FERPAコンプライアンスのためのマネージドファイル転送
効率的でコスト効果が高く、競争力のある存在になるための終わりなき旅の中で、大学や高等教育機関は、学生記録を処理、保存、共有、転送する技術ソリューションをますます採用しています。これらの高等教育機関は、そのため、膨大な量の学生データを生成し管理しています。これらの記録には、成績や成績証明書だけでなく、個人識別情報や保護対象保健情報（PII/PHI）として分類される機密情報も含まれています。
このようなデータを信頼できる第三者と共有することは、高等教育機関にとって日常的なことであり、これらの記録の保護と安全な転送を義務付ける家族教育権とプライバシー法（FERPA）を厳守することが不可欠です。
この投稿では、FERPAの文脈で信頼できる第三者と交換する際の学生記録の保護に関する独自の要件を探り、学生記録を保護し、学生のプライバシーを守り、FERPAの要件を遵守するためのマネージドファイル転送（MFT）技術のベストプラクティスを探ります。
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学生記録の理解
学生記録は、本質的に学生の学業期間中の旅を包括的に記録したものです。これらの記録には、名前、住所、社会保障番号などの基本的な個人情報だけでなく、学歴、出席記録、懲戒記録、奨学金の詳細、健康記録などが含まれています。この情報の宝庫は、これらの記録を処理、保存、共有、転送するシステムにハッキングするサイバー犯罪者によって頻繁に狙われます。ハッカーはデータを身代金として要求したり、ダークウェブで販売したりして、身元盗用に利用されることがあります。
これらの記録を安全に転送することは、高等教育機関にとって日常的な活動です。以下は、信頼できる第三者に学生記録を転送する際のいくつかのユースケースです：
- 教育認定機関: 高等教育機関は、学生の成功率、卒業率、学業進捗などを確認するために、これらの認定機関と学生記録を共有することがよくあります。
- 他の機関: 学生が他の大学やカレッジに転校する際、元の機関は学生の学業記録を新しい機関に送ります。これにより、新しい機関は学生がどのレベルに配置されるべきか、どの学業単位を移行できるかを評価するのに役立ちます。
- 研究パートナー: 大学やカレッジは、他の機関や民間企業と協力して学術研究に参加することがよくあります。このような場合、研究と分析の目的で匿名化された学生データが共有されることがあります。
- 奨学金委員会: 学生が奨学金に応募する場合、大学は学生の学業記録を奨学金委員会と共有することがあります。これにより、委員会は学生の適格性と奨学金の適合性についての判断を下すことができます。
- 学生ローン提供者: 一部の機関は、学生ローン提供者や学生支援を扱う政府機関と学生記録を共有することがあります。これは、学生のステータスを確認し、財政支援の適格性を確認するためです。すべての個人情報は、プライバシー法および規制に基づく規制コンプライアンスで取り扱われます。
各ケースは、特に関与するデータの機密性のために、これらの記録のセキュリティとプライバシーを確保することの重要性を強調しています。
FERPAと学生記録保護の必要性
家族教育権とプライバシー法（FERPA）は、米国の連邦法であり、学生に教育記録に関する特定の権利を提供します。この法律の核心は、学生の教育記録のプライバシーを保護することを目的としています。
FERPAは、これらの記録に誰がアクセスできるか、どのような条件でアクセスできるかについてのガイドラインを提供します。たとえば、明示的な同意なしに、教育機関は学生記録を開示することはできません。このルールの唯一の例外は、正当な教育的利益を持つ者や他のFERPAの例外に情報が共有される場合です。つまり、ファイルを転送する際にFERPAコンプライアンスを確保することは選択ではなく、法的要件です。
FERPAの不遵守によるコスト
FERPAの不遵守は、教育機関に深刻な結果をもたらす可能性があります。財政的な罰則は厳しく、連邦資金の喪失を含む可能性があります。さらに、違反者を待ち受ける法的な結果には、学生や親からの訴訟が含まれ、高額な和解に至る可能性があります。最後に、FERPA違反が発覚した機関は評判の損失を被ります。信頼の喪失は、入学者数の減少を引き起こし、さらなる財政的損害をもたらす可能性があります。
FERPAコンプライアンスのためのマネージドファイル転送
マネージドファイル転送（MFT）ソリューションは、ネットワークを介してデータを安全に転送するために使用されるソフトウェアの一種を指します。MFTは、標準的なFTPよりも高いレベルの制御とセキュリティを提供し、機密性の高い学生記録の安全な転送を確保するための有効な選択肢となります。
MFTソリューションは、安全なデータ転送を確保するための堅牢なフレームワークを提供しますが、高等教育機関は、FERPAコンプライアンスの文脈でこれらのソリューションの可能性を最大限に引き出すために、特定のベストプラクティスに従う必要があります。以下でこれらのプラクティスのいくつかを説明します。
FERPAコンプライアンスのためのMFT使用のベストプラクティス
学生記録の安全な転送を確保するためにマネージドファイル転送システムを導入することは、単なるソフトウェアのインストールにとどまりません。高等教育機関は、MFTソリューションの可能性を最大限に活用し、最適なFERPAコンプライアンスを確保するために、ベストプラクティスを採用する必要があります。以下はそのベストプラクティスの一部です：
1. 暗号化を優先する: 安全なデータ転送を確保するための重要な要素の一つは暗号化です。MFTソリューションを使用する際は、ソフトウェアが堅牢なエンドツーエンド暗号化を提供し、データを転送中および保存中に保護することを確認してください。これにより、ファイル送信中の不正アクセスが防止され、学生記録に対する究極の保護が提供されます。
暗号化のベストプラクティスについてさらに読む。
2. 安全なプロトコルを使用する: 学生記録を転送する際には、SFTP、FTPS、HTTPSなどの安全なプロトコルを使用するべきです。これらのプロトコルは、標準的なFTPと比較して優れたセキュリティ機能を提供し、FERPA規制により適合します。これらのプロトコルは、暗号化、認証、整合性チェックを提供し、安全なデータ転送を支援します。安全な送信とアクセス制御により、学生記録への不正アクセスが大幅に減少します。
3. ロールベースのアクセス制御（RBAC）を実装する: RBACは、特定のデータにアクセスし操作できる人を定義することを可能にします。これにより、不正なデータ使用や侵害のリスクが最小化され、FERPAコンプライアンスが強化されます。RBACは、個人ではなく役割に基づいて権限を割り当て、許可された職員のみがデータにアクセスできるようにします。
4. ファイル転送を自動化する: 手動のファイル転送は、人為的なエラーのリスクを増大させ、潜在的なデータ侵害を引き起こします。MFTソリューションには、自動ファイル転送機能が備わっていることが多く、このリスクを軽減します。自動ファイル転送には、従業員の効率と生産性を向上させるという追加の利点があります。従業員はファイル転送をスケジュールし、他のプロジェクトに移行することができます。
5. MFTデータ転送を定期的に監査および監視する: 定期的な監査とリアルタイムの監視は、機関が潜在的なデータ侵害やコンプライアンス問題を早期に発見するのに役立ちます。ほとんどのMFTソリューションは、監査と報告ツールを提供し、このプロセスを容易にします。多くのマネージドファイル転送ソリューションに見られる監査と報告機能は、データアクセスの容易な監視を促進し、潜在的なFERPA違反の迅速な特定をサポートします。
Kiteworksは高等教育機関が安全なマネージドファイル転送で学生のプライバシーを保護するのを支援します
学生記録を安全に転送することは、すべての高等教育機関にとって重要な責任です。これらの記録の機密性のため、その保護は非常に重要です。この目的のために、FERPAは学生データが最大限のプライバシーとセキュリティで取り扱われることを保証する法的構造を提供します。
マネージドファイル転送ソリューションは、FERPAコンプライアンスを達成するための効果的な方法を提供します。上記のベストプラクティスを採用することで、機関はファイル転送中の最大限のセキュリティを確保するためにMFTシステムを最適化し、貴重で機密性の高いデータを保護することができます。しかし、これらのプラクティスは一度の実施ではなく、高等教育におけるデータセキュリティの最高レベルを維持するための継続的な努力です。
Kiteworksのプライベートコンテンツネットワークは、FIPS 140-2レベルで検証された安全なファイル共有およびファイル転送プラットフォームであり、メール、ファイル共有、ウェブフォーム、SFTP、およびマネージドファイル転送を統合し、組織がファイルの入出を管理、保護、追跡します。
Kiteworksの安全なマネージドファイル転送は、堅牢な自動化、信頼性のあるスケーラブルな運用管理、シンプルでコード不要のフォームとビジュアル編集を提供します。セキュリティ、可視性、コンプライアンスに重点を置いて設計されており、Kiteworksはすべてのログ、ガバナンス、およびセキュリティ要件を集中管理し、強化された仮想アプライアンスが悪意のある内部者や持続的標的型攻撃からデータとメタデータを保護します。その結果、企業は関連する規制を遵守しながらファイルを安全に転送することができます。
Kiteworksの安全なマネージドファイル転送は、さまざまなプロトコルを介してさまざまな種類のデータソースと宛先間でファイルを転送するための柔軟なフローをサポートします。さらに、このソリューションは、オペレーションウェブコンソール、ドラッグアンドドロップフロー作成、宣言的カスタムオペレーター、スケジュール、イベント、ファイル検出、または手動での実行機能を含む一連の作成および管理機能を提供します。
最後に、Kiteworksの安全なマネージドファイル転送クライアントは、Kiteworksフォルダー、SFTPサーバー、FTPS、CIFSファイル共有、OneDrive for Business、SharePoint Online、Box、Dropboxなどの一般的に使用されるリポジトリへのアクセスを提供します。
総じて、Kiteworksの安全なマネージドファイル転送は、最先端の暗号化、組み込みの監査トレイル、コンプライアンス報告、およびロールベースのポリシーを利用して、IP、PII、PHI、およびその他の機密コンテンツに対する完全な可視性、コンプライアンス、および制御を提供します。
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