Comment démontrer la conformité FERPA: Meilleures pratiques pour les professionnels de l’IT, du risque et de la cybersécurité

Garantir la confidentialité des données et leur protection n’a jamais été aussi crucial. Personne n’est à l’abri d’une exposition de ses informations personnelles identifiables (PII) suite à une cyberattaque ou une violation de données. Les dossiers étudiants contiennent beaucoup de PII et sont donc très attrayants pour les hackers, qui peuvent vendre ces informations à des voleurs pour commettre des vols d’identité et des fraudes.

Le Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) est une loi fédérale promulguée en 1974 pour protéger la vie privée des étudiants, y compris leurs dossiers éducatifs. Pour les professionnels de l’IT, du risque et de la cybersécurité, comprendre et démontrer la conformité au FERPA est crucial pour protéger les données des étudiants et maintenir l’intégrité des institutions éducatives. Cet article examine les fondamentaux du FERPA et les directives de conformité au FERPA, spécifiquement les meilleures pratiques pour atteindre et maintenir la conformité au FERPA.

Réglementations FERPA : Qui doit se conformer

Le FERPA exige que toutes les institutions éducatives bénéficiant de fonds fédéraux se conforment à ses réglementations. Les directives de conformité au FERPA ne se limitent pas aux écoles primaires et secondaires publiques, mais s’étendent également à un large éventail d’institutions d’enseignement supérieur, telles que les collèges communautaires, les universités d’État et les universités privées si elles reçoivent une aide fédérale ou des subventions.

Informations protégées sous le FERPA

Les exigences de conformité au FERPA visent à sécuriser les dossiers éducatifs. Ces dossiers incluent les notes, les relevés de notes, les emplois du temps des étudiants et d’autres types d’informations telles que les dossiers financiers, les dossiers disciplinaires. De plus, les institutions doivent protéger les informations personnelles identifiables et les informations médicales protégées (PII/PHI) telles que les numéros de sécurité sociale, les dates de naissance, les coordonnées et les dossiers des centres de santé étudiants incluant les prescriptions et les informations d’assurance maladie. La conformité garantit que seules les personnes autorisées ont accès à ces dossiers sensibles, aidant à maintenir la confidentialité et la sécurité des données des étudiants.

Dispositions clés de la conformité au FERPA

Le FERPA accorde aux parents et aux étudiants éligibles certains droits concernant leurs dossiers éducatifs. Ces droits sont transférés aux étudiants lorsqu’ils atteignent 18 ans ou fréquentent une école au-delà du niveau secondaire. La loi s’applique à toutes les écoles qui reçoivent des fonds dans le cadre d’un programme applicable du Département de l’Éducation des États-Unis.

Les parents ou les étudiants éligibles ont plusieurs droits concernant l’accès et la gestion des dossiers éducatifs d’un étudiant maintenus par l’école. Premièrement, ils ont le droit d’inspecter et de consulter ces dossiers. Les écoles ne sont pas obligées de fournir des copies à moins que des circonstances, telles que la grande distance, ne rendent impossible pour les parents ou les étudiants éligibles de consulter les dossiers en personne.

De plus, les parents ou les étudiants éligibles peuvent demander des corrections aux dossiers qu’ils jugent inexacts ou trompeurs. Si l’école choisit de ne pas modifier le dossier, le parent ou l’étudiant éligible a droit à une audience formelle sur la question.

Concernant le contrôle de la divulgation des informations, les écoles doivent obtenir une autorisation écrite du parent ou de l’étudiant éligible avant de divulguer toute information du dossier éducatif d’un étudiant. Le FERPA permet toutefois aux écoles de divulguer des dossiers sans consentement à certaines parties sous certaines conditions. Ces conditions incluent les divulgations aux responsables de l’école ayant un intérêt éducatif légitime, d’autres écoles où l’étudiant est transféré, et certains officiels pour des audits ou des évaluations, entre autres.

Enfin, les écoles sont tenues de notifier annuellement aux parents et aux étudiants éligibles leurs droits en vertu du FERPA. La méthode de notification est à la discrétion de chaque école et peut inclure une lettre spéciale, une inclusion dans un bulletin de l’association des parents d’élèves, un manuel d’étudiant, ou même un article de journal.

Droits et dispositions clés sous FERPA

FERPA accorde aux parents et aux étudiants le droit d’inspecter, de réviser et de demander des modifications des dossiers éducatifs. Les institutions doivent obtenir un consentement écrit avant de divulguer des informations sur les étudiants, à quelques exceptions près.

Meilleures pratiques pour la conformité à FERPA

Réaliser des audits complets des données, mettre en place des contrôles d’accès basés sur les rôles, chiffrer les données en transit et au repos, conduire régulièrement des formations et des programmes de sensibilisation pour le personnel, et développer des politiques de minimisation et de rétention des données.

Importance des audits réguliers et des plans de réponse aux incidents

Les audits réguliers sont essentiels pour identifier et adresser tout écart de conformité ou faiblesse. Un plan de réponse aux incidents efficace est également critique pour atténuer l’impact des violations de données.

Exploiter les solutions technologiques

L’utilisation d’outils comme DLP, SIEM et l’authentification multifactorielle peut considérablement renforcer la protection des données sensibles des étudiants et garantir le respect continu des réglementations FERPA.

Application et sanctions de FERPA

FERPA est appliquée par le Bureau de conformité à la politique familiale (FPCO) du département de l’Éducation des États-Unis. Ce bureau est responsable de s’assurer que les institutions éducatives respectent les dispositions de la loi pour protéger la confidentialité des dossiers éducatifs des étudiants.

Si une institution ne respecte pas les réglementations FERPA, elle peut faire face à de graves conséquences, y compris la perte potentielle de financements fédéraux. Cela rend la conformité à FERPA non seulement une obligation légale mais aussi critique pour la viabilité financière de l’institution, car le financement fédéral peut constituer une part substantielle du budget d’une institution éducative.

Avantages de la conformité à FERPA

L’adhésion aux exigences de conformité à FERPA offre des avantages significatifs aux institutions éducatives, aux étudiants et à leurs familles. Par exemple, la conformité à FERPA renforce la sécurité des données, favorise la confiance et maintient les normes de confidentialité, empêchant ainsi les divulgations non autorisées d’informations sensibles. De plus, la conformité à FERPA protège les institutions des répercussions légales et promeut une culture de responsabilité et d’intégrité.

Comment la conformité à FERPA bénéficie aux institutions éducatives

En suivant les directives de conformité à FERPA, les institutions peuvent réduire la probabilité de violations de données et d’accès non autorisé aux dossiers des étudiants, qui pourraient autrement entraîner de graves responsabilités légales et pénalités financières. De plus, les institutions qui donnent la priorité à la conformité à FERPA renforcent leur réputation en tant que gardiens fiables et responsables des données des étudiants. Cet engagement envers la confidentialité et la sécurité des données peut considérablement améliorer la position de l’institution aux yeux de ses parties prenantes. Enfin, la mise en œuvre de pratiques robustes de gestion des données conformes aux exigences de FERPA peut rationaliser les processus administratifs, conduisant à une efficacité opérationnelle globale améliorée. Ainsi, la conformité à FERPA offre de multiples avantages, allant de la protection de la vie privée et de la mitigation des risques à la gestion de la réputation et à l’efficacité opérationnelle.

Comment la conformité à FERPA bénéficie aux individus

Lorsque les institutions éducatives adhèrent aux exigences de conformité à FERPA, les étudiants et leurs parents ou tuteurs disposent des outils et ressources pour gérer et contrôler les dossiers éducatifs. Cette capacité favorise un sentiment de propriété et de responsabilité envers leurs informations personnelles et leur historique académique. En ayant le contrôle sur les dossiers des étudiants, les étudiants, les parents et les tuteurs peuvent s’assurer que les données sensibles, telles que les notes, la présence et les rapports comportementaux, restent confidentielles. Cette autorité leur permet de décider qui a accès à leurs informations, garantissant qu’elles ne sont partagées qu’avec des individus de confiance comme les enseignants, les administrateurs scolaires et les institutions éducatives autorisées.

Meilleures pratiques pour atteindre la conformité à FERPA

Les professionnels de l’IT, du risque et de la cybersécurité peuvent simplifier leur parcours de conformité à FERPA, ainsi que maintenir la conformité à FERPA à long terme, en réalisant des audits, en mettant en œuvre les meilleures pratiques de gestion des données, en appliquant

Contrôles d’accès, utilisation du chiffrement, formation du personnel et préparation des plans de réponse aux incidents. Examinons de plus près ces meilleures pratiques ci-dessous.

Effectuer un audit FERPA

Commencez par un audit complet de vos pratiques actuelles de gestion des données. Identifiez tous les emplacements où les données des étudiants sont stockées, qui y a accès et comment les données sont actuellement protégées. Cet audit servira de base pour développer ou affiner votre stratégie de conformité FERPA.

Mettre en œuvre des contrôles d’accès

En mettant en place des contrôles d’accès basés sur les rôles (RBAC), les établissements d’enseignement s’assurent que seules les personnes autorisées ont accès aux dossiers des étudiants, en fonction de leurs rôles au sein de l’institution. Par exemple, les employés de l’université travaillant dans la finance et la comptabilité n’ont pas besoin, et donc ne devraient pas avoir, accès aux dossiers de santé des étudiants.

De plus, il est crucial de déployer des méthodes d’authentification solides, telles que l’authentification multifactorielle, ainsi que des processus d’autorisation robustes pour vérifier l’identité des utilisateurs accédant aux dossiers des étudiants. Cette combinaison de RBAC et de mesures d’authentification et d’autorisation rigoureuses renforcera la sécurité et l’intégrité des informations des étudiants au sein de l’institution.

Chiffrement des données

Le chiffrement joue un rôle crucial dans la protection de la vie privée des données des étudiants et dans le respect des exigences de conformité FERPA. Les données des étudiants doivent être chiffrées lorsqu’elles sont partagées (en transit) et stockées (au repos).

Les données en transit concernent les informations qui sont transmises d’un emplacement à un autre, que ce soit sur un réseau local ou sur Internet. Chiffrer les données en transit garantit que les paquets de données interceptés pendant la transmission ne peuvent pas être compris ou manipulés. Cela est généralement réalisé à l’aide de protocoles tels que TLS (Transport Layer Security) ou SSL (Secure Sockets Layer), qui fournissent un canal sécurisé entre les parties communicantes.

Chiffrer les données au repos implique de transformer les données en un format illisible à l’aide d’algorithmes cryptographiques. Cela signifie que même si quelqu’un parvient à accéder sans autorisation aux informations des étudiants, les données resteraient indéchiffrables et donc sécurisées, car seules les personnes possédant la clé de déchiffrement correcte peuvent les reconvertir en un format lisible.

Organiser régulièrement des formations et sensibilisations

Pour garantir que le corps enseignant, le personnel et les administrateurs comprennent pleinement les exigences de la FERPA et leurs responsabilités dans la protection des données des étudiants, il est important de conduire régulièrement des sessions de formation à la sensibilisation à la sécurité pour les employés. De plus, la mise en œuvre de campagnes de sensibilisation à la sécurité en continu peut aider à garder la conformité FERPA à l’esprit de tous les employés. Ces campagnes peuvent utiliser des bulletins d’information, des affiches et divers autres canaux de communication pour renforcer constamment les messages clés.

Minimisation et politiques de rétention des données

Mettez en œuvre des pratiques de minimisation des données pour garantir que seules les informations étudiantes essentielles sont collectées et stockées. Cela signifie évaluer de manière critique quelles données sont réellement nécessaires à des fins éducatives et éliminer tous les détails non essentiels. Développez et appliquez des politiques de rétention des données claires qui détaillent la durée spécifique pendant laquelle les dossiers des étudiants doivent être conservés, en tenant compte des exigences légales et des besoins éducatifs. Établissez des protocoles pour déterminer le moment et la méthode appropriés pour éliminer de manière sécurisée les dossiers qui ne sont plus nécessaires, en garantissant que les informations sensibles sont définitivement supprimées ou détruites pour protéger la vie privée des étudiants.

Adopter la planification de la réponse aux incidents

Développez et maintenez un plan de réponse aux incidents complet conçu pour traiter efficacement les violations potentielles de données ou l’accès non autorisé aux dossiers des étudiants. Ce plan doit détailler des procédures spécifiques pour l’enquête rapide des incidents, y compris les étapes pour identifier l’étendue et la nature de la violation. Il doit également définir des stratégies d’atténuation claires pour contenir et minimiser l’impact, telles que l’isolement des systèmes affectés et l’évaluation des vulnérabilités. En outre, le plan doit inclure des directives pour une notification en temps opportun, garantissant que les individus affectés et les autorités pertinentes sont informés dès que possible. Des mises à jour et des formations régulières doivent être effectuées pour garder l’équipe de réponse préparée et le plan à jour avec les menaces évolutives et les exigences réglementaires.

Effectuer des audits et évaluations réguliers

Effectuez des audits internes et externes réguliers pour évaluer la conformité avec les réglementations FERPA. Ces audits doivent être complets et systématiques, englobant tous les aspects de vos processus de manipulation et de stockage des données. Utilisez les résultats de ces audits pour identifier les lacunes ou faiblesses dans vos pratiques de protection des données, telles que les points d’accès non autorisés, les méthodes de chiffrement insuffisantes ou la formation inadéquate des employés. Prenez des mesures immédiates et correctives pour résoudre ces problèmes, en mettant en œuvre de nouvelles politiques, en améliorant les mesures de sécurité ou en fournissant une formation supplémentaire au personnel si nécessaire. Surveillez en continu l’efficacité de ces actions correctives pour garantir une conformité et une sécurité des données continues.

Exploiter les solutions technologiques

Pour protéger les données sensibles des étudiants et garantir la sécurité du réseau, il est crucial de mettre en œuvre certains outils. Premièrement, les outils de prévention des pertes de données (DLP) sont essentiels pour surveiller et contrôler le mouvement des informations sensibles au sein du réseau, empêchant ainsi tout partage ou transfert non autorisé.

Deuxièmement, les systèmes de gestion des informations et des événements de sécurité (SIEM) sont vitaux pour collecter et analyser en temps réel les données de sécurité provenant de diverses sources. Ces systèmes permettent une détection et une réponse rapides aux menaces potentielles, améliorant ainsi la sécurité globale du réseau et l’intégrité des données.

Une autre technologie essentielle est l’authentification multifactorielle (MFA). La MFA ajoute une couche supplémentaire de sécurité en exigeant des utilisateurs qu’ils fournissent deux facteurs de vérification ou plus pour accéder aux systèmes et aux données. Cela réduit le risque d’accès non autorisé, même si les identifiants de connexion sont compromis.

Kiteworks aide les collèges et universités à démontrer la conformité FERPA avec un réseau de contenu privé

La conformité FERPA est essentielle pour protéger la vie privée des étudiants et garantir l’intégrité des institutions éducatives. En comprenant les aspects clés de la FERPA, en reconnaissant les avantages de la conformité et en mettant en œuvre les meilleures pratiques, les professionnels de l’IT, du risque et de la cybersécurité peuvent protéger efficacement les données des étudiants. Les audits réguliers, les contrôles d’accès forts, la formation des employés et l’exploitation des solutions technologiques sont des composants critiques pour atteindre et maintenir la conformité FERPA. Adoptez ces stratégies pour construire un environnement éducatif sécurisé et conforme qui protège la vie privée des étudiants et renforce la confiance et la confiance avec les étudiants et leurs parents ou tuteurs.

Avec Kiteworks, les institutions d’enseignement supérieur partagent les dossiers des étudiants, y compris les informations financières, les informations personnelles identifiables, les informations médicales protégées et d’autres contenus sensibles avec les étudiants, les parents, les tuteurs, les agences gouvernementales, les écoles partenaires ou d’autres parties de confiance. Grâce à Kiteworks, ils savent que les données sensibles des étudiants restent confidentielles et sont partagées en conformité avec les réglementations pertinentes comme COPPA, HIPAA, RGPD, CJIS, et bien d’autres.

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Ressources supplémentaires

• Article de blog 5 fonctionnalités de partage de fichiers sécurisé requises par les institutions éducatives
• Article de blog 4 points que les institutions éducatives doivent considérer lors de l’utilisation du transfert de fichiers sécurisé
• Article de blog Transfert de fichiers géré pour la conformité FERPA
• Article de blog Souveraineté des données pour les institutions d’enseignement supérieur
• Article de blog Le département de justice pour mineurs du Texas protège les informations personnelles identifiables avec un partage de fichiers simple et sécurisé