Kiteworks vs SharePoint [Fonctionnalités, Avantages et Inconvénients]

Supposons que vous recherchiez une solution optimale de partage de fichiers et que vous envisagiez des options telles que Kiteworks et SharePoint. Plutôt que de considérer Kiteworks et SharePoint comme des solutions opposées, envisagez les avantages synergiques qu’ils offrent lorsqu’ils sont intégrés.

SharePoint, par exemple, propose un stockage cloud robuste et des outils de productivité, tandis que Kiteworks peut renforcer ces capacités, notamment pour le partage externe sécurisé.

Kiteworks, en revanche, offre une valeur significative en termes de gouvernance, de conformité et de protection des communications de contenu sensible à travers de nombreux canaux, y compris le transfert sécurisé de fichiers et le partage sécurisé de fichiers.

Le choix, voyez-vous, n’est pas nécessairement entre Kiteworks ou SharePoint, mais comment exploiter efficacement les forces de chaque plateforme. Intégrer Kiteworks à votre instance SharePoint peut améliorer la sécurité, la collaboration et les mesures de conformité pour les besoins de partage de données de votre organisation.

Sélectionner une solution de gestion et de partage de fichiers d’entreprise

Les organisations à la recherche de solutions de gestion de contenu d’entreprise (ECM) doivent penser au-delà du simple partage sécurisé de fichiers. Les documents, contrats, fichiers et dossiers sont au cœur de toute entreprise, et un système de gestion documentaire doit répondre quotidiennement à des priorités telles que la conformité, la sécurité, la confidentialité et l’utilisabilité. De plus, le partage sécurisé de fichiers n’est qu’un des multiples canaux de communication utilisés pour envoyer, partager et transférer des données sensibles.

Acquérir et gérer des solutions séparées pour l’email sécurisé, le partage sécurisé de fichiers, le transfert sécurisé de fichiers, les formulaires web, et les interfaces de programmation d’applications (APIs) n’est tout simplement pas réalisable et peut entraîner d’importantes inefficacités et coûts. C’est là que la plateforme Kiteworks est le choix idéal, offrant un point de vue unique pour gérer toutes vos communications de contenu sensible et centraliser toutes les métadonnées nécessaires à la gouvernance et à la conformité.

Plus précisément, il existe quelques caractéristiques clés que vous devriez rechercher dans une ECM, et comprendre ces caractéristiques peut vous aider à choisir entre des fournisseurs comme Kiteworks qui offre une plateforme complète de communication de contenu sensible et Microsoft qui cible simplement un aspect. Certaines de ces caractéristiques comprennent :

1. Versions de documents et journalisation : Votre ECM doit disposer d’un moyen de suivre les événements liés aux documents, y compris l’accès autorisé et non autorisé, l’édition, la suppression et la création. La journalisation des événements documentaires peut vous aider à suivre les changements de contenu dans le temps tout en fournissant également des preuves judiciaires d’édition ou de manipulation pour la conformité et le reporting.
2. Contrôles de sécurité et de conformité : Si vous évoluez dans un secteur réglementé, vous êtes inévitablement confronté à des obligations de conformité. Les solutions de GEC et de partage de fichiers sont souvent au cœur de vos considérations de conformité, car la plupart des données clients ou clients transitent par ces systèmes. Votre choix de solutions devrait inclure des mesures de sécurité telles que le chiffrement pour les données stockées et transmises, les pare-feu de réseau et d’application web, ainsi que les mesures physiques et administratives. Votre solution de partage sécurisé de fichiers doit avoir la capacité de vous aider à respecter ces obligations, généralement en maintenant leurs normes de conformité.
3. Visibilité et accessibilité : Les données doivent être visibles, traçables et accessibles par les bonnes personnes au sein de votre organisation. Une plateforme de partage de fichiers et de GEC devrait simplifier le partage de contenu (à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation) sans sacrifier la sécurité. De même, il devrait y avoir des mécanismes permettant aux administrateurs de surveiller les mouvements de données, les événements systèmes et autres opérations. Des fonctionnalités comme un système intégré de gestion des informations et des événements de sécurité (SIEM) et des tableaux de bord contribuent tous à la visibilité et à l’accessibilité.
4. Récupération de données : La sauvegarde de données est une discipline en soi, et de nombreux fournisseurs proposent plusieurs approches de sauvegarde immédiate ou à froid pour vous aider à maintenir les opérations en cas de sauvegardes immédiates, toujours actives, ou de stockage à long terme à froid. Une solution solide vous aidera à rester essentiellement en activité même si un désastre se produit.
5. Interopérabilité : Aucun produit ou plateforme n’est une île, et pour cause. Une solution de partage de fichiers ou de GEC devient une partie intégrante de vos opérations globales grâce à des intégrations clés pour les logiciels de productivité, les applications de sécurité ou les outils de gestion de projet.

La plupart des plateformes posséderont un sous-ensemble de fonctionnalités dans ces catégories, il vous appartient donc, ainsi qu’à votre direction informatique, CISO ou responsable de la protection des données, de déterminer vos priorités.

Qu’est-ce que la plateforme Kiteworks ?

Le réseau de contenu privé Kiteworks (PCN) permet aux organisations de contrôler, protéger, suivre et rapporter le contenu sensible que leurs employés partagent avec des partenaires de confiance. Ces capacités renforcent les compétences d’une organisation en matière de gouvernance, de conformité et de sécurité.

La plateforme Kiteworks permet un accès sécurisé au contenu et son partage à partir de vastes dépôts d’entreprise. Au cœur de cette fonctionnalité se trouve l’accent mis par la plateforme sur les déploiements sécurisés dans le cloud avec des contrôles granulaires sur les transferts de fichiers, le contrôle d’audit et la sécurité.

La principale manière dont la plateforme répond aux besoins des entreprises est à travers ses robustes propriétés de gestion de contenu d’entreprise. Cela signifie non seulement que vous pouvez partager des fichiers au sein d’une organisation, mais également que le système maintient tous les journaux, audits, interfaces et rapports dont votre entreprise aurait besoin pour répondre aux exigences de sécurité et de conformité.

De plus, la plateforme Kiteworks comprend plusieurs intégrations techniques pour la productivité et la sécurité, y compris le travail avec des applications Microsoft telles que Word, Excel et PowerPoint. Kiteworks s’intègre également avec des applications web telles que la visualisation et l’édition de documents avec des applications de bureau pour une expérience utilisateur transparente.

La plupart des clients d’entreprise se tournent vers un système ECM pour diverses raisons autres que la productivité, mais la plus éminente est généralement la conformité et la sécurité. Kiteworks a construit un système qui répond aux exigences de conformité dans plusieurs industries et applications, y compris le Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP, la Certification de maturité en cybersécurité (CMMC), ainsi que le Programme des évaluateurs enregistrés en sécurité de l’information (IRAP), parmi de nombreux autres.

Plus important encore, Kiteworks réalise cela sans sacrifier l’ergonomie ou le coût. Des fonctionnalités typiques telles que LDAP, les capacités de connexion unique (SSO), la synchronisation des fichiers, la récupération après sinistre et les sauvegardes immédiatement disponibles et à chaud font partie intégrante de la plateforme de base.

Qu’est-ce que Microsoft SharePoint ?

SharePoint fait partie des offres logicielles phares de Microsoft, fournissant une expérience ECM rationalisée pour les utilisateurs d’entreprise.

De nombreux utilisateurs finaux et clients professionnels ont au moins eu un contact avec SharePoint d’une manière ou d’une autre. Il s’agit d’une interface web facile à comprendre et d’un écosystème de fichiers partagés qui rendent la collaboration simple. La synergie évidente entre SharePoint et d’autres produits comme Microsoft 365 signifie que l’intégration n’est pas un problème.

Comment partager des fichiers de manière sécurisée dans Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint est une plateforme robuste pour partager et collaborer sur des fichiers au sein d’une organisation. Assurer que ces fichiers sont échangés de manière sécurisée est primordial pour maintenir l’intégrité et la confidentialité des données. Voici comment vous pouvez partager des fichiers de manière sécurisée dans Microsoft SharePoint :

Déployer des contrôles d’accès basés sur les rôles

La pierre angulaire de la sécurité SharePoint réside dans les paramètres de permission utilisateur robustes. Vous pouvez attribuer des rôles à vos utilisateurs, leur accordant différents degrés d’accès. Soyez méticuleux lors de la configuration de ces permissions, en vous assurant que chaque utilisateur dispose du niveau d’accès exactement nécessaire pour effectuer ses tâches.

Appliquer des politiques de partage externe rigoureuses

SharePoint vous permet de partager des fichiers avec des utilisateurs externes, ce qui peut représenter un risque pour la sécurité. Pour atténuer cela, vous pouvez appliquer des politiques de partage strictes, y compris des domaines sur liste blanche/liste noire et la définition de dates d’expiration automatiques pour les liens partagés.

Augmentez les capacités de SharePoint avec une intégration Kiteworks

Kiteworks peut étendre les capacités de SharePoint, en fournissant une plateforme sécurisée et rationalisée pour le partage externe. Kiteworks offre aux organisations une collaboration complète avec Office 365, y compris le téléchargement, la visualisation seule avec filigrane et le téléversement en fonction du rôle de l’utilisateur. Il propose également une approche de partage “clean room”, où les fichiers sont réécrits sur SharePoint en tant que nouvelles versions sans exposer les données sensibles de SharePoint au monde externe.

Utilisez les étiquettes MIP pour les politiques de sécurité SharePoint

Les étiquettes MIP aident à appliquer des politiques de sécurité basées sur la sensibilité de l’information. Vous pouvez créer des règles basées sur ces étiquettes pour restreindre le partage de certains types de fichiers.

Exploitez les fonctionnalités de chiffrement de SharePoint

Les fichiers SharePoint sont chiffrés au repos et en transit. Cela signifie que même si un fichier est intercepté lors d’un transfert, il ne peut pas être lu sans la clé de déchiffrement.

SharePoint pour la conformité HIPAA

Microsoft SharePoint, en tant que partie de la suite Office 365 de Microsoft, est conforme aux réglementations de la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). L’engagement de Microsoft envers la confidentialité des données, la sécurité et la conformité fait de SharePoint une plateforme adaptée pour les organisations de santé qui doivent protéger les informations sensibles des patients. Cependant, la responsabilité de la conformité HIPAA ne repose pas uniquement sur la plateforme, mais s’étend également à la configuration du forum par l’utilisateur et à sa gestion des données.

Une fonctionnalité essentielle qui aide à la conformité est la gestion des permissions de SharePoint. Cette fonctionnalité garantit que seuls les personnels autorisés ont accès aux données de santé sensibles, un aspect crucial de la réglementation HIPAA. Contrôler qui peut voir, modifier ou partager des fichiers et dossiers spécifiques permet aux organisations de gérer efficacement l’accès aux données et de le limiter.

De plus, SharePoint est conforme aux exigences HIPAA grâce à ses fonctionnalités d’audit robustes. Ces fonctionnalités aident à suivre l’accès aux données, les modifications et les transferts, fournissant une couche de sécurité vitale et facilitant la conformité réglementaire.

Une intégration Kiteworks peut renforcer la conformité HIPAA. Kiteworks fournit une plateforme sécurisée et rationalisée pour le partage externe de données, y compris les informations médicales protégées. Il offre des contrôles supplémentaires, tels que le partage basé sur des politiques strictes et des dossiers de partage en salle blanche, qui limitent l’exposition des données, aidant ainsi à se conformer aux règles de confidentialité de l’HIPAA.

En outre, SharePoint utilise le chiffrement au repos et en transit, ce qui est essentiel pour sécuriser les données de santé sensibles. Le chiffrement rend les données illisibles pour les utilisateurs non autorisés, préservant l’intégrité et la confidentialité des informations des patients.

En quoi Kiteworks pour le partage externe sécurisé se distingue de SharePoint et SharePoint Online

Choisir le système optimal pour gérer la communication de contenu sensible dans des solutions de partage de fichiers sécurisées est primordial. Un écueil courant auquel les organisations sont confrontées est l’évaluation et la sélection isolées de différentes solutions. De plus, de nombreuses plateformes de partage de fichiers manquent de préparation pour une opération au niveau de l’entreprise, ne parvenant pas à offrir un suivi et un contrôle adéquats sur qui peut accéder et partager des données sensibles.

Kiteworks reconnaît et répond à ces défis. Kiteworks est conçu pour les entreprises, en utilisant une stratégie de sécurité en profondeur. Cette méthode garantit

Le chiffrement de bout en bout des données automatisé, intègre la gestion et la clé de chiffrement, et offre des fonctionnalités de sécurité robustes et de vastes intégrations de sécurité. En cas de cyberattaque, cette approche facilite les alertes en temps réel et les réponses rapides aux incidents.

Kiteworks se distingue particulièrement dans le domaine du partage externe pour SharePoint et SharePoint Online. Kiteworks permet de créer des dossiers de partage “clean room” séparés qui ne révèlent pas les données cruciales de SharePoint aux parties externes, une préoccupation majeure pour de nombreuses entreprises.

Au moyen de contrôles d’accès basés sur des politiques stricts, Kiteworks permet aux administrateurs de définir des règles de partage spécifiques en fonction des rôles des utilisateurs, des types de fichiers, des clients et des étiquettes MIP. Selon le rôle de l’utilisateur, des actions telles que le téléchargement, la visualisation uniquement avec filigrane et le téléversement sont autorisées. Il offre également la possibilité de définir une expiration automatique pour les liens partagés, de créer des listes d’autorisation et de blocage pour les domaines, et de contrôler qui peut créer des dossiers de partage externe. Avec Kiteworks, la collaboration complète avec Office 365 est activée. Après la collaboration externe, les fichiers sont réécrits dans SharePoint en tant que nouvelles versions, avec un verrouillage automatique empêchant les écrasements.

Un autre avantage de Kiteworks est la possibilité d’inviter des parties externes en utilisant leurs adresses e-mail professionnelles standard, éliminant ainsi le besoin d’adresses e-mail Microsoft. Un essai gratuit est également disponible, des évaluations personnalisées étant fournies pour les clients d’entreprise.

Bien que la capacité de taille des fichiers puisse être un avantage distinct, ce facteur est souvent moins pertinent dans l’environnement Microsoft. Kiteworks est une solution robuste, sécurisée et polyvalente pour la gestion et le partage de contenu sensible.

Pourquoi Kiteworks est-il la solution adaptée pour votre entreprise ?

De nombreux facteurs entrent en jeu dans le choix de la bonne solution de partage sécurisé de fichiers. Les organisations commettent une grave erreur lorsqu’elles évaluent et choisissent différentes solutions pour la communication de contenu sensible en silos. De plus, de nombreuses solutions de partage de fichiers ne sont pas prêtes pour l’entreprise, car elles manquent de la capacité de suivre et de contrôler qui accède et partage des données confidentielles.

La plateforme Kiteworks est conçue et construite en pensant aux entreprises. Kiteworks adopte une approche de défense en profondeur de la sécurité qui chiffre les données au repos et en transit. Son architecture de sécurité comprend le chiffrement et la gestion des clés ainsi que des mesures proactives de défense en profondeur pour garantir des alertes en temps réel et une réponse rapide aux incidents en cas d’attaque. Kiteworks permet également aux organisations de conserver le contrôle de la confidentialité de leurs données hébergées dans des clouds à locataire unique, ce qui signifie qu’il n’y a pas de mélange de données, de métadonnées ou de ressources d’application partagées. Cela n’est pas possible avec SharePoint ou d’autres solutions de partage de fichiers sur le marché.

Les autres caractéristiques clés de Kiteworks comprennent :

• Un tableau de bord CISO fournit un accès complet aux données, un accès utilisateur, des tendances et mouvements des données, ainsi qu’un contrôle sur les transferts de données.
• Une automatisation et planification MFT transparentes pour alimenter des politiques robustes de partage et transfert sécurisé de fichiers, y compris les transferts hors horaires et les opérations déclenchées par l’activité des employés, clients, partenaires ou patients.
• Des journaux d’audit complets et immuables peuvent être utilisés pour démontrer la conformité, maintenir l’intégrité des données et fournir des preuves en cas de violations ou d’attaques internes.
• Des liens d’e-mails sécurisés protègent les informations médicales protégées pour assurer la conformité avec le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) tout en maintenant une communication facile et fluide avec les patients par e-mail.
• L’intégration SIEM avec des plateformes populaires comme IBM QRadar, ArcSight, FireEye Helix et Splunk Forwarder. De plus, l’intégration standardise les journaux d’audit en un seul format de fichier pour soutenir une consommation SIEM étendue.
• La récupération après sinistre avec des systèmes toujours actifs et une redondance des données sur plusieurs sites garantit que vos systèmes restent opérationnels en cas d’urgence.
• Le chiffrement conforme inclut l’AES-256 pour les données au repos et le chiffrement TLS 1.2+ pour les données en transit.
• Le transfert et le stockage de fichiers volumineux avec des limites allant jusqu’à 16 To.
• Des couches supplémentaires de protection sont incluses pour les clés de chiffrement en utilisant l’intégration avec un module de sécurité matérielle (HSM) ou le service de gestion des clés d’Amazon Web Services (AWS KMS).

Ressources supplémentaires

• Étude de cas Cimarex Energy consolide le transfert et le partage de fichiers depuis Microsoft SharePoint vers Kiteworks
• Webinaire Comment établir un périmètre de gouvernance sécurisé autour du contenu Microsoft
• Article de blog Comment construire une défense proactive et holistique autour des flux de travail de votre entreprise
• Note d’informationLes 5 principales manières dont Kiteworks sécurise les communications avec des tiers sur Microsoft 365
• Article de blogLes options de partage de fichiers les plus sécurisées pour les entreprises et la conformité