マネージドファイル転送を使用する際に避けるべきコンプライアンスの落とし穴
マネージドファイル転送ソリューションは、現代のビジネス運営において不可欠な部分です。これらのプラットフォームは、組織間または同一組織内の異なる部門間でのファイルの安全かつ効率的な転送を促進します。ファイル共有の管理と可視性を向上させ、セキュリティを強化し、さまざまな規制へのコンプライアンスを改善します。
マネージドファイル転送（MFT）ソリューションは、データ転送のセキュリティを確保する上で重要な役割を果たしますが、誤用や設定ミスがデータ侵害やコンプライアンス違反を引き起こす可能性があります。これにより、企業が避けたい高額な罰金、評判の損失、顧客の喪失などのさまざまな悪影響が生じる可能性があります。
FTPとマネージドファイル転送のどちらにするかまだ迷っていますか？こちらにマネージドファイル転送がFTPより優れている6つの理由があります。
このガイドでは、マネージドファイル転送ソリューションを使用する際に組織が直面する可能性のある一般的な規制コンプライアンスの落とし穴と、それらを回避するために組織ができることを探ります。
PII、PHI、および知的財産の保護
すべての組織は、特に組織の範囲を超えて移動する際に保護が必要な機密情報を保持しています。安全なデータ転送、特に安全なマネージドファイル転送は、顧客、コンサルタント、サービスプロバイダーなどの信頼できる第三者と機密情報を共有する際に最も重要です。
機密情報には、顧客や従業員の名前、住所、請求情報などの個人識別情報および保護対象保健情報（PII/PHI）が頻繁に含まれます。機密情報には、製品仕様、財務情報、契約書などの知的財産（知的財産）も含まれます。これらはすべて価値のある資産であり、サイバー犯罪者の標的となることがよくあります。さらに、従業員やパートナーがこの情報を誤って扱うと、GDPR、HIPAA、CMMC、ITARなどのさまざまな規制に違反する可能性があります。
マネージドファイル転送ソリューションは、正しく使用されると、ファイル転送を保護することでこれらの情報を保護するのに役立ちます。しかし、PII、PHI、またはIPを転送する際に必要な予防措置を講じないと、この情報が不正なユーザーに露出する危険性があるだけでなく、データプライバシーを義務付けるコンプライアンス規制に違反する可能性もあります。
以下は、信頼できる第三者と機密情報を転送するためにマネージドファイル転送ソリューションを使用する際に組織が避けるべきコンプライアンスの落とし穴の一部です。
マネージドファイル転送のコンプライアンスの落とし穴
マネージドファイル転送システムを使用する際に、組織がコンプライアンス要件に違反する可能性のある方法は数多くあります。違反は、再び、重大な罰則、訴訟、顧客の喪失、ブランドの侵食を引き起こす可能性があります。これらの落とし穴は、よく知られているかもしれませんし、そうでないかもしれません。いずれにせよ、コンプライアンス違反を避けたい場合は、あらゆる手段を講じて避ける必要があります。それでは、詳しく見ていきましょう。
1. マネージドファイル転送データの暗号化の失敗
マネージドファイル転送の主な利点の1つは、転送中のデータを暗号化して機密性と安全性を確保する能力です。機密データを適切に暗号化しないと、傍受される可能性があり、データ侵害やコンプライアンス違反につながる可能性があります。組織は、最新の暗号化方法を使用し、適切な暗号化キーを使用し、すべての機密データ転送に暗号化を要求することを確認する必要があります。
2. マネージドファイル転送データへのアクセス制御の欠如
PII、PHI、およびIPへのアクセスを制御することは、機密情報を保護し、コンプライアンスを維持するために重要です。適切なアクセス制御がないと、不正な個人が機密データにアクセスし、潜在的なデータ侵害を引き起こす可能性があります。現代の安全なマネージドファイル転送システムには、通常、誰が特定のファイルを表示、編集、または転送できるかを指定できる堅牢なアクセス制御機能が備わっています。これらの機能を効果的に使用しない、またはまったく使用しないと、重大なコンプライアンス問題が発生する可能性があります。
3. ファイル転送の監視とログ記録の欠如
ファイル転送の監視とログ記録は、セキュリティとコンプライアンスの両方にとって重要です。セキュリティの観点から、監査ログは、潜在的な脅威や侵害を示す可能性のある異常なファイル転送活動を特定するのに役立ちます。コンプライアンスの観点から、監査ログはすべてのファイル転送活動の記録を提供し、監査でコンプライアンスを示すために必要な場合があります。
残念ながら、一部の組織は、マネージドファイル転送ソリューションのこの重要な機能を無視しています。監視とログ記録がないと、不正または疑わしいファイル転送を迅速に検出して対応することがほぼ不可能になります。これにより、潜在的なデータ侵害を見逃し、重大なコンプライアンス違反につながる可能性があります。
4. 第三者のコンプライアンスを確保しない
顧客、コンサルタント、請負業者などの第三者とファイルを転送するためにマネージドファイル転送システムを使用する場合、これらの信頼できるパートナーが組織と同じ規制に準拠していることを確認することが重要です。第三者のコンプライアンスを確保しないと、データ侵害、コンプライアンス違反、重大な罰則につながる可能性があります。
したがって、組織は機密データを共有する前に第三者を徹底的に審査し、そのセキュリティ対策とコンプライアンスの実践を慎重に評価する必要があります。契約には、データ保護とコンプライアンスに関する明確な規定を含める必要があります。これらおよびその他の戦略は、すべての組織が採用すべき第三者リスク管理の実践の重要な要素です。
5. 定期的なマネージドファイル転送ソリューションの監査の欠如
定期的なシステム監査を実施することは、コンプライアンスを維持するための不可欠な部分です。システム監査は、組織のマネージドファイル転送ソリューションの機能に関する知見を提供し、潜在的な弱点、ギャップ、または誤用を特定するのに役立ちます。定期的な監査を実施しないと、コンプライアンス問題の早期発見を妨げ、潜在的な侵害や違反につながる可能性があります。
組織は、（マネージドファイル転送ソリューションだけでなく、すべてのソリューションに対して）監査する内容、時期、担当者を明確にしたシステム監査計画を策定する必要があります。この計画には、コンプライアンス問題が特定された場合に取るべき手順も含める必要があります。このような計画を実施し、遵守しないと、重大なコンプライアンス問題につながる可能性があります。
6. マネージドファイル転送ソリューションの更新やパッチ適用を怠る
他のソリューションと同様に、MFTソリューションは、脆弱性を悪用しようとするサイバー犯罪者による絶え間ない脅威にさらされています。マネージドファイル転送ソリューションを最新の状態に保ち、パッチを適用することは、安全でコンプライアンスを維持するために不可欠です。古いソリューションには、攻撃者によって悪用される可能性のある脆弱性があり、データ侵害やコンプライアンス違反につながる可能性があります。
組織は、すべてのソリューションを常に最新の状態に保つために、マネージドファイル転送ソリューションを含むソフトウェアの更新とパッチ管理ポリシーを策定する必要があります。システムの更新やパッチを無視すると、組織のデータが危険にさらされるだけでなく、更新された安全なシステムを維持することを要求する規制に対する非コンプライアンスのリスクもあります。
7. マネージドファイル転送ソリューションに関する適切なトレーニングの欠如
マネージドファイル転送ソリューションのコンプライアンスを維持する際に組織が陥る一般的な落とし穴のもう一つは、適切なトレーニングの欠如です。徹底的なトレーニングがないと、従業員はコンプライアンスの重要性やマネージドファイル転送ソリューションの正しい使用方法を十分に理解できない可能性があります。これにより、ソリューションの誤用や設定ミスが発生し、潜在的なコンプライアンス違反につながる可能性があります。
定期的なトレーニングセッションを実施して、従業員が最新のコンプライアンス要件、マネージドファイル転送ソリューションの更新、および安全でコンプライアンスを維持するための正しい手順を把握できるようにする必要があります。トレーニングでは、非コンプライアンスの影響を強調し、従業員がコンプライアンスを維持する上での役割の重要性を理解するようにする必要があります。
Kiteworksは安全なマネージドファイル転送でコンプライアンスの落とし穴を回避するのに役立ちます
マネージドファイル転送を使用する際のコンプライアンスの維持は、コンプライアンス時代において極めて重要です。一般的な落とし穴を理解し、回避することで、組織はマネージドファイル転送ソリューションを効率的に使用しながらコンプライアンスを維持できます。
覚えておくべき重要なポイントには、PII、PHI、およびIPの保護の重要性、定期的なシステム監査の実施、システムの更新の維持、第三者のコンプライアンスの確保が含まれます。さらに、データを暗号化して保護し、データアクセスを制御し、ファイル転送を監視およびログ記録することが重要です。最後に、継続的な従業員トレーニングは、システムの誤用や意識の欠如による潜在的な侵害を回避するのに役立ちます。
これらの側面に対処するポリシーを実施し、強制することで、組織は高額なコンプライアンスの落とし穴を効果的に回避し、マネージドファイル転送システムを使用して安全でコンプライアンスを維持するファイル転送を確保できます。これにより、組織は高額な罰則や訴訟から保護されるだけでなく、顧客の信頼を維持し、組織の評判を守ることができます。
Kiteworksのプライベートコンテンツネットワークは、FIPS 140-2レベルで検証された安全なファイル共有およびファイル転送プラットフォームであり、メール、ファイル共有、ウェブフォーム、SFTP、およびマネージドファイル転送を統合し、組織がファイルを管理、保護、および追跡できるようにします。
Kiteworksの安全なマネージドファイル転送は、堅牢な自動化、信頼性のあるスケーラブルな運用管理、シンプルでコード不要のフォームとビジュアル編集を提供します。セキュリティ、可視性、コンプライアンスに重点を置いて設計されています。実際、Kiteworksは、集中管理されたポリシー管理を通じてすべてのログ、ガバナンス、およびセキュリティ要件を処理し、強化された仮想アプライアンスが悪意のある内部者や持続的標的型攻撃からデータとメタデータを保護します。その結果、企業は関連する規制に準拠しながら、安全にファイルを転送することができます。
Kiteworksの安全なマネージドファイル転送は、さまざまなプロトコルを介してさまざまな種類のデータソースと宛先間でファイルを転送するための柔軟なフローをサポートします。さらに、このソリューションは、オペレーションWebコンソール、ドラッグアンドドロップフロー作成、宣言的カスタムオペレーター、スケジュール、イベント、ファイル検出、または手動での実行機能を含む一連の作成および管理機能を提供します。
最後に、Kiteworks Secure MFT Clientは、Kiteworksフォルダー、SFTPサーバー、FTPS、CIFSファイル共有、OneDrive for Business、SharePoint Online、Box、Dropboxなどの一般的に使用されるリポジトリへのアクセスを提供します。
合計で、Kiteworksの安全なマネージドファイル転送は、最先端の暗号化、組み込みの監査トレイル、コンプライアンス報告、および役割ベースのポリシーを利用して、IP、PII、PHI、およびその他の機密コンテンツに対する完全な可視性、コンプライアンス、および制御を提供します。
Kiteworksの安全なマネージドファイル転送機能について詳しく知るには、カスタムデモをスケジュールしてください。