会計士と会計事務所のためのセキュアなファイル共有：包括的ガイド

会計事務所は、従来の紙ベースのワークフローから脱却し、日常業務にクラウドベースの技術を取り入れています。この変化に伴い、機密性の高い財務データを保護するための安全なファイル共有方法が必要となっています。このブログ記事では、会計事務所のワークフロー、安全なファイル共有、同僚やクライアントとのファイル共有に伴うリスクについて探ります。また、会計事務所が最適な安全なファイル共有ソリューションを選択するための「必須」機能と特徴をレビューします。

会計事務所のワークフロー

会計事務所は規模が大きく異なる場合がありますが、すべての事務所が複数のクライアントと協力し、それぞれが独自で非常に機密性の高い財務情報を持っています。効果的な会計事務所のワークフローには、会計士とクライアント間の効率的なコミュニケーションとコラボレーションが必要です。ここで、安全なファイル共有が重要になります。安全なファイル共有により、会計事務所はクライアントと機密性の高い財務データを簡単に交換でき、データの機密性を確保します。

例えば、会計士は税務申告を完了するためにクライアントから財務書類を要求したり、財務諸表をレビューしたりする必要があります。過去には、このプロセスは書類を郵送したり、夜間配送したり、ファックスで送受信したりすることを伴い、時間がかかり、費用がかかり、安全性が低いものでした。メールやファイル転送プロトコル（FTP）が登場し、ファイル共有がより効率的になりましたが、これらのソリューションにはセキュリティと機能の制限が多くあります。しかし、安全なファイル共有方法を使用することで、クライアントは機密性の高いクライアント情報を安全に共有し、データプライバシー規制や基準に準拠し、すべてのファイル活動を追跡し記録する完全な監査トレイルを提供します。さらに、安全なファイル共有ソリューションは、GDPRやHIPAAなどのデータ保護規制に準拠するのに役立ちます。暗号化、アクセス制御、その他の高度なセキュリティ機能を使用することで、会計事務所はデータ侵害や機密性の高い財務データへの不正アクセスのリスクを軽減し、コンプライアンス違反、訴訟、顧客および収益の損失、ブランドの侵食を防ぐことができます。

会計コンテンツの種類

会計コンテンツは種類や機密性が異なりますが、最終的にはすべてクライアントのプライバシーを保護するために安全に共有されるべきです。安全なファイル共有ソリューションは、会計コンテンツが機密性を保ち、不正アクセスから保護されることを保証します。これらの会計コンテンツの種類には、財務諸表、税務申告、監査報告書、給与情報、PII/PHI、およびクライアントデータが含まれます。詳しく見てみましょう：

財務諸表

これらの文書は、特定の期間における企業の財務パフォーマンスのスナップショットを提供します。バランスシート、損益計算書、キャッシュフロー計算書が含まれます。これらの文書には、収益、費用、利益率などの機密性の高い財務情報が含まれており、企業の財務情報の整合性を維持するために機密性を保つ必要があります。

税務申告

税務申告は、会計コンテンツの中でも重要なものであり、安全なファイル共有ソリューションを使用してのみ共有されるべきです。税務申告には、個人または企業の収入、控除、支払った税金に関する機密情報が含まれており、アイデンティティ盗難、詐欺、または広報スキャンダルを防ぐために機密性を保つ必要があります。安全なファイル共有ソリューションは、税務申告が許可された人員のみがアクセスできるようにし、企業の財務情報を不正アクセスから保護します。

監査報告書

監査報告書は、企業の財務諸表の正確性と完全性を検証するために使用されます。これらの報告書には、企業の財務パフォーマンスの詳細な分析が含まれており、監査プロセスの整合性を維持するために機密性を保つ必要があります。安全なファイル共有ソリューションは、監査報告書が許可された人員のみがアクセスできるようにし、監査プロセスが公平で偏りのないものとなることを保証します。

給与情報

給与情報は、会計コンテンツの中でも重要なものであり、安全なファイル共有ソリューションを使用してのみ共有されるべきです。安全なファイル共有を使用して給与情報を共有することで、この機密性の高いコンテンツが許可された人員のみがアクセスできるようにし、従業員のプライバシーを維持します。給与情報には、従業員の個人識別情報、給与、ボーナス、控除、源泉徴収税が含まれており、データプライバシーを保護し維持するために機密性を保つ必要があります。

クライアントデータ

クライアントデータは、クライアントの財務情報に関する情報を含む会計コンテンツの広範なカテゴリです。銀行明細書、投資ポートフォリオ、メールのやり取り、支払い情報、個人識別情報が含まれます。安全なファイル共有ソリューションは、クライアントデータが許可された人員のみがアクセスできるようにし、クライアントの機密性と信頼を維持します。

ファイル共有のリスク

会計事務所は、クライアントや監査人、規制当局、コンサルタントなどの信頼できる第三者と機密性の高い財務情報を共有する際に、多くのリスクに直面します。ファイル共有のリスクには、データ侵害、サイバー攻撃、インサイダーリスク、規制違反が含まれます。会計事務所はこれらのリスクを軽減し、クライアントの情報のセキュリティとプライバシーを確保する必要があります。

データ侵害は、ファイル共有に関連する重大なリスクであり、会計事務所はそれを防ぐための措置を講じる必要があります。データ侵害は、弱いパスワード、セキュリティが確保されていないネットワーク、フィッシング攻撃など、さまざまな要因によって発生する可能性があります。データ侵害の結果は深刻であり、評判の損失、ビジネスの損失、法的および財務的責任を伴う可能性があります。

サイバー攻撃もまた、ファイル共有に関連する重大なリスクであり、マルウェア、ランサムウェア、サービス拒否攻撃など、さまざまな形で発生する可能性があります。会計事務所は、サイバー攻撃を防ぐために、安全なファイル共有ソリューションを使用するなど、サイバーセキュリティのベストプラクティスに従う必要があります。これには、サイバーセキュリティ意識向上トレーニング、高度な脅威対策（ATP）、ファイアウォールなどが含まれます。

マルウェア、中間者攻撃、フィッシング、ランサムウェア攻撃などのサイバーセキュリティ脅威は、会計事務所がクライアントと機密性の高い財務情報を共有する際に考慮すべき重大なリスクです。マルウェアはシステムに感染し、データを盗み、ビジネス運営を妨害したり、攻撃者が機密情報にアクセスすることを可能にします。中間者攻撃は、当事者間の通信を傍受し、データを盗んだり、悪意のあるコンテンツを挿入したりすることができます。フィッシング攻撃は、ユーザーを騙して機密情報を開示させたり、デバイスにマルウェアをダウンロードさせるリンクをクリックさせたりすることがあります。ランサムウェアはデータを暗号化し、そのデータを保持するシステムを暗号化し、復号キーのために身代金を要求します。

インサイダーリスクには、人為的ミス、盗難、破壊行為が含まれ、ファイル共有に関連する重大なリスクです。従業員は、誤って機密性の高い財務情報を誤った受信者に送信したり、ファイルを共有する際に適切なセキュリティ対策を講じなかったりすることがあります。不満を持った従業員が機密性の高いコンテンツを盗み、競合他社と共有したり、オンラインに投稿したりすることもあります。会計事務所は、従業員に安全なファイル共有のベストプラクティスを教育し、機密情報の偶発的な開示を防ぐための技術、プロセス、プロトコルを実施する必要があります。

規制違反もまた、ファイル共有に関連する重大なリスクです。会計事務所は、グラム・リーチ・ブライリー法（GLBA）、一般データ保護規則（GDPR）、カリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）など、さまざまなデータ保護法に準拠する必要があります。これらの規制に違反すると、財務的な罰金や罰則が科される可能性があります。

会計士とクライアント間の安全なファイル共有

データ侵害やサイバー攻撃のリスクが高まる中、会計事務所はクライアントにサービスを提供する際に、安全なファイル共有ソリューションを使用して、機密性の高い財務情報を不正アクセスから保護することが重要です。以下は、安全なファイル共有ソリューションが備えるべき重要な機能と特徴の短いリストです：

暗号化

暗号化は、安全なファイル共有の基本的な側面であり、コンテンツを傍受や不正アクセスから保護するのに役立ちます。暗号化されたデータは、特定のキーやパスワードでのみ解読できるコードに変換されます。これにより、データが傍受された場合でも、キーを持たない者がデータを読み取ったりアクセスしたりすることはできません。コンテンツは、TLS 1.2暗号化による転送中の暗号化と、AES-256暗号化による保存中の暗号化を活用し、理想的には転送中および保存中に暗号化されるべきです。

データ侵害のリスクを軽減

データ侵害は、会計業界を含む金融サービスにおいて重大な懸念事項であり、会計士がクライアントと共有するコンテンツには非常に機密性の高い情報が含まれており、侵害された場合には詐欺やアイデンティティ盗難に利用される可能性があります。データ侵害は、財務的な損失、評判の損失、法的責任を引き起こす可能性があります。安全なファイル共有ソリューションは、アクセス制御、ファイアウォール、侵入検知システムなどの高度なセキュリティ機能を提供することで、このリスクを軽減します。これらの機能は、機密性の高い財務データへの不正アクセスを防ぎ、機密情報がプライベートに保たれることを保証します。

認証

認証は、安全なファイル共有ソリューションのもう一つの重要な側面であり、データにアクセスするユーザーの身元を確認します。例えば、多要素認証は、ユーザーにパスワードとモバイルデバイスやメールに送信される一意のコードを提供させることで、不正アクセスに対する追加のセキュリティ層を提供します。

異なるファイル共有方法

会計事務所には、いくつかのファイル共有方法があります。これには、メール、クラウドベースのファイル共有、クライアントポータル、仮想データルームが含まれます。各方法には利点と欠点があり、会計事務所は自分たちのニーズに最適なソリューションを見つけるために慎重に評価する必要があります。

メール

メールは、会計事務所とクライアント間でファイルを共有するための標準的な方法です。しかし、機密情報を送信するための脆弱で安全でない方法でもあります。メールアカウントは、ログイン資格情報や財務データなどの機密情報にアクセスするためにフィッシング攻撃を使用するサイバー犯罪者によってしばしば標的にされます。さらに、メールの添付ファイルにはマルウェアやランサムウェアが含まれている可能性があり、システムに感染し、データを盗むことがあります。

メールで機密情報を共有する際のリスクを軽減するために、会計事務所は暗号化や二要素認証などのメールプラクティスを採用し、メールや添付ファイルを不正アクセスから保護する必要があります。また、従業員に強力なパスワードを使用することの重要性を教育し、疑わしいリンクをクリックしたり、未知の送信者からの添付ファイルをダウンロードしたりしないようにし、疑わしいメールをIT部門に報告するように指導する必要があります。

クラウドベースのファイル共有

クラウドベースのファイル共有サービスは、会計事務所がクライアントと安全にファイルを共有するための人気で便利な方法となっています。これらのサービスは、ユーザーがどこからでもファイルを保存、アクセス、共有できるようにし、機密情報を保護するための追加のセキュリティ機能を提供します。クラウドベースのファイル共有ソリューションには、暗号化、二要素認証、詳細な権限設定、監査トレイルなど、さまざまなセキュリティ機能が含まれており、会計事務所がクライアントのファイルへのアクセスを監視し、不正使用されていないことを確認するのに役立ちます。

しかし、会計事務所はクラウドベースのファイル共有サービスの潜在的なリスクにも注意を払う必要があります。適切に設定されていない場合、これらのサービスはインターネット接続を持つ誰にでも機密情報を脆弱にし、サイバー攻撃やデータ侵害を引き起こす可能性があります。さらに、すべてのクラウドベースのファイル共有サービスが同じように作成されているわけではなく、特に医療や金融サービスなどの規制された業界で運営されている会計事務所の特定のセキュリティおよびコンプライアンス要件を満たしていない場合があります。

クライアントポータル

クライアントポータルを使用する主な利点の一つは、機密情報へのアクセスを制御できることです。クライアントは、共有されたファイルにのみアクセスでき、そのアクセスは特定のファイルやフォルダに限定されることがあります。これにより、機密情報の偶発的な露出や悪意のある行為者による不正アクセスを防ぐことができます。

クライアントポータルのもう一つの利点は、ファイルを共有するための集中化された場所を提供することです。これにより、複数のファイル共有方法の必要性がなくなり、誤ったメールアドレスにファイルを送信したり、誤ったファイルを添付したりするなどの人為的ミスによるデータ侵害のリスクが軽減されます。さらに、クライアントポータルは、マルチファクター認証、パスワード保護、アクティビティトラッキングなど、セキュリティを強化するためのさまざまな機能を提供します。これらの機能は、ファイルへの不正アクセスを防ぎ、会計事務所に潜在的なセキュリティ侵害を警告するのに役立ちます。

クライアントポータルが安全なサーバー上にホストされ、データが転送中および保存中に暗号化されていることを確認することが重要です。暗号化は、データが転送中や保存中に傍受された場合でも、不正アクセスを防ぐために不可欠です。定期的なセキュリティ評価と更新も行い、脆弱性を特定し対処する必要があります。

仮想データルーム

仮想データルーム（VDR）は、会計事務所における安全なファイル共有のもう一つの選択肢です。VDRは、安全なオンラインプラットフォームであり、ユーザーが文書を保存し共有することができます。他のファイル共有方法よりも高いレベルのセキュリティを提供し、データは暗号化され、いくつかのセキュリティ対策によって保護されています。

暗号化に加えて、VDRはアクセス制御と権限も提供し、特定のユーザーに対して特定の文書やフォルダへのアクセスを制限することができます。これにより、機密文書が許可された人員のみがアクセスできるようになります。

VDRを使用する利点の一つは、文書に対して行われたすべての操作の監査トレイルを提供することです。これにより、企業は誰が文書にアクセスしたか、いつアクセスしたか、どのような変更が行われたかを追跡することができます。これは、責任を維持し、規制に準拠するために重要です。VDRは、機密性の高い財務情報を持つ会計事務所にとって特に有用であり、高いセキュリティと共有文書の制御を提供します。ただし、他のファイル共有方法よりも高価であり、設定と管理により多くの技術的専門知識を必要とする場合があります。

会計事務所はKiteworksの安全なファイル共有で機密クライアント情報を保護

Kiteworks Private Content Networkは、安全でスケーラブルなプラットフォームであり、会計事務所がクライアント情報を安全に共有し、データプライバシー要件や基準に準拠することを可能にします。ファイル共有、メール、マネージドファイル転送（MFT）、その他の第三者通信チャネルを介して情報を共有する際に、Kiteworksはユーザーが任意のデバイスや場所から機密ファイルを安全に送受信、追跡、保護することを可能にします。

Kiteworksの安全なファイル共有機能を活用することで、組織はファイルのコラボレーション、文書の共有、同僚やパートナーとのデータ転送を行いながら、プロジェクトのセキュリティを完全に制御することができます。

Kiteworksは、強化された仮想アプライアンスと二重暗号化プロトコルを通じて、ファイル共有のための高度なセキュリティソリューションを提供します。このプロトコルは、機密ファイルがエンドユーザーのデバイスで最初に暗号化され、その後Kiteworksアプライアンスで暗号化されることを保証します。強化されたアプライアンスは、暗号化プロセスが信頼性があり安全であることを確認するために、定期的な監査とテストを受けます。さらに、Kiteworks Security Fabricは、ユーザーの身元、デバイス、データトランザクションを検証するための分散ネットワーク認証メカニズムとサービスを提供します。この二重暗号化、強化されたアプライアンス、Security Fabricの組み合わせは、Kiteworksを通じて共有されるすべてのデータが安全でプライベートであることを保証する包括的な保護を提供します。

最後に、Kiteworksは、国際標準化機構（ISO）27000基準、一般データ保護規則（GDPR）、サイバーセキュリティ成熟度モデル認証（CMMC）、医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）など、いくつかの規制要件基準に準拠するのに役立ち、厳格なコンプライアンス要件を満たす必要がある組織にとって安全なソリューションとなります。プラットフォームのセキュリティ機能には、マルウェア、中間者攻撃、フィッシング、ランサムウェアに対する保護が含まれており、データが決して侵害されないことを保証します。

Kiteworks Private Content Networkの実際の動作を見たい組織は、カスタムデモをスケジュールすることができます。