Exigences de conformité réglementaire : Ce qu'il faut savoir

La conformité réglementaire est essentielle pour toute entreprise et peut en fait être financièrement récompensée en évitant les amendes et en trouvant des zones vulnérables dans votre entreprise.

Qu’est-ce que la conformité réglementaire ?

La conformité réglementaire est le processus d’adhésion aux lois, réglementations, normes et autres règles établies par les gouvernements et autres organismes de réglementation. C’est un aspect important de l’activité commerciale, car les entreprises sont tenues de suivre certaines lois et réglementations pour maintenir leurs opérations.

La conformité réglementaire aide à garantir que les entreprises ne se livrent pas à des pratiques non éthiques ou illégales, et peut être utilisée pour protéger à la fois leurs employés et leurs clients, souvent en protégeant leurs données, à savoir les informations personnelles identifiables et les informations médicales protégées (PII/PHI). Ces normes de conformité sont spécifiques aux industries et aux emplacements et peuvent entraîner de lourdes pénalités si elles ne sont pas correctement suivies.

Quels avantages les organisations peuvent-elles tirer en garantissant la conformité réglementaire ?

Il y a de nombreux avantages pour une organisation à atteindre ou à démontrer la conformité réglementaire. Un avantage majeur est la continuité des affaires et une confiance améliorée dans l’industrie et parmi les clients. Quelques autres avantages incluent :

1. Amélioration de l’efficacité opérationnelle : Adhérer à la conformité réglementaire peut aider les organisations à garantir que toutes les opérations sont menées efficacement et conformément aux réglementations établies. Cela, à son tour, aide les organisations à rationaliser les procédures et les processus, conduisant à une amélioration de l’efficacité opérationnelle et à une réduction des coûts.
2. Réduction des risques et des responsabilités : La conformité réglementaire aide les organisations à rester à jour avec les lois et réglementations changeantes et à les respecter, réduisant ainsi le risque de pénalités, d’amendes et d’autres formes de responsabilités.
3. Amélioration de l’image publique : Les organisations qui se conforment aux réglementations acquièrent une image publique positive, car elles démontrent un engagement envers des opérations sûres et éthiques. Cela peut conduire à une confiance publique améliorée et à une confiance accrue, ce qui peut conduire à une augmentation de la valeur de la marque.
4. Plus grande résilience : Les organisations conformes sont plus résilientes aux changements de réglementations, car elles ont déjà des systèmes en place pour répondre aux demandes réglementaires. Cela aide les organisations à mieux planifier le changement futur, favorisant une plus grande continuité des affaires.
5. Augmentation de l’efficacité : En établissant des procédures, des processus et des systèmes clairs pour garantir la conformité réglementaire, les organisations peuvent devenir plus efficaces dans leur fonctionnement, ce qui conduit à une productivité améliorée et à des économies de coûts.

Comment fonctionne la conformité réglementaire ?

Dans n’importe quelle industrie, il existe des réglementations, et les organisations opérant dans ces industries doivent se conformer à ces réglementations. La conformité peut couvrir une variété de pratiques, processus et opérations différentes au sein d’une organisation. Une organisation aura probablement plus d’un domaine de conformité.

Certains des différents types de conformité comprennent ce qui suit :

• Conformité financière : Les organisations doivent maintenir des registres financiers justes et transparents et s’abstenir de pratiques financières non éthiques ou illégales qui nuisent aux parties prenantes ou aux consommateurs.

  Des exemples de telles réglementations sont les règles de la Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) pour la protection des consommateurs et la Loi Sarbanes-Oxley (SOX) qui exige une transparence et une reddition de comptes financières pour les sociétés afin de réduire la fraude.

  De plus, la conformité Service Organization Control 2 (SOC 2) est une attestation pour les investisseurs et les assureurs concernant la sécurité des systèmes détenant des données clients. Elle est administrée par l’American Institute of Certified Public Accountants.

• Conformité en cybersécurité : Les réglementations en matière de cybersécurité se concentrent sur la sécurité et la confidentialité des données dans les systèmes informatiques, y compris les réglementations couvrant la mise en œuvre du chiffrement, de la sécurité des pare-feu, des contrôles réseau, de la prévention des violations et des efforts de remédiation.

  De nombreuses réglementations modernes incluent des exigences en matière de cybersécurité, telles que les réglementations de la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), le Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP), et la Norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS).

• Conformité réglementaire : Cette forme unique de conformité met l’accent sur les obligations légales auxquelles une organisation est confrontée dans le cadre de son fonctionnement. Les réglementations sont une forme légale de gouvernance qui repose sur la législation et la surveillance, généralement d’un organisme gouvernemental ou réglementaire adjacent.

  Cette forme de réglementation peut souvent se chevaucher avec les autres. La conformité comprend généralement des exigences financières, informatiques, de reporting et de journalisation des audits dans de nombreux cas.

Comme il existe des chevauchements significatifs entre différents types de réglementations, il est essentiel de comprendre d’où proviennent ces lois. Par exemple, HIPAA est une exigence réglementaire pour tous les prestataires de soins de santé, les compagnies d’assurance et les fournisseurs associés instituée et administrée par les gouvernements fédéral et locaux. Cependant, HIPAA contient plusieurs dispositions pour la cybersécurité et la protection financière.

Inversement, SOC 2, bien qu’il contienne plusieurs dispositions régissant la gestion, la sécurité et la confidentialité des données, n’est pas une exigence réglementaire. Il n’est pas régi par la loi et n’est pas requis dans le cadre de normes industrielles.

Quelles sont certaines réglementations de conformité réglementaire ?

Différentes industries incluront généralement des réglementations uniques. Certaines réglementations transcenderont l’industrie et s’appliqueront à un large éventail de types organisationnels communs.

Certaines des réglementations courantes incluent :

	Organisations concernées	Organisme de réglementation	Domaines de couverture	Exigences
Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)	Entités couvertes (hôpitaux, médecins, compagnies d’assurance) et leurs associés commerciaux	Department of Health and Human Services (HHS)	Protection des informations médicales protégées (PHI) contre la divulgation non autorisée	Contrôles de cybersécurité ; contrôles de confidentialité physiques et administratifs
Sarbanes-Oxley Act (SOX)	Sociétés cotées en bourse	U.S. Securities and Exchange Commission (SEC)	Exigeant la transparence dans la communication financière des entreprises	Les sociétés doivent intégrer la sécurité, la transparence et la responsabilité dans la communication financière aux parties prenantes et au gouvernement
Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)	Toutes les entreprises collectant des données de consommateurs dans l’Union européenne	Le Bureau du Commissaire à l’information de l’UE (ICO)	Protection des informations des consommateurs dans les juridictions de l’UE	Les entreprises doivent mettre en œuvre des contrôles de confidentialité, de sécurité et de consentement pour protéger les données des consommateurs contre la divulgation ou l’abus
California Consumer Privacy Act (CCPA)*	Entreprises de taille moyenne et grandes en Californie	California Privacy Protection Agency (CPPA)	Protection des informations des consommateurs dans les juridictions de Californie	Les entreprises doivent mettre en œuvre des contrôles de confidentialité, de sécurité et de consentement pour protéger les données des consommateurs contre la divulgation ou l’abus
Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP)	Fournisseurs de services cloud travaillant avec des agences fédérales	Le Joint Authorization Board (JAB) et le Program Management Office (PMO)	Sécurisation des systèmes cloud utilisés par les agences fédérales via des fournisseurs tiers	Les CSP doivent mettre en œuvre les contrôles NIST 800-53 et autres pour répondre aux normes minimales
Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC)	Contractants numériques travaillant avec des agences du Département de la Défense	Le Département de la Défense	Sécurisation des systèmes informatiques liés à la défense dans la chaîne d’approvisionnement du DoD	Les contractants doivent mettre en œuvre les contrôles NIST 900-171 et NIST 800-172 pour travailler dans la chaîne d’approvisionnement

* À partir du 1er janvier 2023, le CCPA a été modifié en California Privacy Rights Act (CPRA) avec des réglementations et contrôles étendus.

De plus, plusieurs normes ne sont pas requises ou régies par la loi mais s’appliquent spécifiquement à des pratiques industrielles ou à une adoption facultative par une entreprise :

	Organisations concernées	Organisme de régulation	Domaines de couverture	Exigences
Service Organization Control (SOC) 2	Toute entité adoptant la norme	American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)	Sécurité des données, confidentialité, intégrité	Les organisations doivent respecter des normes minimales de sécurité et de confidentialité et subir des audits réguliers
Série des normes ISO 27000	Toute entité adoptant la norme	Organisation internationale de normalisation (ISO)	Sécurité des données et de l’infrastructure IT	Les organisations conçoivent, développent, mettent en œuvre et maintiennent des systèmes de gestion de la sécurité de l’information (ISMS)
Norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS)	Commerçants acceptant les paiements par carte de crédit	Industrie des cartes de paiement (incluant des compagnies de cartes de crédit telles que Visa, Mastercard, American Express, etc.)	Informations sur les cartes de crédit et les paiements	Les processeurs de paiement et les commerçants doivent mettre en œuvre des pratiques de sécurité pour protéger les informations de paiement contre le vol

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Réglementations et conformité réglementaire hors des États-Unis

Les réglementations et la conformité réglementaire varient considérablement d’un pays à l’autre. La plupart des nations hors des États-Unis ont établi des lois, des réglementations et des directives pour les activités commerciales, y compris les lois et réglementations en matière d’environnement, de santé et de sécurité. Les nations peuvent également avoir des lois et réglementations qui impactent les pratiques de travail et d’emploi des entreprises. Cela inclut des lois sur la confidentialité des données telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’Union européenne, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada, la Loi sur la protection des données de 2018 du Royaume-Uni, le Programme d’évaluateurs enregistrés en sécurité de l’information (IRAP) de l’Australie, et bien d’autres. Les entreprises faisant des affaires dans différents pays peuvent devoir se conformer à d’autres réglementations, telles que les lois anti-corruption, les lois sur le contrôle des exportations et les restrictions sur les investissements étrangers.

Les lois et réglementations d’un pays donné dépendront de ses propres lois et des traités et conventions internationaux qu’il a signés. Il est important pour les entreprises de comprendre les lois, réglementations et normes d’un pays dans lequel elles opèrent ou vers lequel elles exportent. Les entreprises doivent également comprendre leurs obligations en matière de conformité réglementaire et comment ces obligations peuvent différer dans différents pays.

En plus de comprendre les lois et réglementations d’une nation particulière, les entreprises doivent également être conscientes des capacités d’application de la loi des autorités réglementaires de la nation. Les entreprises doivent se conformer aux lois et réglementations de la nation et peuvent faire face à des inspections, des amendes et d’autres pénalités si elles ne le font pas. Il est également important pour les entreprises de comprendre comment les lois et réglementations d’une nation peuvent changer avec le temps et les implications de ces changements sur leurs opérations.

Les entreprises doivent également être conscientes de la manière dont les lois d’une nation particulière peuvent interagir avec les lois et réglementations d’autres nations. Par exemple, une entreprise opérant dans plusieurs pays peut être soumise à la fois aux réglementations de son pays d’origine et à celles des pays dans lesquels elle opère. Il est important de comprendre les implications de tout conflit entre ces réglementations et comment se conformer à toutes les réglementations applicables.

Qu’est-ce que la gouvernance, le risque et la conformité ?

Les réglementations relèvent souvent d’un ensemble plus large de stratégies et de pratiques que les entreprises suivent, généralement connu sous le nom de gouvernance, risque et conformité.

La GRC comprend les pratiques suivantes :

• Gouvernance : Stratégies et capacités intégrées autour de la gouvernance des pratiques commerciales, de la gestion des données et de la sécurité. La gouvernance inclut la planification et l’exécution de haut niveau des processus et objectifs commerciaux.
• Risque : L’évaluation et la gestion des risques sont la pratique de mesurer les risques financiers, les vulnérabilités de sécurité ou d’autres dangers potentiels et d’utiliser ces informations pour prendre des décisions autour de la cybersécurité, de l’infrastructure IT, de l’administration et d’autres décisions commerciales.
• Conformité : Les pratiques de gouvernance et de risque doivent être utilisées pour alimenter la conformité maintenant et à l’avenir.

Pourquoi est-il important d’avoir une politique de conformité réglementaire en place ?

Avoir une politique de conformité réglementaire en place est important pour garantir qu’une entreprise opère conformément à toutes les lois et réglementations applicables. Une politique de conformité réglementaire précise quelles réglementations spécifiques l’entreprise doit respecter, ainsi que les étapes qu’elle doit suivre pour rester conforme. Avoir une politique de conformité réglementaire en place aide également à protéger l’entreprise de la responsabilité et assure aux clients et aux parties prenantes que l’entreprise opère dans le cadre de la loi.

Quelles sont certaines des pénalités pour non-conformité ?

La conformité, souvent régie par la loi, peut entraîner des pénalités significatives. Même les cadres régis dans le secteur privé peuvent affecter la manière dont une entreprise fait des affaires.

Certaines pénalités potentielles incluent ce qui suit :

• Pénalités financières : Les pénalités financières vont de frais mineurs à des amendes écrasantes. Les exigences de conformité HIPAA, par exemple, échelonnent les pénalités financières en fonction de la gravité de la violation. Le RGPD, d’autre part, ne permet que deux différents niveaux de pénalités, chacun contenant des obligations financières significatives de la part de l’organisation non conforme.

• Perte de licence ou d’autorisation : Certains cadres, comme FedRAMP ou CMMC, entraînent une perte de base de certification pour non-conformité grave. Ici, les organisations ne peuvent plus opérer dans leur industrie.

• Responsabilité légale : Si la non-conformité conduit à un préjudice grave pour une organisation ou des individus, les organisations peuvent se trouver légalement responsables. HIPAA contient plusieurs niveaux de pénalités légales, y compris des peines de prison, pour des violations graves ou en cas de fraude.

• Impact sur les opérations commerciales : Certaines réglementations non gouvernementales, comme le PCI DSS, fonctionnent parce que l’organisme directeur peut contrôler comment les entreprises fonctionnent sur un marché commercial.

  Par exemple, si un commerçant ne se conforme pas au PCI DSS, il n’y a pas de répercussion légale par défaut. Au lieu de cela, le PCI (composé de tous les principaux fournisseurs de cartes de crédit comme Visa, Discover, American Express, Mastercard, etc.) peut imposer des amendes pour l’utilisation continue des réseaux de paiement par carte de crédit.

  La non-conformité continue peut pousser le PCI à étiqueter les commerçants avec une note négative, incluant des frais plus élevés et des capacités de traitement des paiements limitées.

  Enfin, le PCI peut simplement fermer le compte d’un commerçant et rendre impossible le traitement des paiements.

Opérationnaliser la conformité réglementaire

La conformité réglementaire est une partie significative de toute entreprise et doit jouer un rôle dans la stratégie commerciale et l’infrastructure IT. Toute entreprise opérant dans des industries réglementées avec des normes doit utiliser la technologie pour soutenir les réglementations.

La communication de contenu sensible est impliquée dans pratiquement chaque réglementation de conformité, et les organisations doivent s’assurer qu’elles ont les bons contrôles de politique et processus de sécurité en place. Découvrez comment Kiteworks unifie, suit, contrôle et sécurise les données critiques lorsqu’elles entrent, circulent et sortent d’une organisation pour la conformité à travers de nombreuses réglementations, telles que HIPAA, PCI DSS, FedRAMP et d’autres, en planifiant une démonstration personnalisée.

 

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