プロフェッショナルサービス企業向けの9つのセキュアファイル共有ベストプラクティス

プロフェッショナルサービス企業は、財務記録、法的文書、医療記録などの機密性の高いデータを扱うことが多いため、セキュアなファイル共有を確保することは、クライアントの信頼を維持し、彼らの機密情報を保護するために不可欠です。このブログ記事では、プロフェッショナルサービスにおけるセキュアなファイル共有の重要性、不適切なファイル共有のリスク、セキュアなファイル共有のベストプラクティス、そしてセキュアなファイル共有ソリューションに求められる要素について説明します。

プロフェッショナルサービスにおけるセキュアなファイル共有の重要性とは？

セキュアなファイル共有は、プロフェッショナルサービスにとっていくつかの理由で重要です。第一に、機密情報の機密性を維持するのに役立ちます。これは、法律、金融、医療などの業界では特に重要です。第二に、セキュアなファイル共有は、データ侵害から保護するのに役立ちます。データ侵害は、評判の損失、法的責任、財務的損失を引き起こす可能性があります。最後に、セキュアなファイル共有は、プロフェッショナルサービス企業にとって法的要件であることが多く、EU一般データ保護規則（GDPR）、医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）、カリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）などのデータ保護法に準拠する必要があります。

プロフェッショナルサービスにおける不適切なファイル共有のリスク

不適切なファイル共有は、プロフェッショナルサービス企業にとって重大なリスクをもたらします。最大のリスクはデータ侵害です。ファイルが適切に暗号化されずに共有されると、送信中に誰でも傍受でき、機密情報への不正アクセスが発生します。この情報には、クライアントデータ、財務情報、機密会社データが含まれる可能性があります。Mandiantの最新のM-Trendsレポートは、データ窃盗がサイバー犯罪者や悪意のある国家の標的となっているリスクを確認しています。データ窃盗は、すべてのインシデントの割合として29%から40%に増加しました。同時に、ファイルのデコードはサイバー攻撃の27.3%で見られる技術でした。

データ侵害は、法的罰金、ビジネスの損失、組織の評判の損害による財務的損失を引き起こす可能性があります。アイデンティティ盗難も、不適切なファイル共有に関連するリスクです。攻撃者が名前、住所、社会保障番号などの個人情報にアクセスすると、この情報を使用してアイデンティティ盗難を行うことができます。

不適切なファイル共有は、財務的損失を引き起こす可能性もあります。攻撃者が財務情報にアクセスすると、それを使用して詐欺を行い、金銭を盗むことができます。これにより、クライアントとプロフェッショナルサービス企業の両方にとって重大な財務的損失が発生する可能性があります。

不適切なファイル共有は、プロフェッショナルサービス企業に評判の損害をもたらす可能性もあります。データ侵害が発生すると、クライアントは企業が機密情報を保護する能力に対する信頼を失う可能性があります。これにより、ビジネスの損失や企業の評判の損害が発生する可能性があります。

これらのリスクを軽減するために、プロフェッショナルサービス企業は、暗号化、アクセス制御、定期的なセキュリティ監査などのセキュアなファイル共有の実践を導入する必要があります。

プロフェッショナルサービスにおけるセキュアなファイル共有のベストプラクティス

プロフェッショナルサービス企業がセキュアなファイル共有を確保するために従うことができる9つのベストプラクティスを以下に示します：

1. ファイル共有に暗号化を使用する

暗号化は、データをコードに変換し、許可された当事者のみが読み取れるようにするプロセスです。暗号化は、データが転送中または保存中にセキュアであることを保証するのに役立ちます。プロフェッショナルサービス企業は、機密情報を含むすべてのファイルに暗号化を使用するべきです。

2. ファイル共有のアクセス制御を設定する

アクセス制御は、誰が機密情報にアクセスできるかを制限します。プロフェッショナルサービス企業は、許可された人員のみが機密情報にアクセスできるようにアクセス制御を実施するべきです。アクセス制御には、パスワードで保護されたファイルや特定の個人へのアクセス権の付与が含まれます。

3. セキュアなファイル転送プロトコルを使用する

セキュアなファイル転送を行う際、プロフェッショナルサービス企業は、Secure File Transfer Protocol（SFTP）やFile Transfer Protocol Secure（FTPS）などのセキュアなファイル転送プロトコルを使用して、データがセキュアに送信されるようにするべきです。これらのプロトコルは、送信中にデータを暗号化し、送信者と受信者の間にセキュアな接続を提供します。

4. セキュアなファイル共有プロトコルに関する従業員のトレーニングを行う

人為的なエラーは、データ侵害の一般的な原因です。プロフェッショナルサービス企業は、強力なパスワードの使用やセキュアでないチャネルを通じて機密情報を共有しないことなど、セキュアなファイル共有の実践について従業員をトレーニングするべきです。

5. ファイル共有のセキュリティ対策を定期的に監査および更新する

プロフェッショナルサービス企業は、セキュリティ対策が最新で効果的であることを確認するために、定期的に監査を行うべきです。これには、ソフトウェアの更新、アクセス制御の見直し、ファイル共有に関連する活動ログの監視が含まれます。

6. ファイル共有のユーザーアカウントと権限を定期的に監査する

ファイル共有のセキュリティを維持するためには、ユーザーアカウントと権限を定期的に監査することが重要です。これには、ユーザーアカウントと権限を定期的に見直し、許可された個人のみが機密情報にアクセスできるようにすることが含まれます。

7. 共有リンクの有効期限を設定する

共有リンクの有効期限を設定することは、ファイルへの不正アクセスのリスクを減らす効果的な方法です。これには、共有リンクに時間制限を設定し、その後はアクセスできなくなるようにすることが含まれます。

8. ファイル共有にジオフェンシングを採用する

ジオフェンシングは、ユーザーの物理的な位置に基づいてファイルへのセキュアで制御されたアクセスを可能にするため、ファイル共有において重要なツールです。特定のエリアに仮想境界を設定することで、その境界内の特定のファイルへのアクセスを制限できます。これは、特定の場所にいる許可された人員と機密情報を共有する必要がある企業や組織にとって特に有用です。

ジオフェンシングは、指定されたエリア外からの不正アクセスを防ぎ、許可された人のみがファイルにアクセスできるようにします。また、機密データを管理する必要がある企業にとって、ユーザーの位置に基づいてアクセスを制限できるため、追加のセキュリティと制御を提供します。

9. ファイル共有のガバナンストラッキング、制御、および報告を確立する

ガバナンストラッキング、制御、および報告は、ファイル共有における重要な要素です。制御の欠如は、データセキュリティを損ない、機密情報を不正な個人にさらす可能性があります。ガバナンストラッキングにより、組織は共有ファイルへのアクセスを監視および管理し、許可されたユーザーのみが機密データにアクセスできるようにします。制御は、暗号化、パスワード、その他の保護を含む適切なセキュリティ対策が講じられていることを保証します。報告は、脅威や脆弱性を特定し、リスクを軽減するために即座に行動を起こすことを可能にします。データ侵害が増加している中、共有ファイルの安全性とセキュリティを確保するために必要な予防措置を講じることが重要です。

セキュアなファイル共有のためのコンプライアンスと規制

ファイル共有活動に従事するプロフェッショナルサービス企業は、データ保護とプライバシーを確保することを目的としたさまざまなコンプライアンス規制と基準の対象となります。最も著名な規制の2つは、EU一般データ保護規則（GDPR）と医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）ですが、個人情報保護および電子文書法（PIPEDA）、個人データ保護法（PDPA）、オーストラリアプライバシー原則、カリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）など、他にも多くの規制が適用されます。

2018年に施行されたGDPRは、EU内の個人のデータ保護とプライバシーを規制する欧州連合の規則です。EU市民の個人データを処理および保存するすべての組織に適用され、組織の所在地に関係なく適用されます。GDPRの下では、プロフェッショナルサービス企業は、個人データを処理する前に個人から明示的な同意を得る必要があります。また、データがセキュアで、正確で、最新であることを保証する必要があります。GDPRに違反すると、組織の年間世界収益の最大4％または2000万ユーロのいずれか高い方の重大な財務的罰則が科される可能性があります。

一方、HIPAAは、保護された健康情報（PHI）のプライバシーとセキュリティを規制する米国の連邦法です。PHIを扱うすべての組織に適用され、医療関連サービスを提供するプロフェッショナルサービス企業も含まれます。HIPAAは、組織がPHIを保護するために管理的、物理的、および技術的な保護策を実施することを要求しています。また、組織が第三者にPHIを開示する前に、個人から書面による同意を得ることを要求しています。HIPAAに違反すると、1件の違反につき最大150万ドルの重大な財務的罰則が科される可能性があります。

言うまでもなく、プロフェッショナルサービス企業は、扱うデータの種類に応じて、支払いカード業界データセキュリティ基準（PCI DSS）や連邦情報セキュリティマネジメント法（FISMA）などの他の規制や基準にも準拠する必要があります。

これらの規制に違反した場合の結果は、法的および財務的に深刻です。上記の罰則に加えて、違反は評判の損害やビジネスの損失を引き起こす可能性もあります。クライアントは、自分のデータのセキュリティにますます関心を持っており、これらの規制に準拠していることを示すことができる企業と仕事をする可能性が高くなっています。

プロフェッショナルサービスがセキュアなファイル共有を統合する方法

セキュアなファイル共有をプロフェッショナルサービス企業のビジネスプロセスに統合することで、コラボレーションを強化し、ワークフローを合理化し、生産性を最適化することができます。ビジネスプロセスとセキュアなファイル共有を統合するための重要な考慮事項を以下に示します：

1. セキュアなファイル共有を全体的なビジネス戦略に統合する

プロフェッショナルサービス企業は、セキュアなファイル共有を全体的なビジネス戦略に組み込むべきです。これには、セキュアなファイル共有が必要な情報の種類と、その情報を保護するための適切なセキュリティ対策を特定することが含まれます。

2. チームメンバー間のコラボレーションとコミュニケーションにファイル共有を使用する

チームメンバー間の効果的なコラボレーションとコミュニケーションは、成功したファイル共有にとって重要です。プロフェッショナルサービス企業は、コラボレーションツールを使用し、効率的なファイル共有を促進するための明確なコミュニケーションチャネルを確立するべきです。

3. セキュアなファイル共有でワークフローを合理化し、生産性を最適化する

セキュアなファイル共有は、手動プロセスを排除し、ファイル共有に必要な時間を短縮することで、ワークフローを合理化し、生産性を最適化するのに役立ちます。プロフェッショナルサービス企業は、セキュアなファイル共有が効率と生産性を向上させることができる領域を特定するべきです。

4. セキュアなファイル共有のためのポリシーと手順を実施する

セキュアなファイル共有を確保するために、プロフェッショナルサービス企業は、セキュアなファイル共有のためのポリシーと手順を実施するべきです。これには、アクセス制御の確立、機密ファイルの暗号化の使用、セキュアなファイル共有の実践に関する従業員のトレーニングが含まれます。

ビジネスプロセスとセキュアなファイル共有を統合するには、全体的なアプローチが必要です。プロフェッショナルサービス企業は、全体的なビジネス戦略を考慮し、セキュアなファイル共有がコラボレーションを強化し、ワークフローを合理化し、生産性を最適化できる領域を特定するべきです。また、データが転送中または保存中にセキュアであることを保証するために、セキュアなファイル共有のためのポリシーと手順を確立するべきです。

チームメンバー間の効果的なコミュニケーションとコラボレーションは、成功したファイル共有にとって重要です。プロフェッショナルサービス企業は、ファイル共有を促進するためにコラボレーションツールを使用し、チームメンバーがファイル共有の適切なセキュリティ対策を理解するための明確なコミュニケーションチャネルを確立するべきです。

セキュアなファイル共有システムの選び方

セキュアなファイル共有システムは、クライアントや同僚と頻繁に機密情報を交換する企業や個人にとって不可欠です。多くの選択肢がある中で、適切なファイル共有システムを選ぶことは困難な作業です。

考慮すべき重要な要素のチェックリスト

ファイル共有オプションを評価している組織にとって、以下のチェックリストは素晴らしい出発点です：

1. ファイル共有の暗号化

ファイル共有システムが、AES 256ビット暗号化などの強力な暗号化方法を使用して、転送中および保存中のデータを保護していることを確認してください。

2. ファイル共有のアクセス制御

パスワード保護、時間制限付きアクセス、いつでもアクセスを取り消す能力など、ファイルへのアクセスを制御できるシステムを探してください。

3. ファイル共有におけるユーザー管理

ユーザーの追加と削除、権限の設定、ユーザーグループの作成など、ユーザーを簡単かつ効率的に管理できるシステムであることを確認してください。

4. ファイル共有の統合

クラウドストレージプラットフォーム、コラボレーションツール、プロジェクト管理ソフトウェアなど、他のソフトウェアやツールとの互換性を考慮してください。

5. ファイル共有の監査証跡

誰がいつどこからファイルにアクセスしたかの詳細な監査証跡を提供するシステムを探してください。

6. ファイル共有ベンダーの技術サポート

システムのプロバイダーが提供するカスタマーサポートと技術支援のレベルを考慮してください。

7. ファイル共有のコンプライアンス能力

GDPR、HIPAA、FISMA、PCI DSS、またはCCPAなどのデータ保護規制への準拠を確認してください。

プロフェッショナルサービス企業向けのKiteworksセキュアファイル共有

今日の相互接続された世界では、企業はセキュアな共有を必要とする多くの機密コンテンツを生成しています。特にプロフェッショナルサービス企業は、財務計画、法的文書、合併や買収などに関連する機密文書を扱います。Kiteworksプライベートコンテンツネットワークは、さまざまな理由でセキュアなファイル共有の最適なソリューションとして浮上しています。

第一に、Kiteworksは、プライベート情報をセキュアかつ簡単に共有する方法を提供します。Kiteworksを使用すると、ファイル所有者は、ファイルやフォルダーを誰と共有するかを決定し、閲覧のみからダウンロード、アップロード、編集までのアクセス権限を指定できます。この機能により、機密文書は機密性を保ち、許可された人員のみがアクセスできるようになります。

第二に、Kiteworksを使用すると、コラボレーションが容易になります。プラットフォームは、メール、モバイル、オフィス、エンタープライズアプリとのシームレスな統合を提供し、ファイルやフォルダーへのアクセスを容易にし、生産性を向上させます。セキュアなコラボレーション機能により、従業員はどのデバイスからでも、どこからでも、エンタープライズリポジトリのドキュメントにアクセスできます。さらに、Kiteworksは、メールコラボレーションと共有フォルダーコラボレーションを統合し、世界中のどのユーザーともプロジェクトで協力できるようにします。

第三に、Kiteworksは、合併、買収、公開、訴訟などの大規模な企業イベントのための仮想データルーム（VDR）を提供します。これらのイベントは完全な機密性を必要とし、Kiteworksの仮想データルームは、取締役会、上級幹部、戦略的パートナーが最高レベルのセキュリティとコンプライアンスで協力することを可能にします。企業の秘書や法務顧問は、第三者ユーザーの身元確認、多要素認証、ファイルおよびフォルダーの有効期限を強制することで、データルームへのアクセスを厳密に管理します。

第四に、Kiteworksのセキュアな会議室通信により、取締役、役員、企業の秘書が機密コンテンツをセキュアかつ効率的に、監査人や規制当局に準拠して共有することができます。すべてのメールとファイル添付は暗号化され、フォルダーへのアクセスは、多要素認証によって厳密に強制される詳細なアクセス権限によって制御されます。

最後に、コンテンツガバナンスは、今日の規制環境において重要です。Kiteworksは、すべてのファイル活動に対する可視性を提供し、組織が疑わしい活動を検出し、異常に対処し、古くなったフォルダーやファイルを特定することを可能にします。プラットフォームはまた、CMMC、HIPAA、GDPR、その他多くのデータプライバシー規制に準拠していることを企業が示すのを支援します。

プロフェッショナルサービス企業は、機密コンテンツを保護しながら生産性を向上させるセキュアなファイル共有ソリューションを必要としています。Kiteworksプライベートコンテンツネットワークは、セキュアな共有、コラボレーション、仮想データルーム、セキュアな会議室通信、コンテンツガバナンス、規制コンプライアンスの機能を備えた完璧なソリューションを提供します。プラットフォームのプライベート情報をセキュアかつ簡単に共有する方法と、メール、モバイル、オフィス、エンタープライズアプリとのシームレスな統合により、生産性を向上させながら機密性を確保します。

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