セキュアなファイル共有ソフトウェアに必要な12の要件

セキュアなファイル共有はすべての組織にとって不可欠な要素となっており、適切なソフトウェアを選択することは、機密データのセキュリティ、ガバナンス、コンプライアンスを維持するために重要です。データ侵害やサイバー攻撃が増加する中、組織はファイル共有ソフトウェアが最高のセキュリティとコンプライアンス基準を満たしていることを確認する必要があります。

この記事では、優れたセキュアファイル共有ソリューションが備えるべき重要な機能と能力を探ります。セキュリティ、ガバナンス、コンプライアンスに焦点を当て、セキュアファイル共有ソフトウェアがどのようにして組織にとって必要不可欠であるかを説明します。

セキュアファイル共有ソフトウェア：その重要性

ファイル共有はコミュニケーションとコラボレーションに不可欠なものとなっています。リモートワークの増加に伴い、セキュアなファイル共有の必要性はさらに重要になっています。セキュアなファイル共有は、許可されたユーザー間でデジタルコンテンツを交換し、その機密性、整合性、可用性を確保することと広く定義されています。

セキュアなファイル共有の重要性は過小評価できません。まず、機密情報や機密性の高い情報への不正アクセスを防ぐのに役立ちます。顧客データ、知的財産、個人識別情報や保護対象保健情報（PII/PHI）の露出は、重大な財務損失、評判の損害、訴訟につながる可能性があります。第二に、セキュアなファイル共有は、組織がデータ保護規制や業界標準を遵守することを可能にします。これらの規制を遵守しないと、罰金や法的措置を受ける可能性があります。

第三に、セキュアなファイル共有は、チームが場所やデバイスに関係なくファイルにアクセスし、コラボレーションを可能にすることで生産性を向上させます。これにより、チームが情報を共有し、協力して作業することが容易になり、全体的な生産性が向上します。

セキュアファイル共有ソフトウェア：主要要件

より多くの機密データが従業員、クライアント、パートナー間で共有および転送されるようになるにつれて、データ侵害、サイバー攻撃、不正アクセスから保護するためにセキュアなファイル共有ソリューションを持つことが重要です。

優れたセキュアファイル共有ソリューションは、エンドツーエンドの暗号化、多要素認証、詳細なアクセス制御を提供し、許可されたユーザーのみが機密情報にアクセスできるようにする必要があります。また、バージョン管理、監査証跡、リモートワイプ機能などを提供し、組織がデータを完全に管理できるようにする必要があります。

優れたセキュアファイル共有ソリューションは、ユーザーフレンドリーで使いやすく、従業員がセキュリティを犠牲にすることなくシームレスにコラボレーションできるようにする必要があります。また、メール、クラウドストレージ、プロジェクト管理ソフトウェアなどの他の生産性ツールと統合する必要があります。組織内および第三者と安全かつコンプライアンスを守ってファイルを共有したいと考える組織は、セキュアファイル共有ソフトウェアを評価する際に、以下の12の重要な要件を考慮する必要があります。

1. セキュアファイル共有ソフトウェアの機能

セキュアファイル共有ソフトウェアには、ファイルを不正アクセス、盗難、悪用から保護するために設計されたいくつかのセキュリティ機能が備わっていることが多いです。これらの機能には、パスワード保護、暗号化、アクセス制御、監査証跡、多要素認証が含まれます。これらのセキュリティ機能を詳しく探り、企業が同僚や信頼できる第三者と機密データを共有する際にどのように役立つかを説明します。

2. エンドツーエンド暗号化

エンドツーエンド暗号化は、重要で非常に効果的なセキュリティ機能であり、メッセージングアプリケーション、クラウドストレージサービス、その他のセキュアなデータ転送を必要とするプラットフォームで広く使用されています。暗号化は、企業が保存および共有する機密情報を保護するために、コンテンツを解読できない文字や数字に変換し、したがって偽装することを可能にします。コンテンツは、文字と数字を元の形式に戻す暗号鍵によってのみ「解除」できます。暗号鍵は送信者と受信者のみがアクセスできるため、他の誰もコンテンツにアクセスすることはほぼ不可能です。

暗号化は、財務データ、保護対象保健情報（PHI）、知的財産などの機密情報を不正アクセスから保護するために不可欠です。エンドツーエンド暗号化は、ハッカー、サイバー犯罪者、その他の不正な個人によってデータが傍受または侵害されるのを防ぐ堅牢なセキュリティメカニズムを提供します。

エンドツーエンド暗号化は非常に効果的なセキュアファイル共有ソフトウェア機能ですが、フィッシングなどの他の種類のサイバー攻撃から保護するものではないことに注意が必要です。サイバー脅威からの完全な保護を確保するためには、ファイアウォール、アンチウイルスソフトウェア、侵入検知システムなどの追加のセキュリティ対策を含む多層的なセキュリティアプローチを採用することが重要です。

a. エンドツーエンド暗号化がセキュアファイル共有に不可欠な理由

エンドツーエンド暗号化は、送信者と意図された受信者のみがコンテンツにアクセスできることを保証するため、セキュアファイル共有にとって重要です。これは、財務情報、医療記録、知的財産などの機密データを扱う組織にとって特に重要です。

エンドツーエンド暗号化は、送信者のデバイスでデータを暗号化し、受信者のデバイスでのみ復号化することでデータのプライバシーを保護し、転送中に傍受される可能性がある場合でも読み取れないようにします。このセキュリティ対策により、ファイルが傍受または侵害された場合でも、攻撃者がその内容を読むことは不可能になります。

エンドツーエンド暗号化を使用することで、企業はデータが不正アクセスやデータ侵害から保護されていることを確信できます。

3. 多要素認証

多要素認証（MFA）は、システム、アプリケーション、デバイスにアクセスするためにユーザーに複数の認証形式を提供させるセキュリティメカニズムです。このセキュリティプロトコルは、サイバー脅威やデータ侵害が増加している今日のデジタル世界でますます重要になっています。これは、被害者が機密情報を含むシステムやアプリケーションへの資格情報を共有するように騙されるフィッシング攻撃が成功することが多いためです。ユーザーに複数の認証形式を提供させることで、MFAは不正アクセスを防ぐための追加のセキュリティ層を提供します。この文脈では、MFAは組織がサイバーセキュリティ戦略において優先すべき重要なセキュリティ対策です。

a. 二要素認証の説明

認証プロセスは通常、ユーザーが知っているもの、ユーザーが持っているもの、ユーザーが何であるかの3つの要素で構成されます。

最初の要素、ユーザーが知っているものは、通常、パスワード、PIN、またはセキュリティ質問です。第二の要素、ユーザーが持っているものは、通常、セキュリティトークン、スマートカード、またはワンタイムコードを生成するモバイルデバイスなどの物理的なオブジェクトです。第三の要素、ユーザーが何であるかは、通常、指紋、虹彩スキャン、または顔認識などの生体的特徴です。

認証するために、ユーザーは少なくとも2つの要素を提供する必要があります。たとえば、ユーザーはパスワードとモバイルデバイスからのワンタイムコードを入力するかもしれません。このプロセスは、不正アクセスを防ぐための追加のセキュリティ層を提供します。

b. 多要素認証がセキュアファイル共有に不可欠な理由

MFAは、機密情報への不正アクセスに対する追加の保護を提供するため、セキュアファイル共有にとって重要です。パスワードはサイバー攻撃に対する最初の防御手段であることが多いですが、総当たり攻撃、フィッシング、認証情報窃取攻撃、ソーシャルエンジニアリングなどのさまざまな手段で簡単に侵害される可能性があります。MFAは、生体認証、セキュリティトークン、ワンタイムパスコードなどの追加の要素を要求することで、これらのリスクを軽減します。

MFAは、許可されたユーザーのみが機密ファイルにアクセスしていることをより高い確信を持って提供します。ユーザーの身元を認証するために複数の要素を要求することで、MFAは認証プロセスにおける単一障害点のリスクを軽減します。さらに、MFAはデータ侵害のリスクを軽減し、サイバー攻撃が発生した場合のデータ漏洩の影響を制限します。

4. アクセス制御

アクセス制御は、セキュアファイル共有ソフトウェアの基本的な要件です。アクセス制御は、許可されたユーザーのみが機密ファイルにアクセスできるようにし、不正アクセスとそれに続くデータ侵害のリスクを軽減します。アクセス制御は、役割ベースのアクセス制御、ファイルレベルの権限、ユーザー認証など、さまざまな方法で実装できます。役割ベースのアクセス制御は、ユーザーに特定の役割を割り当て、彼らの職務に必要なファイルのみへのアクセスを許可します。ファイルレベルの権限は、ユーザーの役割や権限に基づいて特定のファイルやフォルダへのアクセスを制限します。権限は、表示のみ、アップロード、ダウンロード、編集、共有、その他の活動に応じて異なる場合があります。ユーザー認証は、ユーザーがファイルにアクセスするために有効な資格情報を提供する必要があります。アクセス制御を実装することで、セキュアファイル共有ソフトウェアは機密データを不正アクセスや悪用から保護できます。

a. アクセス制御の種類

アクセス制御は、セキュアファイル共有ソフトウェアにとって重要な要件です。許可されたユーザーのみが機密ファイルにアクセスできるようにするために、さまざまな種類のアクセス制御を実装できます。

役割ベースのアクセス制御（RBAC）は、ユーザーの職務に基づいて特定の役割を割り当てる広く使用されているアクセス制御方法です。ユーザーは職務に必要なファイルにのみアクセスを許可され、不正アクセスのリスクを軽減します。RBACは、ユーザーを役割に基づいてグループ化することでアクセス制御の管理を簡素化します。

ファイルレベルの権限は、ユーザーの役割や権限に基づいて特定のファイルやフォルダへのアクセスを制限する別のタイプのアクセス制御です。ファイルレベルの権限は、ユーザーの地位やアクセスレベルに応じて、読み取り専用、読み取りと書き込み、またはアクセスなしに設定できます。

ユーザー認証は、ユーザーがファイルにアクセスするために有効な資格情報を提供する必要がある、二要素または多要素認証のような別のタイプのアクセス制御です。ユーザー認証は、許可されたユーザーのみが機密ファイルにアクセスできることを保証します。

b. アクセス制御がセキュアファイル共有ソフトウェアを強化する方法

アクセス制御は、許可されたユーザーのみが機密ファイルにアクセスできるようにすることで、セキュアファイル共有とセキュアファイル共有ソフトウェアを強化するために不可欠です。アクセス制御は、ユーザーが職務に必要なファイルにのみアクセスできるようにし、不正アクセスのリスクを軽減します。ファイルレベルの権限は、ユーザーの役割や権限に基づいて特定のファイルやフォルダへのアクセスを制限します。ユーザー認証は、ユーザーがファイルにアクセスするために有効な資格情報を提供する必要があります。アクセス制御を実装することで、ファイル共有ソフトウェアは機密データを不正アクセスや悪用から保護し、最終的にファイル共有の全体的なセキュリティを強化します。

5. 活動監視と監査

活動監視と監査は、ユーザーの活動を追跡し、疑わしい行動を迅速に検出して対処することで、セキュアファイル共有とセキュアファイル共有ソフトウェアを強化します。活動監視と監査は、ユーザーの活動を追跡し、通常は監査ログの形式で、すべてのファイル共有イベントの記録を維持することを含みます。これにより、企業は疑わしい活動、不正アクセス、またはデータ侵害を検出して調査することができます。活動監視と監査は、ユーザーの行動、つまり誰が誰に何をいつ送ったかを可視化し、データ侵害を防ぐのに役立つため、セキュアファイル共有に必要です。さらに、完全な監査証跡を維持することで、組織は一般データ保護規則（GDPR）や医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）などの業界および地域のデータプライバシー規制と標準に準拠することができます。

6. データ損失防止（DLP）

データ損失防止（DLP）は、セキュアファイル共有ソフトウェアにとって重要です。DLP技術は、セキュリティポリシーに違反するファイル転送を監視およびブロックすることで、機密コンテンツの損失や盗難を防ぐのに役立ちます。この技術は、機密データが転送されていることを示すパターンやコンテンツを検出することで、機密ファイルの不正な転送を特定して防ぐことができます。DLP技術はまた、誤った受信者にメールを送信するなどの人為的なエラーによる偶発的なデータ漏洩を検出して防ぐことができます。ファイル共有ソフトウェアにDLPを実装することで、データ侵害を防ぎ、データ損失のリスクを軽減し、機密データが許可されたユーザーのみがアクセスできるようにすることができます。結論として、DLPは、機密データを不正アクセス、盗難、または悪用から保護するためのセキュアファイル共有ソフトウェアの重要なコンポーネントです。

a. DLPがデータ侵害と漏洩を防ぐ方法

DLP技術は、クレジットカード番号、社会保障番号、またはその他の個人識別情報など、転送中の機密データを特定するためにコンテンツ分析とパターン認識を使用します。DLP技術は、機密データの不正な転送をブロックするか、ポリシー違反の可能性を管理者に警告することで防ぐことができます。データが不安全な場所に送信または保存されるのを防ぐポリシーを強制することで、DLP技術は組織が機密データが許可されたユーザーのみがアクセスできることを保証するのに役立ちます。

7. コンテンツガバナンス

コンテンツガバナンスは、セキュアファイル共有とセキュアファイル共有ソフトウェアの重要な側面です。コンテンツガバナンスには、組織の機密コンテンツのアクセス、使用、保存、共有を管理するポリシー、手順、プロトコルが含まれます。コンテンツガバナンスは、組織がデータを管理し、データプライバシー規制と標準に準拠するためのツールを提供します。

8. ユーザー管理

ユーザー管理もまた、セキュアファイル共有とセキュアファイル共有ソフトウェアにとって重要な要件です。ユーザー管理には、ユーザーアカウント、役割、権限の作成、管理、維持が含まれます。これにより、組織は誰が機密コンテンツにアクセスできるか、またそのコンテンツに対してどのような操作を行うことができるかを制御できます。

たとえば、ユーザー管理は、管理者がユーザーの役割や権限に基づいて特定のファイルやフォルダへのアクセスを許可または取り消すことを可能にします。また、管理者がユーザーの活動を監視し、疑わしい行動やポリシー違反を検出することも可能にします。

a. ユーザー管理が組織のデータアクセス制御を維持するのに役立つ方法

効果的なユーザー管理は、コンテンツのセキュリティ、ガバナンス、真正性を維持するために不可欠です。したがって、セキュアファイル共有ソフトウェアの重要なコンポーネントです。機密コンテンツへのアクセスを制御し、ユーザーの活動を監視することで、ユーザー管理は不正アクセス、データ侵害、インサイダー脅威を防ぐのに役立ちます。さらに、ファイル共有活動の完全な監査証跡を提供することで、規制や業界標準に準拠することを可能にします。

9. ドキュメント管理

ドキュメント管理は、効率的なコラボレーションを可能にするセキュアファイル共有ソフトウェアにとって重要です。ドキュメント管理には、中央システム内でのドキュメントの作成、整理、管理が含まれます。これにより、すべてのドキュメントの単一の真実の情報源が提供され、バージョン管理の問題のリスクが軽減され、誰もが最新の情報にアクセスできるようになります。

ドキュメント管理は、中央システム内でドキュメントを共有し、コラボレーションすることを可能にすることで、セキュアなコラボレーションを実現します。バージョン管理とアクセス制御を提供し、管理者が特定の記録にアクセスできる人とそのドキュメントに対してどのような操作を行うことができるかを制御することを可能にします。これにより、機密データが許可されたユーザーのみがアクセスできるようになり、すべてのファイル共有活動が監査され追跡されます。

効果的なドキュメント管理は、コミュニケーションを効率化し、生産性を向上させ、エラーを減少させることで効率的なコラボレーションを促進します。ドキュメントを共有し、コラボレーションするためのセキュアなプラットフォームを提供し、誰もが最新の情報にアクセスできるようにし、ドキュメント内の機密コンテンツが不正アクセスや悪用から保護されることを保証します。

10. バージョン管理

バージョン管理は、セキュアファイル共有ソフトウェアのもう一つの重要な機能です。バージョン管理は、ユーザーがファイルに対して行われた変更を時間を追って追跡し、データの整合性と正確性を確保することを可能にします。バージョン管理は、ユーザーが異なるファイルバージョンを作成、管理、比較することを可能にし、重要な情報を失うことなくプロジェクトでコラボレーションすることを容易にします。

バージョン管理は、偶発的な変更、情報の損失、または努力の重複を防ぐことでデータの整合性を確保します。これにより、ユーザーが最新の情報にアクセスできるようになり、同じドキュメントの複数のバージョンによる混乱やエラーを回避するのに役立ちます。さらに、バージョン管理は、管理者が変更を追跡し、ファイルに特定の変更を加えた人物を特定することを可能にし、問題やエラーを特定し、規制や業界標準に準拠するのを容易にします。

11. 役割ベースの権限

役割ベースの権限は、アクセス制御のサブセットであり、セキュアファイル共有ソフトウェアにとって重要な要件です。これにより、組織はアクセス制御を強制し、ユーザーの役割と責任に基づいて特定のファイルやフォルダへのアクセスを制限することができます。

役割ベースの権限は、管理者がユーザーに特定の役割を割り当て、そのアクセスレベルを定義することを可能にし、職務に必要なデータにのみアクセスできるようにします。これにより、組織はアクセス制御を強制し、データ侵害や機密情報への不正アクセスのリスクを軽減するのに役立ちます。

役割ベースの権限はまた、管理者がユーザーの活動を監査し、ファイルのアクセスと使用を追跡し、疑わしいまたは不正な活動を特定するためのレポートを生成することを可能にします。これにより、組織は規制や業界標準に準拠し、機密データが不正アクセスや悪用から保護されていることを保証します。

12. 規制コンプライアンス

業界規制へのコンプライアンスは、機密コンテンツを扱う組織にとって重要です。したがって、セキュアファイル共有ソフトウェアは、コンテンツが法的および業界固有の要件に従って保護、保存、共有されることを保証するための堅牢なコンプライアンス機能を備えている必要があります。

a. HIPAAコンプライアンス

医療機関とそれをサポートする企業は、医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）へのコンプライアンスを示す必要があります。HIPAAには、保護対象保健情報（PHI）および電子PHI（ePHI）のセキュリティと機密性を義務付ける一連の規制が含まれています。

HIPAAコンプライアンスは、医療機関が患者データを不正アクセス、開示、または悪用から保護するために適切な管理、物理的、および技術的な保護策を実施することを保証します。これには、セキュアなデータストレージ、転送、アクセス制御、およびデータの機密性と整合性を維持するためのポリシーと手順を提供することが含まれます。

HIPAAコンプライアンスは、医療機関が規制の罰則、データ侵害、サイバー攻撃を回避するために不可欠です。HIPAAコンプライアンス機能を備えたセキュアファイル共有ソフトウェアを実装することで、医療機関とそのビジネスパートナーはHIPAAに準拠していることを保証できます。

b. GDPRコンプライアンス

欧州連合の一般データ保護規則（GDPR）へのコンプライアンスは、特にEU市民および居住者の個人データを扱う組織にとって、セキュアファイル共有とセキュアファイル共有ソフトウェアの重要な要件です。GDPRコンプライアンスには、個人データの保護を義務付ける一連の規制が含まれており、その機密性、整合性、可用性を保証します。

GDPRコンプライアンスは、EU市民および居住者の個人識別情報（PII）を処理、保存、または共有する組織が、個人データを不正アクセス、開示、または悪用から保護するために適切な技術的および組織的な対策を実施することを要求します。これには、適切なアクセス制御、暗号化、およびデータ損失防止対策の実施が含まれます。

GDPRコンプライアンスは、データ侵害や個人データへの不正アクセスによる規制の罰則や評判の損害を回避するために組織にとって不可欠です。GDPRコンプライアンス機能を備えたセキュアファイル共有ソフトウェアを実装することで、組織はGDPRの要件を満たし、個人データを保護することができます。

c. SOC 2コンプライアンス

サービス組織制御2（SOC 2）は、米国公認会計士協会（AICPA）によって開発された一連の基準であり、組織がデータのセキュリティ、可用性、機密性を確保する能力を評価します。SOC 2コンプライアンスは、組織がシステムとデータを保護するために適切な制御と手順を実施することを要求します。

SOC 2コンプライアンスは、機密または機密情報を扱うサービスを他の組織や個人に提供する組織にとって重要です。SOC 2コンプライアンスを示すことで、SOC 2レポートを提供することで、組織は顧客や利害関係者に対してデータが不正アクセス、開示、または悪用から保護されていることを保証できます。

SOC 2コンプライアンスには、組織の制御と手順がSOC 2基準の要件を満たしていることを確認するための独立した第三者監査が含まれます。監査は、セキュリティ、可用性、処理の整合性、機密性、プライバシーなどのさまざまな領域をカバーします。SOC 2コンプライアンスを達成するのに役立つセキュアファイル共有ソフトウェアは、組織がデータセキュリティとコンテンツ保護に対する高いコミットメントを示すことを可能にします。

d. ISO 27001コンプライアンス

ISO 27001は、情報セキュリティ管理システム（ISMS）の要件を定めた国際規格です。ISO 27001コンプライアンスは、組織が標準の要件に従ってISMSを実施および維持している場合に達成されます。

ISO 27001コンプライアンスは、組織が情報セキュリティへのコミットメントを示すために不可欠です。この標準は、個人識別情報（PII）、財務情報、知的財産を含む機密性の高い情報を管理および保護するためのフレームワークを提供します。ISO 27001の要件に従ってISMSを実施することで、組織は機密コンテンツが不正アクセス、開示、悪用から保護されていることを保証できます。

ISO 27001コンプライアンスには、情報セキュリティリスクを管理するための体系的なアプローチが含まれます。組織は、情報資産を保護するために適切な制御と手順を実施し、ISMSを継続的に監視および改善する必要があります。ISO 27001コンプライアンスを達成するのに役立つセキュアファイル共有ソフトウェアを使用することで、組織は顧客や利害関係者に対して情報セキュリティを真剣に受け止め、個人識別情報と保護対象保健情報を保護することにコミットしていることを示すことができます。

セキュアファイル共有ソフトウェアの選択：Kiteworksが最適な選択肢

世界中の高度に規制された業界の組織は、セキュアファイル共有ソフトウェアのニーズにKiteworksを選択しています。Kiteworksのプライベートコンテンツネットワークは、企業や政府機関に、PII、PHI、知的財産（IP）を安全かつスケーラブルに共有し、このコンテンツにアクセスできる人とその使用方法を完全に管理するためのプラットフォームを提供します。Kiteworksは、セキュアファイル共有、セキュアメール、セキュアマネージドファイル転送（MFT）、セキュアファイル転送プロトコル（SFTP）、セキュアウェブフォーム、セキュアAPIを提供し、信頼できる第三者と共有する機密コンテンツを保護します。さらに、Kiteworksは、GDPR、HIPAA、サイバーセキュリティ成熟度モデル認証（CMMC）、情報セキュリティ登録評価者プログラム（IRAP）、国際武器取引規則（ITAR）などの規制基準に準拠しており、組織が機密コンテンツが安全であることを信頼できるようにします。

Kiteworksはまた、完全に暗号化されたメール保護ゲートウェイ（EPG）、強化された仮想アプライアンス、高度な脅威防止（ATP）、データ損失防止（DLP）、セキュリティ情報イベント管理（SIEM）ソリューションとのセキュリティ統合、および展開の柔軟性を備えた包括的な統合セキュリティプラットフォームを特徴としています。これには、FedRAMP仮想プライベートクラウドが含まれます。

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