Partage sécurisé de fichiers pour les avocats | Comment garder les documents de vos clients en sécurité

Exposez-vous les données de vos clients et mettez-vous en péril la confidentialité avocat-client ? Le partage sécurisé de fichiers pour les avocats et les juristes peut aider – voici comment.

Les avocats peuvent-ils utiliser l’une des solutions de partage et de stockage de fichiers basées sur le cloud ? Oui, les avocats peuvent les utiliser, mais ils le font à leurs risques et périls. Beaucoup d’entre elles ont un historique d’exposition d’informations sensibles à des parties non autorisées parce qu’elles privilégient la facilité d’utilisation plutôt que la sécurité et la conformité. Pour être pleinement protégé, envisagez d’autres options.

Qu’est-ce que le Partage sécurisé de fichiers et quel impact cela peut-il avoir sur la communication avec les clients ?

Commençons par parler du partage de fichiers pour ceux qui pratiquent le droit.

Dans notre monde de plus en plus numérique où les gens envoient des e-mails, partagent des fichiers et transportent des documents numériques sur leurs téléphones et tablettes, il est crucial de disposer d’un moyen sûr et efficace de partager les informations.

Le partage électronique de fichiers a révolutionné la façon de travailler des avocats et de leurs clients. Le partage de fichiers, c’est bien plus que l’email. Cela inclut les dossiers et sous-dossiers de fichiers, le contrôle de l’accès à ces dossiers et les droits administratifs de ces utilisateurs (par exemple, privilèges de téléchargement vs consultation seulement, etc.). Les solutions de partage de fichiers doivent donc être sécurisées, gouvernables et fonctionnelles pour garantir que les avocats communiquent efficacement et confidentiellement avec leurs clients.

L’American Bar Association (ABA) exige des avocats qu’ils préservent le privilège avocat-client. Cela signifie que les avocats ne doivent pas partager les informations qu’ils reçoivent d’un client. Cela signifie également qu’ils doivent sécuriser les informations qu’ils envoient et reçoivent d’un client. Le chiffrement permet aux avocats et à leurs cabinets de protéger les données en stockage et pendant le transfert.

Dropbox sécurise ses serveurs et préserve la confidentialité, mais c’est aussi une cible majeure pour les pirates. Les cybercriminels surveillent l’accès au partage de fichiers basé sur le cloud et hameçonnent ces utilisateurs avec de faux e-mails pour ces sites respectifs.

Vous avez tout intérêt à utiliser une plateforme plus sécurisée et axée sur les entreprises qui protégera les documents des clients et maintiendra la conformité avec les directives de l’ABA. Il y a plusieurs raisons de le faire, mais trois principales sont :

1. Sécurité : Avec bon nombre de solutions de partage de fichiers, vous n’avez pas vraiment beaucoup de contrôle sur la sécurité, encore moins sur sa gestion. Le stockage en cloud privé n’est pas une option, donc si les forces de l’ordre se présentent, vous ne saurez pas si ces sites basés sur le cloud ont remis vos clés de chiffrement.
2. Opérations commerciales : Ces sites de partage de fichiers basés sur le cloud sont tous axés sur le stockage et la collaboration. Ce n’est pas forcément une plateforme d’entreprise, du moins au-delà de quelques fonctionnalités de base, et ce n’est certainement pas une plateforme qui peut être adaptée pour le partage sécurisé de fichiers pour les cabinets d’avocats
3. Conformité : Alors que la conformité avec l’ABA est importante, de nombreux avocats travaillent avec des clients dans une variété d’industries, ce qui signifie avoir des réglementations de conformité plus spécifiques à respecter, comme la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) pour les soins de santé, le Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) pour le commerce de détail, ou même le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) pour les citoyens de l’UE.

Et le partage de fichiers dans les industries réglementées ?

L’ABA recommande aux cabinets d’avocats d’utiliser le chiffrement pour protéger les données des clients. Si vous travaillez dans des industries réglementées comme les contrats gouvernementaux ou les soins de santé, cependant, les réglementations sur la confidentialité des données vous obligent à maintenir des niveaux de sécurité et de gestion des risques élevés (ou plus élevés) ou à faire face à des conséquences juridiques, des pénalités financières, voire une radiation.

Certaines industries réglementées qui nécessitent des considérations spéciales pour le partage sécurisé de fichiers incluent :

• Santé : Si vous travaillez avec des clients sur des problèmes liés à la santé, vous manipulerez très probablement des informations médicales protégées électroniques (ePHI). Si vous gérez des ePHI, vous êtes désormais sous la juridiction de la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), qui impose des exigences rigoureuses en matière de sécurité et de signalement.
• Gouvernement : Si vous êtes une ONG, un entrepreneur ou un sous-traitant qui soutient une agence fédérale, en particulier le Département de la Défense (DoD), vous manipulez probablement des informations personnelles identifiables (PII) ou des informations non classifiées contrôlées (CUI). Dans ces cas, vous devrez démontrer votre conformité avec les normes du National Institute of Standards & Technology (NIST) 800-53 ou la Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC) au minimum, sinon quelque chose de plus spécifique sous le NIST, comme le 800-171.
• Retail ou traitement des paiements : Si vous gérez des données de paiement des clients de quelque manière que ce soit, votre système de partage de fichiers doit être conforme à la norme PCI DSS.
• Protections des consommateurs dans l’UE : L’Union européenne a des directives strictes sur la manière dont les entreprises peuvent utiliser les données des clients basés dans l’UE ou commercialiser auprès de ces clients. Les pénalités financières—calculées sur la base d’un pourcentage de votre chiffre d’affaires annuel—sont coûteuses.

Cela peut sembler beaucoup à assimiler, mais disposer d’une solution de partage sécurisé de fichiers peut vous faciliter la vie, tant en termes de soutien aux clients que de conformité avec des réglementations rigoureuses dans n’importe quel domaine, y compris le vôtre.

Quels critères rechercher dans une solution de transfert de fichiers ?

Il est donc temps de mettre à jour votre technologie, et vous souhaitez une solution de transfert de fichiers solide qui vous permette de partager des informations de manière sûre et facile avec vos clients sans enfreindre votre serment professionnel. Pour cela, vous avez besoin d’une plateforme de transfert de fichiers qui offre un ensemble spécifique de capacités de sécurité et de conformité :

1. Niveaux élevés de chiffrement : La plupart des solutions de transfert de fichiers délaissent les protocoles de transfert non chiffrés comme FTP au profit de SFTP, FTPS, ou d’autres algorithmes supplémentaires. Une solution solide et sécurisée inclura le chiffrement AES-256 pour les données stockées sur un serveur et TLS 1.2 ou supérieur pour les données en transit entre les points de terminaison.

2. Email sécurisé : L’email standard n’est pas une plateforme de transfert de fichiers sécurisée. Il peut inclure des composants sécurisés, mais la plupart des fournisseurs d’email publics ne chiffrent pas le contenu des emails ou les pièces jointes.

   Une solution de transfert de fichiers défensive enverra des hyperliens sécurisés, plutôt que le contenu ou les pièces jointes, à vos clients qui doivent s’authentifier avant d’accéder au contenu de l’email. Cette capacité de sécurité protège vos données et fournit également un enregistrement du moment où un destinataire a téléchargé une pièce jointe, essentiel pour les audits et les analyses forensiques.

3. Pistes d’audit immuables : Les pistes d’audit fournissent une chaîne ininterrompue de preuves en cas de violation de sécurité. De plus, elles donnent à votre entreprise les outils nécessaires pour démontrer la conformité, à savoir que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux informations personnelles identifiables, aux informations médicales protégées ou aux données clients.

4. Analyses commerciales : Même si vous ne gérez pas des téraoctets de données, disposer de capacités d’analyse intégrées dans votre solution de partage de fichiers vous aidera à mieux comprendre quels documents sont le plus souvent partagés et à détecter une récente augmentation de l’activité de téléchargement d’un avocat.

Partagez les documents clients de manière sécurisée et conforme avec la plateforme Kiteworks

La plateforme Kiteworks offre tout ce dont vous avez besoin en tant qu’avocat pour partager des informations avec vos clients sans rompre la confidentialité ou les réglementations sur la protection des données. Kiteworks comprend :

• Sécurisez les e-mails avec des serveurs cryptés utilisant les normes de chiffrement AES-256 et TLS 1.2+.
• Un tableau de bord CISO pour voir, inspecter, protéger et tracer chaque fichier entrant ou sortant de l’entreprise.
• Des pistes d’audit immuables.
• Intégration d’e-mails sécurisés avec Microsoft Outlook et Office 365.
• Environnements cloud privés, hybrides et FedRAMP pour une sécurité maximale des données.

Pour en savoir plus sur la plateforme Kiteworks et comment elle permet aux avocats de renforcer la communication avec leurs clients, planifiez une démo personnalisée.

Ressources supplémentaires

• Article de blog Comment trouver le meilleur logiciel de transfert sécurisé de fichiers
• Article de blog Partage sécurisé de fichiers
• Article de blog Partage sécurisé de fichiers
• Article de blog Quelles sont les meilleures solutions logicielles de partage de fichiers pour les entreprises ?
• Article de blog Qu’est-ce que Citrix ShareFiles ?