トップHIPAA準拠フォーム
オンラインで患者情報を収集していますか？HIPAA準拠のフォームを使用していない場合、データ侵害やHIPAA関連の罰則や罰金のリスクがあります。
GoogleフォームはHIPAAに準拠していますか？標準のGoogleフォームはHIPAAに準拠していません。しかし、Googleとビジネスアソシエイト契約を結び、アカウントのセキュリティとプライバシー設定を変更して、保護対象保健情報（PHI）やその他の機密データを保護することで、HIPAAに準拠させることができます。
HIPAAコンプライアンスの定義
HIPAA（医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律）コンプライアンスとは、個人の健康情報のプライバシーとセキュリティを保護するために米国保健福祉省（HHS）が作成した一連のセキュリティ規則に準拠することを指します。これらの規則は、組織が患者の機密性の高い健康情報を保護するために適切な措置を講じることを要求しています。これには、データの機密性、整合性、可用性を保護するための強力な物理的、技術的、管理的なセキュリティ対策の実施が含まれます。
HIPAAに準拠しなければならない組織には、医療提供者、健康保険、医療クリアリングハウス、およびそのビジネスアソシエイトが含まれます。保護対象保健情報（PHI）を扱うすべての組織はHIPAAに準拠する必要があります。PHIには、患者の身体的または精神的健康に関連する識別情報が含まれます。HIPAAに準拠しなければならない組織の例としては、健康保険会社、病院、診療所、クリニック、介護施設、薬局、医療検査室、およびPHIを扱うその他の組織が挙げられます。
HIPAAコンプライアンスは、患者の機密情報が不正アクセスや開示から保護されることを保証するために重要です。これにより、患者情報のプライバシーとセキュリティが維持され、医療提供者と患者の間の信頼が支えられます。HIPAAに準拠することで、患者情報が正確で最新の状態に保たれ、安全に管理されることも保証されます。さらに、コンプライアンスはデータ侵害を防ぐのにも役立ち、財務的な罰則や評判の損失を防ぐことができます。
HIPAAコンプライアンスは、組織とその顧客および患者に多くの利益をもたらします。HIPAAコンプライアンスは、機密性の高い患者データが適切に保護され、機密性を持って取り扱われることを保証します。また、患者情報が最新で正確に保たれ、組織が患者データのアクセスを監視および監査するための枠組みを提供します。さらに、HIPAAコンプライアンスは、データ侵害やその他の悪意のある攻撃を防ぐことで、組織と患者の財務的および評判の利益を保護します。
さらに、コンプライアンスは、非コンプライアンスの罰則、責任問題、その他の法的問題のリスクを軽減するのにも役立ちます。
HIPAA準拠のフォームとは？
HIPAA準拠のフォームは、患者からデータ駆動型のタスクを完了するために必要なフィールド、テキスト、その他の入力を含むユーザーが記入するデジタル文書です。たとえば、患者から健康情報を収集する必要がある場合、デジタルでその情報を収集することを決定したとします。キオスクやモバイルデバイスでデジタルフォームを使用して行うことができますが、そのフォームはHIPAAのプライバシーおよびセキュリティ規則に準拠している必要があります。
簡単に言えば、HIPAA規則はPHIを、医療プロセスの一部として個々の患者を識別するために使用できるデータとして定義しています。このデータには、医療記録、医師のメモ、患者と医師の間の通信、患者の支払いおよび請求情報が含まれることがあります。
医療サービスの主要提供者（「対象事業者」またはCE）またはパートナー提供者（「ビジネスアソシエイト」またはBA）でPHIを扱う者は、HIPAAの下で規制されており、規則の報告、セキュリティ、および管理ルールに従わなければなりません。
患者がデジタルフォームに入力する個人データはPHIと見なされる可能性があります。そのため、そのフォームに入力された情報はすべてプライベートであり、不正アクセスから保護されなければなりません。
フォームを保護するために必要な手順を規定するいくつかのルールとガイドラインがあります：
- フォームはHIPAAのセキュリティルールで定義された適切なコントロールで保護されなければなりません。これは、データが保存中および転送中に保護されるために、合理的で適切な暗号化とセキュリティソフトウェアが必要であることを示しています。したがって、フォームはデバイス上でデータを保護し、ネットワーク内のさまざまなアプリケーションを通過する際にも保護しなければなりません。
- フォームが提出されたデバイスは、適切な技術的および物理的な保護策を備えている必要があります。これには、認証保護、暗号化、およびデバイスにアクセスできる人を制御することが含まれます。
- フォームが第三者のソフトウェアベンダーによって提供されている場合、CEはベンダーとビジネスアソシエイト契約（BAA）を結んでいる必要があります。これにより、彼らの責任と責任が明確になり、あなた自身の責任も明確になります。
これらの保護策が講じられていても、適切な手順（データやデータ収集デバイスの取り扱いなど）が守られていない場合、フォームが準拠しているとは限りません。非準拠のフォームはPHIを危険にさらし、医療機関を非準拠にし、1件あたり最大50,000ドルの罰金や刑務所の可能性があります。
なぜHIPAA準拠のオンライン受付フォームが必要なのか？
HIPAA（医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律）準拠のオンライン受付フォームは、機密性の高い患者の健康情報を安全に収集、保存、転送する方法を提供します。多くの医療およびウェルネス組織は、患者の健康情報が機密で安全に保たれ、第三者の組織や個人と共有されないようにするために、HIPAA準拠のオンライン受付フォームを利用しています。オンラインフォームを利用することで、紙のフォームを手動で記入する必要がなくなり、時間とコストを節約し、エラーの可能性を減らすことができます。さらに、HIPAA準拠のフォームを使用することで、患者のプライバシーが維持され、患者の情報が法的に権限を持つ者だけにアクセスされることが保証されます。
現在のフォームプロバイダーが準拠していることを確認できますか？
短い答えは「はい」です。デジタルおよびウェブのHIPAA準拠のフォームは、医療提供者が使用する技術的なツールであるため、他のものと同様にHIPAA準拠に設計することができます。同様に、フォームプロバイダーもHIPAA準拠になることができます。ただし、それがどのように機能するかは、プロバイダーが提供するサービスの機能に依存します。
フォームプロバイダーがHIPAA準拠であることを確認する方法のいくつかは次のとおりです：
- 暗号化されたデータの保存と送信を保証する：患者がフォームを提出すると、そのデータは通常、リモートデータベースのような場所に送られます。このように送信されるすべてのデータは、SSLやSFTP（または同等の準拠技術）などの技術で暗号化される必要があります。プロバイダーまたは設定を通じて暗号化を有効にする方法がある場合は、それを行ってください。
- 報告や分析を保護する：ほとんどのプラットフォームの強みは、報告や分析のためにデータをまとめる能力ですが、PHIを含む場合、このデータも何らかの方法で保護されなければなりません。
- メールを確認する：多くのフォームプロバイダーは、提出されたフォームのメール通知も含めます。これらの通知にはPHIを含めるべきではありません。それでも、メールが暗号化され、HIPAA準拠の第三者を通じて暗号化されたサーバーに保存されていることを確認してください。
- フォームプロバイダーにBAAの署名を要求する：フォームプロバイダーがあなたに代わってPHIを扱っている場合、彼らはBAとして行動しているため、BAAに署名する必要があります。
フォームプロバイダーの製品に対して、BAAと並行してセキュリティおよびリスク評価を実施することが不可欠です。これが、彼らが患者データを管理するための適切なコントロールと保護策を持っていることを確認する唯一の方法です。
効果的なHIPAA準拠のフォームを作成する方法
フォームをHIPAA準拠にするためには、医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）で概説されているように、保護対象保健情報（PHI）のプライバシーとセキュリティを確保するための特定の基準を満たす必要があります。これには、PHIの使用および開示の制限、セキュアな保存、暗号化、その他の保護策の要件が含まれます。フォームはHIPAA準拠として明確にラベル付けされ、PHIがHIPAAルールに従ってのみ使用および開示されることを示す声明を含め、PHIの使用および開示に対する患者の書面による許可を取得する必要があります。さらに、フォームには個人を識別するために使用できるフィールドを含めてはならず、共有されるPHIは、指定されたフォームの目的に必要なものに限定されるべきです。
HIPAA準拠のフォームを作成しようとする組織は、これらの基準が満たされることを保証するための明確なプロセスを持っている必要があります。これは、フォームの特定の使用目的と、どのタイプのPHIが組み込まれるかを特定することから始まります。これが決定されたら、組織は目的を明確にし、PHIの使用を制限し、患者が理解しやすい明確で簡潔な言葉を使用するフォームを開発する必要があります。さらに、組織は共有されるPHIが安全で暗号化されていることを確認し、フォームが最新のHIPAA要件を満たすように定期的に更新する必要があります。最後に、組織はフォームがHIPAA準拠であり続けることを確認するために、定期的なレビューを実施するべきです。
HIPAA準拠のフォームとプライベートプラクティスの書類に関するガイド
プライベートプラクティスでHIPAAコンプライアンスを確保するには、PHIを含むフォームや書類を適切に管理する必要があります。HIPAA準拠のフォームと文書化の実践を実施することは、患者のプライバシーを保護し、データ侵害を防ぎ、規制コンプライアンスを維持するために不可欠です。ここでは、プライベートプラクティスの医師やスタッフがHIPAA準拠のフォームや書類を作成および管理するのを支援するためのガイドを紹介します。
セキュアなフォームを使用する
受付フォーム、同意書、その他の種類の文書を通じてPHIを収集する際は、フォームがHIPAA基準に準拠していることを確認してください。電子フォームを使用する場合は、暗号化、アクセス制御、セキュアなデータ保存を提供するHIPAA準拠のプラットフォームを選択してください。
アクセス制御を実施する
PHIを含むウェブフォームや書類へのアクセスを許可された職員のみに制限します。固有のユーザーIDやパスワードなどの強力な認証手段を確立し、正当な必要性を持つ者のみが情報にアクセスできるようにします。
プライバシー通知を維持する
HIPAAの下で、プライベートプラクティスは患者にプライバシー慣行の通知を提供し、PHIがどのように使用および開示されるかを説明する必要があります。通知が最新であり、印刷物およびオンラインで患者に提供されていることを確認してください。
患者の同意を得る
治療、支払い、または医療業務以外の目的でPHIを使用または開示する場合は、HIPAA準拠の承認フォームを使用して患者から書面による同意を得ます。このフォームには、目的、開示される情報、および承認を取り消す患者の権利が明確に記載されている必要があります。
書類を安全に保管し、廃棄する
PHIを含むフォームやその他の書類の物理的なコピーを、安全な場所（ロックされたキャビネットや制限されたアクセスエリアなど）に保管します。これらの文書を廃棄する際は、シュレッダーやセキュアな廃棄サービスを使用して、PHIへの不正アクセスを防ぎます。
定期的なリスク評価を実施する
プラクティス内でPHIのプライバシーとセキュリティのリスクを定期的に評価します。書類処理プロセスの潜在的な脆弱性を特定し、それに対処するための保護策を実施します。
スタッフを訓練する
PHIを扱うすべてのスタッフメンバーに対して、定期的なトレーニングを提供し、HIPAAの要件、患者情報を保護する重要性、およびフォームや書類を管理するための適切な手順を理解させます。
HIPAA準拠のフォームにおけるKiteworksの違い
Kiteworksを使用することで、医療提供者はセキュアでHIPAA準拠のフォーム製品以上のものを手に入れることができます。対象事業者とそのビジネスアソシエイトは、メール、ファイル共有、モバイル、マネージドファイル転送、SFTP、およびウェブフォームを含む複数の第三者通信チャネル全体で可視性とセキュリティを統合することにより、患者、サプライヤー、およびパートナーとのPHIの交換をロックダウンします。世界中の組織が、以下のミッションクリティカルな機能のためにKiteworksを活用しています：
セキュアなチャネル
Kiteworksは、セキュアなファイル共有とセキュアなファイル転送ワークフローを強化し、組織がパートナー、患者、サプライヤー、その他の信頼できる第三者とPHIを安全に送受信する手段を提供します。強化された仮想アプライアンス、セキュアな展開オプション、およびその他のセキュリティ機能により、データの安全な送信が保証されます。
アクセス制御
Kiteworksは、詳細なアクセス制御を提供し、組織がユーザーの権限を効果的に管理し、機密情報を不正アクセスから保護することを可能にします。
最高水準の暗号化
Kiteworksは、最先端の暗号化を採用して、データの転送中および保存中のセキュリティを確保し、組織のデータに対して最高レベルのセキュリティを提供します。
エンタープライズアプリおよびセキュリティインフラとの統合
Kiteworksは、多数のエンタープライズアプリケーションおよびセキュリティソリューションとシームレスに統合され、ユーザーが日常的に使用するアプリケーションで機密コンテンツを共有できるようにします。これには、Microsoft Outlook、Microsoft Office 365、Google Drive、Salesforce、モバイルデバイスなどが含まれます。
すべてのファイル活動への可視性
プラットフォームは、すべてのファイル活動への包括的な可視性を提供し、組織がファイルのアクセス、共有、ダウンロードを監視および追跡し、潜在的なセキュリティ脅威を検出し、複数のデータプライバシー規制および基準に準拠していることを示すことを可能にします。これには、HIPAA、一般データ保護規則（GDPR）、国家標準技術研究所サイバーセキュリティフレームワーク（NIST CSF）などが含まれます。
HIPAA準拠のフォームを提供するKiteworksの詳細については、カスタムデモをスケジュールしてください。