法律事務所向けセキュアなファイル共有：必須機能

法律事務所におけるファイル共有は、特にクライアントの文書や情報をハッカーから守りたい場合、リスクのある作業となり得ます。

なぜ法律事務所にファイル共有ソリューションが必要なのか？ 法律事務所にはファイル共有ソリューションが必要です。なぜなら、弁護士とクライアントの特権は最も重要であり、セキュリティのないメールを使用するとクライアントの機密性が危険にさらされるからです。情報をプライベートに保つために、法律事務所はこれらのファイルやメールを暗号化するファイル共有ソリューションを使用すべきです。

セキュアなファイル共有とは何か？

ファイル共有はコンピューティングにおける最も基本的な作業の一つです。FTPのようなプロトコルはインターネットとほぼ同じくらい古く、現代の用語では、DropboxやMicrosoft OneDriveのような消費者向けおよびビジネス向けのクラウドストレージソリューションもファイル共有ソリューションと見なすことができます。

セキュアなファイル共有とは、暗号化のような技術を使用してファイル転送を保護することです。SFTPは、データがサーバーに保存されているとき（「保存時」）や、読み手間で送信されるとき（「転送中」）に暗号化を含みます。

なぜ法律事務所にとってセキュアなファイル共有が重要なのか？

アメリカ弁護士協会（ABA）の2019年ソロおよび小規模事務所技術レポートによると、回答者の50%未満がファイル転送やメール送信、データ保存、ハッキング防止のために暗号化を使用しています。

このデータポイントは、ほとんどの弁護士とクライアントのコミュニケーションの機密性を考慮すると、驚くべきものです。機密クライアント情報を露出するデータ侵害は、壊滅的な結果を招く可能性があります。そのため、弁護士と法律事務所は、ABAに従って弁護士とクライアントの特権を維持する義務があります。ブログ記事と関連するウェビナーでは、ABAの弁護士たちは、データを保護するための暗号化のようなサイバーセキュリティ技術の重要性を強調しています。彼らはデータ保護を倫理的義務と見なし、弁護士とクライアントの特権を守るための誓いの一部としています。

ABAの要件には以下が含まれます：

• 規則1.1: クライアントに対して有能な代理を提供し、セキュアなコミュニケーションで彼らの特権を管理することを含みます。
• 規則1.4: 代理に関するクライアントとのコミュニケーションとその決定を保護します。
• 規則1.6: 代理および法的案件に関連するクライアントデータとコミュニケーションの機密性を維持します。
• 規則 5.1, 5.2 および 5.3: 法律事務所がABA規制および法律に基づく義務を理解していることを示します。

ABAの記事では、法律事務所が使用する主要なコミュニケーションおよびファイル共有の形式が依然として暗号化されていないメールであることを指摘しており、これはクライアントの機密性を損ない、ABAの倫理的懸念を侵害する恐れがあります。

ABAはその後、セキュアな転送に関する立場を明確にするためにいくつかの正式意見を発表しました。例えば、正式意見477では、法律事務所がクライアントデータを保護し、能力、機密性、保護されたコミュニケーションを示すことが求められていることを概説しています。具体的には、この意見はセキュアなファイル共有と暗号化を弁護士の法的および倫理的義務と結びつけています。

弁護士のためのファイル共有

法律事務所は、セキュアなファイル共有ソリューションを使用することでいくつかの利点を享受できます。これらの利点には以下が含まれます：

1. 機密データの保護: セキュアなファイル共有ソリューションを使用することで、法律事務所はデータの機密性とセキュリティを確保できます。
2. コミュニケーションの強化: セキュアなファイル共有ソリューションは、法律事務所がクライアント、パートナー、その他の第三者と内部および外部で簡単にコミュニケーションを取り、協力し、文書を共有することを可能にします。
3. データ侵害のリスクの軽減: セキュアなファイル共有プラットフォームは、暗号化やアクセス制御などの強力なセキュリティ機能を提供することで、法律事務所がデータ侵害のリスクを軽減するのに役立ちます。
4. 効率の向上: セキュアなファイル共有ソリューションは、文書への簡単なアクセスを提供し、物理的な保管の必要性を排除することで、協力作業の効率を向上させることができます。
5. 時間とコストの節約: セキュアなファイル共有ソリューションを利用することで、法律事務所はプロセスを合理化し、追加のハードウェアやソフトウェアの購入を減らすことで、時間とコストを節約できます。

法律事務所におけるセキュアなファイル共有の利点が確立された今、法律事務所がセキュアなファイル共有を達成するために追求できる戦略を考えてみましょう：

1. 信頼できるセキュアなファイル共有サービスを利用する: 暗号化、認証、誰がいつ何をアクセスしたかの監査ログを提供するセキュアなファイル共有システムを使用することを確認してください。
2. クラウドストレージサービスを使用する: 選択したクラウドストレージシステムがHIPAAに準拠しており、クラウド内でデータが安全に保たれることを確認してください。
3. 仮想プライベートネットワークを利用する: 仮想プライベートネットワーク（VPN）を設定することで、機密ファイルに対する追加の暗号化と認証の層を提供します。
4. 強力な認証を使用する: 機密データにアクセスする際には二要素認証を要求するか、デジタル証明書の使用を義務付けます。
5. データアクセスプロトコルを作成する: 機密情報へのアクセスと共有に関する事務所全体のポリシーと手順を確立します。
6. アクセス制御を実施する: 共有情報を閲覧または編集できる人を制限するアクセス制御を確立します。
7. 従業員にセキュリティの実践を教育する: データセキュリティの重要性を従業員に認識させ、実施されているセキュリティプロトコルについて教育します。
8. ファイル活動を監視する: 共有ファイルのダウンロード、削除、編集を含むファイル活動を監視します。

法律事務所はどのようにしてセキュアなファイル共有を達成できるか？

ABAは暗号化の適切なレベルやファイル共有の必要な形式を定義も提案もしていません。したがって、法律事務所はセキュアなファイル共有を実施する際に最善の判断を下す必要があります。

セキュアな共有の例には以下が含まれます：

• ハードメディア: これにはハードドライブ、USBスティックまたは「サムドライブ」、DVD、またはCD ROMが含まれます。ハードメディアは、契約のように頻繁に更新される文書を交換するには最適ではありません。ハードメディアは特に輸送中に紛失や盗難の対象となります。しかし、ハードメディアは重要な文書のバックアップとして効果的に機能します。
• 暗号化されたメール: 現代のメール暗号化は、ユーザーがメールだけでなく、しばしばその添付ファイルも暗号化することを可能にします。しかし、問題があります。暗号化されたメールは双方向で機能するため、送信者の暗号化技術が煩雑すぎる場合、弁護士やクライアントは暗号化されていない（つまり、セキュリティが低い）回避策を探すかもしれません。
• 保護されたメッセージングを備えたセキュアサーバー: このオプションははるかに安全です。すべてのコミュニケーションが暗号化されたサーバーに保持されるためです。メッセージと添付ファイルを保存する暗号化されたサーバーは非常に安全なオプションですが、両当事者がシステムを専用に使用する必要があり、ファイルとメッセージの管理が複雑になります。
• セキュアなメールリンク: このアプローチは、メールを備えたセキュアサーバーを組み合わせて、クライアントが情報にアクセスしやすくします。この構成では、弁護士はクライアントにセキュアなリンクのみを送信します。このリンクは、メール本文と添付ファイルを保存するセキュアサーバーへのアクセスを提供します。クライアントはメールの内容にアクセスするために認証する必要があります。セキュアなメールリンクは、クライアントのメールに不正なユーザーがアクセスするリスクをほぼ排除します。

法律事務所のためのセキュアなファイル転送とビジネス運営

適切に構成されたセキュアなファイル転送ソリューションは、単に文書を暗号化する以上のことを行うことができます。

堅牢なファイル転送ソリューション、例えばエンタープライズファイル共有やセキュアマネージドファイル転送プラットフォームは、SFTPやセキュアなメールリンクを利用して、法律事務所がデータをより効果的に管理し、利益を保護し、ビジネス機能を実行するためのミッションクリティカルな機能を提供します。

ファイルアクセスとシステムイベントを示す自動化された監査ログとレポートは、セキュアなファイル転送ソリューションにとって重要な機能です。これらのログは、以下のように複数の方法で運用を支援します：

1. 診断とコンプライアンス: 変更不可能な監査トレイルは、クライアントの機密性を維持するために取り組んでいることを示すために必要です。同様に、監査トレイルは、その機密性の侵害の原因をよりよく理解し、将来の侵害を軽減するのに役立ちます。
2. 電子証拠開示: 変更不可能な監査ログは、法的措置が取られた場合に証拠として認められます。監査ログを裁判官や他の法的権限に提供することで、行動の合法性を示し、誤診の告発から実務を保護することができます。
3. 最適化: ファイル転送に関連するログとレポートを使用することで、特定の文書に誰がアクセスし、どこでいつそれを行い、誰と共有しているかを確認できます。時間が経つにつれて、このインテリジェンスは、コミュニケーションとビジネスワークフローを最大化し、効率を向上させるのに役立ちます。

法律事務所が機密ファイルを安全に共有する方法

法律事務所は、セキュアな暗号化、二要素認証、慎重なアクセス制御、監査トレイル、データ漏洩防止機能を備えたシステムを使用して機密ファイルを安全に共有できます。さらに、法律事務所は、システムに接続されているすべてのユーザーが強力なパスワードを持ち、機密データを適切に扱う方法について訓練を受けていることを確認する必要があります。オンラインファイル共有を使用する際には、法律事務所はFTPS、SFTP、HTTPSなどのセキュアなファイル転送プロトコルを使用するべきです。システムは、機密データにアクセスしようとする不正な当事者の試みを検出するために定期的に監視されるべきです。

法律事務所とクラウドセキュリティ

法律事務所は、クラウドセキュリティに関して特に注意を払う必要があります。法律事務所がクラウドに保存するデータには、法的文書、クライアント情報、財務記録、その他の機密情報が含まれる可能性があります。データが機密性を保つために、法律事務所はデータを保護するために必要な手順を踏む必要があります。

例えば、クラウドプロバイダーは、適切な規制機関によって認定されているべきです。また、クラウドサービスの使用に関するプロトコルとルールを概説する許容使用ポリシーを確立することも重要です。

法律事務所は、クラウドストレージプロバイダーが提供する多くのセキュリティサービスとツールを活用するべきです。これらのサービスには以下が含まれます：

1. 転送中および保存時のデータの暗号化
2. アクセス制御と認証
3. 多要素認証
4. アプリケーションファイアウォール
5. イベントログと監査
6. ネットワークの分離
7. データ損失防止
8. 高度な脅威対策
9. バックアップと災害復旧
10. IDおよびアクセス管理

これらのサービスとツールは、データ侵害を検出および防止し、疑わしい活動を監視および対応することができます。さらに、これらのサービスとツールは、疑わしい活動が迅速かつ効果的に対処されることを保証するために、リアルタイムのアラートとレポートを提供することができます。

Kiteworksプラットフォームを使用して機密性を持ってクライアントにサービスを提供する

セキュアな文書共有、ビジネス運営、内部または規制コンプライアンスをサポートするITプラットフォームを必要とする法律事務所は、Kiteworksプラットフォームにすべてのニーズを任せることができます。Kiteworksには以下が含まれます：

1. セキュアなメールリンク: 当社のプラットフォームは、ユーザーをセキュアサーバーに誘導するセキュアメールリンクを一般的なメールで送信することを可能にします。機密性の高い法的文書の共有と保存は簡単で直感的です。
2. CISOダッシュボード: 法律事務所は、データがどのように使用されているかを理解することで利益を得ることができます。クライアントと弁護士から行動可能なインテリジェンスを引き出し、運用を最適化し、顧客により良いサービスを提供します。
3. 監査トレイルとコンプライアンスレポート: 変更不可能な監査トレイルは、法律事務所が法律を遵守し、クライアントに対する責任を果たしていることを示すために極めて重要です。

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