Protéger la confidentialité des contenus et gagner en productivité grâce aux fichiers et dossiers partagés
La plupart des entreprises génèrent une quantité importante de contenu sensible : feuilles de calcul, présentations, rapports, factures, budgets prévisionnels, documents juridiques, projets et opérations de fusion-acquisition, vidéos, etc. Ces données doivent être accessibles à certains collaborateurs, eux-mêmes susceptibles de les partager avec des tiers. Alors, comment les partager de manière efficace et sécurisée ? Avec Kiteworks, vous disposez d’un moyen simple et sécurisé pour partager des informations sensibles ; les propriétaires de fichiers attribuent des droits d’accès en fonction de la nature des informations à partager (lecture, téléchargement, transfert ou modification). Au contraire, vous avez besoin d’accéder à un fichier récent ou modifié ? Le propriétaire d’un dossier peut demander des fichiers à des tiers externes pour les télécharger. Le partage sécurisé de fichiers est intégré à la messagerie électronique, aux applications de bureau, mobiles et d’entreprise, ce qui facilite l’accès aux fichiers et aux dossiers tout en améliorant la productivité. Les documents sont alors partagés et stockés en toute sécurité, conformément aux réglementations sur la confidentialité des données, et toutes les activités relatives aux fichiers sont enregistrées.
Travailler en toute sécurité sans perdre en productivité
Faire avancer des projets n’est pas toujours chose facile. À mesure qu’un chantier prend de l’ampleur et devient plus complexe, il implique davantage de personnes et de contenu. La collaboration s’en trouve affectée, compromettant l’efficacité, voire le respect des échéances. L’interface de collaboration sécurisée de Kiteworks permet à chaque collaborateur d’accéder à des documents depuis n’importe quel repository d’entreprise, quel que soit l’appareil utilisé et son emplacement. Microsoft Office a été intégré de façon transparente pour que plusieurs utilisateurs puissent modifier en temps réel des fichiers Word, Excel et PowerPoint. Enfin, Kiteworks intègre la collaboration par e-mail avec le partage de dossiers, pour permettre aux équipes de travailler ensemble sur des projets à distance.
Conclure des accordsen toute confidentialité grâce aux Data rooms virtuelles
Les événements majeurs de la vie d’une entreprise, que ce soient des fusions-acquisitions, des levées de fond ou des contentieux, sont, de fait, des moments marquants pour l’organisation. Ils requièrent une confidentialité totale, dans la mesure où la moindre fuite pourrait compromettre un accord, déstabiliser le marché ou encore effrayer les marchés boursiers. Les Data rooms virtuelles ou VDR de Kiteworks permettent aux conseils d’administration, aux dirigeants et aux partenaires commerciaux de discuter des décisions importantes pour l’entreprise dans le respect des règles de sécurité et de conformité. L’accès à ces salles de données est rigoureusement contrôlé par les secrétaires ou les juristes, chargés de vérifier l’identité de chaque utilisateur via une authentification multifactorielle, et d’assurer l’expiration des fichiers et des dossiers. Les fichiers sont chiffrés en transit et au repos, et toutes les activités associées (chargements, téléchargements, partages, etc.) sont enregistrées et suivies pour créer une piste d’audit immuable à des fins de reporting et d’analyse.
Communiquer avec votre comité de direction de façon conforme, sécurisée et efficace
Un comité de direction bien éclairé prendra de bonnes décisions pour l’organisation. En effet, lorsque les dirigeants connaissent les risques encourus, ils sont plus à même d’agir pour maîtriser les risques, à la fois pour l’entreprise et pour leur propre compte. Les communications sécurisées en salle de conférence Kiteworks permettent aux dirigeants et aux secrétaires de partager des contenus sensibles en toute sécurité, de manière efficace et conforme aux exigences réglementaires. Tous les e-mails et pièces jointes sont chiffrés pour être lus uniquement par les utilisateurs autorisés. L’accès aux dossiers est contrôlé par des droits d’accès granulaires et renforcé par une authentification multifactorielle. Une fois vérifiés, les utilisateurs peuvent déposer ou récupérer ordres du jour, procès-verbaux et budgets aussi facilement que sur une application grand public de partage de fichiers cloud. Les décisionnaires reçoivent automatiquement une notification en cas de téléchargement, d’importation, de nouvelle version et d’ajout de commentaire. Toutes les activités liées aux fichiers sont enregistrées et surveillées pour garantir une traçabilité complète.
EN SAVOIR PLUS SUR LES COMMUNICATIONS SÉCURISÉES DES SALLES DE CONFÉRENCE KITEWORKS
Bloquer l’accès à vos données
De même qu’on ne laisse pas sa porte d’entrée ouverte pour éviter les vols d’objets de valeur, on ne laisse pas ses données sensibles non protégées en espérant que personne n’y accède. Kiteworks sécurise les informations personnelles identifiables et les informations médicales protégées (PII/PHI), la propriété intellectuelle et autres données confidentielles afin que les entreprises réduisent les risques de fuites, de violations et d’attaques malveillantes. Définissez et contrôlez la structure des dossiers, les règles de gouvernance et leur date d’expiration. Intégrez l’accès aux dossiers à votre LDAP/MSAD, MFA et SSO. Les fichiers sont chiffrés en transit et au repos et analysés par la prévention des pertes de données (DLP), les antivirus et la protection contre les menaces avancées (APT). Ils passent par une appliance virtuelle durcie avec possibilité de déploiement sur site, dans un cloud privé, hybride ou autorisé par FedRAMP.
Démontrer votre conformité réglementaire grâce à une visibilité parfaite de vos données
Vous ne pouvez pas protéger ce que vous ne pouvez pas voir. Pour sécuriser vos informations sensibles, il faut non seulement les protéger contre les menaces extérieures, mais aussi savoir où elles se trouvent, qui peut y accéder et quelle utilisation en est faite. Avec le partage sécurisé de fichiers de Kiteworks, vous assurez la gouvernance des données et gardez une visibilité sur toutes les activités liées aux fichiers ; qui partage quels fichiers avec qui, quand et comment. Tout est archivé dans des journaux d’audit détaillés pour détecter les activités suspectes et prendre les mesures correctives le cas échéant. Avoir la visibilité sur l’ensemble de l’activité des fichiers permet également d’identifier les dossiers et fichiers obsolètes ou non utilisés. Enfin, vous démontrerez sans difficulté que votre organisation est en conformité réglementaire avec le RGPD, CMMC, HIPAA et autres réglementations relatives à la protection des données.
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