電子証拠開示：知っておくべきすべてのこと
eDiscoveryは、電子的に保存された情報（ESI）を収集、保存、生成するための重要なツールです。これは、訴訟前のメモランダム作成から陪審指示まで、さまざまな法的活動で使用されます。eDiscoveryはコスト効率が高く、発見プロセスを簡素化し、セキュリティを向上させ、コンプライアンスを支援し、弁護士が迅速に関連する事実を特定して情報に基づいた決定を下すのを助けます。eDiscoveryは、個人や企業が時間とお金を節約し、法的手続きで良好な結果をもたらす強力なツールです。eDiscoveryを円滑に進めるためには、組織はプライベートファイルやメールデータ通信へのアクセスを管理するための適切なサイバーセキュリティ追跡とコントロールを備えている必要があります。
eDiscoveryプロセス、ベストプラクティス、eDiscoveryの種類を理解することは非常に重要です。早期ケース評価、データ収集、文書処理、文書レビュー、データ分析は、さまざまな法的手続きで使用できるeDiscoveryの種類です。この記事では、eDiscoveryとは何か、そしてそれがあなたにとって何を意味するのかをさらに掘り下げていきます。
eDiscoveryとは何ですか？
eDiscovery、または電子的発見とも呼ばれるこのプロセスは、訴訟や規制調査に備えて、またはそれに応じて、電子的に保存された情報（ESI）を収集、保存、生成するプロセスです。eDiscoveryは、企業にとって重要なツールであり、元の文書を保護し、正確な記録を維持する方法です。訴訟が発生した場合、eDiscoveryは企業が法的に関連する文書を迅速かつ信頼性のある方法で見つけて生成するのを助けます。
eDiscoveryには、メール、テキストメッセージ、その他の電子メディアなどの大量の文書にアクセスし、レビューし、整理するための専門的なソフトウェアの使用が必要です。このソフトウェアは、キーワード、著者、日付/時間、送信者、またはその他の指定された基準に基づいて、データプール内の関連文書を特定するのを助けます。レビューのプロセスは、低リスクの文書に対する人間のレビューを排除するためにカスタマイズおよび自動化することもできます。
eDiscoveryを通じて、組織は以前は物理的な世界から入手が困難だった証拠を簡単に見つけて確保することができます。この証拠は、訴訟前のメモランダムや陪審指示の準備など、さまざまな法的活動を支援するために法廷や調停手続きで使用されます。最後に、eDiscoveryは、手動レビューを回避し、関連文書の特定と生成のプロセスを迅速化することで、組織の効率とコスト削減を向上させます。
なぜeDiscoveryが重要なのですか？
eDiscoveryは、組織にとって強力なツールとなり得ます。大量のデジタルデータを収集しレビューするプロセスをより効率的にし、組織が迅速かつ正確に関連情報を特定できるようにします。この効率の向上は、組織が時間とお金を節約し、問題の核心に迅速に到達するのを助けます。
1. eDiscoveryはコスト効率が高い
電子文書は、紙の文書よりもはるかに簡単に生成、アクセス、保存、管理できます。これにより、文書の生成と保存のコストが削減され、文書を手動で検索する時間も短縮されます。さらに、eDiscoveryツールはプロセス全体を自動化でき、弁護士が関連文書を迅速かつ効率的に見つけることができます。
2. eDiscoveryは発見プロセスを簡素化する
弁護士が大量のデータを検索し、重要な文書を迅速に特定し、簡単にアクセスできるカテゴリやフォルダに整理することを可能にします。これにより、弁護士がデータを分析し、ケースを準備するのが簡単になります。
3. eDiscoveryは情報をより安全にする
eDiscoveryプロセスを使用することで、情報は安全な電子環境で収集および保存され、機密資料が漏洩したり、無許可の個人にアクセスされたりするリスクが軽減されます。さらに、電子文書は偽造が難しく、改ざんされていない証拠を含むため、認証が容易です。
4. eDiscoveryはコンプライアンスを支援する
eDiscoveryプロセスを利用することで、組織はすべての関連文書が生成され、すべての文書が政府の規制に準拠していることを確認できます。これにより、政府機関からの高額な訴訟、罰金、または制裁を回避するのに役立ちます。
5. eDiscoveryは弁護士が関連事実を迅速に特定するのを助ける
大量のデータを迅速に検索する能力は、弁護士が関連情報を迅速かつ正確に見つけて提示するのを助けます。これにより、和解プロセスやケース全体の結果に役立ちます。
eDiscoveryは、個人、企業、法制度に多くの利益をもたらします。これらの利益には、コスト削減、発見プロセスの簡素化、セキュリティの向上、コンプライアンス、関連事実の迅速な特定が含まれます。eDiscoveryの使用が広まるにつれ、法制度と個人の両方がその恩恵を受けるでしょう。
eDiscoveryプロセス：ステップバイステップガイド
eDiscoveryプロセスは複雑なものですが、適切なツールを使用すれば、より簡単に管理できます。ここでは、eDiscoveryプロセスのステップバイステップの概要を示します：
1. 特定
eDiscoveryプロセスは、法的ケースに関連する可能性のある電子データを特定することから始まります。これには、メール、文書、データベース、コンピュータファイル、音声またはビデオファイル、デジタル画像が含まれ、すべて特定され収集される必要があります。
2. 保存
データが安全に保存され、変更または削除されないようにするために、組織は関連するツールと手順を使用してデータを保存する必要があります。
3. 収集
組織はデータのソースとその保存方法を特定し、最も効率的でコスト効果が高く、コンプライアンスに適した方法で収集する方法を決定する必要があります。これには、メール、データベース、その他のソースからのデータ収集が含まれます。
4. 分析
データが収集された後、どの情報が関連しているかを判断するために分析が必要です。これには、文書やその他のデータのレビュー、キーワードの検索、パターンの確認が含まれます。
5. レビュー
分析の後、データの関連性について情報に基づいた決定を下すためにレビューが必要です。これには、データの評価、その正確性に関する判断、および進行方法に関する推奨事項の作成が含まれます。
6. 生成
レビューが完了したら、関連する文書やその他のデータを適切な関係者に生成する必要があります。データは、理解しやすく提示しやすい方法で整理され、パッケージ化される必要があります。
7. 証言
データが生成された後、それは法的手続きで証言を提供するために使用されなければなりません。これには、データの関連性を説明するのを助け、議論のための証拠を提供し、裁判所が決定を下すのを助けることが含まれます。
eDiscoveryの種類
eDiscoveryの種類は、主に3つのカテゴリーに分けられます：
特定
特定には、特定のケースに関連するESIを特定することが含まれます。これには、データがどこにあるのか、誰がアクセスできるのか、どの形式で保存されているのかを理解することが含まれます。
保存
保存は、ESIが特定された後に変更、削除、またはその他の方法で操作されないようにするプロセスです。eDiscoveryプロセス全体で関連情報がすべて保存されることを確認することが重要です。
収集
収集は、データを法的手続きで使用できる形式で収集、検証、処理するプロセスです。
eDiscoveryの種類を決定する
使用されるeDiscoveryの種類は、ケースの規模と複雑さ、および関係者のニーズに依存します。訴訟eDiscoveryは、訴訟が予想される場合に使用され、潜在的な法的紛争に関連する可能性のあるESIの特定、保存、収集を含みます。規制eDiscoveryは、規制コンプライアンスに関連する調査に使用され、特定の規制問題に関連する可能性のあるESIを検索することを含みます。内部eDiscoveryは、内部調査や監査プロセス中に使用されます。プロアクティブeDiscoveryは、訴訟が開始される前に、特定のケースに関連する可能性のあるデータを特定し収集するために使用されます。
1. 早期ケース評価（ECA）
早期ケース評価（ECA）は、メールやファイルなどのESIをレビューして、問題の初期理解を深めるために使用されます。これにより、弁護士はケースの範囲と戦略を決定し、特定の問題に関連する重要な文書や証拠を特定し優先順位を付けることができます。
2. データ収集
データ収集には、通常、メール、サーバー、オンラインソース、クラウドベースのアプリケーションなどの外部ソースからのESIの収集が含まれます。データ収集には、情報の抽出、保存、コピーが含まれ、通常は安全なデータベースにアップロードされます。これにより、弁護士はデータに迅速かつ効率的にアクセスでき、データの分析取得プロセスを迅速化します。
3. 文書処理
文書処理には、ESIを抽出、インデックス化、整理して、簡単に検索できるデータベースにすることが含まれます。これにより、関連情報を簡単に見つけ、検索し、分析することができます。文書処理には、メール、スプレッドシート、文書など、すべての種類のESIが含まれます。
4. 文書レビュー
文書レビューには、文書の関連性と特権を判断するためのレビューと分析が含まれます。データは通常、手動でレビューされ、必要な分析に応じて異なるレベルのレビューが行われます。文書レビューサービスは、通常、問題の規模と複雑さに応じて外部ベンダーによって提供されます。
5. データ分析
データ分析には、分析ツールと検索ツールを使用してパターンやトレンドを特定し、関連性と特権を判断することが含まれます。このプロセスは、ケースに使用できる重要な文書や証拠を特定するためによく使用されます。データ分析は、異なる種類のESI間の潜在的な関連性を明らかにするのに役立ち、それを使用して強力な法的ケースを構築することができます。
eDiscoveryのベストプラクティス
eDiscoveryは、訴訟やその他の法的問題に取り組む弁護士にとって非常に貴重なツールです。eDiscoveryは、重要な文書や証拠を明らかにし、潜在的なトレンドや相関関係に関する知見を提供するのに役立ちます。適切な種類のeDiscoveryサービスを利用することで、訴訟に費やす時間とお金を大幅に削減できるため、法的専門家にとって重要なツールとなります。
組織がeDiscoveryソフトウェアを使用する際に従うべきベストプラクティスがいくつかあります。これには以下が含まれます：
1. データを知る
組織は、保存しているデータの種類、形式、保存場所、アクセス権を持つ人を理解するための時間を取るべきです。また、データの収集と保存に影響を与える可能性のある関連法や規制についても認識しておくべきです。
2. eDiscovery計画の作成
組織は、データ収集プロセスの目標と目的を概説するeDiscovery計画を作成するべきです。これには、期限、予算、必要なリソースが含まれます。この計画の一環として、データの整合性を維持する責任を持つ担当者を割り当てるべきです。この計画は、データが効率的かつタイムリーに収集、保存、分析されることを確認するために定期的に監視されるべきです。
3. 自動化の活用
自動化は、eDiscoveryプロセスを効率化するのに役立ちます。組織は、大量のデータを迅速かつ正確にレビューするために、自動化されたeDiscoveryソフトウェアの使用を検討するべきです。このソフトウェアは、最適なパフォーマンスを確保するために定期的に更新されるべきです。
4. 安全な保存
組織は、データが転送中および保存中に安全であることを確認するべきです。これには、機密性の高いコンテンツ通信とガバナンストラッキングとコントロールが含まれます。サイバーセキュリティ技術とポリシーが、サイバー攻撃や悪意のある内部脅威アクターによる潜在的なリスクを軽減するために導入されている必要があります。
5. 品質管理
組織は、データの正確性と品質を定期的にレビューして、その有効性を確認するべきです。また、データがeDiscovery計画に従って収集、保存、アクセスされていることを確認するために、定期的な監査を実施するべきです。
KiteworksとBluesourceの戦略的パートナーシップ
eDiscoveryは、今日のデジタル世界でますます重要になっています。すべての規模の組織は、デジタルデータを迅速かつ正確にレビューおよび分析するために、適切にeDiscoveryソリューションを利用していることを確認するべきです。
Kiteworksは、Bluesourceと提携して、組織が内部またはクラウドホストされたメールシステムにホストされているメールに安全にアクセス、管理、アーカイブできる統合された暗号化メールeDiscoveryソリューションを提供します。このソリューションには、専門的なフォレンジックゲートウェイ、高度な法的ホールドとワークフロー機能、および法的レビュー機能が含まれています。暗号化メールeDiscoveryソリューションは、既存のIT投資を活用してメールシステムを自動的に収集し、安全かつコンプライアンスに準拠した方法でメールを収集することで、組織が時間とお金を節約するのに役立ちます。
Kiteworksは、Bluesourceと連携して、メールが複数のシステムに存在する場合でも、簡単かつ迅速に識別、タグ付け、ソート、アクセスできることを保証します。高度な検索機能により、組織はメールを迅速に見つけることができ、自動法的ホールドとワークフローにより、すべてのメールが収集され、安全に管理され、コンプライアンスに準拠していることを確認します。
