ビジネスコミュニケーションにおけるメールコンプライアンスの概要

企業メールのコンプライアンス要件をお探しですか？違反が数千ドルのコストを引き起こす可能性がある中、コンプライアンス要件を理解することは長期的に役立ちます。

組織は、メールが個人のプライバシーとデータを保護するために政府や業界が定めた特定の規制や要件を満たしている場合、メールコンプライアンスを示します。

メールコンプライアンスとは何ですか？

メールコンプライアンスとは、企業がメール通信に関連する法律やガイドラインにどのように従っているかを指します。これは、送受信されるメールのセキュリティ、保護、プライバシーを確保するために、データ保護やスパム対策のさまざまな基準に従うことを含みます。メールコンプライアンスは、CAN-SPAM、GDPR、HIPAAなどの関連する規制によって定められた要件を企業が遵守していることを保証します。

メールのセキュリティとプライバシーのコンプライアンスとは？

メールは、企業にとって最も一般的な通信手段です。迅速で便利、そして基本的に無料です。メールは効率的であり、生産性を高め、理想的には企業の成長を促進します。しかし、これらの特性にもかかわらず、メールには重要な制限があります。まず、メールは安全ではありません。誰でも読むことができ、意図された受信者だけではありません。IT部門、法執行機関、ハッカー、さらにはタクシーの後部座席で電話を見つけた人でも、意図されていないメッセージを読むことができます。

GDPRやHIPAAのようなデータプライバシー規制は、個人識別情報（PII）や保護対象保健情報（PHI）を保護するために設計されており、適切な暗号化や他の保護措置がない限り、企業がメールで個人データを共有することを一般的に禁止しています。これには、アクセス制御、データ保持、監査可能なログ、報告機能などが含まれます。

これらの技術（およびこれらの技術を使用するためのプロセス）がない場合、コンプライアンスを遵守していない可能性が高いです。特にEU居住者のデータを扱い、共有する場合、これは特に問題です。GDPRの罰金は、ビジネスと評判にとって非常に高額になる可能性があります。最終的に、メールを使用する際のコンプライアンスは100%あなたの責任です。これらの要件を無視することは自己責任です。

メールコンプライアンスの課題

組織は、メールコンプライアンスに関して複数の課題に直面しています。最大の課題の一つは、従業員が毎日送受信する大量のメールです。多くのメールが交換される中で、組織が各メッセージや添付ファイルを追跡し、すべてが関連する規制を遵守していることを確認するのは困難です。

その結果、企業は従業員への適切な教育とトレーニングを確保するという課題にも直面しています。多くの従業員はメールコンプライアンスの要件を知らず、意図せずに組織をデータ漏洩にさらし、法的および財務的リスクを引き起こす可能性があります。さらに、メールコンプライアンスに関する規制や法律が絶えず進化しているため、組織とその従業員がコンプライアンスを確保するために最新情報を維持することが課題となっています。

リモートワークの増加と個人デバイスの使用は、メールコンプライアンスにさらなる複雑さを加え、組織がデータの流れを制御し、保護するのに苦労しています。

メールが引き起こす潜在的なコンプライアンス問題

メールは何十年にもわたって企業にとって素晴らしい通信ツールでしたが、コンプライアンスに関する深刻な問題を引き起こす可能性もあります。メールは機密情報やセンシティブな情報を簡単に伝えるために使用されることがありますが、送信者が適用される法律、規制、業界標準を遵守しない場合、問題を引き起こす可能性があります。たとえば、センシティブな内容を暗号化せずに使用することは、コンプライアンス法の違反と見なされる可能性があります。メールは他の問題も引き起こす可能性があり、不適切な内容やメッセージを送信したり、従業員をハラスメントするために使用したりすることがあります。これらすべての活動は、コンプライアンスに関連する問題や潜在的な制裁につながる可能性があります。したがって、企業は潜在的なコンプライアンス問題を認識し、メールが適切に使用されるように必要な措置を講じることが重要です。

メールコンプライアンス：動く標的

メールコンプライアンスは、法律、規制、メールのベストプラクティスが絶えず進化しているため、動く標的です。新しい技術が登場し、データのプライバシーとセキュリティに対する新たな脅威が特定されるにつれて、メールコンプライアンスは変化します。たとえば、欧州連合の一般データ保護規則（GDPR）や米国のカリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）のようなコンプライアンス規制は、メール通信に新しい要件を導入しました。これには、マーケティング目的でデータを収集および使用する前にユーザーの明示的な同意を得ることが含まれます。さらに、フィッシング攻撃、ランサムウェア、その他のサイバー犯罪の新たな脅威により、組織はメールセキュリティ対策とコンプライアンスポリシーを常に更新する必要があります。その結果、メール規制を遵守するためには、継続的な監視と変化する状況への適応が必要です。

あなたの会社でのメールセキュリティコンプライアンスの責任者は誰ですか？

メールセキュリティコンプライアンスは、CEOからITチーム、新しいイベントコーディネーターまで、会社の全員の責任です。企業の責任者は、メールセキュリティが適切に管理され、誤用や不正アクセスから保護するための適切な措置が講じられていることを確認する責任があります。

ITチームは、メールの送受信に使用されるサーバー、メール、その他のソフトウェアを維持および管理する責任があります。彼らは、アンチウイルス、アンチマルウェア、メールフィルター、その他のセキュリティ対策を定期的にインストールおよび更新する必要があります。また、ユーザーがメールを送受信する際に適切な予防策を講じるようにする必要があります。たとえば、二段階認証やその他の暗号化方法を使用することです。

法務部門は、メールの使用が地域の内部および外部の規制や法律を遵守していることを確認する責任があります。これには、メールが差別やハラスメントなどの不適切な目的で使用されないことや、機密情報を送信するために使用されないことを確認することが含まれます。

最後に、すべての従業員はメールセキュリティのリスクを認識し、メールを送受信する際に適切な予防策を講じる責任があります。信頼できるソースからのみメールを送受信し、疑わしいリンクや添付ファイルを含むメールを開かないようにする必要があります。従業員はまた、二段階認証やその他の暗号化方法を使用して、メールが安全に保たれるようにする必要があります。

メールコンプライアンス法と規制機関

さまざまなデータプライバシー規制は、通信の異なる側面に焦点を当てています：

• HIPAA/SOC 2/FedRAMP/PCI DSS: PIIやPHIを扱う業界で運営している場合、規制上の義務はプライベートデータを保護し、機密性を維持することに焦点を当てています。これには、メールプライバシー法を維持するためのさまざまなセキュリティコントロールと報告が含まれます。医療分野（HIPAA）、支払い処理（PCI DSS）、または連邦政府や政府契約での作業（FedRAMP）などの分野では、データセキュリティ要件が非常に厳格であるため、安全なサーバーへのリンクを介して送信しない限り、メールで情報を送信する価値は通常ありません。
• GDPR: 欧州連合の情報セキュリティフレームワークは非常に厳格であり、メールマーケティングやスパムに関する追加のルールを含んでいます。GDPRは、EU居住者をデータの所有者として指定し、企業がそのデータを所有するのではありません。その結果、企業はマーケティング活動を行う前にデータ所有者の同意を得る必要があり、その同意の記録を保持する必要があります。企業はまた、データ所有者の要求に応じて、EU居住者のデータをシステムから削除または提供する必要があります。最後に、企業は高いレベルのITセキュリティを維持し、すべての通信、監査ログ、報告に機密性の保護を適用する必要があります。
• CAN-SPAM: ポルノグラフィーとマーケティングの不正送信を制御する法律（CAN-SPAM）は、企業がメールマーケティングに参加するためのガイドラインを定めている点でGDPRに似ています。しかし、重要な違いがあります。GDPRの同意要件とは異なり、企業はメッセージを送信する前に同意を得る必要はありません。受信者はオプトアウトする必要があります。FTCによって課される罰金は、1通のメールにつき最大16,000ドルで、違反の数に制限はありません。さらに、消費者データの削除に関する同じレベルのセキュリティ要件は含まれていません。しかし、マーケティングメールを送信する企業は、受信者のプライベートデータを保護する必要があります。
• カナダのアンチスパム法（CASL）は、2014年に「メールマーケティングのベストプラクティスを強化し、スパムや関連問題と戦う」ために作成されました。この法律は、GDPRやCAN-SPAMと同様にスパムの乱用を規制していますが、マーケティングに対してはるかに具体的で厳しい要件を実施しています。個人は、たとえば、マーケティングメールを受け取ることに同意する必要があります。「同意」は暗黙的または明示的として区別され、マーケティング担当者は、明示的に同意が与えられていない購読者に対して、二重承認のリクエストを送信する必要があります。CASLの単一の違反は、企業にCA$1,000万の罰金を科す可能性があり、個人にもCA$100万の罰金を科す可能性があります。
• カリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）は、カリフォルニア州でビジネスを行う企業向けのマーケティングおよびプライバシー法です。GDPRと同様の特徴を多く含んでおり、個人情報の削除権や企業が持つ顧客情報を知る権利を含んでいます。GDPRとは異なり、CCPAにはオプトアウト条項が含まれており、オプトインではありません。罰則は、意図しない違反（1件あたり$2,500）および意図的な違反（1件あたり$7,500）に及びます。

メールコンプライアンスの基礎をマスターする

これらの規制が示すように、責任と説明責任にはいくつかの層があり、メールの使用方法によって異なります。一般的に、コンプライアンスの義務は、直接の連絡であれ、マーケティング目的であれ、いくつかの条件を含むことになります。次のことを行う必要があります：

• プライベート情報を保護する: PIIやPHIは、多くのデータプライバシー規制において保護されたデータです。したがって、データは保存中または転送中のいずれかで安全かつ機密である必要があります。PIIやPHIを含むすべてのメールメッセージは、暗号化されているか、受信者の認証を必要とする安全なリンクを含む必要があります。
• インタラクションを文書化し報告する: ほとんどの、またはすべてのデータプライバシー規制は、消費者のデータプライバシー義務を遵守していることを示すために、何らかの文書化と監査を要求します。再び、GDPRの場合、マーケティングの同意を得たことを示し、消費者情報の削除要求に応じたことを示す必要があります。
• データを適切に開示する: 顧客を保護する必要がありますが、その情報が他者にどのように開示されるかを管理する必要もあります。たとえば、公開プロバイダーを介してクリアテキストのメッセージやメールを送信し、データをプライベートに保つことは不可能です（暗号化が施されている場合でも）。そのため、一部のプラットフォームは、メールとともに別のメカニズムを含め、許可されていない開示を制御する手段を提供しています。
• 文書を保持する: HIPAAのような一部の規制は、特定の文書を一定期間保持することを要求します（個々の州や文書の種類によって決定されます）。患者と通信する場合、これらの通信を保持する必要があるかもしれません。つまり、サーバーがその能力を持っている必要があります。

この要件はHIPAAに特有のものではありません。異なる業界は、重要な文書の保持期間に異なる要件を持っています：

誰にメールを送信し、どのような内容が含まれているかによって、達成すべきコンプライアンスのレベルが決まります。コンプライアンスは、見てきたように、複雑になる可能性があり、包括的で安全なソリューションが必要です。

コンプライアンスのためのメールアーカイブ：なぜ重要か

メールアーカイブは、メールや電子通信を安全で簡単に回復可能な形式で保存するプロセスです。これは、組織が送受信するすべての受信、送信、内部メールのバックアップを作成し、将来の参照や法的コンプライアンスのために安全な場所に保存することを含みます。

アーカイブプロセスは、メールシステムを通じて流れるメールトラフィックをキャプチャし、検索可能なデータベースに保存することを含みます。アーカイブソリューションは、ハードウェアまたはソフトウェアベースであり、オンプレミスまたはクラウドで実装できます。

メールアーカイブは、いくつかの目的に役立ちます。組織が電子通信の保存を要求する規制を遵守するのを助けます。また、失われたまたは削除されたメールを回復し、データ損失を防ぎ、法的なケースでのeDiscovery要求をサポートします。さらに、メールアーカイブは、組織がメールサーバーに保存されているメールの量を管理し、メールボックスのパフォーマンスを向上させるのに役立ちます。

コンプライアンスのためのメールアーカイブは、次の理由で重要です：

1. 規制コンプライアンス: 多くの業界は、特定の種類の通信を保持し、アーカイブすることを要求する厳しい規制に従っています。これらの規制を遵守しないと、罰則、罰金、法的な結果を招く可能性があります。
2. 訴訟: 法的な紛争や調査の場合、メールは証拠として使用される可能性があります。メールをアーカイブすることで、すべての関連する通信が保存され、法的な目的で簡単にアクセスできるようになります。
3. ビジネスの継続性: メールをアーカイブすることで、重要な情報が中断や災害の場合に保存されます。中央集権的なアーカイブを持つことで、組織はメールを迅速に復元し、業務を再開できます。
4. 知識管理: アーカイブされたメールは、知識管理の目的で使用でき、組織がコミュニケーションを追跡し、トレンド、パターン、改善の機会を特定するのに役立ちます。

全体として、コンプライアンスのためのメールアーカイブは、コミュニケーションの整合性を維持し、法的および規制上のリスクから保護し、ビジネスの継続性を確保するために不可欠です。

Kiteworksでメールコンプライアンスを達成する

Kiteworksのプライベートコンテンツネットワークは、高度に規制された業界で運営する組織に、ほとんどのデータプライバシー要件を満たすセキュアメールソリューションを提供します。私たちは次のことに重点を置いています：

• セキュアメールリンク: Kiteworksプラットフォームは、AES-256暗号化を保存中に、TLS 1.2を転送中に使用し、FIPS 140-2で検証されたおよびFedRAMPで認可されたオプションを提供して、機密情報がプライベートに保たれるようにします。メールと添付ファイルを送信する代わりに、受信者はコンテンツへのセキュアリンクを受け取り、組織は認証されたユーザーのみがメッセージを読むことができ、コントロールが許可されていないパーティへの転送を防ぎます。
• 規制コンプライアンス: メールとその添付ファイルは暗号化されており、ドキュメントフォルダは詳細なポリシーコントロールで保護されているため、PCI DSS、GDPR、FedRAMP、SOC 2、CMMC、NIST 800-171、HIPAA、NIST CSF、ISO 27001などの規制義務を遵守するのを支援できます。
• 不変の監査ログ: 監査ログは、すべてのファイル活動を追跡し、セキュリティイベントやその他の要素（たとえば、マーケティングの同意を提供するユーザー）をカタログ化することを証明し、規制当局にコンプライアンスを示します。監査ログは、セキュリティインシデントが発生した場合に法執行機関を支援したり、eDiscovery活動のための法的保持を満たしたりします。私たちの不変のログは、常に完全な画像を提供することを保証します。
• CISOダッシュボード: CISOダッシュボードは、データが組織に入り、通過し、出ていく際に監視および追跡するのに役立ちます。誰が何を誰に、いつ、どこで送信したかを確認し、監査人や規制当局に示すことができます。ファイルレベルまでの可視性を持ち、ユーザー、タイムスタンプ、IPアドレスを含む詳細な情報にアクセスし、リアルタイムで異常を検出し、脅威に対応できます。
• プライベートクラウド: 私たちのクラウドサービスは、プライベート、ハイブリッド、またはFedRAMP専用のクラウド環境でホストされています。導入の柔軟性は、データと運用のセキュリティとコンプライアンスを最大化します。

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