À quoi servent les salles de données virtuelles?

Avec la mondialisation des entreprises et l’augmentation de la surveillance des données, il y a eu un besoin croissant de remplacer les salles de données physiques pour renforcer la sécurité et permettre une gestion efficace des données. Les salles de données virtuelles constituent une alternative attrayante aux salles de données traditionnelles, car elles sont largement accessibles, immédiatement disponibles, et offrent une bien meilleure sécurité aux données.

Qu’est-ce qu’une salle de données virtuelle?

Une salle de données virtuelle (VDR), ou simplement une salle de données, est un espace virtuel sécurisé utilisé comme référentiel des documents d’une entreprise. Les salles de données virtuelles permettent le partage sécurisé d’informations et de documents entre une entreprise et ses clients, ses sous-traitants et ses investisseurs dans un environnement contrôlé. Les salles de données virtuelles offrent des fonctionnalités telles que les restrictions d’accès aux documents, le chiffrement, les filigranes sur les documents, et les documents à auto-destruction.

À quoi ressemble une bonne salle de données virtuelle ?

Quels éléments devez-vous prendre en compte lors de la recherche d’une salle de données virtuelle ? Eh bien, une salle de données virtuelle doit vous permettre de stocker des documents commerciaux sensibles de manière sécurisée et conforme. Les documents doivent être accessibles de n’importe où par des personnes ou des groupes autorisés. Une salle de données virtuelle agit comme un levier dans les transactions commerciales qui nécessitent un stockage, une gestion et un partage sécurisés de documents.

Les salles de données virtuelles sont utiles aux entreprises qui cherchent à effectuer une diligence raisonnable ainsi qu’à gérer des actifs critiques tout au long de leur cycle de vie. Les entreprises souhaitant s’engager dans différents types de collaborations, telles que des fusions et acquisitions, des brevets, des licences ou d’autres investissements en coentreprise, peuvent utiliser des salles de données virtuelles pour améliorer le partage sécurisé de fichiers et de documents et garantir la protection des données. En conséquence, les salles de données virtuelles doivent être intégrées dans la stratégie de gestion des risques cybernétiques d’une organisation.

Caractéristiques importantes d’une salle de données virtuelle

Les salles de données virtuelles sont principalement conçues avec différentes fonctionnalités et capacités, car elles ciblent différentes industries. Avant de choisir un fournisseur spécifique de salle de données virtuelle, une entreprise doit évaluer ses besoins. Quoi qu’il en soit, une bonne VDR devrait contenir certaines fonctionnalités de gestion documentaire. Celles-ci comprennent:

Sécurité des documents

Étant donné que les entreprises utilisent des salles de données virtuelles pour stocker des informations sensibles, il est logique qu’elles contiennent de bonnes fonctionnalités de sécurité, telles que:

• Des restrictions d’accès aux documents qui contrôlent qui peut accéder à un document, quand ils le peuvent, ce qu’ils peuvent en faire (par exemple, gérer, collaborer, examiner, télécharger, etc.)
• Le chiffrement TLS pour protéger les informations pendant la transmission à l’intérieur de la salle de données virtuelle et à l’extérieur de celle-ci 
• La sauvegarde du contenu sensible
• L’authentification multi-facteur pour empêcher l’accès non autorisé
• L’accès depuis des appareils mobiles
• L’intégration de protocoles de sécurité, y compris la numérisation des virus, la protection contre les menaces avancées et la prévention de la perte de données
• L’utilisation de filigranes sur les documents
• L’utilisation de documents à autodestruction, l’expiration de l’accès, etc.

Suivi des documents

Une bonne salle de données virtuelle permet un suivi fluide de plusieurs aspects de l’accès aux documents, tels que:

• Qui a consulté un document
• Quand cet accès a eu lieu
• À qui le document a été envoyé ou partagé, et à qui il peut être envoyé ou partagé
• L’individu à qui le document a été envoyé ou partagé l’a-t-il ouvert et quand
• Combien de temps quelqu’un a passé à examiner un document
• Quels documents sont les plus consultés
• Notifications lorsque les utilisateurs apportent des mises à jour, quelles mises à jour sont effectuées, et quand de nouveaux documents sont téléchargés

En plus de ce qui précède, le suivi des documents dans une salle de données virtuelle englobe une fonctionnalité d’auto-audit pouvant être générée dans des rapports de conformité.

Utilisabilité

Une bonne salle de données virtuelle facilite son utilisation grâce à des fonctionnalités telles que:

• Intégration avec Microsoft Office (par exemple, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive) et les outils de collaboration et de productivité Google
• Fonction de recherche avancée
• Téléchargement en masse de fichiers
• Fonction de glisser-déposer
• Section d’aide pour une utilisation facile pour chaque utilisateur
• Accès multilingue
• Authentification multi-facteur et accès avec une seule authentification (SSO) pour que les utilisateurs aient un accès sécurisé et facile

Gestion des utilisateurs

Une bonne salle de données virtuelle englobe des options de gestion des utilisateurs faciles, notamment:

• Plusieurs niveaux d’autorisations d’utilisateur pour une gestion aisée de ceux qui peuvent consulter, modifier, partager et télécharger un document en attribuant les autorisations nécessaires
• Invitation et gestion d’utilisateurs individuels ou en masse
• Configuration de groupes de sorte qu’un administrateur puisse gérer facilement plusieurs utilisateurs en les divisant en groupes avec différents niveaux d’accès et de fonctions dans la salle de données 
• Consultation restreinte pour que les utilisateurs n’aient accès qu’aux documents auxquels ils ont accès

Autres fonctionnalités des salles de données virtuelles

D’autres fonctionnalités des salles de données virtuelles comprennent l’intégration avec des solutions tierces (par exemple, Slack, Microsoft Teams, etc.), la priorisation des tâches, des FAQ, des interfaces intuitives et des discussions en direct.

Salles de données virtuelles vs Stockage Cloud Traditionnel

De nos jours, les entreprises disposent de plus d’options en matière de stockage de données. Les deux options les plus couramment utilisées sont le stockage cloud traditionnel et les salles de données virtuelles. Ces deux solutions se différencient de la manière suivante:

Efficacité des salles de données virtuelles

Les salles de données virtuelles sont plus efficaces que le stockage cloud traditionnel. Avec une salle de données virtuelle, plusieurs utilisateurs accèdent simultanément à la plateforme, et les tâches peuvent être planifiées sur la même plateforme. Avec le stockage cloud traditionnel, l’administration des utilisateurs est plus chronophage et la gestion des accès est plus complexe.

Communications avec les salles de données virtuelles

Avec les salles de données virtuelles, la communication entre les parties est confidentielle et sécurisée. Cela s’explique par le fait que les données sont chiffrées lors de leur transfert entre les utilisateurs. C’est peut-être le plus grand avantage des salles de données virtuelles. Avec le stockage cloud traditionnel, cela n’est pas possible. Les salles de données virtuelles permettent des communications privées qui contrôlent l’accès au contenu privé.

Surveillance à l’aide de salles de données virtuelles

Dans une salle de données virtuelle, il est très facile et efficace de surveiller les fichiers et les utilisateurs. Vous pouvez facilement suivre les modifications apportées aux documents, par qui, et combien de temps ils ont passé sur un document. Dans le stockage cloud traditionnel, la surveillance n’est pas possible. Les documents ne peuvent pas être suivis comme dans une salle de données virtuelle.

Sécurité avec les salles de données virtuelles

Les solutions de stockage cloud traditionnel offrent un certain niveau de sécurité. Cependant, leurs contrôles de sécurité sont insuffisants par rapport au niveau de sécurité offert par les salles de données virtuelles où les données sont chiffrées avec les dernières normes de chiffrement. Les salles de données virtuelles contrôlent l’accès au contenu sensible. Elles permettent également aux utilisateurs de restreindre la copie, le téléchargement et l’impression de documents, ajoutant ainsi un niveau de sécurité.

Génération de rapports avec les salles de données virtuelles

Les salles de données virtuelles disposent de différents outils de génération de rapports utiles lorsque qu’une organisation souhaite obtenir des informations. Ces informations peuvent être utilisées pour renforcer la position d’une entreprise lors de négociations et de la conclusion de transactions, ainsi que pour démontrer la conformité réglementaire. En revanche, le stockage cloud traditionnel n’offre pas de telles fonctionnalités. 

Cas d’utilisation des Salles de Données Virtuelles

Dans le cadre des avancées technologiques, les organisations ont évolué en termes de stockage, d’utilisation et de partage des données. Avec l’augmentation des données sensibles envoyées et partagées lors de certaines transactions commerciales, le risque de violations de la sécurité pouvant entraîner des pertes importantes augmente. C’est là que les salles de données virtuelles entrent en jeu. Certains des cas d’utilisation les plus populaires des salles de données virtuelles comprennent:

Dans les fusions et acquisitions

De nombreuses informations sont partagées lors des fusions et acquisitions. Cela est particulièrement le cas lorsque les parties effectuent une due diligence avant la conclusion des accords et la prise de décisions majeures. Au cours de ces phases commerciales, de nombreux documents sont partagés entre les parties, chaque partie impliquant plusieurs personnes. La plupart du temps, les documents partagés contiennent des informations sensibles sur les entreprises impliquées, et ces informations doivent être protégées pour des raisons de conformité et de confidentialité. Ici, les salles de données virtuelles simplifient l’ensemble du processus d’une fusion ou d’une acquisition. Elles simplifient les tâches, protègent les informations sensibles, améliorent les communications efficaces et automatisent chaque processus impliqué.

Dans les introductions en bourse (IPO)

Devenir public et offrir une introduction en bourse est une tâche longue et fastidieuse qui nécessite une quantité incroyable de paperasse. Le simple fait de devenir public signifie qu’une entreprise doit désormais faire preuve d’une plus grande transparence qu’auparavant envers ses clients, utilisateurs, parties prenantes, le public et les autorités réglementaires.

Pour qu’une entreprise qui se lance en bourse puisse gérer efficacement la pléthore de documents requis, une salle de données virtuelle est une excellente option. De nombreuses tierces parties seront impliquées dans l’ensemble du processus d’introduction en bourse, et l’utilisation d’une salle de données virtuelle garantit que toutes les données sensibles de l’entreprise sont partagées en toute sécurité entre toutes les parties prenantes.

Audits

Il existe de nombreuses situations où des parties externes doivent avoir accès et examiner les données d’une entreprise. Plus précisément, lorsque des avocats, des comptables ou des auditeurs doivent examiner les dossiers et autres documents d’une entreprise, celle-ci doit fournir un accès sans les exposer à une violation potentielle et à une violation de la conformité. Ici, une salle de données virtuelle peut être utilisée pour faciliter pratiquement tous les besoins de partage de documents qu’une entreprise peut avoir.

Communications avec le conseil d’administration

Dans certaines entreprises, les membres du conseil d’administration sont activement impliqués dans les opérations de l’entreprise. Cependant, les membres du conseil d’administration n’utilisent généralement pas l’équipement technologique fourni par l’entreprise (par exemple, ordinateurs portables, smartphones, etc.). Les communications d’informations critiques avec les conseils d’administration doivent être sécurisées et conformes. Le stockage de ce contenu dans une salle de données virtuelle permet de gérer le flux d’informations et garantit sa sécurité.

Utilisation d’un réseau de contenu privé comme salle de données virtuelle

Les organisations peuvent utiliser un réseau de contenu privé comme salle de données virtuelle. Plus précisément, les réseaux de contenu privé activés par Kiteworks étendent la confiance zéro au-delà des applications et des charges de travail vers le contenu sensible, protégeant et contrôlant à qui, quand, comment et où il est communiqué via la messagerie électronique, le partage sécurisé de fichiers, le transfert sécurisé de fichiers, les interfaces de programmation d’applications (API) et les formulaires web.

Les résultats des réseaux de contenu privé activés par Kiteworks incluent:

• Collaboration transparente avec les parties prenantes internes et externes, où les fichiers et les dossiers de la salle de données virtuelle sont exposés à ceux qui ont l’autorité pour les voir, les télécharger, les modifier, les partager et les envoyer
• Accélérer les transactions avec une productivité sans contraintes grâce à des éditions Microsoft Office et G Suite transparentes, des interfaces mobiles et web, une gestion détaillée des dossiers et des fichiers, et bien plus encore
• Une approche de sécurité en profondeur qui comprend la possibilité de déployer sur site, sur FedRAMP ou en tant que cloud privé, une intégration avec l’authentification multi-facteurs, l’accès unique (SSO) et d’autres capacités de gestion de l’identité et de l’accès, ainsi qu’une appliance virtuelle renforcée et une gestion facultative des clés HSM
• Capacité à se conformer aux réglementations industrielles et gouvernementales telles que SOC 2, la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), et FIPS 140-2, entre autres

Les réseaux de contenu privé activés par Kiteworks sont utilisés par des milliers d’organisations dans le monde entier pour protéger les informations sensibles et démontrer leur conformité avec diverses réglementations et normes.

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