Solutions de partage de fichiers sécurisés

Toutes les solutions de partage de fichiers ne se valent pas, et l’utilisation d’une option gratuite de partage de fichiers sécurisé peut exposer votre entreprise à des violations et des attaques.

Comment partager des fichiers de manière sécurisée ? La meilleure façon de partager des fichiers de manière sécurisée est d’utiliser une option payante qui garantit que vous disposez des fonctionnalités appropriées et que vous respectez les directives de conformité. Bien que certaines options puissent être tentantes, l’utilisation d’un logiciel adéquat servira mieux votre entreprise.

Qu’est-ce que le partage de fichiers sécurisé et pourquoi est-il important pour les entreprises ?

Le partage de fichiers est au cœur de presque toutes les activités sur Internet, sans parler de la plupart des opérations commerciales basées sur les données. Ce type de transfert peut inclure le partage individuel entre employés et des transferts de fichiers en masse pour les organisations d’entreprise soutenant le stockage de données et la sauvegarde.

Cependant, le partage de fichiers sécurisé ne fonctionne aussi bien que son maillon le plus faible. Bien qu’il existe plusieurs options de sécurité pour la communication, seules quelques technologies répondent aux critères d’une méthode sécurisée de partage de données.

Solutions de partage de fichiers sécurisées

Considérez certains des outils de partage d’informations suivants :

Email : Les utilisateurs en 2021 utilisent toujours l’email comme solution de gestion et de partage de fichiers. L’email est omniprésent, facile et adapté au partage simple. Le problème est que l’email n’est souvent pas l’option la plus sécurisée pour partager des informations, et ce n’est certainement pas une technologie conçue à cet effet.
Médias amovibles : Les clés USB, les disques durs portables et autres formes de médias amovibles sont également encore couramment utilisés pour partager des informations. Ces supports ne sont pas sécurisés, et il n’y a aucune efficacité ou facilité d’utilisation dans la pratique de passer autour des appareils avec quatre ou cinq versions du même fichier.
Protocole de transfert de fichiers : FTP est l’une des méthodes de transfert de fichiers les plus anciennes et les plus utilisées au monde, principalement parce qu’elle est gratuite, vient avec presque tous les systèmes d’exploitation et transfère les données rapidement. Cependant, FTP est intrinsèquement non sécurisé, sans chiffrement, le rendant inadapté pour la plupart des applications d’entreprise ou des stratégies de conformité.
FTP sécurisé : SFTP est la version chiffrée de FTP, construite en utilisant les capacités de Secure Shell. SFTP est un standard pour les transferts sécurisés. Bien qu’il ne réponde pas à de nombreuses normes de conformité de base, il emploie le chiffrement et peut être configuré pour le faire. Il sert souvent de base pour de nombreuses plateformes de transfert de fichiers d’entreprise.
Transfert de fichiers géré : MFT inclut généralement SFTP et d’autres protocoles et les regroupe dans des solutions d’entreprise complètes qui incluent le partage basé sur le cloud, l’analyse, les journaux d’audit, l’automatisation, le traitement par lots de fichiers et la gestion de la sécurité de conformité.
Pair-à-pair : Le partage de fichiers P2P est un processus délicat. L’idée entière du partage P2P est d’éviter les modèles client-serveur qui peuvent servir de goulets d’étranglement pour la performance. P2P utilise souvent un modèle de partage distribué, et des technologies comme BitTorrent ont révolutionné le partage de fichiers. Cependant, il n’est généralement pas sécurisé et ne convient pas à la plupart des applications de partage de fichiers d’entreprise .

Partage de fichiers sécurisé basé sur le cloud

Le partage de fichiers sécurisé basé sur le cloud fait référence à une méthode de partage de fichiers avec d’autres via le cloud ou Internet, tout en garantissant que les fichiers restent sécurisés et privés. Dans cette méthode, les fichiers sont téléchargés sur une plateforme ou un serveur basé sur le cloud et partagés avec des personnes ou des groupes spécifiques ayant un accès autorisé.

Le partage de fichiers sécurisé basé sur le cloud offre plusieurs avantages, notamment :

Accessibilité : Les fichiers peuvent être accessibles de n’importe où et à tout moment, tant qu’il y a une connexion Internet.
Collaboration facile : Plusieurs personnes peuvent avoir accès au même fichier ou dossier, facilitant ainsi la collaboration et la rendant plus efficace.
Sécurité : Le partage de fichiers basé sur le cloud offre diverses fonctionnalités de sécurité, telles que le chiffrement et l’authentification, pour garantir que les fichiers restent sécurisés.
Rentabilité : Les entreprises peuvent économiser de l’argent en utilisant le partage de fichiers basé sur le cloud au lieu d’investir dans des serveurs sur site coûteux.

Parmi les plateformes populaires de partage de fichiers sécurisés basées sur le cloud figurent Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive et Box.

Pourquoi utiliser le partage de fichiers sécurisé ?

Qu’il soit déployé dans le cloud ou sur site, il est important, voire crucial, pour les entreprises d’utiliser une solution de partage de fichiers sécurisée au lieu d’une application de partage de fichiers gratuite pour consommateurs. Voici juste quelques raisons pour lesquelles les entreprises devraient utiliser une solution de partage de fichiers sécurisée :

Protéger le contenu sensible: Le partage de fichiers sécurisé protège les informations sensibles, telles que les informations personnelles identifiables et les informations médicales protégées (PII/PHI), les dossiers financiers, les données clients et la propriété intellectuelle, contre l’accès par du personnel non autorisé.
Se conformer aux réglementations: De nombreux secteurs, tels que la santé, la fabrication et la finance, doivent se conformer aux réglementations et normes de confidentialité des données qui exigent que certains types d’informations soient partagés (et stockés) de manière sécurisée. Les exemples incluent le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), la California Consumer Privacy Act (CCPA), la Financial Industry Regulatory Authority (FINRA), la Federal Information Security Management Act (FISMA) et la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Ne pas se conformer à ces réglementations peut entraîner de lourdes amendes et des litiges.
Prévenir les violations de données: Lorsque les fichiers sont partagés de manière non sécurisée, ils peuvent être interceptés par des hackers ou des parties non autorisées, ce qui peut conduire à des violations de données et à des vols d’identité.
Garantir l’intégrité des données : Les méthodes de partage de fichiers sécurisées garantissent que les données partagées sont exactes et n’ont pas été altérées ou corrompues pendant le transit.
Améliorer la collaboration : Le partage de fichiers sécurisé permet aux équipes de collaborer et de partager des informations plus efficacement, sachant que leurs données sensibles sont protégées.

Que rechercher dans une solution de partage de fichiers sécurisé ?

Toutes les solutions ne se valent pas. Alors que le partage de fichiers pour les consommateurs peut être relativement simple, les utilisateurs d’entreprise et le partage organisationnel doivent considérer quelques critères essentiels :

Sécurité et conformité : Les entreprises évoluent très probablement dans un monde où la sécurité et la conformité sont primordiales. Une solution de partage de fichiers sécurisée appropriée pour de telles organisations répondrait à leurs besoins en incluant les niveaux appropriés de chiffrement et de sécurité des serveurs, des protections de la vie privée, du suivi, des contrôles, des audits, des rapports, et plus encore.
Limites de partage de fichiers : Passer des documents d’avant en arrière est une chose. Mais dans de nombreux cas, les utilisateurs doivent échanger des fichiers multimédias comme des vidéos, des images CT et IRM, ou des fichiers CAO. Cela n’inclut pas non plus les transferts par lots qu’ils peuvent vouloir mettre en place. Pour de nombreux secteurs, les transferts de gros fichiers sont une procédure opérationnelle standard et une fonction quotidienne.
Transfert de fichiers avancé : Une solution solide peut également inclure plusieurs façons de transférer des fichiers. Cela inclut des interfaces de partage conviviales, des transferts SFTP par lots, des transferts MFT automatisés, etc.
Journalisation des audits : En plus de la conformité et de la sécurité, les journaux d’audit sont incroyablement utiles, si ce n’est nécessaires. Les systèmes appropriés doivent enregistrer les événements système et utilisateur, fournir des analyses médico-légales en cas de défaillance du système ou de violation, et créer une piste de vérification pour la conformité.
Analytiques de sécurité et d’entreprise : Les solutions encore plus avancées incluent l’implémentation de tableaux de bord et d’analyses pour aider les directeurs de la sécurité de l’information (CISOs) à gérer la sécurité et la conformité et permettre aux gestionnaires de données d’augmenter les pratiques et les technologies pour de meilleures performances.
Gestion des informations de sécurité et des événements : Une forme avancée de journalisation et de surveillance des événements système, SIEM est souvent considérée comme un outil de sécurité puissant requis par de nombreux cadres de conformité. Bien que pas toujours nécessaire, disposer d’un SIEM intégré ou d’une intégration SIEM est crucial pour tout, de la gouvernance de la sécurité et de la conformité à la réponse rapide aux incidents.
Partage mobile : Une solution fiable et flexible devrait fournir plusieurs options de gestion et de partage des données, y compris la synchronisation locale et le partage de fichiers mobiles sécurisé via des applications dédiées.

10 conseils pour un partage de fichiers sécurisé pour les entreprises

Le partage de fichiers sécurisé est une priorité absolue pour les entreprises de toutes tailles. Avec la montée des cybermenaces, il est important de mettre en place des mesures protégeant les informations sensibles d’une organisation. Dans cette liste, nous avons compilé 10 conseils essentiels pour un partage de fichiers sécurisé, abordant des sujets tels que le chiffrement, le contrôle d’accès et la sensibilisation des employés.

Utilisez un service de partage de fichiers sécurisé : Optez pour un service de partage de fichiers sécurisé réputé qui dispose de protocoles de chiffrement robustes pour protéger vos données.
Limiter l’accès : Restreindre l’accès aux fichiers uniquement aux personnes qui en ont besoin. Définissez des permissions et des identifiants pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux fichiers.
Configurez l’authentification multifactorielle : Utilisez l’authentification multifactorielle pour vous assurer que toute personne tentant d’accéder aux fichiers possède les identifiants de connexion corrects et des mesures de sécurité supplémentaires.
Chiffrez les fichiers avant de les partager : Utilisez des outils de chiffrement pour chiffrer les fichiers avant de les partager afin d’éviter les accès non autorisés.
Utilisez un système de messagerie sécurisé : Recourez à un système de messagerie sécurisé qui chiffre les messages et les pièces jointes, rendant difficile pour les cyberattaquants d’intercepter et de voler des informations sensibles.
Sensibilisez les employés : Sensibilisez les employés à l’importance des pratiques de sécurité et aux risques liés au partage de fichiers. Ils doivent être conscients de la manière de gérer les informations sensibles et de l’utilisation des outils de chiffrement.
Mettez régulièrement à jour les paramètres de sécurité : Actualisez régulièrement vos paramètres de sécurité pour garantir que vos fichiers restent protégés. Cela inclut la mise à jour des mots de passe, la révocation de l’accès pour les anciens employés et la mise à jour des logiciels et systèmes avec les derniers correctifs de sécurité.
Surveillez l’accès et l’utilisation : Surveillez qui accède à vos fichiers et comment ils sont utilisés. Cela peut aider à prévenir les accès non autorisés et identifier toute activité suspecte.
Utilisez des mots de passe forts : Créez des mots de passe complexes et exigez des employés qu’ils utilisent des mots de passe forts pour accéder aux fichiers. Cela peut empêcher les pirates de deviner les mots de passe et d’accéder à des informations sensibles.
Sauvegardez vos fichiers : Sauvegardez régulièrement vos fichiers pour prévenir la perte de données en cas de violation de sécurité ou d’autres problèmes. Cela peut également vous aider à récupérer rapidement en cas d’incidents de perte de données.

Devrais-je choisir une solution de partage de fichiers gratuite ?

La réponse courte est non. Il existe des alternatives gratuites. Cependant, le plus souvent, ces outils gratuits ciblent les consommateurs sans aucun besoin réel de fonctionnalités professionnelles et avec des capacités limitées comme la taille des transferts de fichiers.

Des plateformes open-source existent également, mais celles-ci nécessitent souvent que l’organisation installe, maintienne et mette à jour le logiciel. La plupart des solutions de transfert de fichiers sécurisés, en particulier basées sur le cloud, gèrent ces tâches difficiles.

Kiteworks est votre meilleur choix pour une solution de partage de fichiers sécurisé

Le partage de fichiers est l’une des activités les plus fondamentales pour une entreprise. Disposer d’une solution de partage de fichiers sécurisée, conforme et puissante offre aux entreprises les outils nécessaires pour travailler de manière sûre, sécurisée, efficace et efficiente sans sacrifier leurs flux de travail ou leurs politiques de gouvernance des données.

Le partage de fichiers sécurisé de Kiteworks permet aux organisations de travailler avec des tiers via divers canaux sécurisés, tels que les salles de données virtuelles (VDRs), la collaboration, le Transfert de Fichiers Géré (MFT), et le Protocole de Transfert de Fichiers Sécurisé (SFTP). En s’appuyant sur une fondation commune de partage de fichiers sécurisé avec un ensemble unique de contrôles, de politiques de gouvernance, de gestion des utilisateurs et de connectivité des sources de données, les organisations peuvent réduire les risques et les coûts. Les capacités principales incluent la co-édition grâce à une intégration transparente de Microsoft Office, la collaboration avec tout utilisateur, n’importe où dans le monde, l’intégration de la collaboration par e-mail avec des dossiers partagés, et plus encore.

Le Réseau de Contenu Privé de Kiteworks offre aux organisations des capacités robustes de partage de fichiers sécurisés avec une gouvernance, une conformité et une protection complètes. Planifiez une démonstration personnalisée dès aujourd’hui pour en savoir plus.

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