Partage sécurisé de fichiers via Email : Un guide complet

L’email est devenu un outil inestimable pour diverses organisations et leurs employés pour partager des fichiers simplement et rapidement. Il est particulièrement important pour les organisations avec des travailleurs à distance, qui ont souvent besoin d’envoyer et de recevoir des informations pour rester productifs et maintenir les projets sur la bonne voie. Souvent, les informations partagées, que ce soit dans le corps d’un email ou dans une pièce jointe, contiennent des informations sensibles. Sans la capacité de partager des fichiers en toute sécurité, les organisations risquent d’exposer ces informations à des utilisateurs non autorisés comme des acteurs malveillants.

Afin de réduire le risque d’une cyberattaque ou d’une violation de données qui expose du contenu sensible trouvé dans les emails et les pièces jointes, les organisations peuvent utiliser plusieurs technologies clés et meilleures pratiques. La protection des emails et des pièces jointes qu’ils contiennent non seulement protège les informations personnellement identifiables et les informations de santé protégées (PII/PHI), la propriété intellectuelle, et d’autres informations sensibles mais permet également aux organisations de démontrer leur conformité avec les réglementations et normes de confidentialité des données.

Dans cet article, nous discuterons de l’importance du partage de fichiers sécurisé par email et des risques potentiels associés. Nous présenterons également les concepts et techniques clés pour assurer un partage de fichiers sécurisé par email et explorerons comment ils peuvent être utilisés pour atténuer les risques potentiels. Enfin, nous fournirons les meilleures pratiques pour les organisations et les individus afin d’assurer la sécurité du contenu sensible qu’ils partagent dans les emails et les pièces jointes.

Risques du partage de fichiers par e-mail

Le partage de fichiers par email est devenu une méthode privilégiée pour échanger des fichiers rapidement et facilement. Cependant, les organisations surestiment grossièrement la capacité de leur serveur de messagerie à partager des fichiers en toute sécurité. Et comme pour la plupart des méthodes d’échange de contenu, il y a des risques inhérents associés au partage de fichiers par email qui sont souvent négligés. Les risques de sécurité courants associés au partage de fichiers par email comprennent :

Fichiers non chiffrés

Le plus grand risque de sécurité associé au partage de fichiers par email est l’envoi de fichiers non chiffrés. Lorsque des fichiers sont envoyés par email, ils sont généralement envoyés en format texte brut, ce qui signifie que toute personne ayant la capacité d’intercepter le trafic d’email, comme lors d’une

une attaque de l’homme du milieu ou une attaque de phishing, aura accès aux informations non cryptées.

Virus et Malware

Toute pièce jointe d’un courrier électronique peut potentiellement contenir un code malveillant, tel que des virus, des vers et des logiciels espions. Une attaque par malware se produit lorsqu’un utilisateur ouvre une pièce jointe infectée. L’ordinateur de la victime est infecté et le code malveillant se propage dans tout le réseau de l’organisation.

Usurpation d’identité

L’usurpation d’identité est un autre risque de sécurité courant associé au partage de fichiers par courrier électronique. Les pirates peuvent facilement créer des messages qui semblent provenir de sources légitimes et utiliser ces messages pour tromper les utilisateurs en leur faisant télécharger des pièces jointes malveillantes.

Phishing

Le phishing est un type d’escroquerie qui implique l’envoi de courriels qui semblent provenir de sources légitimes dans le but d’obtenir des informations sensibles, telles que des noms d’utilisateur, des mots de passe et des numéros de carte de crédit.

Envoi erroné

Enfin, le partage de fichiers par courrier électronique est également susceptible de mauvaises livraisons, entraînant une fuite de données. Cela se produit généralement lorsqu’un employé envoie par inadvertance un courrier électronique au mauvais destinataire. Même si le mauvais destinataire renvoie le courrier électronique et la pièce jointe, une violation de données et une infraction à la conformité ont techniquement toujours eu lieu.

Prendre des précautions pour protéger le contenu sensible partagé par courrier électronique

En raison du risque élevé de violations de sécurité, il est de la plus haute importance que les utilisateurs prennent les précautions appropriées pour protéger leur contenu sensible. La première étape consiste à s’assurer que tous les fichiers partagés par courrier électronique sont cryptés. Le cryptage des courriels garantit que même si les fichiers sont interceptés, ils ne peuvent être lus sans la clé de cryptage. De plus, le cryptage de bout en bout assure que les emails et les pièces jointes restent chiffrés tout au long du parcours de l’email.

Les utilisateurs doivent s’assurer que tout partage de fichiers par email est effectué via un service de messagerie sécurisé. Les services de messagerie sécurisés offrent des fonctionnalités de sécurité améliorées, telles que le chiffrement, l’authentification et les mesures de contrôle d’accès.

Enfin, les utilisateurs doivent toujours être conscients des emails de phishing et ne pas ouvrir de pièces jointes provenant de sources inconnues. Les emails de phishing sont un risque de sécurité courant associé au partage de fichiers par email et les utilisateurs doivent prendre les précautions nécessaires pour s’en protéger.

Meilleures pratiques pour le partage sécurisé de fichiers via email

En ce qui concerne le partage sécurisé de fichiers par email, il y a quelques meilleures pratiques que les organisations et leurs employés devraient prendre en compte. Cela inclut :

Maintenir les logiciels et les systèmes à jour

Lorsque les logiciels et les systèmes ne sont pas tenus à jour, ils sont vulnérables aux attaques. Les cybercriminels peuvent exploiter les faiblesses connues des systèmes obsolètes pour accéder au réseau et aux données d’une organisation. Pour aider à prévenir cela, les organisations doivent s’assurer que tous les logiciels et systèmes sont régulièrement mis à jour avec la dernière édition, qui comprend des correctifs de sécurité et d’autres correctifs.

Utiliser des mots de passe forts et uniques

L’utilisation de mots de passe forts et uniques est essentielle pour le partage sécurisé de fichiers par email. Les organisations devraient établir et appliquer des politiques de gestion des mots de passe, telles que l’obligation pour les employés d’utiliser des mots de passe complexes qui contiennent une combinaison de lettres majuscules et minuscules, de chiffres et de symboles. Les mots de passe doivent également être changés régulièrement et ne doivent pas être partagés avec quiconque.

Installer une protection antivirus et anti-logiciels malveillants

Les organisations doivent installer et maintenir des logiciels de protection antivirus et anti-logiciels malveillants pour aider à se protéger contre les acteurs malveillants. Ce logiciel doit être régulièrement mis à jour afin qu’il puisse détecter et protéger contre les dernières menaces. Les employés doivent également être informés des meilleures pratiques pour identifier et éviter les emails de phishing et autres attaques malveillantes.

Utiliser l’authentification à plusieurs facteurs

L’authentification multi-facteurs ajoute une couche supplémentaire de sécurité au processus d’authentification en exigeant des utilisateurs qu’ils soumettent deux preuves ou plus prouvant qu’ils sont bien qui ils prétendent être. Cela pourrait inclure une combinaison de quelque chose qu’ils connaissent (comme un mot de passe), quelque chose qu’ils possèdent (comme un téléphone ou un jeton de sécurité), et quelque chose qu’ils sont (comme une empreinte digitale ou la reconnaissance faciale).

Mener des formations et des éducations régulières pour les utilisateurs

L’éducation et la formation des employés sont des éléments importants pour maintenir des pratiques de partage de fichiers sécurisées. Les organisations doivent fournir aux employés des ressources, telles que des vidéos et d’autres matériels de formation, sur comment partager des fichiers en toute sécurité par e-mail. La formation devrait également couvrir des sujets tels que comment identifier des e-mails ou des messages suspects et comment se protéger contre les attaques de phishing. Les organisations peuvent également fournir aux employés des cours de sensibilisation à la sécurité ou d’autres opportunités de formation. Ces formations devraient être menées chaque année et la participation/achèvement devrait être obligatoire.

Cryptage des emails : Un outil de protection des emails non négociable

Le cryptage des emails est une méthode de sécurisation du contenu des emails envoyés sur internet. Ceci est fait en utilisant des algorithmes de cryptage pour coder le message de sorte que seul l’expéditeur et le destinataire prévu puissent le décoder et le lire. Il existe plusieurs méthodes différentes de cryptage des emails qui peuvent être utilisées pour protéger le contenu des emails, et comprendre les différentes méthodes disponibles est essentiel pour choisir la meilleure pour vos besoins.

Chiffrement S/MIME

S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extension) est la méthode de cryptage des emails la plus largement utilisée. Elle est basée sur l’infrastructure à clé publique X.509, et est généralement intégrée dans les clients de webmail tels que Outlook et Gmail. Elle fonctionne en chiffrant le contenu d’un email à l’aide de la clé publique du destinataire. L’expéditeur signe ensuite le message avec sa propre clé privée, de sorte que le destinataire peut être sûr que le message n’a pas été altéré.

Chiffrement PGP

PGP (Pretty Good Privacy) est une autre méthode de chiffrement populaire. Contrairement à S/MIME, PGP n’utilise aucune infrastructure de clé publique. Au lieu de cela, PGP chiffre le message avec une clé symétrique qui est générée par un algorithme de chiffrement. Cette clé symétrique est ensuite chiffrée avec la clé publique de l’expéditeur et envoyée au destinataire, qui utilise ensuite sa clé privée pour déchiffrer la clé symétrique et ensuite déchiffrer le message.

Quelle est la différence entre le chiffrement S/MIME et PGP?

S/MIME et PGP sont tous deux des méthodes de chiffrement efficaces, mais ils ont quelques différences clés. S/MIME est généralement l’option la plus facile à mettre en place, car elle nécessite moins d’étapes et est souvent intégrée dans les clients de messagerie web. Il est également généralement plus sûr, car il utilise une infrastructure de clé publique et le message est signé avec la clé privée de l’expéditeur. D’autre part, PGP ne nécessite aucun logiciel spécial pour être utilisé, et il est plus polyvalent, car il peut être utilisé pour chiffrer n’importe quel type de fichier, pas seulement les messages électroniques.

Chiffrement TLS

TLS (Transport Layer Security) est un protocole utilisé pour sécuriser les communications sur internet, y compris les emails. Il fonctionne en chiffrant les données avant qu’elles ne soient transmises, de sorte que seul l’expéditeur et le destinataire peuvent les décoder. TLS est différent de S/MIME et PGP, car il n’utilise pas d’algorithmes de chiffrement spécifiques, mais s’appuie plutôt sur les paramètres de sécurité du client pour déterminer comment les données sont chiffrées. TLS est parfois utilisé en combinaison avec d’autres méthodes de chiffrement pour une sécurité accrue.

Conformité réglementaire et partage sécurisé de fichiers par e-mail

Il est essentiel pour les organisations de prendre en compte la conformité réglementaire lors de la mise en œuvre des mesures de sécurité de l’e-mail. De nombreuses réglementations, telles que la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), la California Consumer Privacy Act (CCPA) et le Règlement général sur la protection des données de l’UE (GDPR), nécessitent que les organisations disposent d’une technologie de chiffrement et d’autres capacités de sécurité des courriels pour protéger les informations sensibles et démontrer leur conformité. Le non-respect de ces réglementations peut entraîner des sanctions importantes, notamment des amendes et des poursuites judiciaires. Il est donc crucial pour les organisations de s’assurer que leurs mesures de sécurité des courriels sont en adéquation avec les exigences réglementaires afin d’éviter les risques et les conséquences potentielles.

Passerelle de chiffrement des courriels avec la plateforme Kiteworks

La Passerelle de protection des courriels Kiteworks (EPG) fait partie du Réseau de contenu privé de Kiteworks. Avec Kiteworks EPG, les organisations peuvent facilement automatiser le chiffrement des courriels, de sorte qu’il est invisible pour les utilisateurs tout en offrant une confidentialité bidirectionnelle des courriels. Récemment, Kiteworks EPG prend en charge les normes de chiffrement S/MIME, TLS et OpenPGP dans les clients de messagerie existants des utilisateurs, avec des options de chiffrement de bout en bout et de passerelle. Kiteworks fournit également un chiffrement de niveau entreprise, à savoir le chiffrement AES-256 pour le contenu au repos et le chiffrement TLS 1.2 pour le contenu en mouvement, via un plugin Microsoft Outlook, une application web, des applications mobiles, et divers plugins d’application d’entreprise.

Avec Kiteworks, les organisations peuvent fournir un réseau de contenu privé (PCN) sur tous leurs canaux de communication sensibles, y compris les courriels. Le PCN activé par Kiteworks permet aux organisations de:

• Unifier les technologies de communication de contenu sécurisé comme le partage de fichiers sécurisé, SFTP, transfert de fichiers géré (MFT), et formulaires sécurisés pour une facilité d’utilisation et des pistes d’audit de contenu standardisées. Cela comprend la prolongation native des clients de messagerie standard pour promouvoir une expérience utilisateur transparente et la protection de chaque courriel contenant du contenu sensible envoyé par ces clients.
• Suivre le contenu, les métadonnées, l’activité des utilisateurs et les événements système pour augmenter l’efficacité, rapporter sur l’accès de tiers, et facilement répondre aux exigences de rapport de conformité réglementaire.
• Contrôler l’accès au contenu et les règles fonctionnelles correspondant aux profils de risque et aux rôles des utilisateurs. Profitez de l’administration centralisée pour couvrir les emails ainsi que les formulaires web, le transfert de fichiers géré (MFT), et le partage de fichiers sécurisé pour une expérience d’administration complète.
• Sécuriser le contenu par le biais du chiffrement du contenu au repos et en mouvement, protégeant contre l’exposition non intentionnelle d’informations sensibles à des acteurs malveillants.

Envoyer des fichiers sensibles par email invite un risque significatif dans l’entreprise. Le chiffrement, en particulier le chiffrement de bout en bout complet dans la Passerelle de Protection des Emails de Kiteworks, contribue grandement à atténuer ce risque.

Programmez une démonstration personnalisée pour voir comment Kiteworks peut permettre à votre organisation de protéger le contenu sensible envoyé et reçu par email.

Ressources supplémentaires

• Article de blog Que rechercher chez un fournisseur d’email sécurisé
• Article de blog Qu’est-ce que la sécurité des emails ? Comment protéger votre email d’entreprise
• Résumé Étendre la visibilité et automatiser la protection de tous les emails sensibles
• Webinaire Comment le chiffrement automatisé offre une meilleure protection de la confidentialité et de la conformité
• Bref Top 6 des raisons d’ajouter le chiffrement des emails avec la passerelle de protection des emails Kiteworks (EPG)