Complément au Règlement Fédéral d'Acquisition de la Défense (DFARS)

Le supplément de la régulation fédérale d’acquisition de la défense (DFARS) est un ensemble complet de règles et de procédures qui dictent le processus d’acquisition du Département de la Défense (DoD). Il complète la régulation fédérale d’acquisition (FAR) et est spécifiquement adapté pour répondre aux besoins et préoccupations uniques du DoD. Cet article discutera des différents composants de DFARS et des procédures, orientations et informations (PGI) associées.

Aperçu de DFARS

L’objectif principal de DFARS est de garantir que le DoD fonctionne de manière efficiente, rentable et en conformité avec les lois et réglementations fédérales. DFARS couvre de nombreux sujets, y compris l’approvisionnement, la contractualisation et l’administration. Il est divisé en plusieurs sections, chacune se concentrant sur des aspects spécifiques du processus d’acquisition.

DFARS : Structure et Composants

DFARS est divisé en de nombreuses parties, sous-parties, sections et clauses. Cette structure permet l’organisation efficiente et la navigation du contenu étendu dans le supplément. Les composants significatifs de DFARS comprennent :

DFARS : Section générale

La section Générale sert d’introduction à DFARS et décrit son applicabilité à diverses entités au sein du DoD. Cette partie du supplément offre un aperçu de l’étendue et de l’objectif de DFARS, expliquant qu’elle est destinée à compléter le FAR avec des politiques, des procédures et des directives spécifiques à l’acquisition de défense. Elle couvre également les autorités sous lesquelles DFARS opère et les rôles et responsabilités de divers responsables du DoD dans le processus d’acquisition.

DFARS: Section des Définitions

La section des Définitions contient des définitions de termes clés et de concepts qui sont utilisés tout au long de DFARS. Cette partie est essentielle pour comprendre le langage et la terminologie utilisés dans le supplément. Elle clarifie les significations de termes tels que “acquisition”, “contrat” et “officier de contrat” pour assurer une compréhension cohérente de ces concepts à travers les différentes composantes de DFARS.

DFARS: Section sur les Pratiques Commerciales Inappropriées et les Conflits d’Intérêts Personnels

La section sur les Pratiques Commerciales Inappropriées et les Conflits d’Intérêts Personnels aborde les questions éthiques et les conflits d’intérêts qui peuvent survenir lors de l’acquisition. Cette section guide le traitement des situations impliquant la fraude, la corruption et d’autres comportements contraires à l’éthique. Elle décrit également les procédures pour signaler les soupçons de faute professionnelle et assure que des mesures appropriées sont prises pour répondre à ces préoccupations. De plus, elle couvre les conflits d’intérêts personnels qui peuvent survenir pour les employés du DoD et les mesures qu’ils doivent prendre pour les atténuer ou les éliminer.

DFARS: Section des Questions Administratives

La section des affaires administratives se concentre sur les aspects administratifs de la passation de contrats, tels que la formation des contrats, la tenue des dossiers et les obligations de rapport. Cette partie du DFARS guide les procédures appropriées pour la formation des contrats, y compris la négociation et l’exécution des conditions du contrat. Elle décrit également les exigences pour le maintien et la gestion des dossiers de contrat et les obligations de rapport auxquelles les contractants doivent se conformer pour respecter les DFARS et autres réglementations.

DFARS : Section des dispositions de sollicitation et des clauses de contrat

La section des dispositions de sollicitation et des clauses de contrat contient des dispositions et des clauses spécifiques qui doivent être incluses dans les contrats et les sollicitations. Ces dispositions et clauses abordent divers aspects du processus d’acquisition, tels que la sélection des contractants, les termes et conditions des accords, et les droits et responsabilités à la fois du DoD et de ses contractants. Cette section veille à ce que les contrats et les sollicitations soient conformes aux DFARS et aux lois et réglementations fédérales applicables.

Procédures, Orientation et Information (POI)

Le POI est un document complémentaire au DFARS qui fournit des conseils et des informations supplémentaires sur la mise en œuvre des politiques et des procédures du DFARS. Bien que le POI n’ait pas la même autorité légale que le DFARS, il est une ressource essentielle pour comprendre les subtilités du processus d’acquisition au sein du DoD.

Naviguer dans la conformité au DFARS

La conformité aux DFARS est un aspect essentiel des affaires avec le DoD. Le non-respect de ses exigences peut entraîner diverses conséquences, telles que la résiliation du contrat, des amendes, voire l’interdiction de futurs contrats. Ainsi, il est crucial pour les contractants et autres entités engagées dans des affaires avec le DoD de se familiariser avec le DFARS et de veiller à ce que leurs pratiques soient en accord avec ses stipulations.

Clauses clés du DFARS

Plusieurs clauses DFARS sont particulièrement significatives pour les entrepreneurs et méritent une attention spéciale. Certaines de ces clauses critiques comprennent :

Clause de Cybersécurité DFARS

L’une des clauses essentielles de DFARS se rapporte à la cybersécurité. La clause DFARS 252.204-7012 oblige les entrepreneurs à mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les informations non classifiées contrôlées (CUI) contre l’accès et la divulgation non autorisés. La clause stipule que les entrepreneurs doivent adhérer à la Publication Spéciale 800-171 de l’Institut National des Normes et de la Technologie (NIST), qui décrit les contrôles de sécurité requis pour protéger les CUI.

Pour se conformer à cette clause, les entrepreneurs doivent disposer d’un plan de sécurité du système (SSP) détaillant les contrôles de sécurité mis en place et toutes les mesures supplémentaires qu’ils prévoient de prendre pour améliorer leur posture de cybersécurité. En cas d’incident de cyber, les entrepreneurs doivent signaler la violation au DoD dans un délai spécifié et coopérer avec toute enquête ultérieure.

Clause DFARS sur les Pièces Électroniques Contrefaites

Une autre clause essentielle de DFARS se concentre sur les pièces électroniques contrefaites. La clause DFARS 252.246-7007 impose aux entrepreneurs de mettre en place et de maintenir un système pour détecter et éviter l’utilisation de pièces électroniques contrefaites. Ce système doit se conformer aux normes et pratiques de l’industrie, assurant que les composants électroniques utilisés dans les contrats de défense sont authentiques et fiables.

La clause exige également que les entrepreneurs transmettent les exigences de détection et d’évitement des pièces contrefaites à leurs sous-traitants. Ce faisant, ils contribuent à maintenir l’intégrité de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement et à réduire le risque que des pièces contrefaites compromettent les performances et la sécurité des systèmes de défense.

Exigences de sourcing domestique DFARS : La Buy American Act et l’amendement Berry

DFARS comprend plusieurs clauses qui traitent des exigences pour l’approvisionnement domestique de matériaux et de composants. Une telle clause est la DFARS 252.225-7001, qui porte sur la Buy American Act et l’amendement Berry. Ces régulations stipulent que certains matériaux et ingrédients utilisés dans les contrats de défense doivent être approvisionnés aux États-Unis ou dans des pays désignés.

La Buy American Act se concentre principalement sur la préférence pour les matériaux de construction domestiques et les produits finis. En même temps, l’amendement Berry est plus spécifique à l’approvisionnement en textiles, vêtements, aliments et outils à main ou de mesure pour le DoD. Les entrepreneurs doivent s’assurer que leurs pratiques d’achat sont conformes à ces exigences de préférence domestique pour éviter les pénalités et maintenir leur éligibilité pour les futurs contrats de défense.

Astuces pour garantir la conformité DFARS

Pour assurer la conformité DFARS, les entrepreneurs devraient envisager les meilleures pratiques suivantes :

Familiarisez-vous avec les clauses et dispositions pertinentes du DFARS

L’une des premières étapes pour assurer la conformité DFARS consiste à bien connaître les clauses et dispositions pertinentes qui s’appliquent à votre organisation. Ce processus implique d’examiner attentivement le texte du DFARS et toute guidance supplémentaire que le DoD fournit. Comprendre les exigences et les attentes de chaque clause applicable est essentiel pour développer et mettre en œuvre des stratégies de conformité efficaces.

Mettez en place des contrôles internes et des processus robustes

Pour maintenir la conformité avec le DFARS, il est crucial de mettre en place des contrôles internes robustes et des processus alignés sur les exigences du supplément. Cela peut impliquer la création de politiques, de procédures et de directives qui abordent les différents aspects de la conformité DFARS, tels que la cybersécurité, la détection de pièces électroniques contrefaites et l’approvisionnement domestique. La mise en œuvre de ces contrôles et processus aide à garantir que votre organisation respecte constamment les exigences du DFARS et minimise le risque de non-conformité.

Effectuer des audits et des évaluations régulières

Les audits et les évaluations régulières jouent un rôle essentiel dans l’identification des éventuels écarts de conformité et des domaines d’amélioration. En effectuant des revues périodiques des efforts de conformité DFARS de votre organisation, vous pouvez détecter les faiblesses ou les lacunes de vos processus et contrôles. Ces audits et évaluations doivent être complets, couvrant tous les aspects de la conformité DFARS, de la gestion des contrats aux pratiques d’approvisionnement.

Proposer des formations et des ressources aux employés

La formation et l’éducation sont des éléments essentiels d’un programme de conformité DFARS réussi. S’assurer que vos employés sont informés des exigences du DFARS et comprennent leurs responsabilités dans le maintien de la conformité est crucial pour l’efficacité globale de vos efforts de conformité. Des sessions de formation régulières, des ateliers et l’accès à des ressources peuvent aider vos employés à rester informés sur les dernières mises à jour du DFARS et les meilleures pratiques de conformité.

DFARS et la participation des petites entreprises

Les petites entreprises jouent un rôle vital dans l’économie américaine et le processus d’approvisionnement du DoD. Pour encourager leur participation dans les contrats de défense, le DFARS comprend des dispositions qui abordent spécifiquement les préoccupations et opportunités des petites entreprises.

Réservations pour les petites entreprises

DFARS favorise l’utilisation de petites entreprises en mettant en place des réservations pour certains types de contrats. Ces réservations réservent une partie des contrats disponibles exclusivement aux petites entreprises, garantissant qu’elles aient une juste opportunité pour concourir et remporter des contrats gouvernementaux.

Exigences de Sous-Traitance

DFARS impose également des exigences de sous-traitance aux entrepreneurs principaux. Les entrepreneurs principaux doivent souvent établir un plan de sous-traitance détaillant leurs intentions de fournir des opportunités de sous-traitance pour les petites entreprises. Le DoD doit soumettre et approuver ces plans avant que le contrat ne soit attribué à l’entrepreneur principal.

Mises à jour et Révisions de DFARS

DFARS fait l’objet de mises à jour et de révisions continues pour s’assurer qu’il reste actuel et réactif face à l’évolution constante du paysage de l’acquisition de défense. De nouvelles législations, décisions de tribunaux, ordonnances exécutives ou modifications de la politique du DoD peuvent déclencher ces mises à jour.

DFARS fait l’objet de mises à jour et de révisions continues pour s’assurer qu’il reste actuel et réactif face à l’évolution constante du paysage de l’acquisition de défense. De nouvelles législations, décisions de tribunaux, ordonnances exécutives ou modifications de la politique du DoD peuvent déclencher ces mises à jour.

Les entrepreneurs doivent rester informés des changements de DFARS, car ces mises à jour peuvent avoir un impact significatif sur leurs pratiques commerciales et leurs efforts de conformité. Les entrepreneurs peuvent surveiller le site web du système de réglementation de l’acquisition de défense pour les dernières nouvelles et mises à jour et s’abonner aux newsletters ou alertes pertinentes.

Kiteworks Aide les Entrepreneurs du DoD à Atteindre la Conformité DFARS

Bien que Kiteworks ne soit pas explicitement conçu pour la conformité DFARS, son réseau de contenu privé contient des fonctionnalités et des capacités qui peuvent contribuer aux efforts globaux d’une organisation pour répondre aux exigences DFARS. Par exemple, les dispositions de cybersécurité au sein de DFARS exigent que les sous-traitants protègent le CUI contre l’accès et la divulgation non autorisés. Kiteworks peut aider les sous-traitants du DoD en offrant un chiffrement, des contrôles d’accès et des capacités de surveillance qui protègent les informations sensibles.

Kiteworks aide les organisations à se conformer au Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC). En fait, Kiteworks permet la conformité CMMC 2.0 niveau 2 dès la sortie de la boîte. Kiteworks prend également en charge plusieurs autres réglementations sur la confidentialité du contenu, telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la California Consumer Privacy Act (CCPA). En offrant une visibilité sur l’endroit où les dossiers des clients sont stockés, qui y a accès et avec qui ils sont partagés, Kiteworks permet aux organisations d’atteindre une forte gouvernance du contenu et de démontrer leur conformité avec les réglementations sur la confidentialité des données.

Kiteworks peut soutenir les efforts de conformité de votre organisation et propose des ressources précieuses et des informations sur les fonctionnalités de Kiteworks et comment elles peuvent aider votre organisation à maintenir la confidentialité et la sécurité du contenu. Réservez une démonstration personnalisée dès aujourd’hui.

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