弁護士のためのメール: クライアントとの通信を機密に保つ

弁護士として、クライアントとのすべてのメール通信を機密に保つ責任がありますが、強力なメールセキュリティがなければそれは不可能です。
弁護士は、クライアントやパートナーに送信するメールの内容に注意を払う必要があります。メールは暗号化され、適用されるデータプライバシー規制に準拠している必要があります。

弁護士はGmailを使ってもいいのか？

いいえ、弁護士はGmailを使用すべきではありません。Gmailアカウントの基本的なセキュリティ機能では、クライアントのすべてのプライベートデータを侵害やハッキングから保護することはできません。

なぜ弁護士はセキュアメールを使用すべきなのか？

アメリカ法曹協会（ABA）は、弁護士に関連する専門的行動のための特定のルールを定めています。専門的行動のモデルルールの第1.6条、別名クライアント-弁護士関係によれば、弁護士は「クライアントが同意しない限り、クライアントの代理に関連する情報を開示してはならない」とされています。
このルールには例外がありますが、弁護士はクライアントの情報を保護するために、関連する合理的なすべての手段を講じる必要があります。これには、クライアントから提供された、またはクライアントに提供される個人識別情報（PII）が含まれます。この義務は、メールを含むすべての通信形態に及びます。
しかし、ほとんどのメールプラットフォームは、第三者と共有されるメール本文や添付ファイルを暗号化していないか、適切に暗号化していません。例えば、GmailはTLS暗号化を使用していますが、これはクライアントのプロバイダーが同じ種類の暗号化を使用している場合にのみ役立ちます。ほとんどのメールプロバイダーは暗号化を提供していないか、少なくとも同じ標準の暗号化を提供していないため、メッセージやその添付ファイルが安全に届くかどうかを確実に知ることは不可能です。
メールセキュリティとコンプライアンスに投資する法律事務所は、クライアントを専門的かつ倫理的に保護します。それは以下の理由からです：

1. 弁護士のためのセキュアメールはすべての通信を機密に保つことを保証します：包括的なメールセキュリティアプローチにより、クライアントの通信、PII、PHI、その他の機密情報を保護できます。これは、医療や金融サービスのクライアントにサービスを提供する場合、ABAを超えた業界固有の規制要件を満たす必要がある場合に特に関連します。法律事務所のメールとファイル共有は常に機密性を維持する必要があります。
2. セキュアメールはデータ漏洩を防ぎます：フィッシング攻撃や誤って別のジョン・スミスにメールを送信する従業員からの漏洩は、健康情報、支払い情報、その他のデータを危険にさらし、クライアントや事務所の評判を危険にさらす可能性があります。セキュアメールは、暗号化されていないメッセージからの簡単に回避可能な漏洩を防ぐのに役立ちます。
3. セキュアメールはコンプライアンスを示すのに役立ちます：健康保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）やGLBAのような規制コンプライアンスに合わせて構成されたセキュアソリューションは、医療や金融などの重要な業界でビジネスを運営できることを保証します。

クライアント-弁護士特権を保護するための基本的な保護プロトコルに従わない弁護士は、ABAからの罰則や資格剥奪のリスクがあります。

メールセキュリティに対する一般的な脅威とは？

メールは依然として世界で最も一般的なビジネスコミュニケーションの形態の一つです。安価で、普及しており、展開とスケールが容易な堅牢でオープンな技術に基づいています。さらに、柔軟性があります。しかし、メールはセキュリティ脅威や攻撃の最大の手段の一つでもあります。メールセキュリティに存在する一般的な脅威には以下のものがあります：

1. フィッシング：ユーザーをリンクをクリックさせたり、個人情報を提供させるために正当なメールに見せかけた詐欺メール
2. マルウェア：メールの添付ファイルを通じて広がる可能性のある悪意のあるソフトウェアで、ユーザーのデバイスに感染し、機密情報を盗む可能性があります
3. スプーフィング：正当な送信者になりすまして機密データにアクセスすることで、ドメイン名スプーフィングを通じて行われることが多いです
4. スパム：迷惑メールで、受信トレイを埋め尽くし、潜在的に有害なリンクや添付ファイルを含む可能性があります
5. 中間者攻撃：送信者と受信者の間のメールを傍受し、機密情報にアクセスして操作すること
6. サービス拒否攻撃：過剰なトラフィックでメールシステムを攻撃し、ユーザーがメールアカウントにアクセスできなくすること
7. メール爆撃：大量のメールをユーザーや組織に送信し、受信トレイを圧倒し、他の重要なメールを受信できなくする可能性があります
8. メールスプーフィング：送信者のメールアドレスを偽造し、メールが異なるソースから送信されているように見せかけることで、フィッシング攻撃に使用されることが多いです
9. メール傍受：メールの送信中に不正にアクセスし、攻撃者が機密情報を読み取ったり、メッセージを操作したりすることを可能にします
10. メール盗聴：二者間で送信されるメールを傍受し、攻撃者が機密情報を収集することを可能にします

これらの一般的な脅威に直面する中で、メールセキュリティに関して警戒心を持ち、注意を払うことが重要です。ユーザーは、強力なパスワードを使用し、疑わしいメールやリンクを避け、メールソフトウェアを最新の状態に保つことで自分自身を保護できます。

セキュアな法的メールを送信するにはどうすればよいですか？

幸いなことに、クライアントとメールを共有する方法はいくつかあります：

1. 暗号化：暗号化は主に2つのカテゴリーに分類されます。例えば、すべてのメールは「保存中」（サーバーに保存されている）または「転送中」（目的地に向かっている）に脆弱です。暗号化は、これらの両方の段階でデータを保護する必要があります。
2. 内部メッセージングを備えたセキュアなオンラインポータルを利用する：代わりに、情報を保護し、クライアントのアクセスを制御（および監視）するサーバーを持つメッセージングサービスをホストすることができます。このオプションは暗号化よりも管理が容易ですが、ユーザーがアカウントを管理し、ログインし、メッセージを確認する必要があります。
3. セキュアなメールリンクと専用サーバーを使用する：この方法では、暗号化されたクラウドサーバーにアカウントを作成し、機密データをそこに保存し、専用リンクを使用してクライアントにメッセージを取得させます。クライアントは、ユーザー名とパスワードを使用してメッセージにアクセスするだけです。

このオプションは最も安全であるだけでなく、クライアントがMicrosoft Office 365やOutlookなどの好みのメールプラットフォームを使用するため、生産性を妨げることなく、機密データをクライアントと共有する最も実用的な方法です。

なぜ弁護士にとってメール暗号化が重要なのか？

メール暗号化は、以下の理由から弁護士にとって重要です：

1. 機密性：弁護士は、クライアントの通信や法的文書など、機密性の高い情報を定期的に扱います。メール暗号化は、この情報が不正アクセスから保護され、機密性を維持することを保証します。
2. コンプライアンス：多くのコンプライアンス規制は、弁護士がクライアント情報を保護し、弁護士-クライアントの機密性を維持することを要求しています。メール暗号化は、弁護士がこれらの規制に準拠していることを保証します。
3. 専門的責任：弁護士は、クライアントの情報を不正アクセスから保護する専門的責任があります。メール暗号化を使用することで、弁護士はこの責任に対するコミットメントを示します。
4. 評判：メール暗号化を優先する法律事務所は、プライバシーと機密性へのコミットメントを示し、評判を高め、クライアントとの信頼を築くことができます。
5. サイバーセキュリティ：メール暗号化は、フィッシング詐欺などのサイバー攻撃から保護するのに役立ちます。メールを暗号化することで、弁護士はこれらの攻撃のリスクを軽減し、クライアントのデータを保護できます。

Kiteworksプラットフォームで法的通信を保護する

クライアントとのメール通信の機密性を確保する必要がある場合は、保護を集中化できる適切なメールおよびファイル管理システムを利用するべきです。

Kiteworksのプライベートコンテンツネットワークは、法律事務所に専用のオンプレミス、プライベート、ハイブリッド、またはFedRAMP展開プラットフォームを提供し、セキュアメール、ファイル共有、ファイル転送、マネージドファイル転送、ウェブフォーム、およびアプリケーションプログラミングインターフェース（API）プロトコルをサポートします。Kiteworksプラットフォームは、メール暗号化を含むセキュリティを考慮してゼロから構築されており、データプライバシーを確保し、厳格なデータプライバシー規制に準拠していることを示す機能と能力を備えています：

1. セキュアメールリンク：私たちのプラットフォームは、一般的なメールを介してユーザーを暗号化されたサーバーに誘導するセキュアメールリンクを送信することを可能にします。受信者は、サーバー上の情報を取得する前に認証する必要があります。弁護士がファイルではなくリンクを送信する場合、機密情報を誤った受信者に送信するリスクを排除するだけでなく、ファイルサイズの制限も排除します。
2. コンプライアントクラウドサーバー：Kiteworksプラットフォームは、専用のプライベート、ハイブリッド、またはFedRAMP仮想プライベートクラウドサーバーを含む柔軟な展開オプションを提供します。その結果、データは他のユーザーとハードドライブスペースを共有しません。さらに、私たちは医療、政府と防衛、金融などのトップ国家および国際的なコンプライアンス規制に基づいてサーバーとサービスを構成できます。
3. 報告と監査トレイル：侵害や電子証拠開示プロセスの際に監査トレイルは非常に重要になります。Kiteworksプラットフォームは、診断とコンプライアンスのための不変の監査トレイルを提供します。私たちのプラットフォームには、ITスタッフがデータアクセスと使用状況を追跡するのを支援するCISOダッシュボードも含まれています。

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