Qu'est-ce que l'email sécurisé et en quoi diffère-t-il de l'email normal ?

La communication par email est un outil essentiel qui dynamise les opérations et les interactions commerciales dans le monde moderne. Elle permet un moyen rapide et efficace de communiquer des idées, des plans, des fichiers et des informations sensibles comme les dossiers financiers, les données clients et la propriété intellectuelle. En conséquence, l’email améliore grandement la productivité, la collaboration et la rapidité des entreprises, tous facteurs critiques pour la croissance des affaires et la viabilité à long terme.

Étant donné le rôle vital que joue l’email dans les communications d’entreprise, en particulier lorsqu’il implique des informations et des pièces jointes sensibles et importantes, il constitue une cible attrayante pour les cybercriminels. Les acteurs malveillants, les organisations criminelles et les États voyous cherchent constamment des moyens d’infiltrer les plateformes d’email pour voler les informations précieuses qu’ils contiennent, y compris les données financières, les dossiers clients et la propriété intellectuelle, que les pirates peuvent ensuite exploiter à leur propre avantage. Un email intercepté peut entraîner des pertes financières, légales et de réputation significatives. Assurer la sécurité des emails d’entreprise ne peut donc pas être trop souligné ou négligé.

Dans cet article, nous explorerons les fondamentaux et l’importance de l’email sécurisé, comment il diffère de l’email traditionnel, et même quelques bonnes pratiques pour la mise en œuvre et l’utilisation de l’email sécurisé.

Éléments clés de l’email sécurisé

L’email sécurisé est une forme de communication où les données sont chiffrées pour empêcher l’accès non autorisé. Contrairement à l’email normal, qui envoie les messages dans un format brut et lisible, l’email sécurisé chiffre ou brouille le contenu pour préserver la confidentialité.

L’email sécurisé est une option beaucoup plus sûre pour transmettre des informations sensibles. Les systèmes d’email sécurisé sont mis en place avec une variété de caractéristiques clés pour assurer la sécurité et la confidentialité de la communication. Une caractéristique principale des systèmes d’email sécurisé est l’utilisation d’algorithmes de chiffrement puissants, tels que Rivest-Shamir-Adleman (RSA) ou Advanced Encryption Standard (AES). Ces algorithmes servent à protéger les données pendant leur transmission sur Internet, empêchant les pirates ou d’autres entités non autorisées d’accéder à des informations sensibles.

Le processus de chiffrement implique de convertir les données en un format illisible à l’aide d’une clé secrète, qui n’est disponible que pour les destinataires prévus. Cela signifie que même si l’email est intercepté pendant la transmission, les données resteront ininterprétables à moins d’être déchiffrées en utilisant la même clé secrète. À la réception de l’email, les destinataires utiliseront alors cette clé pour reconvertir les données dans leur format original et lisible.

Une autre caractéristique importante des systèmes d’email sécurisé est leur provision de solutions de stockage sécurisé. Cela signifie que lorsque les emails et leurs pièces jointes associées ne sont pas en transmission active, ils sont stockés de manière sécurisée sous forme chiffrée. Ce principe, connu sous le nom de chiffrement au repos, atténue considérablement le risque de violations de données qui peuvent survenir en raison d’attaques physiques ou logicielles sur les lieux de stockage. Le niveau de chiffrement est généralement élevé de sorte que même si les pirates accèdent de manière non autorisée aux systèmes de stockage d’email, ils trouveraient extrêmement difficile, sinon impossible, de déchiffrer l’email sans les clés correctes.

Enfin, les systèmes d’email sécurisé mettent un fort accent sur des mécanismes d’authentification robustes. Ces systèmes utilisent souvent une authentification à deux facteurs (2FA) ou l’authentification multifactorielle (MFA) pour vérifier l’identité des utilisateurs. 2FA ou MFA implique souvent l’utilisation de plus d’une méthode de vérification, telle qu’une combinaison de saisie de mot de passe, de balayage biométrique ou de code envoyé à un appareil de confiance. Cette approche multicouche de vérification de l’identité réduit considérablement le risque d’accès non autorisé par les pirates, même s’ils ont accès au mot de passe d’un utilisateur.

En mettant en œuvre ces mesures de sécurité, les systèmes d’email sécurisé assurent la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données d’email.

Différences entre l’email sécurisé et l’email traditionnel

L’email traditionnel est le mode de communication numérique le plus courant qui est universellement utilisé en raison de sa commodité et de plusieurs avantages. L’email traditionnel diffère de l’email sécurisé en ce que les emails et leur contenu sont transmis en format de texte brut. Cela signifie que le contenu des messages peut être accédé et lu par n’importe qui. Cette forme de communication universelle est particulièrement populaire car elle est simple ; les informations peuvent être envoyées et reçues avec facilité, ce qui en fait un choix privilégié parmi les individus dans le monde entier.

La nature omniprésente de l’email traditionnel est une autre caractéristique. Les services d’email traditionnels sont facilement disponibles et largement utilisés, ce qui en fait un moyen de communication accessible pour tous. L’email traditionnel continue d’être un choix populaire en raison de sa facilité d’utilisation, de sa rapidité de livraison et de sa portée étendue. Il est rapide, efficace et idéal pour envoyer des informations non sensibles comme organiser des plans sociaux ou partager des articles intéressants. Les systèmes d’email sécurisé, en revanche, présentent une amélioration substantielle en termes de sécurité et de confidentialité. La principale différence entre les systèmes d’email traditionnels et sécurisés est l’utilisation du chiffrement pour protéger les emails en transit et au repos.

Le chiffrement garantit que même si quelqu’un parvient à intercepter l’e-mail pendant la transmission, il ne peut ni lire ni comprendre le contenu sans la clé de déchiffrement correspondante. Cette clé est un code unique qui permet uniquement au destinataire prévu de déverrouiller et de lire le courrier, assurant ainsi une communication sécurisée.

Plus qu’un simple chiffrement au point de transmission, les systèmes d’e-mail sécurisés vont plus loin pour garantir un stockage sûr des e-mails. Cela signifie essentiellement que les e-mails restent chiffrés, non seulement pendant la transmission, mais aussi lorsqu’ils sont stockés sur les serveurs, les protégeant ainsi contre les accès non autorisés.

De plus, les systèmes d’e-mail sécurisés utilisent des mécanismes d’authentification complexes et multicouches pour ajouter une couche supplémentaire de sécurité. Ces mécanismes pourraient inclure l’authentification à deux facteurs (2FA) ou l’authentification multifactorielle (MFA), y compris la vérification biométrique, pour s’assurer de l’identité de l’utilisateur, avant de lui permettre d’accéder à ses e-mails. Les systèmes d’e-mail traditionnels n’offrent généralement pas de telles fonctionnalités de sécurité avancées, ce qui rend les systèmes d’e-mail sécurisés un choix beaucoup plus sûr pour la communication sensible et confidentielle.

Quand les organisations devraient-elles utiliser l’e-mail sécurisé

Alors que les organisations peuvent penser qu’elles ne traitent pas d’informations sensibles et donc, n’ont pas besoin d’e-mail sécurisé, même les opérations commerciales régulières impliquent souvent le traitement de données personnelles des employés, des clients et des partenaires. Dans de tels cas, utiliser un e-mail sécurisé n’est pas seulement une bonne pratique de sécurité, mais aussi une exigence de conformité réglementaire ou même une responsabilité éthique.

En fin de compte, les organisations devraient utiliser l’e-mail sécurisé chaque fois qu’elles traitent des données sensibles ou confidentielles. Cela pourrait inclure les transactions financières, les informations médicales protégées, les documents juridiques, les secrets commerciaux ou tout autre type d’information qui doit être gardée confidentielle.

De plus, l’e-mail sécurisé est également nécessaire lors du travail à distance ou lors de la collaboration avec des partenaires et clients externes. Cette méthode de communication fournit un niveau supplémentaire de sécurité en dépassant les frontières géographiques et réseau. Elle garantit que même si le compte e-mail ou le réseau du destinataire est compromis, le contenu de vos e-mails reste sécurisé.

Au total, l’utilisation de l’e-mail sécurisé devrait être une pratique standard pour toutes les organisations.

Cas d’utilisation de l’e-mail sécurisé

Presque chaque industrie peut bénéficier de l’utilisation de l’e-mail sécurisé dans ses communications commerciales. Voici juste quelques cas d’utilisation.

E-mail sécurisé pour le secteur de la santé

Lorsqu’un médecin envoie des résultats d’examens à un patient en utilisant un e-mail sécurisé, le contenu chiffré garantit que les informations personnelles identifiables et les informations médicales protégées (PII/PHI) restent confidentielles, protégeant ainsi la vie privée du patient. Cette adhésion à la sécurisation des données de santé offre non seulement la tranquillité d’esprit au patient, mais aide également l’établissement de santé à se conformer aux exigences de la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).

E-mail sécurisé pour la finance

Une banque pourrait utiliser l’e-mail sécurisé pour envoyer les relevés de compte mensuels à ses clients. Cela garantit que les informations sensibles telles que les soldes des comptes, les détails des transactions et les informations personnelles ne sont accessibles que par l’individu autorisé. Cela empêche non seulement l’accès non autorisé et protège contre les activités frauduleuses potentielles, mais conserve également la confiance et la confiance du client dans la capacité de la banque à gérer en toute sécurité leurs informations financières.

E-mail sécurisé pour le juridique

Dans un contexte juridique, l’e-mail sécurisé peut être utilisé par exemple lorsqu’un avocat communique avec un client concernant leur affaire pénale en cours. L’avocat peut avoir besoin d’envoyer au client des informations vitales sur leur stratégie de cas ou des documents de tribunal sensibles. Utiliser un e-mail sécurisé dans ce contexte aide à maintenir la vie privée et la confidentialité de ces informations hautement sensibles, les protégeant contre l’accès potentiel par des individus ou des parties non autorisés, ce qui pourrait avoir un impact significatif sur l’issue de l’affaire.

E-mail sécurisé pour l’e-commerce

Les entreprises d’e-commerce, par exemple, celles qui vendent des vêtements ou de l’électronique en ligne, gèrent d’énormes volumes de données clients, y compris les informations de carte de crédit, les adresses domiciliaires et d’autres détails personnels. L’utilisation de l’e-mail sécurisé devient vitale dans ces scénarios. Par exemple, lorsqu’un client effectue un achat, sa confirmation de transaction et son reçu peuvent être envoyés de manière sécurisée par e-mail, assurant la sécurité de leurs détails de paiement. Non seulement cela protège les informations sensibles contre les cybermenaces potentielles, mais cela démontre également la conformité avec le Payment Card Services Data Security Standard (PCI DSS), et renforce la confiance du client dans l’entreprise. Par conséquent, cette pratique d’e-mail sécurisé contribue de manière significative à maintenir une image de marque positive et à favoriser la fidélité des clients.

E-mail sécurisé pour les agences gouvernementales

Une agence gouvernementale comme le Federal Bureau of Investigation (FBI) utilise l’e-mail sécurisé pour gérer des informations hautement sensibles relatives à une enquête. Cela garantit une confidentialité maximale et empêche les accès non autorisés. Lorsque les agents échangent des informations sur une affaire en cours ou une menace potentielle, ils utilisent l’e-mail sécurisé pour garder les détails à l’abri des violations potentielles, maintenant ainsi la sécurité publique.

Mise en œuvre d’une solution d’email sécurisé

Choisir et déployer la bonne solution d’email sécurisé est absolument crucial pour les organisations. Une solution d’email sécurisé appropriée peut varier considérablement en fonction des besoins spécifiques d’une organisation. Les besoins commerciaux peuvent être différents selon la nature de leurs opérations, le secteur dans lequel elles opèrent et d’autres facteurs. De même, les organisations doivent se conformer à diverses obligations de conformité, en fonction de leur emplacement, des normes de l’industrie et des réglementations. Une solution d’email sécurisé appropriée aide les organisations à naviguer ces exigences tout en garantissant que leur communication reste sécurisée et efficace.

La bonne solution d’email sécurisé devrait idéalement être offerte par un service qui fournit les niveaux de chiffrement nécessaires pour protéger les informations sensibles contre les cybermenaces potentielles. Le chiffrement rend les données illisibles pour les utilisateurs non autorisés, ce qui est essentiel pour maintenir la confidentialité et la sécurité de la communication d’entreprise.

La solution doit également être conviviale, garantissant que tous les utilisateurs de l’organisation peuvent facilement l’utiliser sans rencontrer de problèmes. C’est une caractéristique importante car elle augmente le taux d’adoption de la solution parmi les employés et diminue les obstacles potentiels dans le flux de communication.

La compatibilité avec l’infrastructure préexistante est un autre facteur majeur que les organisations devraient considérer. La solution doit bien s’intégrer avec le matériel et les logiciels existants pour qu’elle puisse remplir son objectif de manière efficace et efficiente. Si une solution n’est pas compatible, les entreprises pourraient avoir à engager des coûts supplémentaires pour des mises à niveau ou des remplacements, ce qui peut être encombrant et coûteux.

L’efficacité des coûts est un autre facteur critique lors du choix d’une solution d’email sécurisé. Les entreprises doivent s’assurer que la solution offre un bon rapport qualité-prix. Elle devrait aider les organisations à atteindre leurs besoins de communication et leurs exigences de sécurité sans causer de contrainte significative sur leurs ressources financières. Ainsi, trouver le bon équilibre entre les fonctionnalités de sécurité, la convivialité, la compatibilité et l’efficacité des coûts est crucial dans une solution d’email sécurisé.

Lors de la mise en œuvre d’une solution d’email sécurisé, considérez ces cinq meilleures pratiques :

1. Choisissez un fournisseur de service d’email sécurisé fiable qui répond aux besoins uniques de l’organisation et aux exigences de conformité légale.
2. Incorporez le système d’email sécurisé de manière transparente avec l’infrastructure actuelle et transférez éventuellement les données du système d’email existant.
3. Configurez rigoureusement les paramètres du système d’email sécurisé pour une sécurité optimale.
4. Formez les employés de manière approfondie sur l’importance d’utiliser l’email sécurisé et comment l’employer efficacement.
5. Eduquez les employés sur les processus avancés tels que l’envoi d’e-mails chiffrés, le stockage sécurisé des e-mails et la compréhension des méthodes d’authentification.

Meilleures pratiques pour garantir l’adoption de l’email sécurisé

Après avoir déployé une solution d’email sécurisé, l’organisation devrait se concentrer sur la promotion de l’adoption. Cependant, amener les employés à utiliser une solution d’email sécurisé n’est pas un processus simple car il nécessite un effort conscient pour adopter un état d’esprit orienté vers la sécurité. Néanmoins, les avantages de l’email sécurisé rendent les efforts d’adoption valables.

Il existe plusieurs tactiques “éprouvées” que les organisations peuvent employer pour encourager l’adoption. Considérez les cinq suivantes comme des meilleures pratiques d’adoption :

1. Enforcez l’utilisation de mots de passe forts et uniques et assurez-vous qu’ils sont changés régulièrement. Cet acte simple peut empêcher les pirates d’accéder sans autorisation aux comptes de messagerie.
2. L’implémentation de l’authentification multifactorielle offre une couche supplémentaire de sécurité, rendant plus difficile la pénétration des cybermenaces.
3. Vérifiez l’identité des destinataires d’e-mails avant d’envoyer des informations sensibles. Cela peut éviter que des informations tombent entre de mauvaises mains.
4. Évitez d’ouvrir des e-mails ou des pièces jointes provenant de sources inconnues car ils peuvent contenir des logiciels malveillants ou des escroqueries de phishing.
5. Mettez régulièrement à jour le logiciel de la solution d’email sécurisé pour garantir qu’il est équipé des dernières fonctionnalités de sécurité et des correctifs de bugs, minimisant les vulnérabilités potentielles.

En bonus, nous recommandons fortement de renforcer une culture de sensibilisation à la sécurité au sein de l’organisation car c’est fondamental pour sécuriser la communication par e-mail. Cela implique des sessions régulières de formation et de sensibilisation pour garantir que les employés sont toujours informés des meilleures pratiques et comprennent les risques de non-conformité. De cette manière, l’adoption de l’email sécurisé devient une responsabilité collective et renforce la posture de sécurité globale de l’organisation.

Kiteworks aide les organisations à protéger le contenu sensible qu’elles partagent avec l’email sécurisé

L’email sécurisé est un outil crucial pour protéger les informations sensibles contre l’accès non autorisé et les cybermenaces. Il utilise des techniques de chiffrement robustes, un stockage sécurisé et des mécanismes de vérification d’identité forts pour renforcer la sécurité.

Les organisations qui déploient et adoptent des systèmes d’email sécurisés maintiennent la confidentialité et l’intégrité tout en évitant potentiellement des risques réglementaires, financiers, légaux ou de réputation. Observer les meilleures pratiques de mise en œuvre et d’adoption peut améliorer considérablement l’efficacité des systèmes d’email sécurisés et fortifier la stature de sécurité d’une organisation. En fin de compte, l’email sécurisé est plus qu’un simple outil ; c’est une partie intégrante de l’approche holistique d’une organisation en matière de sécurité de l’information.

Le réseau de contenu privé Kiteworks, une plateforme de conformité FIPS 140-2 Niveau validé pour le partage sécurisé de fichiers et le transfert sécurisé de fichiers, consolide les emails, le partage sécurisé de fichiers, les formulaires web, SFTP et le transfert sécurisé de fichiers, permettant ainsi aux organisations de contrôler, protéger et suivre chaque fichier lorsqu’il entre et sort de l’organisation.

Kiteworks permet aux organisations de contrôler qui peut accéder aux informations sensibles, avec qui elles peuvent les partager et comment les tiers peuvent interagir avec (et pendant combien de temps) le contenu sensible qu’ils reçoivent. Ensemble, ces capacités avancées de DRM atténuent le risque d’accès non autorisé et de violations de données.

Ces contrôles d’accès, ainsi que les fonctionnalités de chiffrement sécurisé de transmission de niveau entreprise de Kiteworks, permettent également aux organisations de se conformer aux exigences strictes de souveraineté des données.

De plus, les clients de Kiteworks gèrent leurs propres clés de chiffrement. En conséquence, Kiteworks n’a pas accès aux données des clients, garantissant la confidentialité et la sécurité des informations des clients. En revanche, d’autres services tels que Microsoft Office 365 qui gèrent ou cogèrent les clés de chiffrement d’un client, peuvent (et vont) remettre les données d’un client en réponse aux assignations et mandats gouvernementaux. Avec Kiteworks, le client a un contrôle total sur ses données et clés de chiffrement, assurant un haut niveau de confidentialité et de sécurité.

Les options de déploiement de Kiteworks incluent sur site, hébergé, privé, hybride et FedRAMP cloud privé virtuel. Avec Kiteworks : contrôlez l’accès au contenu sensible ; protégez-le lorsqu’il est partagé à l’extérieur en utilisant le chiffrement de bout en bout automatisé, l’authentification multifactorielle, et les intégrations d’infrastructure de sécurité ; visualisez, suivez et rapportez toute activité de fichier, à savoir qui envoie quoi à qui, quand et comment. Enfin, démontrez la conformité avec des réglementations et normes telles que le RGPD, l’ANSSI, HIPAA, CMMC, Cyber Essentials Plus, IRAP, DPA et bien d’autres.

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