Partage sécurisé de fichiers pour les avocats | Comment garder les documents de vos clients en sécurité

Exposez-vous les données de vos clients et mettez-vous en péril la confidentialité avocat-client ? Le partage sécurisé de fichiers pour les avocats peut vous aider—voici comment.

Les avocats peuvent-ils utiliser l’une des solutions de partage et de stockage de fichiers basées sur le cloud ? Oui, les avocats peuvent les utiliser, mais à leurs risques et périls. Beaucoup d’entre elles ont un historique d’exposition d’informations sensibles à des parties non autorisées car elles privilégient la facilité d’utilisation à la sécurité et à la conformité. Pour être pleinement protégé, envisagez d’autres options.

Qu’est-ce que le Partage Sécurisé de Fichiers et Comment Cela Peut-il Affecter la Communication avec les Clients ?

Tout d’abord, parlons du partage de fichiers pour ceux qui pratiquent le droit.

Dans notre monde de plus en plus numérique où les gens envoient des e-mails, partagent des fichiers et transportent des documents numériques sur leurs téléphones et tablettes, disposer d’un moyen sécurisé et efficace de partager des informations est crucial.

Le partage électronique de fichiers a révolutionné la pratique des avocats et leurs clients. Le partage de fichiers va bien au-delà des e-mails. Il inclut les dossiers et sous-dossiers, le contrôle de l’accès à ces dossiers, et les droits administratifs des utilisateurs (par exemple, privilèges de téléchargement vs. consultation uniquement, etc.). Les solutions de partage de fichiers doivent donc être sécurisées, gouvernables et fonctionnelles pour garantir que les avocats communiquent efficacement et confidentiellement avec leurs clients.

L’American Bar Association (ABA) exige que les avocats maintiennent le privilège avocat-client. Cela signifie que les avocats ne doivent pas partager les informations qu’ils reçoivent d’un client. Cela signifie également qu’ils doivent sécuriser les informations qu’ils envoient et reçoivent d’un client. Le chiffrement permet aux avocats et à leurs cabinets de protéger les données en stockage et en transit.

Dropbox sécurise ses serveurs et maintient la confidentialité, mais c’est aussi une cible majeure pour les hackers. Les cybercriminels surveillent l’accès au partage de fichiers basé sur le cloud et hameçonnent ces utilisateurs avec de faux e-mails pour ces sites respectifs.

Il est préférable d’utiliser une plateforme plus sécurisée et axée sur les affaires qui protégera les documents des clients et maintiendra la conformité avec les directives de l’ABA. Il y a plusieurs raisons de le faire, mais trois principales sont :

1. Sécurité : Avec de nombreuses solutions de partage de fichiers, vous n’avez pas vraiment beaucoup de contrôle sur la sécurité, encore moins sur sa gestion. Le stockage en cloud privé n’est pas une option, donc si les forces de l’ordre frappent à votre porte, vous ne saurez pas si ces sites basés sur le cloud ont remis vos clés de chiffrement.
2. Opérations Commerciales : Ces sites de partage de fichiers basés sur le cloud sont axés sur le stockage et la collaboration. Ce n’est pas nécessairement une plateforme commerciale, en dehors de quelques fonctionnalités de base, et ce n’est certainement pas une plateforme qui peut adapter le partage sécurisé de fichiers pour les cabinets d’avocats
3. Conformité : Bien que la conformité à l’ABA soit importante, de nombreux avocats travaillent avec des clients dans divers secteurs, ce qui signifie qu’ils doivent respecter des réglementations de conformité plus spécifiques, comme la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA) pour la santé, la norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS) pour le commerce de détail, ou même le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) pour les citoyens de l’UE.

Qu’en est-il du Partage de Fichiers dans les Secteurs Réglementés ?

L’ABA recommande aux cabinets d’avocats d’utiliser le chiffrement pour protéger les données des clients. Cependant, si vous travaillez dans des secteurs réglementés comme les contrats gouvernementaux ou la santé, les réglementations en matière de protection des données exigent que vous mainteniez des niveaux élevés (ou plus élevés) de sécurité et de gestion des risques sous peine de conséquences juridiques, de sanctions financières, voire de radiation.

Certains secteurs réglementés qui nécessitent des considérations spéciales pour le partage sécurisé de fichiers incluent :

• Santé : Si vous travaillez avec des clients sur des questions liées à la santé, vous manipulerez très probablement des informations de santé personnelles électroniques (ePHI). Si vous manipulez des ePHI, vous êtes maintenant sous la juridiction de la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA), qui a des exigences rigoureuses en matière de sécurité et de reporting.
• Gouvernement : Si vous êtes une ONG, un contractant ou un sous-traitant soutenant une agence fédérale, en particulier le Département de la Défense (DoD), vous manipulez probablement des informations personnelles identifiables (PII) ou des informations non classifiées contrôlées (CUI). Dans ces cas, vous devrez démontrer la conformité au National Institute of Standards & Technology (NIST) 800-53 ou à la Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC) au minimum, voire quelque chose de plus spécifique sous NIST, comme 800-171.
• Commerce de détail ou traitement des paiements : Si vous manipulez des données de paiement client de quelque manière que ce soit, votre système de partage de fichiers doit être conforme à la norme PCI DSS.
• Protections des consommateurs dans l’UE : L’Union européenne a des directives strictes sur la manière dont les entreprises peuvent utiliser les données des clients basés dans l’UE ou leur faire du marketing. Les sanctions financières—imposées en fonction d’un pourcentage de votre chiffre d’affaires annuel—sont coûteuses.

Cela peut sembler beaucoup à assimiler, mais avoir une solution de partage sécurisé de fichiers peut vous faciliter la vie tant en termes de soutien aux clients que de respect des réglementations rigoureuses dans n’importe quel domaine, y compris le vôtre.

Que Dois-je Rechercher dans une Solution de Transfert de Fichiers ?

Il est donc temps de mettre à jour votre technologie, et vous voulez une solution de transfert de fichiers solide qui vous permette de partager des informations en toute sécurité et facilement avec vos clients sans rompre votre serment professionnel. Pour ce faire, vous avez besoin d’une plateforme de transfert de fichiers qui offre un ensemble spécifique de fonctions de sécurité et de conformité :

1. Niveaux Élevés de Chiffrement : La plupart des solutions de transfert de fichiers évitent les protocoles de transfert non chiffrés comme FTP pour des solutions plus sécurisées comme SFTP, FTPS, ou des algorithmes supplémentaires. Une solution solide et sécurisée inclura le chiffrement AES-256 pour les données stockées sur un serveur et TLS 1.2 ou supérieur pour les données en transit entre les points de terminaison.

2. Messagerie Sécurisée : La messagerie électronique standard n’est pas une plateforme de transfert de fichiers sécurisée. Elle peut inclure des composants sécurisés, mais la plupart des fournisseurs de messagerie publique ne chiffrent pas le contenu des e-mails ou les pièces jointes.

   Une solution de transfert de fichiers défensive enverra des hyperliens sécurisés, plutôt que du contenu ou des pièces jointes, à vos clients qui doivent s’authentifier avant d’accéder au contenu de l’e-mail. Cette fonction de sécurité protège vos données et fournit également un enregistrement du moment où un destinataire a téléchargé une pièce jointe, essentiel pour les audits et les enquêtes.

3. Trails d’Audit Immuables : Les trails d’audit fournissent une ligne de preuve ininterrompue en cas de violation de la sécurité. De plus, ils donnent à votre cabinet les outils nécessaires pour prouver la conformité, à savoir que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux PII, ePHI, ou données clients.

4. Analytique Commerciale : Bien que vous ne manipuliez peut-être pas des téraoctets de données, avoir des capacités d’analyse intégrées dans votre solution de partage de fichiers vous aidera à mieux comprendre quels documents sont le plus souvent partagés et à signaler une récente augmentation de l’activité de téléchargement d’un avocat.

Partagez les Documents des Clients en Toute Sécurité et en Conformité avec la Plateforme Kiteworks

La plateforme Kiteworks fournit tout ce dont vous avez besoin en tant qu’avocat pour partager des informations avec vos clients sans enfreindre la confidentialité ou les réglementations en matière de protection des données. Kiteworks inclut :

• Des e-mails sécurisés avec des serveurs chiffrés utilisant les normes de chiffrement AES-256 et TLS 1.2+.
• Un tableau de bord RSSI pour voir, inspecter, protéger et tracer chaque fichier entrant ou sortant du cabinet.
• Des trails d’audit immuables.
• Intégration de la messagerie sécurisée avec Microsoft Outlook et Office 365.
• Des environnements cloud privés, hybrides et FedRAMP pour une sécurité maximale des données.

Pour en savoir plus sur la plateforme Kiteworks et comment elle permet aux avocats de communiquer avec leurs clients, réservez une démo personnalisée.

Ressources Supplémentaires

• Article de Blog Comment Trouver le Meilleur Logiciel de Transfert Sécurisé de Fichiers
• Article de Blog Partage Sécurisé de Fichiers
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• Article de Blog Quelles sont les Meilleures Solutions de Partage de Fichiers pour les Entreprises ?
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