよびファイル共有環境では、組織をコンプライアンス違反や責任から守りながら、適切な人々にファイルを選択的に公開することが難しい場合があります。VDRを使用することで、その問題ははるかに管理しやすくなります。
• 迅速な対応時間：VDRがビジネスプロセスの一部である場合、それはおそらく、ルーム内のファイルに基づいて迅速かつ正確な意思決定が日常的に行われている段階に達しています。そのため、VDRは関係者全員が迅速にファイルにアクセスし、コメントし、ファイルの内容を協力し、特定のプラットフォームではDocuSignのような安全なサービスを通じて署名を提供することを保証します。
• コスト効果：安全なファイル共有プラットフォームはすでにかなりの費用がかかります。VDR機能を備えたものを持つことで、そのシンプルさ、展開の容易さ、信頼性により、オーバーヘッドや管理コストを節約できます。
• 監査とログ記録：VDRはファイルアクセスの「チョークポイント」となることができます。監査目的でルーム内のすべてのファイルアクセスと管理イベントを監視できます。これには、コンプライアンスのための不変の法医学的証拠チェーンやデューデリジェンスレポートの提供が含まれます。

バーチャルデータルームとクラウドストレージの違いは何ですか？

バーチャルデータルームとクラウドストレージはどちらもデジタル情報の保存と共有に使用されるツールですが、両者にはいくつかの重要な違いがあります。詳しく見てみましょう：

• セキュリティ：バーチャルデータルームはクラウドストレージよりも高いレベルのセキュリティを提供します。これは、バーチャルデータルームが安全なファイル共有のために特別に設計されており、多要素認証や詳細なアクセス制御などの機能を備えているためです。一方、クラウドストレージは一般的にハッキングやサイバー攻撃に対してより脆弱です。
• コラボレーション：バーチャルデータルームはクラウドストレージよりもコラボレーションに適しています。バーチャルデータルームは、複数のユーザーが同じドキュメントに同時にアクセスして作業でき、変更を追跡し通知を受け取る機能を提供します。クラウドストレージは通常、基本的なファイル共有のみを許可し、高度なコラボレーション機能を提供しません。
• 規制コンプライアンス：バーチャルデータルームは、金融や医療などの厳しく規制された業界でよく使用されます。これは、監査ログやドキュメントの透かしなどのコンプライアンス機能を提供するためです。クラウドストレージは通常、これらの機能を提供しないため、厳しい規制に準拠する必要がある企業には適していない場合があります。
• カスタマイズ性：バーチャルデータルームはクラウドストレージよりも多くのカスタマイズオプションを提供します。たとえば、データルームは会社のブランディングでカスタマイズでき、Q&Aフォーラムや投票機能などの追加機能を含めることができます。クラウドストレージは一般的に、カスタマイズオプションが限られた一律のソリューションです。
• コスト：バーチャルデータルームは通常、クラウドストレージよりも高価です。これは、高度なセキュリティ、コラボレーション、カスタマイズオプションを提供するためです。一方、クラウドストレージは一般的により手頃な価格で、基本的なファイル共有のニーズに使用できます。

全体として、バーチャルデータルームは、高いレベルのセキュリティ、コラボレーション、規制コンプライアンスを必要とする企業に最適です。クラウドストレージは基本的なファイル共有のニーズに適していますが、一部の企業が必要とする高度な機能を提供しない場合があります。

バーチャルデータルームのセキュリティはどれほど安全ですか？

バーチャルデータルーム（VDR）は、機密コンテンツの安全なオンラインストレージと共有を提供するように設計されています。具体的には、VDRはビジネス取引やプロジェクトに関与する関係者間で機密情報や機密性の高い情報の交換を促進する効果的な方法です。VDRは、データを不正アクセス、盗難、データ侵害から保護するために最先端のセキュリティプロトコルを利用しています。バーチャルデータルームを安全にするセキュリティ機能には、暗号化、アクセス制御、監査トレイル、データバックアップ、データセンター、規制コンプライアンスなどがあります。全体として、バーチャルデータルームは非常に安全で、機密データを管理し共有するための安全で効率的な方法を提供します。ただし、セキュリティとコンプライアンスの実績がある信頼できるVDRプロバイダーを選択することが重要です。また、すべてのユーザーがセキュリティのベストプラクティスを理解し、それに従うことを確保することも重要です。

VDRの最も一般的な用途

1. データの保存とバックアップ：バーチャルデータルームは、機密データのバックアップに最適です。データ暗号化や認証などの機能を備えたVDRは、すべての重要なデータが適切に保存されバックアップされることを保証します。
2. 合併・買収：合併・買収の性質が機密性が高いため、バーチャルデータルームは重要な文書や情報を安全に交換するための手段を提供することで、プロセスを促進するのに役立ちます。
3. 臨床試験と規制コンプライアンス：VDRは、臨床試験、コンプライアンス、規制報告においても人気があります。企業は、規制機関に対して患者データなどの機密文書への安全なアクセスを提供する必要があります。
4. 投資家とのコミュニケーション：企業や組織は、投資家に重要な文書や記録への安全なアクセスを提供するためにバーチャルデータルームを使用できます。VDRは、財務諸表や株主報告書などのデータを投資家と共有するプロセスを合理化するのに役立ちます。
5. 法的事項：VDRは、デューデリジェンス、訴訟文書のレビュー、政府規制の遵守など、さまざまな法的プロセスにも使用できます。これらのサービスは、機密文書への安全なアクセスを提供することで、法的プロセスを合理化し簡素化するのに役立ちます。

バーチャルデータルームサービスプロバイダーとは？

バーチャルデータルームサービスプロバイダーは、関係者間で機密文書やデータを共有するための安全なオンラインスペースを提供するデータルームサービスを提供する企業です。これらのサービスは、ユーザー管理、監査トレイル、データ暗号化とセキュリティプロトコル、ドキュメントのバージョン管理と追跡など、さまざまな機能を提供します。金融機関や法律事務所によく使用されるこれらのサービスは、デューデリジェンスやその他の機密活動に使用できます。Kiteworksはそのようなプロバイダーの一つです。

バーチャルデータルームプロバイダーに求めるべきものは何ですか？

他のタイプのベンダーと同様に、バーチャルデータルームプロバイダーはさまざまな利点とコストをもたらすことがあります。すべてのベンダーが同じように作成されているわけではなく、選択する際の課題を理解する必要があります。 バーチャルデータルームプロバイダーを探す際に求めるべき重要な機能には以下のものがあります：

• セキュリティとコンプライアンス：これは言うまでもないことですが、業界や市場に特定のコンプライアンス要件がある場合、VDRはそれらの要件を満たす必要があります。場合によっては、特定のVDRを使用するために、移動中および保存中のデータの暗号化に関する特定のセキュリティプロトコルが必要です（例：サイバーセキュリティ成熟度モデル認証（CMMC）、FedRAMP、IRAPなど）。
• 統合：VDRがより包括的なプラットフォームの一部として提供される場合、プラットフォームとVDRサービスの間でどの機能が連携するかを理解することが重要です。この関係を理解することで、適切なVDRだけでなく、ファイル共有サービス全体を選択するのに役立ちます。
• 監査制御：VDRプロバイダーは、ルームアクセス、ファイルアクセス、ファイル変更に関連する監査ログとレポートを簡単にコンパイルして表示する方法を持っている必要があります。ファイルアクセスを追跡し制御し、そのアクセスの詳細な記録を維持し、コンプライアンスのためのレポートを生成することが重要です。
• 生産性アプリケーション：組織は、契約署名、ドキュメントのバージョン管理、オンライン編集に使用されるアプリケーションがVDR内でどのようにファイルにアクセスし、共有し、保存するかを理解する必要があります。これらはそれぞれ、セキュリティとコンプライアンスのリスクを提示します。
• チャットまたはルーム内コミュニケーション：堅実なVDRソリューションには、通常、チャットやコメントログを通じてコミュニケーションを取るための統合された方法が含まれているべきです。

バーチャルデータルームを比較し、適切なものを選ぶ方法

VDRが提供する価値と他のソリューションと比較してVDRがユニークである理由を確立しました。VDRが安全なコンテンツコラボレーションのニーズを満たすと判断した場合、VDRソリューションを探し始める際に次のステップを考慮してください。

1. ニーズを特定する：バーチャルデータルームに対する具体的なニーズを特定します。プロジェクトの規模、アクセスが必要なユーザーの数、必要なセキュリティレベルを考慮してください。
2. 機能を評価する：使いやすさ、カスタマイズ性、スケーラビリティ、データ保護、アクセス性、コラボレーションツールなどの機能を探してください。
3. セキュリティを評価する：バーチャルデータルームではセキュリティが重要ですので、選択するプラットフォームが高レベルのセキュリティプロトコルと暗号化を備えていることを確認してください。
4. 価格と価値を確認する：異なるバーチャルデータルームプロバイダーの価格プランを比較し、サービスの価値を評価してください。
5. カスタマーサポート：電話、メール、またはチケットシステムを通じてタイムリーで効果的なカスタマーサポートを提供するプロバイダーを探してください。
6. レビューと評価を読む：他のユーザーからのバーチャルデータルームプロバイダーの独立したレビューと評価を探して、彼らの経験を把握してください。
7. コンプライアンスを確認する：バーチャルデータルームがISO、SOC、GDPR、HIPAA、または特定の業界に必要な他の規制に準拠しているかどうかを考慮してください。
8. 試用期間：バーチャルデータルームプロバイダーが提供する無料試用期間を利用して、システムをテストし、ニーズを満たしているかどうかを確認してください。
9. 評判：良い評判と成功した取引や満足した顧客の実績を持つプロバイダーを探してください。

Kiteworksを活用してバーチャルデータルームと安全な転送を実現

バーチャルデータルームは、セキュアな環境、迅速な意思決定、セキュリティ、コンプライアンスが商取引を推進するプロセスや取引において重要な役割を果たす、急速に進化するビジネスの世界で重要な部分です。適切に構成されたVDRは、コンプライアンス、セキュリティ、ユーザーエクスペリエンスを損なうことなく、組織内外の関係者間での安全なファイル共有と編集をサポートできます。 Kiteworksプラットフォームは、政府、金融、製造、法律、製薬、医療、ライフサイエンスなどの業界のエンタープライズユーザー向けに安全なVDRをサポートしています。Kiteworksプラットフォームの主要なVDR機能には以下のものがあります：

• セキュリティ：Kiteworksは、保存中のデータに対するAES-256暗号化と転送中のデータに対するTLS 1.2+、強化された仮想アプライアンス、詳細な制御、認証、包括的なログ記録、監査、レポート、およびさまざまなセキュリティ統合を含む多層防御アプローチを使用しています。

• コンプライアンス：Kiteworksは、SOC 2、一般データ保護規則（GDPR）、支払いカード業界データセキュリティ基準（PCI DSS）、医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）、FedRAMP、サイバーセキュリティ成熟度モデル認証（CMMC）、国立標準技術研究所（NIST）800-171など、さまざまな政府および業界標準に準拠しています。プラットフォームの広範な追跡と制御により、仮想リアルタイムレポートを通じてコンプライアンスを簡単かつ迅速に証明できます。

• 監査ログ：Kiteworksプラットフォームの不変の監査ログを使用することで、組織は攻撃を早期に検出し、法医学を実行するための正しい証拠チェーンを維持することができます。Kiteworksはすべてのコンポーネントからのエントリを統合し標準化するため、その統一されたsyslogとアラートはSOCチームの貴重な時間を節約し、コンプライアンスチームが監査の準備をするのに役立ちます。

• 同意文書：GDPRのような多くのフレームワークがデータ収集およびデータ主体アクセス要求に対する文書化された同意を求めているため、組織はそのプロセスを自動化するプラットフォームを必要としています。Kiteworksプラットフォームは、すべての同意書とデータ要求の広範な報告とログ記録を提供し、組織が一貫してコンプライアンスを証明できるようにします。

• シングルテナントクラウド環境：ファイル転送、ファイルストレージ、アクセスは、専用のKiteworksインスタンスで行われ、オンプレミス、Logging-as-a-Service（LaaS）リソース、またはプライベートシングルテナントインスタンスとしてホストされます。つまり、共有ランタイム、共有データベースやリポジトリ、共有リソース、またはクロスクラウドの侵害や攻撃の可能性はありません。

• シームレスな自動化とMFT：Kiteworksプラットフォームは、マネージドファイル転送（MFT）の自動化をサポートし、ファイル管理の合理化、バッチファイル転送操作、ユーザーおよびシステムイベントによってトリガーされる条件付き操作を促進します。

• 可視性と管理：CISOダッシュボードは、情報がどこにあるのか、誰がアクセスしているのか、どのように使用されているのか、コンプライアンスに準拠しているかどうかを組織に提供します。ビジネスリーダーが情報に基づいた意思決定を行い、コンプライアンスリーダーシップが規制要件を維持するのを支援します。

KiteworksのVDR機能と、Kiteworksがどのように情報を安全に共有するのに役立つかについて詳しく知るには、カスタムデモをスケジュールしてください。