メールによるセキュアなファイル共有: 包括的ガイド

メールは、さまざまな組織やその従業員がファイルを簡単かつ迅速に共有するための貴重なツールとなっています。特にリモートワーカーを抱える組織にとっては重要であり、彼らは生産性を維持し、プロジェクトを順調に進めるために情報を送受信する必要があります。しばしば、メール本文やファイル添付に含まれる情報は機密情報を含んでいます。ファイルを安全に共有する能力がなければ、組織は悪意のある行為者のような不正なユーザーにこの情報を露出するリスクを抱えることになります。

メールやファイル添付に含まれる機密コンテンツを露出させるサイバー攻撃やデータ侵害のリスクを軽減するために、組織は複数の重要な技術とベストプラクティスを採用することができます。メールとその添付ファイルを保護することは、個人識別情報や保護対象保健情報（PII/PHI）、知的財産、その他の機密情報を保護するだけでなく、データプライバシー規制や基準に対するコンプライアンスを示すことも可能にします。

この投稿では、メールを介した安全なファイル共有の重要性とそれに関連する潜在的なリスクについて議論します。また、メールを介した安全なファイル共有を確保するための重要な概念と技術を紹介し、それらが潜在的なリスクを軽減するためにどのように使用できるかを探ります。最後に、組織と個人がメールやファイル添付で共有する機密コンテンツのセキュリティを確保するためのベストプラクティスを提供します。

メールを介したファイル共有のリスク

メールを使用したファイル共有は、ファイルを迅速かつ簡単に交換するための好ましい方法となっています。しかし、組織はメールサーバーのファイルを安全に共有する能力を過大評価しています。ほとんどのコンテンツ交換方法と同様に、メールファイル共有にはしばしば見過ごされがちな固有のリスクがあります。メールファイル共有に関連する一般的なセキュリティリスクには以下のものがあります：

暗号化されていないファイル

メールファイル共有に関連する最大のセキュリティリスクは、暗号化されていないファイルを送信することです。ファイルがメールを通じて送信されるとき、それらは通常平文形式で送信されます。つまり、中間者攻撃やフィッシング攻撃のように、メールトラフィックを傍受する能力を持つ者は、暗号化されていない情報にアクセスできるということです。

ウイルスとマルウェア

どのメール添付ファイルも、ウイルス、ワーム、スパイウェアなどの悪意のあるコードを含む可能性があります。マルウェア攻撃は、ユーザーが感染したメール添付ファイルを開いたときに発生します。被害者のコンピュータが感染し、悪意のあるコードが組織のネットワーク全体に広がります。

スプーフィング

スプーフィングは、メールファイル共有に関連するもう一つの一般的なセキュリティリスクです。ハッカーは、正当なソースからのメッセージのように見えるメッセージを簡単に作成し、これらのメッセージを使用してユーザーを騙し、悪意のある添付ファイルをダウンロードさせることができます。

フィッシング

フィッシングは、ユーザー名、パスワード、クレジットカード番号などの機密情報を取得するために、正当なソースからのメールのように見せかけた詐欺の一種です。

誤送信

最後に、メールファイル共有は誤送信にも脆弱であり、データ漏洩につながる可能性があります。これは通常、従業員が誤ってメールを間違った受信者に送信したときに発生します。たとえ間違った受信者がメールとファイル添付を返送したとしても、技術的にはデータ侵害とコンプライアンス違反が発生したことになります。

メールで共有される機密コンテンツを保護するための予防策

セキュリティ侵害のリスクが高いため、ユーザーは機密コンテンツを保護するために適切な予防策を講じることが最も重要です。最初のステップは、メールを介して共有されるすべてのファイルが暗号化されていることを確認することです。メール暗号化は、たとえファイルが傍受されたとしても、暗号化キーなしでは読めないことを保証します。さらに、エンドツーエンド暗号化は、メールとファイル添付がメールの全行程で暗号化されたままであることを保証します。

ユーザーは、メールファイル共有が安全なメールサービスを通じて行われることを確認する必要があります。安全なメールサービスは、暗号化、認証、アクセス制御措置などの強化されたセキュリティ機能を提供します。

最後に、ユーザーはフィッシングメールに注意し、未知のソースからのメール添付を開かないようにする必要があります。フィッシングメールは、メールファイル共有に関連する一般的なセキュリティリスクであり、ユーザーはそれらから保護するために必要な予防策を講じるべきです。

メールを介した安全なファイル共有のためのベストプラクティス

メールを介して安全にファイルを共有する際には、組織とその従業員が考慮すべきいくつかのベストプラクティスがあります。これらには以下が含まれます：

ソフトウェアとシステムを最新の状態に保つ

ソフトウェアとシステムが最新の状態に保たれていない場合、それらは攻撃に対して脆弱です。サイバー犯罪者は、古いシステムの既知の弱点を悪用して、組織のネットワークやデータにアクセスすることができます。これを防ぐために、組織はすべてのソフトウェアとシステムを定期的に最新のエディションに更新し、セキュリティパッチやその他の修正を含める必要があります。

強力でユニークなパスワードを使用する

強力でユニークなパスワードを使用することは、メールを介した安全なファイル共有に不可欠です。組織は、従業員に対して大文字と小文字、数字、記号を組み合わせた複雑なパスワードを使用することを要求するなど、パスワード管理のポリシーを確立し、施行するべきです。パスワードは定期的に変更され、誰とも共有されるべきではありません。

アンチウイルスとマルウェア保護をインストールする

組織は、悪意のある行為者から保護するためにアンチウイルスとマルウェア保護ソフトウェアをインストールし、維持する必要があります。このソフトウェアは、最新の脅威を検出し、保護するために定期的に更新されるべきです。従業員はまた、フィッシングメールやその他の悪意のある攻撃を識別し、回避するためのベストプラクティスを知っておくべきです。

多要素認証を使用する

多要素認証は、ユーザーが自分が誰であるかを証明するために2つ以上の証拠を提出することを要求することで、認証プロセスに追加のセキュリティ層を追加します。これには、彼らが知っているもの（パスワードなど）、彼らが持っているもの（電話やセキュリティトークンなど）、彼らが何であるか（指紋や顔認識など）の組み合わせが含まれる可能性があります。

定期的なユーザー教育とトレーニングを実施する

従業員を教育し、トレーニングすることは、安全なファイル共有の実践を維持するための重要な部分です。組織は、メールを介して安全にファイルを共有する方法についてのビデオやその他のトレーニング資料などのリソースを従業員に提供するべきです。トレーニングはまた、疑わしいメールやメッセージを識別する方法やフィッシング攻撃から保護する方法などのトピックをカバーするべきです。組織はまた、従業員にセキュリティ意識向上コースやその他のトレーニング機会を提供することができます。これらのトレーニングは毎年実施され、出席/完了が要求されるべきです。

メール暗号化：交渉の余地のないメール保護ツール

メール暗号化は、インターネットを介して送信されるメールの内容を保護する方法です。これは、暗号化アルゴリズムを使用してメッセージをエンコードし、送信者と意図された受信者だけがメッセージをデコードして読むことができるようにすることで行われます。メールの内容を保護するために使用できるいくつかの異なるメール暗号化方法があり、利用可能な異なる方法を理解することが、ニーズに最適なものを選択するための鍵です。

S/MIME暗号化

S/MIME（Secure/Multipurpose Internet Mail Extension）は、最も広く使用されているメール暗号化方法です。これはX.509公開鍵基盤に基づいており、通常はOutlookやGmailなどのウェブメールクライアントに統合されています。受信者の公開鍵を使用してメールの内容を暗号化することで機能します。送信者は自分の秘密鍵でメッセージに署名し、受信者はメッセージが改ざんされていないことを確認できます。

PGP暗号化

PGP（Pretty Good Privacy）は、もう一つの人気のある暗号化方法です。S/MIMEとは異なり、PGPは公開鍵基盤を使用しません。代わりに、PGPは暗号化アルゴリズムによって生成された対称鍵でメッセージを暗号化します。この対称鍵は送信者の公開鍵で暗号化され、受信者に送信されます。受信者は自分の秘密鍵を使用して対称鍵を復号し、その後メッセージを復号します。

S/MIMEとPGP暗号化の違いは何ですか？

S/MIMEとPGPはどちらも効果的な暗号化方法ですが、いくつかの重要な違いがあります。S/MIMEは通常、設定が簡単で、手順が少なく、ウェブメールクライアントに統合されていることが多いです。また、公開鍵基盤を使用し、送信者の秘密鍵でメッセージに署名するため、通常はより安全です。一方、PGPは使用するために特別なソフトウェアを必要とせず、メールメッセージだけでなく、あらゆる種類のファイルを暗号化するために使用できるため、より柔軟です。

TLS暗号化

TLS（Transport Layer Security）は、インターネット上の通信を保護するために使用されるプロトコルであり、メールも含まれます。データが送信される前に暗号化することで機能し、送信者と受信者だけがそれをデコードできるようにします。TLSは、特定の暗号化アルゴリズムを使用せず、クライアントのセキュリティ設定に依存してデータがどのように暗号化されるかを決定するため、S/MIMEやPGPとは異なります。TLSは、追加のセキュリティのために他の暗号化方法と組み合わせて使用されることがあります。

規制コンプライアンスとメールを介した安全なファイル共有

組織がメールセキュリティ対策を実施する際には、規制コンプライアンスを考慮することが不可欠です。医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）、カリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）、EUの一般データ保護規則（GDPR）など、多くの規制は、機密情報を保護し、コンプライアンスを示すために、暗号化技術やその他のメールセキュリティ機能を備えていることを組織に要求しています。これらの規制に従わない場合、罰金や法的措置を含む重大なペナルティが課される可能性があります。したがって、組織は、潜在的なリスクと結果を回避するために、メールセキュリティ対策が規制要件に一致していることを確認することが重要です。

Kiteworksプラットフォームによるメール暗号化ゲートウェイ

Kiteworks Email Protection Gateway（EPG）は、Kiteworksのプライベートコンテンツネットワークの一部です。Kiteworks EPGを使用すると、組織はメール暗号化を自動化し、ユーザーに見えない形で双方向のメールプライバシーを提供できます。最近、Kiteworks EPGは、ユーザーの既存のメールクライアントでS/MIME、TLS、およびOpenPGP暗号化標準をサポートし、エンドツーエンドおよびゲートウェイ暗号化オプションを提供しています。Kiteworksはまた、エンタープライズグレードの暗号化、すなわち保存中のコンテンツに対するAES-256暗号化と移動中のコンテンツに対するTLS 1.2暗号化を、Microsoft Outlookプラグイン、ウェブアプリ、モバイルアプリ、およびさまざまなエンタープライズアプリケーションプラグインを通じて提供しています。

Kiteworksを使用すると、組織はメールを含むすべての機密通信チャネルにわたってプライベートコンテンツネットワーク（PCN）を提供できます。Kiteworks対応のPCNにより、組織は以下を実現できます：

• 統合 セキュアなファイル共有、SFTP、マネージドファイル転送（MFT）、およびセキュアフォームなどのセキュアコンテンツ通信技術を統合し、使いやすさと標準化されたコンテンツ監査トレイルを提供します。これには、標準のメールクライアントをネイティブに拡張してシームレスなユーザーエクスペリエンスを促進し、これらのクライアントを通じて送信される機密コンテンツを含むすべてのメールを保護することが含まれます。
• 追跡 コンテンツ、メタデータ、ユーザーアクティビティ、およびシステムイベントを追跡して効果を高め、第三者アクセスを報告し、規制コンプライアンス報告要件を容易に満たします。
• 制御 リスクプロファイルとユーザーロールに一致するコンテンツアクセスと機能ルールを制御します。中央管理を活用して、メールとウェブフォーム、マネージドファイル転送（MFT）、およびセキュアファイル共有を包括的に管理します。
• 保護 保存中および移動中のコンテンツを暗号化して、悪意のある行為者への機密情報の意図しない露出を防ぎます。

機密ファイルをメールで送信することは、ビジネスに重大なリスクを招きます。特にKiteworksのEmail Protection Gatewayにおける包括的なエンドツーエンド暗号化は、このリスクを軽減するのに大いに役立ちます。

Kiteworksがどのようにして組織がメールで送受信する機密コンテンツを保護できるかを確認するために、カスタムデモをスケジュールしてください。