トップ3のFERPA違反とその回避方法

高等教育におけるIT、リスク、コンプライアンスの専門家は、個人識別情報および保護対象保健情報（PII/PHI）を危険にさらすサイバー脅威を包括的に理解する必要があります。これらの脅威に対処しないと、サイバー攻撃やデータ侵害につながり、結果として高額なFERPA違反を引き起こす可能性があります。

FERPA違反は、連邦資金の喪失、訴訟、評判の損失など、深刻な結果をもたらす可能性があります。この投稿では、上位3つのFERPA違反、その結果、およびそれを回避するための戦略的ガイダンスを探ります。

FERPAの概要

家族教育権とプライバシー法（FERPA）は、1974年に制定された学生の教育記録のプライバシーを保護するための連邦法です。また、親や保護者に対して、子供の教育記録に関する特定の権利を付与し、これらの権利は学生が18歳になるか、高校を超える学校に通うと学生に移行します。この投稿では、FERPAのデータプライバシー部分に焦点を当てます。

FERPAは、親または適格な学生の明示的な同意なしに、学生の教育記録から個人識別情報を開示することを制限しています。ただし、特定の法的に指定された状況を除きます。これにより、学生に関する機密情報が適切な許可なしに共有されることがないようにし、プライバシーを保護します。

教育記録の保護のための法的構造を作成することにより、FERPAは学生情報の機密性と整合性を維持し、家族と教育機関の間の信頼を育む上で重要な役割を果たしています。

FERPAの影響を受けるのは誰か？

FERPAは、米国教育省が管理するプログラムの下で資金を受け取るすべての教育機関および機関に適用されます。これには、基礎教育を提供する小学校および中学校、職業訓練および準学士号を提供するコミュニティカレッジおよび技術研究所、学士号および大学院プログラムを提供する大学が含まれます。

FERPA違反とは何か？

FERPA違反とは、簡単に言えば、家族教育権とプライバシー法によって設定されたガイドラインを学校が遵守しない場合に発生します。FERPA違反は通常、成績、懲戒記録、その他の機密データなどの個人識別情報が書面による同意なしに無許可で開示されることを指します。

FERPA違反の例には、学生の成績を不適切に開示すること、同意なしに情報を共有すること、親または適格な学生に記録へのアクセスを拒否することが含まれます。これらの違反は意図的または非意図的に発生する可能性があります。

上位3つのFERPA違反

FERPAコンプライアンスは、学生のプライバシーを保護するために不可欠です。IT、リスク、コンプライアンスの専門家は、重大な結果を避けるために一般的なFERPA違反を認識しておく必要があります。一般的なFERPA違反には、教育記録の無許可の開示、学生記録の不適切な処分、データ保護対策の不備が含まれます。これらおよびその他のFERPA違反は、深刻な財務的、法的、評判の結果を引き起こす可能性があります。これらの一般的な違反を特定し、効果的な戦略を実施して積極的に対処することで、教育機関はFERPA違反のリスクを大幅に軽減し、学生のプライバシー慣行の整合性を確保できます。

1. 教育記録の無許可の開示

私たちのリストのトップFERPA違反は、教育記録の無許可の開示です。成績、成績証明書、学生のスケジュール、懲戒記録、個人情報の無許可の開示は、学生またはその親の明示的な同意なしに情報が共有される場合に発生します。不適切な開示の例には以下が含まれます：

• 学生の同意なしに親または保護者に成績やテストの結果を共有すること（学生が18歳以上または大学に在籍している場合）
• 学生のIDなどの識別情報を使用して成績や試験結果を公に掲示すること
• 無許可の個人と学生の学業成績について話し合うこと

この非常に一般的なFERPA違反を回避するためには、教育機関が厳格なアクセス制御を実施することが不可欠です。これには、役割ベースの権限と多要素認証が含まれます。

役割ベースのアクセス制御は、ユーザーの役割に基づいてデータアクセスを制限し、許可された職員のみが機密性の高い学生情報にアクセスできるようにします。高等教育機関のIT、リスク、コンプライアンス担当者は、組織内の責任の変化を反映するために、役割の割り当てを定期的に見直し、更新する必要があります。多要素認証（MFA）は、学生記録のような機密情報にアクセスする前に複数の確認方法を要求することでセキュリティを強化します。

2. 学生記録の不適切な処分

学生記録の不適切な処分は、FERPA違反のもう一つの主要な要因です。この違反は、教育機関が学生の個人識別情報（PII）を含む記録を安全に破棄しない場合によく発生します。たとえば、学生記録の紙のコピーを安全でないゴミ箱に捨てること、コンピュータのハードドライブからデータを消去しないこと、プリンターや共用オフィススペースなどの安全でないまたは公共の場所に物理的な記録を放置することなどです。これらの誤ったステップは、学生記録への無許可のアクセスを引き起こし、再びFERPA違反となります。

このFERPA違反を回避するために、教育機関は徹底した記録管理および処分ポリシーを実施する必要があります。紙の文書をシュレッダーで破壊し、電子記録にはデータ消去ツールを使用するなどの安全な破壊方法が不可欠です。これらの手順についてスタッフを訓練し、記録処分プロセスと手順の定期的な監査を実施することで、このリスクをさらに軽減し、FERPA規制に準拠することができます。また、プライバシー責任者や法務専門家と相談してデータ処理の慣行を見直すことも検討してください。

3. データ保護対策の不備

FERPA違反の3番目に一般的なタイプは、データ保護対策の不備から生じます。教育における技術の使用が増加する中、デジタル記録は、セキュリティ慣行の不備、システムの古さ、または現在のデータ保護対策に関するトレーニングの不足により、しばしば誤って取り扱われます。堅牢なセキュリティプロトコルを実施しないことは、機密情報への無許可のアクセスを引き起こす可能性があります。たとえば、サイバー攻撃やその後のデータ侵害に対してより脆弱な古いセキュリティソフトウェアを使用し、学生記録を露出させることなどです。他の例には以下が含まれます：

• 暗号化されていないメールを使用して学生記録を共有すること
• 安全でないデバイスやクラウドストレージプラットフォームに学生記録をアクセス可能な状態で放置すること
• アクセス制御が弱いために学生記録データベースへの無許可のアクセスを許可すること

このFERPA違反を回避するために、教育機関はFERPA基準およびベストプラクティスに準拠した堅牢なサイバーセキュリティフレームワークに投資する必要があります。これには、無許可のデータアクセスを防ぐためにファイアウォール、アンチウイルスプログラム、侵入検知システムを展開することが含まれます。これらのシステムを定期的に更新することで、新たな脅威から保護します。さらに、包括的なデータ分類ポリシーを実施することで、機密情報に最高レベルの保護を提供します。

教育機関はまた、教職員に対して定期的なトレーニングと意識向上プログラムを実施し、データセキュリティの重要性とそれを維持する上での各個人の役割を強調する必要があります。

FERPA違反の罰則

FERPA違反は、教育機関にとって重大な罰則を引き起こす可能性があります。これには、連邦資金の撤回、法的問題、評判の損失の可能性が含まれます。

FERPA違反の最も深刻な結果の一つは、連邦資金の喪失の可能性であり、これは機関の財政的安定性と教育サービスの提供能力に大きな影響を与える可能性があります。

法的問題も発生する可能性があり、高額な訴訟や和解、罰金の可能性があります。

最後に、FERPA違反による評判の損失は、学生、親、コミュニティ間の信頼を損ない、機関が学生を引き付け、維持することを困難にします。

FERPAで保護される学生記録

教育機関が「学生記録」とは何かを明確に理解していない場合、FERPA違反を回避することは困難です。FERPAの文脈において、学生または教育記録とは、学生に直接関連し、教育機関またはその代理として行動する者によって維持される記録を指します。これらの記録には以下が含まれます：

• 学業記録：成績、成績証明書、クラスリスト、コーススケジュール、出席記録。
• 個人情報：学生識別番号、連絡先情報、社会保障番号（記録の一部である場合）。
• 懲戒記録：停学、退学、その他の懲戒処分に関連する記録。
• 健康記録（学校が保持する場合）：予防接種記録または看護師のオフィスの文書（教育記録の一部である場合はHIPAAでカバーされません）。
• 財務記録：授業料の支払い、奨学金、財政援助に関する情報。
• 特別教育記録：個別教育プログラム（IEP）および関連する評価。
• 学生記録には、学生の地位に依存する雇用が条件である場合、たとえばワークスタディ記録など、雇用記録も含まれる可能性があります。写真やビデオも、学生を直接識別するために使用される場合や、機関によって維持される場合は該当します。

ただし、FERPAでカバーされない学生記録には重要な例外があります。たとえば、FERPAは以下を除外します：

• 個人所有のメモ：学校職員が保持し、共有されないか公式記録の一部とされないプライベートメモ。
• 法執行記録：キャンパスの法執行部門によって法執行目的で作成および維持される記録。
• 雇用記録：学生の地位に関連しない雇用に関連する記録。
• 卒業生記録：個人がもはや学生でない後に作成または受け取った情報。
• 医療記録：治療目的で健康専門家によって専ら維持される記録（代わりにHIPAAでカバーされます）。

高等教育におけるIT、リスク、コンプライアンスの専門家は、FERPAで保護される記録とその他のタイプの記録の区別を理解し、FERPAコンプライアンスを確保し、最終的に学生のプライバシーを保護することが重要です。

Kiteworksは教育機関がFERPA違反を回避するのを支援します

FERPA違反は、教育記録の無許可の開示、学生記録の不適切な処分、データ保護対策の不備を通じて、教育機関に深刻な影響を与える可能性があります。これらの違反の種類と影響を理解することで、IT、リスク、コンプライアンスの専門家は、学生情報を保護し、FERPAコンプライアンスを維持するための戦略を実施できます。厳格なアクセス制御を開発し、安全な技術に投資し、データ保護対策を定期的に監査し、教職員にFERPA要件について教育することは、FERPA違反リスクを軽減するための重要なステップです。これらの積極的な対策を採用することで、機関は違反を回避するだけでなく、学生情報の信頼できる管理者としての評判を向上させることができます。

Kiteworksは、高等教育機関がFERPA違反のリスクを軽減するのを支援します。Kiteworksのプライベートコンテンツネットワークは、学生記録やその他の機密情報の安全なファイル共有と転送を可能にし、堅牢な暗号化と詳細なアクセス制御によって保護され、許可された職員のみがこのコンテンツにアクセスできるようにします。Kiteworksはまた、包括的な監査ログと監視機能を提供し、機関が誰が学生記録にアクセスし、誰と共有したかを確認し、報告することを可能にします。

Kiteworksのプライベートコンテンツネットワークは、FIPS 140-2レベルで検証された安全なファイル共有およびファイル転送プラットフォームであり、メール、ファイル共有、ウェブフォーム、SFTP、マネージドファイル転送、および次世代デジタル著作権管理ソリューションを統合し、組織がすべてのファイルを管理し、保護し、追跡できるようにします。

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