教育機関が必要とする5つのセキュアなファイル共有機能

テクノロジーが教育の不可欠な部分となる中で、ファイル共有は学生、教師、管理者にとって重要なツールです。しかし、オンラインで共有される機密情報が増加するにつれて、データプライバシーとセキュリティはこれまで以上に重要になっています。このブログ記事では、教育におけるファイル共有の実践、セキュリティリスク、セキュアなファイル共有のベストプラクティス、セキュアなファイル共有をサポートするツールと技術、ファイル共有に関連する学生プライバシー法について概説します。

教育におけるセキュアなファイル共有の重要性

教室やリモート学習環境でのテクノロジーの広範な利用により、教師や学生は成績、課題、個人識別情報（PII）や保護対象保健情報（PHI）を含む教育記録などの機密情報を頻繁に交換しています。

ファイル共有は、メール添付、クラウドストレージ、ローカルファイル共有などの異なる方法を使用して、中央の場所からファイルを配布またはアクセスするプロセスです。ファイル共有はコラボレーションと生産性を向上させることができますが、データ侵害、マルウェア攻撃、知的財産の盗難、評判の損傷などの重大なセキュリティリスクも伴います。

セキュアなファイル共有は、この情報が不正アクセスやデータ侵害から保護されることを保証するために重要です。セキュアなファイル共有プロトコルを実装することで、教育機関は学生や教職員の機密情報を保護し、さまざまなデータ保護規制に準拠することができます。

セキュアなファイル共有の最も重要な利点の一つは、データセキュリティを維持しながらコラボレーションとコミュニケーションを可能にすることです。たとえば、教師はレッスンプラン、マルチメディアリソース、その他の資料を同僚と共有する際に、データが不正な手に渡ることを心配する必要がありません。同様に、学生はグループプロジェクトや課題に協力する際に、自分の作業が不正アクセスされることを心配する必要がありません。

これらの利点に加えて、セキュアなファイル共有は時間とコストの節約にも役立ちます。クラウドベースのファイル共有サービスを利用することで、学校はストレージとITコストを削減しながら、コンテンツが保護され続けることを保証できます。

COVID-19が教育におけるファイル共有に与えた影響

COVID-19パンデミックはオンライン学習の大幅な増加をもたらし、教育分野でのセキュアなファイル共有の需要を高めました。教育機関はリモート学習環境に迅速に適応する必要があり、オンラインコラボレーションツールやファイル共有プラットフォームの使用が増加しました。

この変化に伴い、データプライバシーとセキュリティの問題に対する懸念が高まっています。機密性の高い学生情報がオンラインで共有されるようになったため、セキュアなファイル共有の実践を確保することが、学生のプライバシーを保護し、機密ファイルへの不正アクセスを防ぐためにますます重要になっています。教育機関は、オンライン学習環境の整合性を維持し、学生の情報を保護するために、セキュアなファイル共有の実践を優先する必要があります。

教育機関における不正なファイル共有に関連するリスク

オンライン登録からデジタル文書、クラウドストレージまで、学校は学生やスタッフと情報を管理・共有するための多くのツールを持っています。しかし、これらの技術には、学生情報のセキュリティとプライバシーを危険にさらすリスクも伴います。

不正なファイル共有の最も重大なリスクの一つは、サイバーセキュリティの脅威です。教育機関は、学生記録、社会保障番号、財務情報などの機密コンテンツを盗もうとするサイバー犯罪者の主要な標的です。1回の侵害で、広範なアイデンティティ盗難、金融詐欺、学校の評判への取り返しのつかない損害が発生する可能性があります。

さらに、不注意なファイル共有は、データプライバシー法に対するコンプライアンスリスクも引き起こします。家族教育権とプライバシー法（FERPA）や児童オンラインプライバシー保護法（COPPA）は、学校が厳格なデータプライバシーポリシーを維持し、学生データを許可された当事者とだけ共有することを要求しています。これらの法律に違反すると、高額な罰金や法的な影響を受ける可能性があります。

さらに、教育機関にとってデータ侵害の影響は驚異的です。データ侵害は訴訟、資金の喪失、学校の評判の損傷を引き起こし、最終的には学生の入学者数の減少につながります。これらの結果は、機関の財政的安定性と学生に質の高い教育を提供する能力に深刻な長期的影響を与える可能性があります。

これらの主要なリスクに加えて、従業員の過失、不正アクセス、ハッキングの試みなどの他の潜在的なセキュリティ問題もあります。したがって、教育機関はデータ侵害やサイバー脅威の壊滅的な影響から自分たちと学生を保護するために、セキュアなファイル共有のベストプラクティスを優先する必要があります。

教育におけるセキュアなファイル共有のベストプラクティス

不正なファイル共有に関連するリスクを軽減するために、教育機関はセキュアなファイル共有を確保するためのベストプラクティスを採用するべきです。これらの実践には以下が含まれます：

1. 教育におけるセキュアなファイル共有プラットフォームの使用

教育におけるセキュアなファイル共有のための最初で最も重要な実践は、セキュアなファイル共有プラットフォームを使用することです。これらのプラットフォームは、メール添付やUSBドライブなどの従来のファイル共有方法に比べていくつかの利点を提供します。まず、通常、エンドツーエンドの暗号化を提供しており、データが送信される際に暗号化され、意図された受信者のみが復号化できることを意味します。第二に、細かいアクセス制御を提供し、管理者が共有ファイルを表示または編集できる権限を設定することができます。

セキュアなファイル共有プラットフォームを選択する際には、マルチファクター認証、監査ログ、ゼロトラストセキュリティモデルなどの機能を探すべきです。マルチファクター認証は、ユーザーがアカウントにアクセスするためにトークンによって生成されたコードや生体認証データなどの第二の要素を提供することを要求することで、セキュリティの追加層を提供します。監査ログは、管理者がファイルアクセスと共有活動を追跡することを可能にし、コンプライアンスとセキュリティの目的に不可欠です。最後に、ゼロトラストセキュリティモデルは、アクセス要求がすべて潜在的なセキュリティリスクであると仮定し、毎回認証と承認を要求します。

2. セキュアなファイル共有のアクセス制御と権限の実装

教育におけるセキュアなファイル共有のための第二のベストプラクティスは、アクセス制御と権限を実装することです。アクセス制御と権限は、管理者が共有ファイルにアクセスまたは編集できる人を定義することを可能にします。強力なパスワードを設定し、定期的に変更を要求することが重要です。さらに、役割ベースのアクセス制御を実装することが不可欠であり、管理者が役割に基づいて権限を定義し設定することを可能にします。これにより、ユーザーは自分の仕事をするために必要なファイルにのみアクセスできるようになります。

アクセスと権限を管理する際には、定期的に権限をレビューし、取り消すこと、最小特権アクセスを使用すること、職務を分離することなどのベストプラクティスに従うべきです。定期的に権限をレビューし、取り消すことで、許可されたユーザーのみが共有ファイルにアクセスできるようになります。最小特権アクセスの原則を使用することは、ユーザーが自分の仕事をするために必要なファイルにのみアクセスできることを意味します。職務を分離することは、異なるユーザーがファイル共有の異なる側面を担当し、一人の人が過度の制御を持たないようにすることを意味します。

アクセスと権限を管理する際に避けるべき一般的な間違いには、過度のアクセスを許可すること、ユーザーパスワードのみに依存すること、ユーザーが組織を離れる際に権限を取り消さないことが含まれます。ユーザーに十分なアクセスを与えて仕事をさせることと、機密ファイルへのアクセスを制限することのバランスを取ることが重要です。

3. セキュアなファイル共有は機密データを暗号化する必要があります

教育におけるセキュアなファイル共有のための第三のベストプラクティスは、機密ファイルを暗号化することです。暗号化は、特定のキーでのみ解読できるコードにデータを変換するプロセスです。機密コンテンツを暗号化することで、不正な人物がコンテンツにアクセスしても、暗号化キーがなければ読むことができません。

データ暗号化の方法には、対称鍵暗号化と公開鍵暗号化があります。対称鍵暗号化は、データの暗号化と復号化に同じ鍵を使用し、公開鍵暗号化はデータの暗号化に公開鍵を使用し、復号化に秘密鍵を使用します。

データ暗号化のベストプラクティスには、強力な暗号化アルゴリズムの使用、暗号化キーの作成と保護、セキュアなキー管理システムの使用が含まれます。また、暗号化方法を定期的にテストし、更新して、依然として効果的であることを確認することも重要です。

4. スタッフと学生にセキュアなファイル共有の実践を教育する

教育におけるセキュアなファイル共有のための第四のベストプラクティスは、スタッフと学生にセキュアなファイル共有の実践を教育することです。スタッフと学生にファイルを安全に共有する方法を教育することで、偶発的なデータ漏洩を防ぎ、サイバー攻撃のリスクを減らすことができます。

ファイルを共有する際に避けるべき一般的な間違いには、安全でないチャネルを通じて機密データを共有すること、強力なパスワードを使用しないこと、機密ファイルを含むデバイスを適切に保護しないことが含まれます。

5. ファイル共有活動を定期的に監査する

教育におけるセキュアなファイル共有のための第五で最後のベストプラクティスは、ファイル共有活動を定期的に監査することです。ファイル共有活動を監査することで、管理者は誰がどのファイルにいつアクセスしたかを追跡することができ、コンプライアンスとセキュリティの目的に不可欠です。

ファイル共有活動を監査するためのツールと技術には、ログ分析、ネットワークトラフィック分析、ユーザー行動分析が含まれます。ログは定期的に分析して疑わしい活動を特定し、ネットワークトラフィックは異常な活動を監視する必要があります。

ファイル共有監査のベストプラクティスには、監査計画の作成、監査ログの定期的なレビュー、検出された異常のフォローアップが含まれます。また、IT部門、管理者、コンテンツ所有者などの利害関係者を監査活動に関与させることも重要です。

適切なファイル共有ツールの選択

教育機関にとって適切なファイル共有ツールを選択することは、機密情報のセキュアで効率的な共有を確保するために重要です。学校や大学のファイル共有ツールを選択する際に考慮すべき重要な要素を以下に示します：

1. ファイル共有のセキュリティ

ファイル共有ツールは、データ暗号化、マルチファクター認証、アクセス制御などの堅牢なセキュリティ機能を備えており、機密コンテンツの機密性と整合性を確保する必要があります。

2. ファイル共有の使いやすさ

ツールは、教師と学生の両方にとって使いやすく、直感的なインターフェースとシンプルな共有オプションを備えている必要があります。

3. セキュアなファイル共有の互換性

ファイル共有ツールは、デスクトップ、ラップトップ、タブレット、スマートフォンなど、機関で使用されるデバイスとオペレーティングシステムと互換性がある必要があります。

4. セキュアなファイル共有の統合

ツールは、学習管理システムなどの他の教育用ソフトウェアやシステムと統合し、シームレスな共有とコラボレーションを促進する必要があります。

5. セキュアなファイル共有のストレージ容量

ツール/プラットフォームは、機関のニーズを満たす十分なストレージ容量を提供し、必要に応じてアップグレードまたはスケールアップするオプションを提供する必要があります。

6. セキュアなファイル共有のコスト

ツールは、透明な価格設定と隠れた料金がないコスト効果の高いものであり、手頃な価格と持続可能性を確保する必要があります。

ファイル共有と学生プライバシー法

教育機関は、ファイル共有に関するさまざまな学生プライバシー法、例えばFERPA、COPPA、医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）に従う必要があります。これらの規制は、学生の個人情報を保護し、不適切に開示または使用されないようにするために存在します。FERPAは、学生とその家族が教育記録にアクセスし、管理する権利を確立し、COPPAは13歳未満の子供をオンラインプライバシーの侵害から保護することを目的としています。HIPAAは、個人の健康情報の取り扱いを規制し、健康関連のプログラムやサービスを持つ教育機関に適用されます。教育機関は、これらの法律を理解し、遵守して学生のプライバシーを保護し、潜在的な法的結果を回避する必要があります。

教育におけるファイル共有の未来

教育におけるファイル共有の未来は、技術の顕著な進歩、新たなトレンド、課題を目撃することが期待されています。教育機関は、学生と教育者の間でのセキュアで効率的な共有とコラボレーションを確保するために、新しいファイル共有技術と実践を採用し続けるでしょう。

新たなトレンドの一つは、ユーザーの場所に関係なくシームレスなコラボレーションを可能にするクラウドベースのファイル共有プラットフォームの使用です。これらのプラットフォームは、エンドツーエンドの暗号化やアクセス制御などの強化されたセキュリティ機能を提供し、教育機関にとって魅力的な選択肢となっています。

もう一つのトレンドは、ファイル共有におけるモバイルデバイスの使用の増加です。より多くの学生と教育者が学習と教育にスマートフォンやタブレットを使用しています。このトレンドは、利便性と使いやすさを提供するモバイル専用のファイル共有アプリケーションの開発につながる可能性があります。

しかし、技術が進歩するにつれて、教育におけるファイル共有に関連する新たな課題やリスクが生じる可能性があります。教育機関は、データ侵害、ハッキング、フィッシング攻撃などのサイバー脅威から学生情報を保護するために警戒を怠らない必要があります。さらに、データプライバシーとセキュリティに関連する法的および規制上の問題をナビゲートする必要があるかもしれません。

Kiteworksが教育におけるシームレスでセキュアなファイル共有を促進する方法

Kiteworksプライベートコンテンツネットワークは、学校やその他の教育機関が機密コンテンツをセキュアに送信・共有し、セキュリティ基準とデータプライバシー規制に準拠するのを支援するために設計されています。Kiteworksは、学生、教師、スタッフ間で機密文書やファイルを共有するための安全で信頼性の高いプラットフォームを提供します。

さらに、Kiteworksを使用することで、教育機関は、どこからでも、いつでも、どのデバイスからでもアクセスできる仮想データルームを作成できます。これらのワークスペースは、エンドツーエンドの暗号化、パスワード保護、アクセス制御、マルチファクター認証、共有ファイルへのアクセスの有効期限設定と取り消しの機能などの堅牢なセキュリティ機能を備えています。これにより、許可されたユーザーのみがファイルにアクセスでき、ファイルが不正アクセスやデータ侵害から保護されます。

さらに、プラットフォームは、複数のユーザーがデータセキュリティを損なうことなく単一のプロジェクトで共同作業できるリアルタイムのコラボレーション機能を提供します。Kiteworksは、学校やその他の教育機関がFERPA、COPPA、HIPAAなどのデータプライバシー規制に準拠するのを容易にします。

Kiteworksのコンテンツベースのポリシー管理により、教育機関は個々のユーザーのレベルでコンテンツアクセスを管理できます。これには、フォルダやファイルへのアクセスを追跡し制御する能力、FERPAのような規制への準拠を示すレポートの生成、ジオフェンシングの使用が含まれます。

Kiteworksは、脆弱性の悪用に関連するリスクと影響の深刻度を劇的に低減するセキュリティ層を作成する強化された仮想アプライアンスでプライベートコンテンツネットワークを包み込みます。Kiteworksの包括的なセキュリティアプローチには、組み込みのネットワークファイアウォールとWAF、ゼロトラスト特権アクセス、AIベースの異常検出、高度な侵入検知とアラート、ゼロデイ脅威モデリングが含まれます。

Kiteworksがセキュリティとコンプライアンスのリスク管理をどのように支援できるかを理解したい教育機関は、今日、カスタムデモをスケジュールできます。