Comment envoyer un e-mail de manière sécurisée

L’email est un outil principal de communication, mais il présente également de nombreuses vulnérabilités qui peuvent être exploitées par des pirates. Entrez la messagerie électronique sécurisée. La messagerie électronique sécurisée offre aux organisations et à leurs employés la possibilité d’échanger des messages contenant des informations sensibles de manière sûre et conforme aux règles de confidentialité des données et aux normes.

Comprendre ce qu’est un email sécurisé, comment il fonctionne et comment l’implémenter dans une organisation et ses flux de travail est essentiel pour protéger les informations personnelles identifiables et les informations médicales protégées ainsi que la propriété intellectuelle contre les menaces informatiques.

Dans ce post, nous aborderons les bases de la messagerie électronique sécurisée, comment elle diffère de l’email traditionnel, les avantages de l’email sécurisé, les risques, les meilleures pratiques de sécurité des emails et les innovations pour garantir que vos communications commerciales privées restent confidentielles et protégées. Et n’oubliez pas de consulter la liste de contrôle téléchargeable à référencer et à partager avec vos collègues.

Qu’est-ce que la messagerie sécurisée ?

L’email sécurisé fait référence à l’utilisation de divers protocoles et technologies de sécurité pour garantir que le contenu d’un email soit protégé contre l’accès non autorisé pendant la transmission et le stockage. L’email sécurisé présente un niveau de sécurité accru qui est particulièrement important lors de la transmission d’informations confidentielles ou sensibles, telles que des données financières, des identifications personnelles ou des informations commerciales propriétaires.

Messagerie sécurisée vs. Messagerie traditionnelle

Les systèmes d’email traditionnels, bien que pratiques, offrent une protection minimale contre les cybermenaces potentielles. Les emails envoyés via des plateformes traditionnelles peuvent être interceptés, modifiés ou lus par des parties non autorisées avec une relative facilité. Cette vulnérabilité pose des risques significatifs, notamment lors de la gestion d’informations sensibles ou confidentielles.

En contraste, les systèmes de messagerie sécurisée utilisent des méthodes de chiffrement robustes pour protéger le contenu et les pièces jointes des e-mails, garantissant que seuls les destinataires autorisés peuvent accéder aux informations.

De plus, les systèmes de messagerie sécurisée offrent souvent des fonctionnalités avancées telles que les signatures numériques, qui vérifient l’identité de l’expéditeur et garantissent l’intégrité du message. C’est une distinction cruciale par rapport à l’email traditionnel. En adoptant des pratiques de messagerie sécurisée, les individus et les organisations peuvent réduire considérablement le risque de violations de données et maintenir un niveau de confidentialité de communication plus élevé.

Avantages de l’utilisation de la messagerie sécurisée

L’avantage principal de l’utilisation de la messagerie électronique sécurisée est la protection renforcée des informations sensibles. Le chiffrement garantit que même si un e-mail est intercepté, le contenu reste illisible pour les parties non autorisées. Ce niveau de sécurité est particulièrement important pour les entreprises qui gèrent des informations confidentielles de clients, des communications juridiques ou des données propriétaires. En utilisant un e-mail sécurisé, les entreprises peuvent également démontrer leur conformité avec les réglementations sur la protection des données personnelles telles que RGPD, PCI DSS, DPA 2018, HIPAA, et d’autres, évitant ainsi les potentielles sanctions légales et financières.

D’autres avantages de l’e-mail sécurisé incluent la possibilité de vérifier l’identité de l’expéditeur et l’authenticité du message, ce qui aide à prévenir le phishing et les attaques de spoofing. De plus, les services de messagerie sécurisée incluent souvent des fonctionnalités telles que l’expiration des messages, permettant aux expéditeurs de spécifier une limite de temps pendant laquelle le destinataire peut accéder à l’e-mail, ajoutant une couche supplémentaire de sécurité en réduisant le risque d’accès non autorisé au fil du temps.

Risques de l’envoi d’informations sensibles par email traditionnel

Les systèmes de messagerie traditionnels sont exposés à divers risques, notamment l’interception, l’accès non autorisé et la modification du contenu des e-mails. Ces vulnérabilités peuvent entraîner de graves conséquences, telles que le vol d’identité, des pertes financières et des dommages à la réputation. Par exemple, si un pirate accède à un e-mail contenant des informations sensibles sur les clients, cela peut entraîner une violation de données compromettant la confidentialité et la sécurité de nombreuses personnes.

De plus, les e-mails traditionnels manquent de mesures d’authentification, facilitant ainsi pour les cybercriminels la réalisation d’attaques de phishing. Les e-mails de phishing semblent souvent légitimes et peuvent tromper les destinataires en les amenant à divulguer des informations confidentielles ou à cliquer sur des liens malveillants. La prévalence généralisée de telles attaques souligne l’importance d’adopter des pratiques de messagerie sécurisée pour se protéger contre ces menaces.

L’une des principales différences entre l’e-mail traditionnel et l’e-mail sécurisé est l’absence de chiffrement. Sans chiffrement, les e-mails contenant des informations confidentielles peuvent être interceptés par des pirates lors de la transmission, conduisant à un accès non autorisé et à une utilisation potentielle abusive des données. Cette vulnérabilité est particulièrement préoccupante pour les entreprises qui échangent régulièrement des informations sensibles telles que des dossiers financiers, des documents juridiques ou des informations personnelles identifiables et médicales protégées (informations personnelles identifiables/informations médicales protégées).

De plus, les services de messagerie traditionnels ne fournissent pas une protection adéquate pour les pièces jointes, qui peuvent être facilement interceptées et consultées par des parties non autorisées. Cela représente un risque significatif lors de l’envoi de documents contenant des informations sensibles. En adoptant des pratiques de messagerie sécurisée et en utilisant le chiffrement, les entreprises et les individus peuvent atténuer ces risques et garantir que leurs informations confidentielles sont protégées.

Sécurité de l’email : Protéger le texte et les pièces jointes

La sécurité des e-mails englobe diverses mesures conçues pour protéger à la fois le contenu textuel d’un e-mail et toutes les pièces jointes contre l’accès et la manipulation non autorisés.

Comme discuté, le chiffrement joue un rôle crucial dans la sécurité des e-mails en transformant le contenu de l’e-mail, texte et pièces jointes, en un format illisible qui ne peut être déchiffré que par le destinataire prévu. Cela garantit que même si l’e-mail est intercepté lors de la transmission, le contenu reste protégé.

Chiffrement de bout en bout pour la sécurité des emails

Chiffrement de bout en bout(E2EE) est une méthode de communication sécurisée similaire mais plus avancée qui garantit que seul l’expéditeur et le destinataire prévu peuvent lire le contenu de l’e-mail et les pièces jointes. Le chiffrement de bout en bout chiffre le contenu de l’e-mail et les pièces jointes sur l’appareil de l’expéditeur, conserve les données chiffrées pendant le transit et lorsqu’elles sont stockées sur les serveurs, et déchiffre le contenu uniquement sur l’appareil du destinataire. En revanche, le chiffrement régulier chiffre les données uniquement pendant la transmission entre l’utilisateur et le serveur de messagerie et peut laisser les données non chiffrées sur les serveurs de messagerie, permettant potentiellement au fournisseur de services de messagerie d’accéder au contenu. Bien que le chiffrement de bout en bout offre une sécurité renforcée pour le contenu des e-mails et les pièces jointes, il peut être plus difficile à configurer et à utiliser. Le chiffrement régulier reste un choix populaire; il est plus courant et plus facile à utiliser même s’il offre moins de protection contre l’accès potentiel par des tiers ou les violations de serveurs.

En plus du chiffrement, la sécurité des e-mails implique souvent l’utilisation de signatures numériques, qui vérifient l’identité de l’expéditeur et garantissent que l’e-mail n’a pas été altéré pendant la transmission. Les protocoles de messagerie sécurisée, tels que les extensions de messagerie Internet sécurisées/multiples usages (S/MIME) et la confidentialité assez bonne (PGP), fournissent des mécanismes pour chiffrer et signer numériquement les e-mails, renforçant ainsi la sécurité globale des communications par e-mail.

Passerelle de protection des emails pour la sécurité des emails

Une passerelle de protection des e-mails agit comme un filtre entre le système de messagerie interne d’une organisation et le trafic de messagerie externe. Elle aide à sécuriser le contenu des e-mails, y compris les pièces jointes, de plusieurs manières :

1. Filtrage des spams: Bloque les e-mails indésirables en masse avant qu’ils n’atteignent les boîtes de réception des utilisateurs.
2. Détection de malwares: Analyse les e-mails entrants et sortants ainsi que les pièces jointes à la recherche de virus, de chevaux de Troie et d’autres logiciels malveillants.
3. Prévention du phishing: Identifie et bloque les e-mails tentant de tromper les utilisateurs pour qu’ils révèlent des informations sensibles.
4. Filtrage de contenu: Analyse le contenu des e-mails pour prévenir les fuites de données et garantir la conformité avec les politiques de l’entreprise.
5. Chiffrement: Peut automatiquement chiffrer les e-mails sortants contenant des informations sensibles.
6. Analyse des pièces jointes: Examine les pièces jointes des fichiers à la recherche de menaces potentielles, souvent en utilisant des techniques de sandboxing.
7. Filtrage des URL:Vérifie les liens intégrés pour détecter les destinations malveillantes.
8. Prévention des pertes de données (DLP) :Surveille les e-mails sortants pour prévenir la fuite accidentelle ou intentionnelle de données sensibles.
9. Archivage des e-mails :Stocke des copies des e-mails à des fins de conformité et légales.
10. Intelligence des menaces :Utilise des informations à jour sur les menaces émergentes pour améliorer les capacités de détection.

En mettant en place une passerelle de protection des e-mails, les organisations peuvent réduire considérablement le risque de menaces basées sur les e-mails, protéger les informations sensibles et assurer la conformité avec diverses réglementations. Cette approche globale de la sécurité des e-mails aide les entreprises à maintenir l’intégrité et la confidentialité de leurs communications.

Exigences de conformité réglementaire pour les emails

Divers cadres réglementaires exigent la protection des informations sensibles transmises par e-mail. Par exemple, le RGPD oblige les organisations à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données personnelles. De même, la HIPAA mandate la protection des informations médicales protégées électroniques (ePHI) lorsqu’elles sont transmises par e-mail.

La conformité avec ces réglementations et d’autres nécessite l’utilisation de pratiques d’e-mail sécurisées, incluant le chiffrement et l’authentification, pour protéger les informations sensibles contre l’accès non autorisé. Les organisations qui ne respectent pas ces réglementations peuvent faire face à d’importantes pénalités légales et financières. En adoptant des pratiques d’e-mail sécurisées, les entreprises peuvent garantir qu’elles répondent aux exigences réglementaires et protègent la vie privée et la sécurité des informations sensibles.

Fonctionnement de la messagerie sécurisée

Bien que la plupart des entreprises comprennent l’importance de l’e-mail sécurisé, peu comprennent son fonctionnement. Une fois que les organisations comprennent la sécurité des e-mails, elles peuvent prendre des décisions éclairées concernant leur infrastructure de communication, améliorant ainsi la posture globale de cybersécurité et protégeant les actifs d’informations précieux. En résumé, l’e-mail sécurisé utilise le chiffrement pour protéger le contenu des messages et les pièces jointes contre l’accès non autorisé. Examinons de plus près comment fonctionne l’e-mail sécurisé.

Chiffrement et déchiffrement des emails sécurisés

Le chiffrement est le processus de conversion du contenu d’un e-mail en un format illisible à l’aide d’un algorithme cryptographique. Cela garantit que seul le destinataire prévu, qui possède la clé de déchiffrement, peut déchiffrer et lire le contenu de l’e-mail. Il existe divers algorithmes de chiffrement utilisés dans les e-mails sécurisés, allant du chiffrement à clé symétrique au chiffrement à clé publique. Le chiffrement à clé symétrique utilise la même clé pour le chiffrement et le déchiffrement, tandis que le chiffrement à clé publique utilise une paire de clés, une pour le chiffrement (clé publique) et une pour le déchiffrement (clé privée).

Le déchiffrement, en revanche, est le processus inverse du chiffrement, où le contenu de l’e-mail chiffré est reconverti dans son format lisible original à l’aide de la clé de déchiffrement. Ce processus garantit que seuls les destinataires autorisés avec la clé de déchiffrement correcte peuvent accéder au contenu de l’e-mail. L’utilisation d’algorithmes de chiffrement forts et de pratiques de gestion des clés sécurisées est essentielle pour maintenir la confidentialité et l’intégrité des communications par e-mail.

Authentification et autorisation des emails sécurisés

L’authentification et l’autorisation sont des composants critiques des systèmes d’e-mail sécurisés. L’authentification est le processus de vérification de l’identité de l’expéditeur et du destinataire avant que l’accès à un e-mail ne soit accordé. Cela peut être réalisé par diverses méthodes, y compris les mots de passe, la biométrie et l’authentification multifactorielle (MFA). L’authentification multifactorielle ajoute une couche supplémentaire de sécurité en exigeant des utilisateurs qu’ils fournissent deux formes différentes d’identification avant d’accéder à leurs comptes de messagerie.

D’autre part, l’autorisation détermine le niveau d’accès accordé à l’utilisateur authentifié. Dans le contexte de la messagerie électronique sécurisée, l’autorisation garantit que seuls les destinataires prévus peuvent accéder au contenu de l’email et aux fichiers joints. En mettant en place des mécanismes robustes d’authentification et d’autorisation, les systèmes de messagerie électronique sécurisée peuvent empêcher l’accès non autorisé et atténuer les risques associés aux systèmes de messagerie traditionnels.

Protocoles de messagerie sécurisée

Les protocoles de messagerie électronique sécurisée jouent un rôle essentiel pour garantir la confidentialité, l’intégrité et l’authenticité des communications par email. Parmi les protocoles de messagerie électronique sécurisée les plus couramment utilisés figurent les extensions de messagerie Internet sécurisées/multipurpose (S/MIME) et la pretty good privacy (PGP). S/MIME fournit un chiffrement et des signatures numériques pour les messages email, assurant ainsi que le contenu reste confidentiel et que l’identité de l’expéditeur est vérifiée. PGP, en revanche, utilise une combinaison de chiffrement symétrique et asymétrique pour sécuriser les communications par email.

S/MIME et PGP nécessitent tous deux l’échange de clés publiques entre l’expéditeur et le destinataire. Ces clés sont utilisées pour chiffrer et déchiffrer les messages email, garantissant que seuls les parties autorisées peuvent accéder au contenu. En adoptant des protocoles de messagerie électronique sécurisée, les individus et les organisations peuvent protéger leurs communications par email contre l’interception, la falsification et l’accès non autorisé.

Comment configurer une messagerie sécurisée

Setting up secure email involves several steps to ensure that your email communications are protected. First, you need to choose a secure email provider that offers robust encryption and authentication features. Once you have selected a provider, you will need to create an account and configure your email client to use the secure email service. This may involve installing additional software or plugins to support encryption and digital signatures.

Après avoir configuré votre compte et votre client de messagerie, vous devrez générer et échanger des clés de chiffrement avec vos destinataires prévus. Cela peut être fait via un système de gestion de clés fourni par votre service de messagerie électronique sécurisée ou en échangeant manuellement les clés avec vos contacts. Il est essentiel de garder vos clés privées en sécurité et de mettre régulièrement à jour vos clés pour maintenir le plus haut niveau de sécurité.

Choisir le bon fournisseur de messagerie sécurisée

Lors du choix d’un fournisseur de messagerie sécurisée, il est crucial de prendre en compte plusieurs facteurs pour garantir que vos communications par e-mail sont adéquatement protégées. Recherchez des fournisseurs qui offrent le chiffrement de bout en bout, ce qui garantit que vos e-mails sont chiffrés sur votre appareil et restent chiffrés tout au long de la transmission jusqu’à ce qu’ils atteignent le destinataire. De plus, le fournisseur devrait offrir des méthodes d’authentification robustes, telles que l’authentification multifactorielle, pour protéger votre compte contre les accès non autorisés.

Parmi les autres caractéristiques importantes à considérer figurent les politiques de stockage des données du fournisseur, la conformité réglementaire et le support client. Assurez-vous que le fournisseur stocke vos données d’e-mail sous forme chiffrée et respecte les réglementations pertinentes en matière de protection des données, telles que le RGPD ou la HIPAA. Enfin, choisissez un fournisseur qui offre un support client réactif pour vous aider avec tout problème ou préoccupation qui pourrait survenir.

Configuration des paramètres de sécurité

Configurer les paramètres de sécurité de votre client de messagerie est une étape cruciale dans la mise en place d’un e-mail sécurisé. Commencez par activer le chiffrement pour les e-mails entrants et sortants. Cela peut généralement être fait via le menu des paramètres de votre client de messagerie, où vous pouvez sélectionner des options pour le chiffrement S/MIME ou PGP. Assurez-vous que votre client de messagerie est configuré pour utiliser des algorithmes de chiffrement forts et qu’il chiffre et signe automatiquement tous les messages sortants.

Ensuite, activez les fonctionnalités d’authentification telles que l’authentification à deux facteurs (2FA) pour ajouter une couche supplémentaire de sécurité à votre compte de messagerie. Vous devriez également configurer votre client de messagerie pour vérifier les signatures numériques sur les messages entrants, ce qui vous aidera à vérifier l’identité de l’expéditeur et à vous assurer que le message n’a pas été altéré. Mettez régulièrement à jour le logiciel de votre client de messagerie pour vous assurer que vous disposez des derniers correctifs de sécurité et fonctionnalités.

Comment maintenir la sécurité des emails : Meilleures pratiques pour protéger les emails sensibles

Garder votre messagerie sécurisée nécessite une combinaison de mesures techniques et de meilleures pratiques. Les meilleures pratiques suivantes peuvent aider votre organisation à réduire considérablement le risque d’accès non autorisé à des contenus sensibles et à atténuer le risque de violations de données et de non-conformité.

1. Utiliser un chiffrement fort :Mettre en œuvre un chiffrement de bout en bout pour les e-mails et pièces jointes sensibles afin de garantir que seuls les destinataires prévus puissent accéder au contenu.
2. Activer l’authentification multifactorielle (MFA) :Exiger des méthodes de vérification supplémentaires au-delà des mots de passe pour accéder aux comptes de messagerie, réduisant le risque d’accès non autorisé.
3. Mettre en place un filtrage des e-mails :Utiliser des filtres avancés contre le spam et les logiciels malveillants pour bloquer les e-mails potentiellement dangereux avant qu’ils n’atteignent les boîtes de réception des utilisateurs.
4. Sensibiliser les utilisateurs au phishing :Former les employés à reconnaître et signaler les tentatives de phishing, réduisant le risque de tomber victime d’attaques d’ingénierie sociale.
5. Mettre régulièrement à jour les logiciels :Maintenir à jour les clients de messagerie, les serveurs et les logiciels de sécurité pour corriger les vulnérabilités connues et se protéger contre les menaces émergentes.
6. Utiliser un partage de fichiers sécurisé :Pour les pièces jointes volumineuses ou sensibles, utiliser des services de partage de fichiers sécurisés plutôt que l’e-mail pour minimiser l’exposition et améliorer le suivi.
7. Mettez en place la prévention des pertes de données (DLP) :Utilisez des outils DLP pour surveiller les e-mails sortants et prévenir la fuite accidentelle ou intentionnelle d’informations sensibles.
8. Appliquez des politiques de mots de passe strictes :Exigez des mots de passe complexes et uniques pour les comptes de messagerie et mettez en place des changements de mot de passe réguliers pour renforcer la sécurité des comptes.
9. Limitez l’accès aux informations sensibles :Restreignez l’accès au contenu et aux pièces jointes des e-mails confidentiels selon le principe du besoin de savoir pour minimiser les risques d’exposition.
10. Sauvegardez régulièrement les données des e-mails :Maintenez des sauvegardes sécurisées du contenu des e-mails et des pièces jointes pour garantir la récupération des données en cas de cyberattaques ou de défaillances du système.

Innovations en matière de messagerie sécurisée

Les innovations dans la technologie de messagerie sécurisée continuent d’évoluer, offrant de nouvelles fonctionnalités et capacités pour améliorer la sécurité des e-mails.

Une telle innovation est l’utilisation de la technologie blockchain pour sécuriser les communications par e-mail. La blockchain offre un système décentralisé et inviolable pour vérifier l’authenticité des messages électroniques et garantir qu’ils n’ont pas été modifiés lors de la transmission. Cela peut aider à prévenir les attaques de phishing et à assurer l’intégrité des communications par e-mail.

Une autre innovation émergente est l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) et de l’apprentissage automatique pour détecter et prévenir les menaces basées sur les e-mails. Les systèmes de sécurité alimentés par l’IA peuvent analyser le trafic des e-mails à la recherche de modèles et d’anomalies, identifiant les attaques de phishing potentielles et autres activités malveillantes en temps réel. Ces systèmes peuvent également répondre automatiquement aux menaces en bloquant les e-mails suspects et en alertant les utilisateurs des risques potentiels. En tirant parti de ces technologies innovantes, les individus et les organisations peuvent renforcer davantage la sécurité de leurs communications par e-mail.

Kiteworks aide les organisations à partager du contenu sensible avec la messagerie sécurisée

La messagerie électronique sécurisée est un outil puissant pour protéger les informations sensibles et maintenir la confidentialité, l’intégrité et l’authenticité de vos communications par e-mail. Mais la sécurité des e-mails est plus qu’un « plus »; elle est essentielle pour protéger les informations sensibles, maintenir la confidentialité et l’intégrité de vos communications et démontrer la conformité réglementaire avec les lois et normes régionales, nationales, étatiques et sectorielles sur la confidentialité des données. En adoptant des pratiques de messagerie sécurisée, telles que l’utilisation du chiffrement, des méthodes robustes d’authentification et d’autorisation, et des protocoles de messagerie sécurisés, vous pouvez réduire considérablement les risques associés aux systèmes de messagerie traditionnels.

Le Kiteworks réseau de contenu privé, un FIPS 140-2 Level validated plateforme de communications sécurisées, consolide email, partage sécurisé de fichiers, formulaires Web, SFTP, transfert sécurisé de fichiers, et gestion des droits numériques de nouvelle génération solution permettant aux organisations de contrôler, protéger, et suivre chaque fichier à son entrée et sortie de l’organisation.

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Ressources supplémentaires

• Article de blog Garantir l’adoption utilisateur pour votre solution de messagerie sécurisée
• Étude de cas Cabinet d’avocats de renommée internationale fournissant à ses clients des conseils experts de manière efficace et sécurisée
• Article de blog Pourquoi le TLS peut ne pas suffire pour votre stratégie de chiffrement des e-mails
• Étude de cas L’évolution de la communication par e-mail sécurisée chez SIX
• Article de blog Protégez votre contenu sensible avec la sécurité des e-mails