バーチャルデータルームは何に使われるのか？

ビジネスのグローバル化とデータの厳格な監視に伴い、物理的なデータルームを置き換えてセキュリティを向上させ、データを効果的に管理する必要性が高まっています。バーチャルデータルームは、従来のデータルームに代わる魅力的な選択肢であり、広くアクセス可能で、即座に利用でき、データに対してより高いセキュリティを提供します。

バーチャルデータルームとは？

バーチャルデータルーム（VDR）、または単にデータルームとは、企業の文書を保管するための安全な仮想空間です。バーチャルデータルームは、企業とそのクライアント、請負業者、投資家との間で情報や文書を安全に共有するための制御された環境を提供します。バーチャルデータルームは、文書アクセス制限、暗号化、文書の透かし、自動消去文書などの機能を提供します。

良いバーチャルデータルームの特徴とは？

バーチャルデータルームを選ぶ際に考慮すべき点は何でしょうか？バーチャルデータルームは、機密性の高いビジネス文書を安全かつコンプライアンスに準拠して保管できる必要があります。文書は、許可された人物やグループによってどこからでもアクセス可能でなければなりません。バーチャルデータルームは、安全な文書の保管、管理、共有を必要とするビジネス取引においてレバレッジとして機能します。

バーチャルデータルームは、デューデリジェンスを実施し、ライフサイクル全体を通じて重要な資産を管理しようとする企業にとって有用です。合併や買収、特許取得、ライセンス供与、その他の共同事業投資など、さまざまな種類のコラボレーションを行おうとする企業は、バーチャルデータルームを使用してファイルや文書の安全な共有を強化し、データプライバシーを確保できます。そのため、バーチャルデータルームは、組織のサイバーリスク管理戦略に統合される必要があります。

バーチャルデータルームの重要な機能

バーチャルデータルームは、異なる業界を対象としているため、さまざまな機能と能力を備えて設計されています。特定のバーチャルデータルームプロバイダーを選ぶ前に、企業はそのニーズを評価する必要があります。それにもかかわらず、良いVDRには特定の文書管理機能が含まれているべきです。これらには以下が含まれます：

文書のセキュリティ

企業がバーチャルデータルームを使用して機密情報を保持するため、優れたセキュリティ機能を備えていることが理にかなっています。例えば：

• 文書アクセス制限により、誰が文書にアクセスできるか、いつアクセスできるか、何ができるか（例：管理、共同作業、レビュー、ダウンロードなど）を制御
• バーチャルデータルーム内外での情報伝送を保護するためのTLS暗号化 
• 機密コンテンツのバックアップ
• 不正アクセスを防ぐための多要素認証
• モバイルデバイスでのアクセス
• ウイルススキャン、高度な脅威対策、データ損失防止を含むセキュリティプロトコルの統合
• 文書の透かしの使用
• 自動消去文書、アクセスの有効期限などの利用

文書の追跡

優れたバーチャルデータルームは、文書アクセスの複数の側面をシームレスに追跡できる能力を提供します。例えば：

• 誰が文書を閲覧したか
• そのアクセスがいつ行われたか
• 文書が誰に送信または共有されたか、そして誰に送信または共有できるか
• 文書が送信または共有された個人がそれを開いたか、いつ開いたか
• 誰かが文書をレビューするのにどれだけの時間を費やしたか
• 最も閲覧されている文書はどれか
• ユーザーが更新を行った際の通知、どのような更新が行われたか、新しい文書がアップロードされた際の通知

上記に加えて、バーチャルデータルームの文書追跡には、コンプライアンスレポートで生成できる自己監査機能が含まれています。

使いやすさ

優れたバーチャルデータルームは、以下のような機能を通じて使いやすさを向上させます：

• Microsoft Office（例：Word、Excel、PowerPoint、OneDrive）およびGoogleのコラボレーションと生産性ツールとの統合
• 高度な検索機能
• 大量ファイルのアップロード
• ドラッグアンドドロップ機能
• すべてのユーザーが簡単に使用できるヘルプセクション
• 多言語アクセス
• 多要素認証とシングルサインオン（SSO）アクセスにより、ユーザーが安全かつ簡単にアクセスできるようにする

ユーザー管理

優れたバーチャルデータルームは、以下を含む簡単なユーザー管理オプションを提供します：

• ユーザーが文書を閲覧、編集、共有、ダウンロードできるかどうかを簡単に管理するための複数のユーザー権限レベル
• 単一または大量のユーザー招待と管理
• 管理者がデータルーム内で異なるアクセスレベルと機能を持つグループに分けて複数のユーザーを簡単に管理できるようにするグループ設定 
• 制限付き閲覧により、ユーザーはアクセス権のある文書のみを閲覧できる

その他のバーチャルデータルーム機能

その他のバーチャルデータルーム機能には、サードパーティソリューション（例：Slack、Microsoft Teamsなど）との統合、タスクの優先順位付け、FAQ、直感的なインターフェース、ライブチャットが含まれます。

バーチャルデータルームと従来のクラウドストレージの比較

現在、企業はデータストレージに関してより多くの選択肢を持っています。最もよく使用されるオプションは、従来のクラウドストレージとバーチャルデータルームです。これら二つは以下の点で異なります：

バーチャルデータルームの効率性

バーチャルデータルームは、効率性において従来のクラウドストレージよりも優れています。バーチャルデータルームでは、複数のユーザーが同時にプラットフォームにアクセスし、タスクを同じプラットフォーム上でスケジュールできます。従来のクラウドストレージでは、ユーザーの管理に時間がかかり、アクセス管理がより複雑です。

バーチャルデータルームでのコミュニケーション

バーチャルデータルームでは、関係者間のコミュニケーションは機密性が高く安全です。これは、データがユーザー間で転送される際に暗号化されるためです。これはおそらくバーチャルデータルームの最大の利点です。従来のクラウドストレージでは、これは不可能です。バーチャルデータルームは、プライベートコンテンツへのアクセスを制御するプライベートなコミュニケーションを可能にします。

バーチャルデータルームを使用した監視

バーチャルデータルームでは、ファイルやユーザーの監視が非常に簡単で効果的です。誰が文書にどのような変更を加えたか、どれだけの時間を費やしたかを簡単に監視できます。従来のクラウドストレージでは、バーチャルデータルームのように文書を追跡することはできません。

バーチャルデータルームのセキュリティ

従来のクラウドストレージソリューションは、ある程度のセキュリティを提供します。しかし、バーチャルデータルームが提供するセキュリティレベルと比較すると、そのセキュリティ制御は不十分です。バーチャルデータルームでは、最新の暗号化基準でデータが暗号化され、機密コンテンツへのアクセスを制御します。また、文書のコピー、ダウンロード、印刷を制限することで、セキュリティレベルを追加します。

バーチャルデータルームでのレポート生成

バーチャルデータルームには、組織が知見を引き出したいときに役立つさまざまなレポートツールがあります。これらの知見は、交渉や契約締結時にビジネスの立場を強化し、規制コンプライアンスを示すために使用できます。一方、従来のクラウドストレージにはそのような機能はありません。 

バーチャルデータルームのユースケース

技術の進歩の中で、組織はデータの保存、使用、共有方法において進化してきました。特定のビジネス取引中に送信および共有される機密データの増加に伴い、重大な損失をもたらす可能性のあるセキュリティ侵害のリスクが増加しています。ここでバーチャルデータルームが活躍します。バーチャルデータルームの最も一般的なユースケースには以下が含まれます：

合併と買収において

合併や買収の際には、多くの情報共有が行われます。特に、取引が成立し、重要な決定が行われる前に、関係者がデューデリジェンスを行う場合にそうです。これらのビジネスフェーズでは、多くの文書が関係者間で共有され、各関係者には複数の人が関与しています。ほとんどの場合、共有される文書には関係する企業の機密情報が含まれており、この情報はコンプライアンスとプライバシーの目的で保護されなければなりません。ここで、バーチャルデータルームは合併や買収の全プロセスを効率化します。タスクを簡素化し、機密情報を保護し、効果的なコミュニケーションを強化し、関与するすべてのプロセスを自動化します。

新規株式公開（IPO）において

上場し、新規株式公開を行うことは、膨大な量の書類作業を必要とする時間のかかる、面倒な作業です。上場するということは、企業が顧客、ユーザー、利害関係者、一般市民、規制当局に対して以前よりも透明性を求められることを意味します。

上場を目指す企業が必要な膨大な文書を効果的に管理するためには、バーチャルデータルームが優れた選択肢です。IPOプロセス全体には複数の第三者が関与し、バーチャルデータルームを使用することで、すべての利害関係者間で企業の機密データが安全に共有されることを保証します。

監査において

外部の関係者が企業のデータにアクセスし、レビューする必要がある状況は数多くあります。特に、弁護士、会計士、監査人が企業の記録やその他の文書を確認する必要がある場合、企業は潜在的な侵害を引き起こさずにアクセスを提供し、コンプライアンス違反を避ける必要があります。ここで、バーチャルデータルームは、企業が持つ可能性のあるすべての文書共有ニーズを促進するために使用できます。

取締役会のコミュニケーションにおいて

一部の企業では、取締役会のメンバーが企業の運営に積極的に関与しています。しかし、取締役会のメンバーは通常、企業が提供する技術機器（例：ノートパソコン、スマートフォンなど）を使用しません。取締役会との重要な情報のコミュニケーションは、安全でコンプライアンスに準拠している必要があります。そのコンテンツをバーチャルデータルームに保存することで、情報の流れを管理し、その安全性を保証します。

プライベートコンテンツネットワークをバーチャルデータルームとして使用する 

組織は、プライベートコンテンツネットワークをバーチャルデータルームとして使用できます。具体的には、Kiteworks対応のプライベートコンテンツネットワークは、ゼロトラストをアプリケーションやワークロードを超えて機密コンテンツに拡張し、メール、セキュアなファイル共有、マネージドファイル転送、アプリケーションプログラミングインターフェース（API）、ウェブフォームを介して、誰に、いつ、どのように、どこでコミュニケーションされるかを保護および制御します。

Kiteworks対応のプライベートコンテンツネットワークの成果には以下が含まれます：

• バーチャルデータルームのファイルとフォルダーが、閲覧、ダウンロード、編集、共有、送信する権限を持つ者に公開されることで、内部および外部の利害関係者とのシームレスなコラボレーションを実現
• シームレスなMicrosoft OfficeおよびG Suiteの編集、モバイルおよびウェブインターフェース、詳細なフォルダーおよびファイル管理などにより、制約のない生産性で取引を加速
• オンプレミス、FedRAMP、またはプライベートクラウドとしての展開、マルチファクター認証、SSO、その他のIDおよびアクセス管理機能との統合、強化された仮想アプライアンスおよびオプションのHSMキー管理を含む多層防御のセキュリティアプローチ
• SOC 2、医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）、一般データ保護規則（GDPR）、FIPS 140-2など、多くの業界および政府の規制に準拠する能力

Kiteworks対応のプライベートコンテンツネットワークは、世界中の数千の組織によって、機密情報をプライベートに保ち、さまざまな規制や基準に準拠していることを示すために使用されています。

Kiteworksを使用してバーチャルデータルームを作成する方法を確認するために、カスタムデモをスケジュールしてください。

 

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