Partage sécurisé de fichiers pour Microsoft Office 365

Dans un monde numérique en rapide évolution, les entreprises comptent fortement sur les emails et le partage de fichiers pour communiquer et collaborer avec les clients et les membres de l’équipe. Cependant, avec la montée des cyberattaques et des violations de données, le partage sécurisé de fichiers est devenu une question de plus en plus essentielle pour les organisations. Dans cet article de blog, nous allons explorer comment les entreprises peuvent partager des fichiers en toute sécurité en utilisant Microsoft Office 365.

Microsoft Office 365 : Une introduction

Microsoft Office 365 est une suite de productivité basée sur le cloud qui offre un large éventail d’outils et d’applications pour les entreprises, y compris le courrier électronique, le stockage de fichiers et la collaboration.

Microsoft Office 365 est un choix populaire pour les entreprises car il offre une suite complète d’outils de productivité tels que Word, Excel, PowerPoint et Outlook, qui sont standard dans diverses industries. Les entreprises qui utilisent Microsoft Office 365 réalisent plusieurs avantages commerciaux :

1. Productivité accrue : Office 365 est basé sur le cloud, ce qui permet aux employés d’accéder à leur travail depuis n’importe quel endroit. Il permet également à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même document simultanément, augmentant ainsi la collaboration et la productivité.
2. Accessibilité : En tant que service basé sur le cloud, Microsoft Office 365 peut être accessible depuis n’importe quel appareil, à condition d’avoir une connectivité Internet. Cela signifie que les employés peuvent travailler à domicile, sur la route, ou depuis les sites des clients sans avoir besoin d’être à un poste de travail désigné.
3. Portabilité : Tous les fichiers et documents sont stockés dans le cloud, ce qui facilite leur partage et leur déplacement. Les utilisateurs ne sont pas liés à un appareil ou à un lieu spécifique, car leurs fichiers peuvent être accessibles et travaillés depuis n’importe quel appareil.
4. Mises à jour et améliorations : Office 365 garantit que les entreprises utilisent toujours les versions à jour du logiciel, qui sont mises à jour automatiquement sans intervention manuelle.
5. Économique : Il n’y a pas de coût initial avec Office 365. Au lieu de cela, il fonctionne sur un modèle d’abonnement où les entreprises paient par utilisateur et par mois. Ceci est particulièrement pratique pour les entreprises en croissance, car elles peuvent adapter leurs besoins en fonction de leur croissance.

Risques de sécurité du Partage sécurisé de fichiers dans Microsoft Office 365

Bien que Office 365 offre de nombreux avantages pour les entreprises, il présente également des risques de sécurité, en particulier en ce qui concerne le partage de fichiers. Il existe des risques inhérents au partage de fichiers, quelle que soit l’application utilisée. Cependant, Microsoft Office 365 présente un ensemble unique de défis. Par exemple, alors que Office 365 offre des fonctionnalités de sécurité intégrées, celles-ci peuvent ne pas être suffisamment complètes pour se protéger contre les attaques de logiciels malveillants et de rançongiciels et les menaces avancées. De plus, Microsoft fonctionne sur le modèle de responsabilité partagée, ce qui signifie que s’ils sont responsables de la sécurité “du” cloud, les clients sont responsables de la sécurité “dans” le cloud; les utilisateurs doivent donc être conscients de leur rôle dans la sécurisation de leurs données. De plus, le service de courrier électronique d’Office 365 est une cible privilégiée pour les attaques de phishing, où les cybercriminels trompent les utilisateurs pour qu’ils révèlent leurs identifiants de connexion ou d’autres informations sensibles.

Examinons de plus près celles-ci et quelques autres risques de sécurité courants liés au partage de fichiers dans Office 365 :

Manque de chiffrement adéquat

L’un des plus grands risques de sécurité du partage de fichiers dans Office 365 est le manque de chiffrement de bout en bout adéquat. Si les fichiers ne sont pas chiffrés pendant le transit et au repos, ils peuvent être interceptés par des pirates informatiques ou d’autres tiers, mettant en danger le contenu sensible.

Accès non autorisé

Un autre risque de sécurité significatif associé au partage sécurisé de fichiers dans Microsoft Office 365 est la possibilité d’un accès non autorisé à du contenu sensible. Lorsque les employés stockent du contenu sensible dans des applications de stockage dans le cloud de Microsoft comme SharePoint Online et One Drive for Business, ils peuvent être accessibles à toute personne disposant d’une connexion internet, sauf si des permissions basées sur les rôles sont appliquées. Tout accès non autorisé, même par un autre employé, peut entraîner une violation de données. Cela peut (et arrive souvent) en raison d’une erreur humaine, telle qu’accorder accidentellement l’accès à la mauvaise personne ou ne pas révoquer l’accès lorsqu’il n’est plus nécessaire.

Attaques par logiciels malveillants et phishing

Les attaques par logiciels malveillants et phishing constituent également une menace significative pour le partage de fichiers dans Office 365. En fait, Microsoft Office 365 est un aimant pour les attaques de phishing. Si les utilisateurs téléchargent accidentellement un logiciel malveillant ou tombent dans un piège de phishing, les pirates peuvent accéder à leurs comptes et voler des données sensibles.

Ce qu’il faut rechercher dans une solution de partage sécurisé de fichiers

Avec une meilleure compréhension des lacunes de sécurité dans Microsoft Office 365, considérons les capacités et les fonctionnalités critiques requises pour rendre Microsoft Office 365 plus sécurisé lors du partage de fichiers contenant des informations sensibles.

Chiffrement

Le chiffrement est le fondement d’une solution de partage sécurisé de fichiers. C’est un processus qui convertit le texte brut en texte chiffré, le rendant illisible sans une clé. Une solution de partage sécurisé de fichiers devrait avoir de forts algorithmes de chiffrement qui sont difficiles à craquer, garantissant que les données sont protégées pendant la transmission. Cherchez des solutions qui offrent un chiffrement leader dans l’industrie, comme les protocoles AES-256 et TLS.

Authentification

L’Authentification garantit que les données sont partagées entre les parties autorisées. Elle vérifie l’identité de l’expéditeur et du destinataire, empêchant ainsi l’accès non autorisé. Une solution de partage sécurisé de fichiers devrait avoir plusieurs options d’authentification, telles que le nom d’utilisateur et le mot de passe, l’authentification à deux facteurs et l’authentification biométrique.

Contrôle d’accès

La capacité de contrôler et de personnaliser les niveaux d’accès des utilisateurs est essentielle pour tout système de partage sécurisé de fichiers. Le contrôle d’accès garantit que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données. Il restreint l’accès en fonction des rôles, des permissions et des privilèges des utilisateurs. Une solution de partage sécurisé de fichiers devrait avoir des mécanismes de contrôle d’accès qui permettent aux administrateurs de gérer l’accès et les permissions des utilisateurs.

Registres d’audit

Les registres d’audit fournissent un enregistrement détaillé de l’activité de partage de fichiers, y compris qui a accédé aux données, quand et d’où. Cela aide les entreprises à se conformer aux exigences réglementaires et à détecter toute activité non autorisée. Une solution de partage sécurisé de fichiers devrait avoir des mécanismes robustes de journalisation d’audit qui permettent aux administrateurs de suivre l’activité de partage de fichiers pour la détection d’anomalies, l’investigation forensique et la conformité réglementaire.

Prévention de la perte de données

La prévention de la perte de données est la capacité à éviter la perte accidentelle ou intentionnelle de données. Cela implique de surveiller et de contrôler le flux de données, en veillant à ce qu’elles ne soient pas divulguées ou volées. Une solution de partage sécurisé de fichiers devrait avoir des mécanismes de prévention de la perte de données qui empêchent les violations, les fuites et le vol de données.

Conformité réglementaire

De nombreuses organisations sont tenues de respecter des réglementations spécifiques en matière de données et de sécurité. Assurez-vous que la solution de partage de fichiers que vous choisissez est conforme à toutes les réglementations pertinentes telles que le RGPD, HIPAA, ou PCI DSS. Cela garantira que votre système de partage de fichiers répond aux exigences légales en matière de sécurité et de confidentialité des données.

Protection par pare-feu

La protection par pare-feu est la capacité à protéger le réseau contre les accès non autorisés et les cyberattaques. Il filtre le trafic entrant et sortant, n’autorisant que le trafic autorisé à passer. Une solution de partage sécurisé de fichiers devrait avoir des mécanismes de protection par pare-feu qui protègent le réseau contre les attaques et les accès non autorisés.

Protocoles sécurisés

Les protocoles sécurisés garantissent que les données sont partagées en toute sécurité sur le réseau. Ils chiffrent le contenu sensible à la fois en transit et au repos pour en assurer l’intégrité. Une solution de partage sécurisé de fichiers devrait prendre en charge des protocoles sécurisés tels que le FTPS, SFTP, HTTPS et AS2.

Scalabilité

La scalabilité est la capacité à gérer de grands volumes de données et d’utilisateurs sans compromettre les performances et la sécurité. Une solution de Partage sécurisé de fichiers devrait être scalable pour répondre aux demandes croissantes des entreprises.

Interface conviviale

Une solution de Partage sécurisé de fichiers devrait avoir une interface conviviale qui permet aux utilisateurs de gérer efficacement le partage de fichiers. Elle devrait être facile à utiliser, intuitive et personnalisable.

Intégration

L’intégration est la capacité à s’intégrer avec d’autres applications et systèmes. Une solution de Partage sécurisé de fichiers devrait avoir des capacités d’intégration qui permettent aux entreprises de l’intégrer à leurs systèmes existants, comme LDAP/AD, SSO, DLP, ATP, IAM, CDR, et bien d’autres.

Fiabilité

La fiabilité est la capacité à garantir que la solution de partage de fichiers est disponible et fonctionne comme prévu. Une solution de Partage sécurisé de fichiers devrait être fiable et avoir un taux de disponibilité élevé.

Support

Le support est essentiel pour les entreprises afin de garantir que la solution de partage de fichiers fonctionne correctement et de résoudre les éventuels problèmes qui peuvent survenir. Une solution de Partage sécurisé de fichiers devrait avoir d’excellents services de support qui fournissent des solutions rapides et efficaces à tous les problèmes.

Kiteworks aide les organisations à partager les fichiers dans Microsoft Office 365 de manière sécurisée et en conformité

Le réseau de contenu privé de Kiteworks consolide, contrôle, protège, et suit les canaux de communication de tiers tels que l’e-mail, le Partage sécurisé de fichiers, le SFTP, le transfert sécurisé de fichiers, et d’autres pour atténuer le risque de violation de données ou de non-conformité.

KiteworksLe plugin Microsoft Office 365 permet aux entreprises de gouverner, de protéger et de surveiller les fichiers que les employés partagent via Teams, OneDrive, Outlook et SharePoint. Kiteworks permet même aux employés de partager des fichiers directement à travers des applications Microsoft comme Word, Excel et PowerPoint. Avec Kiteworks, les administrateurs Microsoft peuvent définir et faire respecter un contrôle d’accès basé sur les rôles pour les fichiers et une journalisation automatique qui rapporte toute l’activité des fichiers – qui a envoyé quoi à qui, quand et comment – et facilite la conformité réglementaire tout en atténuant également le risque de violations de données.

Kiteworks s’intègre également avec des systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM) tels que Box et Google Drive, des applications d’entreprise comme Salesforce et iManage, et des solutions de sécurité comme ATP, DLP et CDR pour un contrôle, une protection et un suivi complets des fichiers sensibles.

Kiteworks offre un chiffrement automatique de bout en bout, des contrôles d’accès granulaires, l’authentification multifactorielle, des intégrations d’infrastructure de sécurité, et plus encore. Ces fonctionnalités, ainsi que les journaux d’audit complets, aident les organisations à démontrer la conformité avec les lois et les normes de protection des données comme le RGPD, CMMC, HIPAA, IRAP, ITAR, Cyber Essentials Plus, les normes ISO 27000 et bien d’autres.

Pour en savoir plus sur la capacité du plugin Microsoft de Kiteworks et comment il peut vous aider à prendre le contrôle de votre contenu sensible stocké et partagé depuis Microsoft Office 365, planifiez une démo personnalisée aujourd’hui.

Ressources complémentaires

• Article de blog Kiteworks vs. OneDrive
• Top 5 Principaux avantages de Kiteworks sur Microsoft E5
• Top 5 Principaux avantages de Kiteworks sur Microsoft 365
• Vidéo Ce que vous devez savoir sur la capacité du plugin Microsoft de Kiteworks
• Article de blog Microsoft est un aimant pour les attaques de phishing : voici ce que les entreprises peuvent faire pour protéger leur contenu de courrier électronique sensible