セキュアメールとは何か、通常のメールとどう違うのか？セキュアメール: 特徴、利点、従来のメールとのリスク

メールコミュニケーションは、現代のビジネス運営と交流を推進するための重要なツールです。アイデア、計画、ファイル、財務記録、顧客データ、知的財産などの機密情報を迅速かつ効率的に伝達する手段を提供します。その結果、メールはビジネスの生産性、協力、スピードを大幅に向上させ、ビジネスの成長と長期的な存続に不可欠な要素となっています。

セキュアメールとは何か、通常のメールとどう違うのか

特に機密性の高い重要な情報やファイルの添付が関わる場合、メールがビジネスコミュニケーションで果たす重要な役割を考えると、サイバー犯罪者にとって魅力的な標的となります。悪意のある行為者、犯罪組織、ならず者の国家は、メールプラットフォームに侵入して、財務データ、顧客記録、知的財産などの貴重な情報を盗む方法を常に模索しています。これらの情報は、ハッカーが自分たちの利益のために悪用することができます。傍受されたメールは、重大な財務的、法的、評判の損失を引き起こす可能性があります。したがって、ビジネスメールのセキュリティを確保することは、過小評価したり見過ごしたりすることはできません。

この記事では、セキュアメールの基本とその重要性、従来のメールとの違い、そしてセキュアメールを導入し使用するためのベストプラクティスについて探ります。

セキュアメールの主要要素

セキュアメールは、データが暗号化されて不正アクセスを防ぐ通信形態です。通常のメールとは異なり、セキュアメールはメッセージを生の読み取り可能な形式で送信するのではなく、プライバシーを維持するために内容を暗号化またはスクランブルします。

セキュアメールは、機密情報を送信するためのはるかに安全なオプションです。セキュアメールシステムは、通信の安全性とセキュリティを確保するために、さまざまな主要機能を備えています。セキュアメールシステムの主な特徴は、Rivest-Shamir-Adleman（RSA）やAdvanced Encryption Standard（AES）などの強力な暗号化アルゴリズムの採用です。これらのアルゴリズムは、インターネット上でデータが送信される際にそれを保護し、ハッカーやその他の不正なエンティティが機密情報にアクセスするのを防ぎます。

暗号化プロセスは、秘密鍵を使用してデータを読み取り不能な形式に変換することを含みます。この鍵は、意図された受信者のみが利用可能です。つまり、メールが送信中に傍受されたとしても、同じ秘密鍵を使用して復号しない限り、データは解読不能のままです。メールを受信すると、受信者はこの鍵を使用してデータを元の読み取り可能な形式に戻します。

セキュアメールシステムのもう一つの重要な機能は、安全なストレージソリューションの提供です。これは、メールとその関連する添付ファイルがアクティブな送信中でないときに、暗号化された形式で安全に保存されることを意味します。この原則は、保存時の暗号化として知られ、物理的またはソフトウェアベースの攻撃によるデータ侵害のリスクを大幅に軽減します。暗号化のレベルは一般的に高く、ハッカーがメールストレージシステムに不正アクセスしたとしても、正しい鍵なしではメールを復号することは非常に困難、あるいは不可能です。

最後に、セキュアメールシステムは強力な認証メカニズムに重きを置いています。これらのシステムは、多くの場合、ユーザーの身元を確認するために二要素認証（2FA）または多要素認証（MFA）を利用します。2FAまたはMFAは、パスワード入力、バイオメトリックスキャン、信頼できるデバイスに送信されたコードの組み合わせなど、複数の認証方法を使用することがよくあります。この多層的な身元確認アプローチは、ハッカーがユーザーのパスワードにアクセスしたとしても、不正アクセスのリスクを大幅に減少させます。

これらのセキュリティ対策を実施することで、セキュアメールシステムはメールデータの機密性、整合性、可用性を確保します。

セキュアメールと従来のメールの違い

従来のメールは、その利便性と多くの利点から普遍的に利用されている最も一般的なデジタル通信手段です。従来のメールは、セキュアメールとは異なり、メールとその内容が平文形式で送信されます。これは、メッセージの内容が誰でもアクセスして読むことができることを意味します。この普遍的な通信形態は、情報を簡単に送受信できるため、世界中の個人にとって好ましい選択肢となっています。

従来のメールの普及性はもう一つの特徴です。従来のメールサービスは容易に利用可能で広く使用されており、誰にとってもアクセスしやすい通信手段となっています。従来のメールは、その使いやすさ、配信の速さ、広範な到達範囲から、依然として人気のある選択肢です。迅速で効率的であり、社会的な計画を立てたり、興味深い記事を共有したりするなど、非機密情報を送信するのに理想的です。対照的に、セキュアメールシステムは、安全性とプライバシーの面で大幅な向上を提供します。従来のメールシステムとセキュアメールシステムの主な違いは、送信中および保存時にメールを保護するための暗号化の使用です。

暗号化は、送信中にメールを傍受されたとしても、対応する復号鍵なしでは内容を読むことも理解することもできないことを保証します。この鍵は、意図された受信者だけがメールを解読して読むことができるユニークなコードであり、安全な通信を保証します。

送信時の暗号化だけでなく、セキュアメールシステムはさらに一歩進んで、メールの安全な保存を保証します。これは、メールが送信中だけでなく、サーバーに保存されているときも暗号化されたままであることを意味し、不正アクセスから保護します。

さらに、セキュアメールシステムは、セキュリティを強化するために複雑で多面的な認証メカニズムを採用しています。これらのメカニズムには、二要素認証（2FA）や多要素認証（MFA）、バイオメトリック認証などが含まれ、ユーザーの身元を確認してからメールへのアクセスを許可します。従来のメールシステムは通常、このような高度なセキュリティ機能を提供していないため、セキュアメールシステムは機密性の高い通信にとってはるかに安全な選択肢です。

組織がセキュアメールを使用すべき時

組織は、機密情報を扱っていないと考え、セキュアメールが必要ないと思うかもしれませんが、通常のビジネス運営でも、従業員、クライアント、パートナーの個人データを処理することがよくあります。このような場合、セキュアメールの使用は、単なる良いセキュリティプラクティスであるだけでなく、規制コンプライアンス要件や倫理的責任でもあります。

最終的に、組織は機密性の高いデータや機密データを扱う際には、セキュアメールを使用すべきです。これには、財務取引、保護された健康情報、法的文書、企業秘密、または機密に保つ必要のあるその他の情報が含まれる可能性があります。

さらに、リモートで作業する場合や外部のパートナーやクライアントとやり取りする場合にも、セキュアメールが必要です。この通信方法は、地理的およびネットワークの境界を超えて追加のセキュリティレベルを提供します。受信者のメールアカウントやネットワークが侵害された場合でも、メールの内容が安全であることを保証します。

総じて、セキュアメールの使用はすべての組織にとって標準的なプラクティスであるべきです。

セキュアメールの使用例

ほぼすべての業界が、ビジネスコミュニケーションにおいてセキュアメールを使用することで利益を得ることができます。以下にいくつかの使用例を示します。

医療におけるセキュアメール

医師が患者に検査結果をセキュアメールで送信する場合、暗号化された内容により、個人識別情報および保護された健康情報（PII/PHI）が機密に保たれ、患者のプライバシーが保護されます。この健康データの保護への取り組みは、患者に安心感を提供するだけでなく、医療施設が医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）の要件を遵守するのにも役立ちます。

金融におけるセキュアメール

銀行は、顧客に月次口座明細を送信するためにセキュアメールを使用するかもしれません。これにより、口座残高、取引詳細、個人情報などの機密情報が許可された個人のみがアクセスできるようになります。これにより、不正アクセスを防ぎ、潜在的な詐欺行為から保護するだけでなく、顧客が銀行の金融情報を安全に取り扱う能力に対する信頼と信頼を維持します。

法務におけるセキュアメール

法的な設定では、弁護士がクライアントと彼らの未解決の刑事事件についてコミュニケーションを取る際に、セキュアメールを使用することができます。弁護士は、クライアントに彼らのケース戦略や機密性の高い裁判所の文書に関する重要な情報を送信する必要があるかもしれません。この文脈でセキュアメールを使用することで、この非常に機密性の高い情報のプライバシーと機密性を維持し、不正な個人や団体による潜在的なアクセスから保護し、ケースの結果に大きな影響を与える可能性があります。

電子商取引におけるセキュアメール

例えば、衣料品や電子機器をオンラインで販売する電子商取引企業は、クレジットカード情報、自宅住所、その他の個人情報を含む大量の顧客データを管理しています。これらのシナリオでは、セキュアメールの使用が重要です。例えば、顧客が購入を行った際に、取引確認と領収書をセキュアメールで送信することで、支払い情報の安全性を確保します。これにより、潜在的なサイバー脅威から機密情報を保護するだけでなく、支払いカードサービスデータセキュリティ基準（PCI DSS）へのコンプライアンスを示し、顧客のビジネスに対する信頼を強化します。したがって、この安全なメールプラクティスは、ポジティブなブランドイメージを維持し、顧客の忠誠心を育むのに大いに貢献します。

政府機関におけるセキュアメール

連邦捜査局（FBI）などの政府機関は、調査に関連する非常に機密性の高い情報を取り扱うためにセキュアメールを使用します。これにより、最大限の機密性が確保され、不正アクセスが防止されます。エージェントが進行中のケースや潜在的な脅威について情報を交換する際には、セキュアメールを使用して詳細を安全に保ち、公共の安全を維持します。

セキュアメールソリューションの導入

適切なセキュアメールソリューションを選択し、導入することは、組織にとって非常に重要です。適切なセキュアメールソリューションは、組織の特定の要件によって大きく異なる場合があります。ビジネスニーズは、運営の性質、業界、その他の要因に基づいて異なることがあります。同様に、組織は、所在地、業界標準、規制に応じて、さまざまな種類のコンプライアンス義務を遵守する必要があります。適切なセキュアメールソリューションは、これらの要件をナビゲートしながら、通信が安全かつ効率的であることを保証します。

適切なセキュアメールソリューションは、潜在的なサイバー脅威から機密情報を保護するために必要な暗号化レベルを提供するサービスによって提供されるべきです。暗号化は、不正なユーザーに対してデータを読み取り不能にし、ビジネスコミュニケーションの機密性とセキュリティを維持するために重要です。

ソリューションはまた、ユーザーフレンドリーであるべきであり、組織全体のすべてのユーザーが問題なく簡単に使用できることを保証します。これは、ソリューションの採用率を高め、通信フローの潜在的な障害を減少させるための重要な機能です。

既存のインフラストラクチャとの互換性は、組織が考慮すべきもう一つの重要な要素です。ソリューションは、既存のハードウェアおよびソフトウェアとよく連携し、その目的を効果的かつ効率的に果たす必要があります。ソリューションが互換性がない場合、企業はアップグレードや交換のために追加のコストを負担する必要があり、これは面倒で費用がかかる可能性があります。

コスト効率も、セキュアメールソリューションを選択する際の重要な要素です。企業は、ソリューションが費用対効果を提供することを確認する必要があります。組織が通信ニーズとセキュリティ要件を達成するのを助け、財務リソースに大きな負担をかけることなく、価値を提供するべきです。したがって、セキュリティ機能、使いやすさ、互換性、コスト効率の適切な組み合わせを見つけることが、セキュアメールソリューションにおいて重要です。

セキュアメールソリューションを導入する際には、次の5つのベストプラクティスを考慮してください：

組織の独自のニーズと法的コンプライアンス要件を満たす信頼性のあるセキュアメールサービスプロバイダーを選択します。
現在のインフラストラクチャとシームレスに統合し、既存のメールシステムからデータを移行する可能性を考慮します。
最適なセキュリティのために、セキュアメールシステムの設定を厳密に構成します。
セキュアメールの利用の重要性と効果的な使用方法について、従業員を包括的にトレーニングします。
暗号化メールの送信、メールの安全な保存、認証方法の理解などの高度なプロセスについて従業員を教育します。

セキュアメールの採用を確保するためのベストプラクティス

セキュアメールソリューションを導入した後、組織は採用を促進することに焦点を当てるべきです。従業員にセキュアメールソリューションを使用させることは、セキュリティ志向のマインドセットを受け入れるための意識的な努力を必要とするため、簡単なプロセスではありません。それにもかかわらず、セキュアメールの利点は、採用の努力を価値あるものにします。

採用を促進するために、組織が採用できる「試行錯誤された」戦術がいくつかあります。以下の5つを採用のベストプラクティスとして考慮してください：

強力でユニークなパスワードの使用を強制し、定期的に変更されることを確認します。この単純な行為は、ハッカーがメールアカウントに不正アクセスするのを防ぐことができます。
多要素認証を実装し、追加のセキュリティ層を提供し、サイバー脅威が侵入するのを困難にします。
機密情報を送信する前に、メール受信者の身元を確認します。これにより、情報が誤った手に渡るケースを防ぐことができます。
未知の送信者からのメールや添付ファイルを開かないようにします。これらにはマルウェアやフィッシング詐欺が含まれている可能性があります。
セキュアメールソリューションのソフトウェアを定期的に更新し、最新のセキュリティ機能とバグ修正が装備されていることを確認し、潜在的な脆弱性を最小限に抑えます。

ボーナスとして、組織内でのセキュリティ意識の文化を強化することを強くお勧めします。これは、メールコミュニケーションを保護するために基本的です。これには、従業員が常にベストプラクティスを更新し、コンプライアンス違反のリスクを理解するための定期的なトレーニングと意識向上セッションが含まれます。このようにして、セキュアメールの採用は集団的な責任となり、組織の全体的なセキュリティ姿勢を強化します。

Kiteworksは、セキュアメールで共有する機密コンテンツを保護するのに役立ちます

セキュアメールは、不正アクセスやサイバー脅威から機密情報を保護するための重要なツールです。強力な暗号化技術、安全なストレージ、強力な身元確認メカニズムを使用してセキュリティを強化します。

セキュアメールシステムを導入し、受け入れる組織は、機密性と整合性を維持し、規制、財務、法的、または評判のリスクを回避する可能性があります。導入と採用のベストプラクティスを遵守することで、セキュアメールシステムの効果を大幅に向上させ、組織のセキュリティ姿勢を強化できます。最終的に、セキュアメールは単なるツールではなく、組織の情報セキュリティへの包括的なアプローチの不可欠な部分です。

Kiteworksのプライベートコンテンツネットワークは、FIPS 140-2レベルで検証されたセキュアなファイル共有およびファイル転送プラットフォームであり、メール、ファイル共有、ウェブフォーム、SFTP、およびマネージドファイル転送を統合し、組織がファイルを管理、保護、および追跡できるようにします。

Kiteworksは、組織が機密情報にアクセスできる人、共有できる相手、受信した機密コンテンツとどのように（およびどのくらいの期間）やり取りできるかを制御できるようにします。これらの高度なDRM機能により、不正アクセスやデータ侵害のリスクが軽減されます。

これらのアクセス制御とKiteworksのエンタープライズグレードのセキュアな送信暗号化機能により、組織は厳格なデータ主権要件を遵守することができます。

さらに、Kiteworksの顧客は自分の暗号化鍵を管理します。その結果、Kiteworksは顧客データにアクセスできず、顧客情報のプライバシーとセキュリティを確保します。対照的に、Microsoft Office 365などの他のサービスは、顧客の暗号化鍵を管理または共同管理しているため、政府の召喚状や令状に応じて顧客のデータを提供することがあります。Kiteworksを使用すると、顧客は自分のデータと暗号化鍵を完全に制御し、高いレベルのプライバシーとセキュリティを確保します。

Kiteworksの導入オプションには、オンプレミス、ホスト型、プライベート、ハイブリッド、およびFedRAMP仮想プライベートクラウドが含まれます。Kiteworksを使用すると、機密コンテンツへのアクセスを制御し、自動化されたエンドツーエンド暗号化、多要素認証、およびセキュリティインフラストラクチャの統合を使用して外部で共有される際に保護し、誰が何を誰に、いつ、どのように送信するかを確認、追跡、報告します。最後に、GDPR、ANSSI、HIPAA、CMMC、Cyber Essentials Plus、IRAP、DPAなどの規制や基準に対するコンプライアンスを証明します。

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