安全にメールを送信する方法

メールは主要なコミュニケーションツールですが、ハッカーによって悪用される多くの脆弱性も抱えています。そこで登場するのがセキュアメールです。セキュアメールは、組織やその従業員が機密情報を含むメッセージを安全に交換し、データプライバシー規制や基準に準拠することを可能にします。

セキュアメールとは何か、どのように機能するのか、そして組織やそのワークフローにどのように導入するかを理解することは、個人識別情報や保護対象保健情報、知的財産をサイバー脅威から守るために重要です。

この投稿では、セキュアメールの基本、従来のメールとの違い、セキュアメールの利点、リスク、メールセキュリティのベストプラクティス、そしてプライベートなビジネスコミュニケーションを機密性を保ちつつ保護するための革新について説明します。また、同僚と共有できるダウンロード可能なチェックリストもぜひご覧ください。

セキュアメールとは？

セキュアメールとは、メールの内容が送信中および保存中に不正アクセスから保護されるように、さまざまなセキュリティプロトコルと技術を使用することを指します。セキュアメールは、特に財務データ、個人識別情報、または機密ビジネス情報などの機密情報を送信する際に重要な高度なセキュリティレベルを備えています。

セキュアメール vs. 従来のメール

従来のメールシステムは便利ですが、潜在的なサイバー脅威に対する保護は最小限です。従来のプラットフォームを通じて送信されたメールは、比較的簡単に傍受、改ざん、または不正な第三者によって読まれる可能性があります。この脆弱性は、特に機密情報や秘密情報を扱う際に重大なリスクをもたらします。

対照的に、セキュアメールシステムは、メールの内容と添付ファイルを保護するために堅牢な暗号化方法を採用しており、許可された受信者のみが情報にアクセスできるようにしています。

さらに、セキュアメールシステムは、送信者の身元を確認し、メッセージの整合性を保証するデジタル署名などの強化された機能を提供することが多いです。これは従来のメールとの重要な違いです。セキュアメールの実践を採用することで、個人や組織はデータ侵害のリスクを大幅に減少させ、より高いレベルのコミュニケーションプライバシーを維持できます。

セキュアメールの利点

セキュアメールを使用する主な利点は、機密情報の保護が強化されることです。暗号化により、メールが傍受された場合でも、内容は不正な第三者には読めないままです。このレベルのセキュリティは、機密のクライアント情報、法的コミュニケーション、または機密データを扱う企業にとって特に重要です。セキュアメールを使用することで、企業はGDPR、PCI DSS、DPA 2018、HIPAAなどのデータプライバシー規制に準拠していることを示し、法的および財務的な罰則を回避できます。

セキュアメールの他の利点には、送信者の身元とメッセージの真正性を確認する能力があり、フィッシングやメールスプーフィング攻撃を防ぐのに役立ちます。さらに、セキュアメールサービスには、受信者がメールにアクセスできる時間制限を指定できるメッセージの有効期限などの機能が含まれており、時間の経過による不正アクセスのリスクを減らすことで、追加のセキュリティ層を提供します。

従来のメールで機密情報を送信するリスク

従来のメールシステムは、傍受、不正アクセス、メール内容の改ざんなど、さまざまなリスクにさらされています。これらの脆弱性は、アイデンティティの盗難、財務的損失、評判の損害など、深刻な結果をもたらす可能性があります。たとえば、ハッカーが機密顧客情報を含むメールにアクセスした場合、多くの個人のプライバシーとセキュリティを危険にさらすデータ侵害が発生する可能性があります。

さらに、従来のメールには認証手段が欠けているため、サイバー犯罪者がフィッシング攻撃を行いやすくなっています。フィッシングメールはしばしば正当なものに見え、受信者をだまして機密情報を開示させたり、悪意のあるリンクをクリックさせたりすることがあります。このような攻撃が広く蔓延していることは、これらの脅威から保護するためにセキュアメールの実践を採用することの重要性を浮き彫りにしています。

従来のメールとセキュアメールの最大の違いの一つは、暗号化の欠如です。暗号化がないと、機密情報を含むメールは送信中にハッカーによって傍受され、不正アクセスやデータの不正使用につながる可能性があります。この脆弱性は、財務記録、法的文書、個人識別情報および保護対象保健情報（PII/PHI）などの機密情報を日常的に交換する企業にとって特に懸念されます。

さらに、従来のメールサービスは、ファイル添付の保護が不十分であり、不正な第三者によって容易に傍受されアクセスされる可能性があります。これは、機密情報を含む文書を送信する際に重大なリスクをもたらします。セキュアメールの実践を採用し、暗号化を使用することで、企業や個人はこれらのリスクを軽減し、機密情報が保護されることを保証できます。

メールセキュリティ：テキストとファイル添付の保護

メールセキュリティは、メールのテキスト内容とファイル添付の両方を不正アクセスや改ざんから保護するために設計されたさまざまな対策を含みます。

前述のように、暗号化はメールセキュリティにおいて重要な役割を果たし、メールの内容、テキスト、ファイル添付を、意図された受信者のみが解読できる形式に変換します。これにより、メールが送信中に傍受された場合でも、内容は保護されます。

メールセキュリティのためのエンドツーエンド暗号化

エンドツーエンド暗号化（E2EE）は、送信者と意図された受信者のみがメールの内容とファイル添付を読むことができることを保証する、より高度なセキュアコミュニケーション方法です。エンドツーエンド暗号化は、送信者のデバイスでメールの内容と添付ファイルを暗号化し、データを転送中およびサーバーに保存中も暗号化されたままにし、受信者のデバイスでのみ内容を復号します。対照的に、通常の暗号化は、ユーザーとメールサーバー間の送信中のみデータを暗号化し、メールサーバー上でデータを暗号化せずに残すことがあり、メールサービスプロバイダーが内容にアクセスする可能性があります。E2EEはメールの内容と添付ファイルに対してより強力なセキュリティを提供しますが、設定と使用がより難しい場合があります。通常の暗号化は、第三者による潜在的なアクセスやサーバー侵害に対する保護が少ないにもかかわらず、より一般的で使いやすいため、依然として人気があります。

暗号化に加えて、メールセキュリティには、送信者の身元を確認し、メールが送信中に改ざんされていないことを保証するデジタル署名の使用が含まれることがよくあります。セキュアメールプロトコル、たとえばセキュア/マルチパーパスインターネットメール拡張（S/MIME）やプライバシー保護（PGP）は、メールを暗号化しデジタル署名するためのメカニズムを提供し、メールコミュニケーションの全体的なセキュリティを強化します。

メールセキュリティのためのメール保護ゲートウェイ

メール保護ゲートウェイは、組織の内部メールシステムと外部メールトラフィックの間のフィルターとして機能します。メールの内容、ファイル添付を含む、いくつかの方法でセキュリティを強化します：

1. スパムフィルタリング：不要な大量メールをユーザーの受信トレイに届く前にブロックします。
2. マルウェア検出：ウイルス、トロイの木馬、その他の悪意のあるソフトウェアを検出するために、受信および送信メールと添付ファイルをスキャンします。
3. フィッシング防止：ユーザーに機密情報を開示させようとするメールを識別しブロックします。
4. コンテンツフィルタリング：データ漏洩を防ぎ、会社のポリシーに準拠するためにメール内容を分析します。
5. 暗号化：機密情報を含む送信メールを自動的に暗号化できます。
6. 添付ファイルのスキャン：サンドボックス技術を使用して、潜在的な脅威を検出するためにファイル添付を検査します。
7. URLフィルタリング：埋め込まれたリンクの悪意のある目的地をチェックします。
8. データ損失防止（DLP）：機密データの偶発的または意図的な漏洩を防ぐために送信メールを監視します。
9. メールアーカイブ：コンプライアンスおよび法的目的のためにメールのコピーを保存します。
10. 脅威インテリジェンス：新たな脅威に関する最新情報を使用して検出能力を向上させます。

メール保護ゲートウェイを実装することで、組織はメールベースの脅威のリスクを大幅に減少させ、機密情報を保護し、さまざまな規制に準拠することができます。この包括的なメールセキュリティアプローチは、企業がコミュニケーションの整合性と機密性を維持するのに役立ちます。

メールの規制コンプライアンス要件

さまざまな規制フレームワークが、メールで送信される機密情報の保護を義務付けています。たとえば、GDPRは、個人データのセキュリティを確保するために適切な技術的および組織的措置を実施することを組織に要求しています。同様に、HIPAAは、メールで送信される電子保護健康情報（ePHI）の保護を義務付けています。

これらおよび他の規制に準拠するためには、暗号化や認証を含むセキュアメールの実践を使用して、機密情報を不正アクセスから保護する必要があります。これらの規制に準拠しない組織は、重大な法的および財務的な罰則に直面する可能性があります。セキュアメールの実践を採用することで、企業は規制要件を満たし、機密情報のプライバシーとセキュリティを保護することができます。

セキュアメールの仕組み

ほとんどの企業はセキュアメールの重要性を理解していますが、その仕組みを理解している企業は少ないです。組織がメールセキュリティを理解すれば、コミュニケーションインフラストラクチャに関する情報に基づいた決定を下し、全体的なサイバーセキュリティの姿勢を強化し、貴重な情報資産を保護することができます。簡単に言えば、セキュアメールは暗号化を使用してメッセージの内容と添付ファイルを不正アクセスから保護します。セキュアメールの仕組みを詳しく見てみましょう。

セキュアメールの暗号化と復号

暗号化は、暗号アルゴリズムを使用してメールの内容を読めない形式に変換するプロセスです。これにより、復号キーを持つ意図された受信者のみがメールの内容を解読して読むことができます。セキュアメールで使用される暗号化アルゴリズムは、対称鍵暗号化から公開鍵暗号化までさまざまです。対称鍵暗号化は、暗号化と復号の両方に同じ鍵を使用し、公開鍵暗号化は、暗号化用の鍵（公開鍵）と復号用の鍵（秘密鍵）のペアを使用します。

一方、復号は暗号化の逆プロセスであり、暗号化されたメールの内容を復号キーを使用して元の読める形式に戻します。このプロセスにより、正しい復号キーを持つ許可された受信者のみがメールの内容にアクセスできることが保証されます。強力な暗号化アルゴリズムと安全な鍵管理の実践を使用することは、メールコミュニケーションの機密性と整合性を維持するために不可欠です。

セキュアメールの認証と認可

認証と認可は、セキュアメールシステムの重要な要素です。認証は、メールへのアクセスが許可される前に送信者と受信者の身元を確認するプロセスです。これには、パスワード、生体認証、多要素認証（MFA）など、さまざまな方法を使用して達成できます。多要素認証は、メールアカウントにアクセスする前に2つの異なる形式の識別を提供することを要求することで、セキュリティの追加層を提供します。

一方、認可は、認証されたユーザーに付与されるアクセスレベルを決定します。セキュアメールの文脈では、認可は、意図された受信者のみがメールの内容と添付ファイルにアクセスできることを保証します。堅牢な認証と認可のメカニズムを実装することで、セキュアメールシステムは不正アクセスを防ぎ、従来のメールシステムに関連するリスクを軽減できます。

セキュアメールプロトコル

セキュアメールプロトコルは、メールコミュニケーションの機密性、整合性、真正性を確保する上で重要な役割を果たします。最も一般的に使用されるセキュアメールプロトコルには、セキュア/マルチパーパスインターネットメール拡張（S/MIME）とプライバシー保護（PGP）が含まれます。S/MIMEは、メールメッセージの暗号化とデジタル署名を提供し、内容が機密であり、送信者の身元が確認されていることを保証します。一方、PGPは、対称暗号化と非対称暗号化の組み合わせを使用してメールコミュニケーションを保護します。

S/MIMEとPGPの両方は、送信者と受信者の間で公開鍵の交換を必要とします。これらの鍵は、メールメッセージを暗号化および復号するために使用され、許可された当事者のみが内容にアクセスできることを保証します。セキュアメールプロトコルを採用することで、個人や組織は、メールコミュニケーションを傍受、改ざん、不正アクセスから保護できます。

セキュアメールの設定方法

セキュアメールの設定には、メールコミュニケーションを保護するためのいくつかのステップが含まれます。まず、堅牢な暗号化と認証機能を提供するセキュアメールプロバイダーを選択する必要があります。プロバイダーを選択したら、アカウントを作成し、メールクライアントをセキュアメールサービスを使用するように構成する必要があります。これには、暗号化とデジタル署名をサポートするために追加のソフトウェアやプラグインをインストールすることが含まれる場合があります。

アカウントとメールクライアントを設定した後、意図された受信者と暗号化キーを生成し交換する必要があります。これは、セキュアメールサービスが提供する鍵管理システムを通じて行うか、連絡先と手動で鍵を交換することによって行うことができます。プライベートキーを安全に保ち、最高レベルのセキュリティを維持するために定期的にキーを更新することが重要です。

適切なセキュアメールプロバイダーの選択

セキュアメールプロバイダーを選択する際には、メールコミュニケーションが適切に保護されることを保証するために、いくつかの要因を考慮することが重要です。エンドツーエンド暗号化を提供するプロバイダーを探してください。これにより、メールがデバイス上で暗号化され、受信者に届くまでの送信中も暗号化されたままになります。さらに、プロバイダーは、アカウントを不正アクセスから保護するために、二要素認証などの強力な認証方法を提供する必要があります。

考慮すべき他の重要な機能には、プロバイダーのデータストレージポリシー、規制コンプライアンス、およびカスタマーサポートが含まれます。プロバイダーがメールデータを暗号化された形式で保存し、GDPRやHIPAAなどの関連するデータ保護規制に準拠していることを確認してください。最後に、問題や懸念が発生した場合にサポートを提供する応答性の高いカスタマーサポートを提供するプロバイダーを選択してください。

セキュリティ設定の構成

メールクライアントのセキュリティ設定を構成することは、セキュアメールの設定において重要なステップです。まず、受信メールと送信メールの両方に対して暗号化を有効にします。これは通常、メールクライアントの設定メニューを通じて行うことができ、S/MIMEまたはPGP暗号化のオプションを選択できます。メールクライアントが強力な暗号化アルゴリズムを使用するように構成されており、すべての送信メッセージを自動的に暗号化および署名することを確認してください。

次に、メールアカウントに追加のセキュリティ層を追加するために、二要素認証（2FA）などの認証機能を有効にします。また、メールクライアントを構成して、受信メッセージのデジタル署名を確認し、送信者の身元を確認し、メッセージが改ざんされていないことを保証します。メールクライアントのソフトウェアを定期的に更新し、最新のセキュリティパッチと機能を確保してください。

メールを安全に保つ方法：機密メールを保護するためのベストプラクティス

メールを安全に保つには、技術的な対策とベストプラクティスの組み合わせが必要です。以下のベストプラクティスは、組織が機密コンテンツへの不正アクセスのリスクを大幅に減少させ、データ侵害やコンプライアンス違反のリスクを軽減するのに役立ちます。

1. 強力な暗号化を使用する：機密メールと添付ファイルにエンドツーエンド暗号化を実装し、意図された受信者のみが内容にアクセスできるようにします。
2. 多要素認証（MFA）を有効にする：メールアカウントにアクセスするためにパスワード以外の追加の確認方法を要求し、不正アクセスのリスクを減少させます。
3. メールフィルタリングを実施する：高度なスパムおよびマルウェアフィルターを使用して、ユーザーの受信トレイに届く前に潜在的に有害なメールをブロックします。
4. フィッシングについてユーザーを教育する：従業員にフィッシングの試みを認識し報告するように訓練し、ソーシャルエンジニアリング攻撃の被害を減少させます。
5. ソフトウェアを定期的に更新する：メールクライアント、サーバー、セキュリティソフトウェアを最新の状態に保ち、既知の脆弱性を修正し、新たな脅威から保護します。
6. セキュアなファイル共有を使用する：大きなまたは機密の添付ファイルには、メールの代わりにセキュアなファイル共有サービスを使用して、露出を最小限に抑え、追跡を改善します。
7. データ損失防止（DLP）を実施する：DLPツールを使用して送信メールを監視し、機密情報の偶発的または意図的な漏洩を防ぎます。
8. 強力なパスワードポリシーを施行する：メールアカウントに複雑でユニークなパスワードを要求し、アカウントのセキュリティを強化するために定期的なパスワード変更を実施します。
9. 機密情報へのアクセスを制限する：機密メールの内容と添付ファイルへのアクセスを必要に応じて制限し、潜在的な露出を最小限に抑えます。
10. メールデータを定期的にバックアップする：サイバー攻撃やシステム障害が発生した場合にデータを回復するために、メールの内容と添付ファイルの安全なバックアップを維持します。

セキュアメールの革新

セキュアメール技術の革新は進化を続けており、メールセキュリティを強化するための新しい機能と能力を提供しています。

その一つの革新は、メールコミュニケーションを保護するためのブロックチェーン技術の使用です。ブロックチェーンは、メールメッセージの真正性を検証し、送信中に改ざんされていないことを保証するための分散型で改ざん防止のシステムを提供します。これにより、フィッシング攻撃を防ぎ、メールコミュニケーションの整合性を確保するのに役立ちます。

もう一つの新たな革新は、メールベースの脅威を検出し防ぐための人工知能（AI）と機械学習の使用です。AIを活用したセキュリティシステムは、メールトラフィックをパターンと異常のために分析し、潜在的なフィッシング攻撃やその他の悪意のある活動をリアルタイムで特定します。これらのシステムは、疑わしいメールをブロックし、ユーザーに潜在的なリスクを警告することで、脅威に自動的に対応することもできます。これらの革新的な技術を活用することで、個人や組織はメールコミュニケーションのセキュリティをさらに強化できます。

Kiteworksはセキュアメールで機密コンテンツの共有を支援します

セキュアメールは、機密情報を保護し、メールコミュニケーションの機密性、整合性、真正性を維持するための強力なツールです。しかし、メールセキュリティは「nice-to-have」以上のものであり、機密情報を保護し、コミュニケーションのプライバシーと整合性を維持し、地域、国、州、業界のデータプライバシー法や基準に準拠していることを示すために不可欠です。暗号化、堅牢な認証と認可方法、セキュアメールプロトコルを使用するなどのセキュアメールの実践を採用することで、従来のメールシステムに関連するリスクを大幅に減少させることができます。

Kiteworksのプライベートコンテンツネットワーク、FIPS 140-2レベルで検証されたセキュアコミュニケーションプラットフォームは、メール、ファイル共有、ウェブフォーム、SFTP、マネージドファイル転送、および次世代デジタル著作権管理ソリューションを統合し、組織がファイルを管理、保護、追跡することを可能にします。

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