Introduction à l'eDiscovery

L’eDiscovery, abréviation de découverte électronique, est un processus utilisé dans le domaine juridique pendant la phase de découverte des preuves lors d’un litige ou d’une enquête. Cette procédure implique l’identification, la préservation, la collecte, le traitement, l’examen et la production d’informations numériques de manière juridiquement défendable.

À mesure que notre monde devient de plus en plus numérique, l’importance de l’eDiscovery continue de croître. Les individus et les organisations génèrent chaque jour d’immenses quantités de données électroniques—emails, documents, publications sur les réseaux sociaux et plus encore—toutes susceptibles de revêtir une valeur significative en tant que preuves potentielles dans une affaire juridique. Dans cet article, nous explorerons l’eDiscovery—ce que c’est, pourquoi c’est important, ainsi que quelques outils et meilleures pratiques d’eDiscovery.

eDiscovery : Définition et Processus

L’eDiscovery joue un rôle fondamental dans notre paysage juridique moderne. Il est conçu pour compiler des informations numériques pertinentes, en maintenir l’intégrité et les présenter de manière à satisfaire les exigences légales. Il implique l’identification, la collecte et la production de données électroniques dans le but de les utiliser comme preuves dans une affaire légale civile ou criminelle. Si réalisé correctement, l’eDiscovery facilite un processus légal équitable, juste et efficace.

Le processus d’eDiscovery commence généralement lorsqu’il devient évident qu’un procès ou une enquête est susceptible de se produire. Durant cette phase cruciale, un mécanisme juridique connu sous le nom de conservation légale ou hold de litige est rapidement mis en œuvre. Ce protocole crucial sert de directive émise par une partie ou son conseil annonçant une suspension de la politique standard de gestion des dossiers pour préserver toutes les informations qui pourraient potentiellement être pertinentes et instrumentales pour l’affaire.

Qu’est-ce qu’une Conservation Légale ou un Hold de Litige ?

Une conservation légale ou un hold de litige est une pierre angulaire dans le processus d’eDiscovery. Ce hold agit comme une sauvegarde, conçue spécifiquement pour interdire toute possibilité de destruction, d’altération ou de modification de toute information stockée électroniquement (ESI) qui pourrait fournir des preuves potentielles et est considérée comme critique ou pertinente pour l’affaire légale en question.

Le hold de litige est établi non seulement pour prévenir les tentatives délibérées de falsifier ou de déformer des preuves potentielles. Il étend également ses mesures de protection pour inclure des actions accidentelles ou non intentionnelles qui, malgré le fait qu’elles ne soient pas préméditées, pourraient potentiellement conduire à la perte ou à l’altération de données importantes.

Un hold de litige est généralement mis en œuvre par le biais de notifications écrites envoyées à tout le personnel concerné, les informant des exigences de préservation. Il est suivi par une surveillance et un contrôle, pour assurer la conformité. Des rappels et des formations périodiques peuvent également être effectués, pour renforcer l’importance de la conformité avec le hold.

En assurant fermement que toutes les informations pertinentes et substantielles, quel que soit leur format ou leur emplacement, sont efficacement protégées contre toute forme de destruction ou de changement, le hold de litige permet ainsi un processus d’eDiscovery plus rationalisé et fiable. Il garantit l’intégrité et l’authenticité de l’ESI pendant la phase de découverte, offrant une meilleure chance à une procédure légale équitable. Cela maintient la crédibilité du système juridique, ajoute de la valeur au rôle de l’eDiscovery et solidifie la confiance des parties impliquées dans le litige.

L’Importance de l’eDiscovery dans les Organisations

Pour les organisations, l’eDiscovery n’est pas seulement critique—il est indispensable. À une époque où les scandales d’entreprise et les litiges juridiques sont monnaie courante, l’eDiscovery sert à la fois d’épée et de bouclier. Il permet aux organisations de découvrir des preuves cruciales en leur faveur ou potentiellement contre elles, jouant ainsi un rôle clé dans le déroulement des procédures légales.

De plus, un processus d’eDiscovery efficace peut aider les organisations à rester conformes à diverses réglementations et à éviter de sévères pénalités. Il aide à assurer la transparence, la responsabilité et une bonne gouvernance, favorisant ainsi la confiance organisationnelle et publique.

Éléments Clés du Processus d’eDiscovery

Le processus d’eDiscovery comprend plusieurs éléments clés, chacun contribuant à sa fonctionnalité globale et à son efficacité. Le premier est l’identification, où toutes les sources potentielles d’informations pertinentes sont repérées. Cela est suivi par les étapes de préservation et de collecte, qui impliquent de sécuriser les données et de les amasser pour un examen plus approfondi.

Ensuite vient l’étape de traitement, où les données collectées sont converties en un format adapté à l’examen et à l’analyse. L’étape d’examen implique de scruter les données pour leur pertinence et leur privilège, tandis que l’étape de production comprend la livraison des données de la manière et du format requis.

Meilleures Pratiques d’eDiscovery

L’eDiscovery est crucial pour maintenir l’intégrité, assurer la conformité et gérer efficacement les litiges juridiques. Les organisations bénéficient grandement lorsqu’elles suivent de près et de manière cohérente les processus d’eDiscovery. Avec une solide compréhension du processus et des meilleures pratiques, les organisations peuvent mettre en œuvre des procédures d’eDiscovery efficaces, favorisant une culture de transparence et de responsabilité.

Voici quelques-unes des meilleures pratiques d’eDiscovery :

• Assurez des politiques claires : Toutes les organisations devraient avoir des politiques claires et bien documentées sur la conservation des données et l’eDiscovery. Cela minimise la possibilité de destruction involontaire de preuves et assure une manipulation cohérente des données.
• Mettez en œuvre les holds légaux promptement : Lorsqu’un litige est attendu, un hold légal devrait être émis rapidement pour assurer la préservation des données pertinentes.
• Impliquez l’IT dès le début : Le département IT joue un rôle crucial dans le processus d’eDiscovery, de l’identification des sources potentielles de données à l’assurance de leur intégrité et sécurité. Il est important de les impliquer tôt dans le processus.
• Comprenez les données : Comprendre les types, sources et emplacements des données est crucial pour un processus d’eDiscovery efficace. Toutes les sources de données potentielles devraient être identifiées pour s’assurer qu’aucune preuve n’est négligée.

Outils et techniques d’eDiscovery

L’eDiscovery moderne est soutenu par une variété d’outils et de techniques spécialisés. Ces technologies peuvent considérablement améliorer l’efficacité et l’efficience du processus d’eDiscovery, facilitant la gestion et l’analyse de volumes massifs de données électroniques.

Voici un bref aperçu de certains des outils largement utilisés dans le processus d’eDiscovery :

• Cartographie des données : une technique permettant d’identifier et de localiser les preuves potentielles dans le paysage des données d’une organisation.
• Codage prédictif : une technique d’apprentissage automatique, peut aider à accélérer le processus de révision en classant et en priorisant automatiquement les documents en fonction de leur pertinence pour l’affaire.
• Fonctions de recherche et de filtrage : des processus qui aident à cibler des types spécifiques de données, éliminant les informations non pertinentes et réduisant le volume global de données à examiner.

Défis de l’eDiscovery et fournisseurs de solutions

Malgré ses nombreux avantages, l’eDiscovery est laborieux et présente plusieurs défis. L’immensité et la complexité des ESI peuvent être écrasantes, et garantir la préservation et l’intégrité des données tout au long du processus est une tâche ardue. De plus, la nature évolutive de la technologie et des lois associées nécessite une adaptation continue, ajoutant une autre couche de complexité.

Heureusement, des solutions sont disponibles pour contrer ces défis. Par exemple, s’associer à un fournisseur de services d’eDiscovery expérimenté peut apporter l’expertise et les ressources nécessaires pour gérer des projets d’eDiscovery complexes et de grande envergure. Voici un échantillon de fournisseurs de solutions d’eDiscovery :

• Relativity – Offre une suite eDiscovery de bout en bout avec des fonctionnalités conçues pour rationaliser le processus d’eDiscovery. Leur plateforme comprend des analyses avancées et des flux de travail flexibles.
• Exterro – Connu pour leur logiciel eDiscovery complet qui aide à comprendre la définition de l’eDiscovery. Ils proposent une gamme de solutions incluant la conservation légale, la collecte, le traitement, la révision et la production.
• Logikcull – Fournit un logiciel eDiscovery basé sur le cloud conçu pour simplifier le processus juridique complexe. Ils fournissent également les meilleures pratiques pour l’eDiscovery pour aider les organisations.
• Catalyst – Livre une plateforme eDiscovery sécurisée, évolutive et rapide qui aide à réduire les risques, à diminuer les coûts et à prendre le contrôle sur des affaires juridiques complexes.
• ZyLAB – Connu pour leurs techniques d’IA & Science des données dans les services d’eDiscovery. Ils offrent un ensemble complet d’outils qui aident les organisations à gérer le processus d’eDiscovery de manière efficace et efficiente.
• FTI Technology – Réputé pour leur logiciel et services d’eDiscovery et de gouvernance de l’information. L’entreprise assiste les clients dans des affaires impliquant des preuves électroniques et les meilleures pratiques d’eDiscovery.
• Everlaw – Fournit une plateforme de litige basée sur le cloud qui inclut des fonctionnalités telles que le codage prédictif, la révision de documents et une chronologie de l’affaire pour comprendre le processus d’eDiscovery.
• Nuix – Spécialisé dans la fourniture de logiciels qui rendent possible de donner un sens actionnable à de vastes quantités de données non structurées. L’entreprise est connue pour fournir une solution eDiscovery robuste

Équipes spécialisées en eDiscovery : Rôles et responsabilités

Les équipes spécialisées en eDiscovery jouent un rôle central et fondamental dans le processus complexe de l’eDiscovery. Ces équipes comprennent généralement des membres de divers départements tels que le juridique, la technologie de l’information (IT) et la gestion des documents, garantissant une approche multifacette de la tâche complexe à accomplir. Elles s’assurent que chaque segment du processus d’eDiscovery est traité avec l’attention nécessaire au détail, assurant une procédure rationalisée et efficace. Ces équipes jouent un rôle essentiel dans la définition du périmètre de la collecte de données, un aspect crucial initial du processus. Elles identifient les sources nécessaires de données potentiellement pertinentes et déterminent les meilleures stratégies pour leur collecte.

Les équipes spécialisées en eDiscovery mettent également en œuvre et surveillent les conservations légales. Ce faisant, elles garantissent que toutes les parties prenantes concernées sont informées de leur devoir de préserver les données potentiellement pertinentes, et que ces conservations sont efficacement maintenues pendant la durée requise.

De plus, ces équipes supervisent la préservation et la collecte des données. Cela implique de développer et de mettre en œuvre des stratégies efficaces pour protéger l’intégrité des données, ce qui est une tâche particulièrement critique étant donné les implications légales potentielles des données impliquées dans l’eDiscovery.

Elles gèrent également le processus de collecte et s’assurent que les méthodes de collecte répondent aux normes légales et techniques nécessaires. Un autre aspect clé de leur rôle implique la liaison avec les fournisseurs de services d’eDiscovery externes, si et quand ces services sont requis.
L’équipe spécialisée en eDiscovery sert de point de contact principal, coordonnant les activités de ces fournisseurs de services et intégrant leur travail dans le processus d’eDiscovery plus large.

Un niveau de cohésion parmi les membres de l’équipe d’eDiscovery, marqué par un travail d’équipe efficace et une communication claire, est d’une importance vitale pour garantir l’exécution sans faille du processus d’eDiscovery. Des équipes cohésives peuvent travailler ensemble pour prendre des décisions éclairées, gérer efficacement les défis potentiels et rationaliser l’ensemble du processus.

De plus, le développement professionnel continu est indispensable pour ces équipes spécialisées. Des sessions de formation régulières et des mises à jour sont clés pour rester à jour avec le paysage en constante évolution de l’eDiscovery. Cela inclut les dernières tendances dans le domaine, les changements dans les exigences légales et les avancées dans les technologies d’eDiscovery. Un tel développement professionnel continu garantit que l’équipe est toujours équipée des connaissances et compétences les plus actuelles, améliorant leur efficacité et leur efficience dans l’exécution de leurs tâches.

Kiteworks aide les organisations à répondre aux demandes de conservation légale avec l’eDiscovery

L’eDiscovery, ou la découverte électronique, est un composant essentiel du paysage juridique moderne. Destiné à identifier, préserver, collecter, traiter, réviser et produire des données numériques de manière juridiquement défendable, l’eDiscovery joue un rôle critique dans l’assurance d’un processus légal juste et efficace. Les conservations légales ou les conservations en cas de litige, une partie importante de l’eDiscovery, empêchent la destruction ou la modification accidentelle ou intentionnelle de preuves potentielles. Outre la facilitation des procédures légales, l’eDiscovery aide également les organisations à maintenir la conformité, à favoriser la transparence et à éviter les pénalités. Utiliser les outils et techniques d’eDiscovery, et avoir des équipes spécialisées pour gérer les tâches d’eDiscovery, peut grandement améliorer l’efficacité du processus. Malgré certains défis, avec l’approche et les ressources appropriées, l’eDiscovery peut être un outil puissant pour gérer les risques légaux et les litiges à l’ère numérique.

Kiteworks joue un rôle crucial dans l’eDiscovery en fournissant une plateforme sécurisée et conforme pour l’échange d’informations sensibles, la préservation des preuves et la prévention des violations de données et des infractions à la conformité.

La plateforme permet la surveillance et la préservation centralisées des preuves, simplifiant la conservation légale et rationalisant l’eDiscovery ou toute autre exigence d’enquête. Spécifiquement, Kiteworks permet de canaliser tous les canaux inter-organisationnels à travers son réseau de contenu privé. Cela inclut des canaux tels que les partages de fichiers, Microsoft OneDrive, SFTP, des intégrations personnalisées et des applications d’entreprise comme Salesforce.

À des fins de conformité, un utilisateur désigné avec un rôle spécial d’Enquêteur sur les Fuites de Données est la seule personne ayant accès à ces données. Cet utilisateur peut utiliser une interface de reporting dédiée pour capturer les informations nécessaires à une enquête.

La plateforme permet également l’exportation des données vers des serveurs d’archivage, aidant ainsi dans le processus d’eDiscovery.

Le rôle de Kiteworks dans l’eDiscovery ne se limite pas à la préservation des preuves. Il aide également à prévenir les violations de données et les infractions à la conformité provenant de communications cybernétiques sensibles de tiers. Ceci est réalisé en fournissant aux DSI et aux RSSI une visibilité, une conformité et un contrôle complets sur la PI, les PII, les PHI et d’autres contenus sensibles à travers tous les canaux de communication de tiers.