eDiscovery: Tout ce que vous devez savoir

L’eDiscovery est un outil essentiel pour collecter, préserver et produire des informations électroniquement stockées (ESI). Il est utilisé dans diverses activités juridiques, de la préparation du mémoire préliminaire au procès jusqu’à l’instruction du jury et plus encore. L’eDiscovery est rentable, simplifie le processus de découverte, améliore la sécurité, aide à la conformité et permet aux avocats d’identifier rapidement les faits pertinents afin de prendre des décisions éclairées. L’eDiscovery est un outil puissant qui peut aider les individus et les entreprises à gagner du temps et de l’argent, ainsi qu’à obtenir des résultats positifs dans les procédures juridiques. Pour faciliter l’eDiscovery, les organisations doivent avoir en place les bonnes mesures de suivi et de contrôle de la cybersécurité pour régir l’accès aux communications de données de fichiers et d’e-mails privés.

Comprendre le processus d’eDiscovery, les meilleures pratiques et les types d’eDiscovery est crucial. L’évaluation préliminaire du dossier, la collecte de données, le traitement des documents, la révision des documents et l’analyse des données sont tous des types d’eDiscovery qui peuvent être utilisés dans diverses procédures juridiques. Dans cet article, nous approfondissons ce qu’est l’eDiscovery et ce que cela signifie pour vous.

Qu’est-ce que l’eDiscovery ?

L’eDiscovery, également connu sous le nom de découverte électronique, est le processus de collecte, de préservation et de production d’informations électroniquement stockées (IES) en prévision de, ou en réponse à, un litige ou des demandes réglementaires. L’eDiscovery est un outil important pour les entreprises, car c’est un moyen de protéger les documents originaux et de maintenir des registres précis. En cas de litige, l’eDiscovery aide les entreprises à trouver et à produire rapidement des documents juridiquement pertinents de manière fiable.

L’eDiscovery nécessite l’utilisation de logiciels spécialisés pour accéder, examiner et organiser de grandes collections de documents tels que les e-mails, les messages textes et autres médias électroniques. Le logiciel aide les organisations à identifier les documents pertinents dans le pool de données, en fonction des mots-clés, de l’auteur, de la date/heure, de l’expéditeur ou d’autres critères spécifiés. Le processus de révision peut également être personnalisé et automatisé pour éliminer la révision humaine pour les documents à faible risque.

Grâce à l’eDiscovery, les organisations peuvent facilement localiser et sécuriser des preuves qui étaient auparavant difficiles à obtenir dans le monde physique. Ces preuves peuvent être utilisées dans les procédures judiciaires ou de médiation pour soutenir une variété d’activités juridiques, telles que la préparation de mémoires préalables au procès et d’instructions au jury. Enfin, l’eDiscovery aide les organisations à augmenter l’efficacité et les économies de coûts en évitant la révision manuelle et en accélérant le processus de localisation et de production de documents pertinents.

Pourquoi l’eDiscovery est-il important ?

L’eDiscovery peut être un outil puissant pour les organisations. Il offre un processus plus efficace pour collecter et examiner de grandes quantités de données numériques, permettant aux organisations d’identifier rapidement et avec précision les informations pertinentes. Cette efficacité accrue aide les organisations à gagner du temps et de l’argent, ainsi qu’à aller droit au but plus rapidement.

1. L’eDiscovery est rentable

Les documents électroniques sont beaucoup plus faciles à produire, à accéder, à stocker et à gérer que leurs homologues papier. Cela réduit le coût de production et de stockage des documents, ainsi que le temps passé à chercher manuellement des documents. De plus, les outils d’eDiscovery peuvent automatiser l’ensemble du processus, permettant aux avocats de trouver rapidement et efficacement les documents pertinents.

2. L’eDiscovery simplifie le processus de découverte

Il permet aux avocats de rechercher de grands volumes de données, d’identifier rapidement les documents clés et de les organiser dans des catégories et des dossiers facilement accessibles. Cela rend l’analyse des données et la préparation de leur dossier plus simple pour les avocats.

3. L’eDiscovery rend l’information plus sécurisée

En utilisant les processus d’eDiscovery, l’information est collectée et stockée dans un environnement électronique sécurisé, réduisant ainsi le risque de fuite ou d’accès à du matériel sensible par des individus non autorisés. De plus, les documents électroniques sont plus difficiles à falsifier et plus faciles à authentifier, car ils incluent la preuve qu’ils n’ont pas été altérés.

4. L’eDiscovery facilite la conformité

En utilisant les processus d’eDiscovery, les organisations peuvent s’assurer que tous les documents pertinents sont produits et que tous les documents sont conformes aux réglementations gouvernementales. Cela aide à éviter les litiges coûteux, les amendes ou les sanctions de la part des organisations gouvernementales.

5. L’eDiscovery peut aider les avocats à déterminer plus rapidement les faits pertinents

La capacité de rechercher rapidement de grandes quantités de données peut aider les avocats à trouver et à présenter rapidement et avec précision des informations pertinentes. Cela peut aider dans le processus de règlement, ainsi que dans le résultat global de l’affaire.

L’eDiscovery offre de nombreux avantages aux particuliers, aux entreprises et au système juridique. Ces avantages comprennent des économies de coûts, la simplification du processus de découverte, l’amélioration de la sécurité, la conformité et la détermination plus rapide des faits pertinents. À mesure que l’utilisation de l’eDiscovery se généralise, le système juridique et les individus en tireront les bénéfices.

Processus d’eDiscovery : guide étape par étape

Le processus d’eDiscovery peut être compliqué, mais avec les bons outils, il peut être géré plus facilement. Voici un aperçu étape par étape du processus d’eDiscovery :

1. Identification

Le processus d’eDiscovery commence par l’identification des données électroniques qui peuvent être pertinentes pour l’affaire juridique. Cela peut inclure les e-mails, les documents, les bases de données, les fichiers informatiques, les fichiers audio ou vidéo, et les images numériques, qui doivent tous être identifiés et collectés.

2. Préservation

Pour garantir que les données sont stockées en toute sécurité et protégées contre toute modification ou suppression, les organisations doivent utiliser des outils et des procédures pertinents pour préserver les données.

3. Collecte

Les organisations doivent identifier les sources de données et la manière dont elles sont stockées, puis décider de la manière la plus efficace, rentable et conforme de les collecter. Cela peut inclure la collecte de données à partir d’e-mails, de bases de données et d’autres sources.

4. Analyse

Une fois les données collectées, elles nécessitent une analyse pour déterminer quelles informations sont pertinentes et lesquelles ne le sont pas. Cela peut inclure l’examen de documents et d’autres données, la recherche de mots-clés et la recherche de motifs.

5. Révision

Après l’analyse, une révision est nécessaire pour prendre une décision éclairée sur la pertinence des données. Cela comprend l’évaluation des données, le jugement de leur exactitude et la formulation de recommandations sur la manière de procéder.

6. Production

Une fois la révision terminée, les documents pertinents et autres données doivent être produits pour les parties appropriées. Les données doivent être organisées et emballées de manière à être facilement compréhensibles et présentables.

7. Témoignage

Après la production des données, elles doivent être utilisées pour fournir un témoignage lors de procédures judiciaires. Cela comprend l’aide à expliquer la pertinence des données, la fourniture de preuves à l’appui des arguments et l’aide à la cour pour prendre une décision.

Types d’eDiscovery

Les types d’eDiscovery peuvent être répartis en trois catégories principales :

Identification

L’identification implique d’identifier l’ESI qui est pertinent pour une affaire particulière. Cela comprend la compréhension de l’endroit où les données sont situées, qui y a accès et dans quels formats elles sont stockées.

Préservation

La préservation est le processus qui garantit que l’ESI n’est pas modifié, supprimé ou manipulé de quelque manière que ce soit une fois qu’il a été identifié. Il est important de veiller à ce que toutes les informations pertinentes soient préservées tout au long du processus d’eDiscovery.

Collecte

La collecte est le processus de rassemblement, de validation et de traitement des données dans un format qui peut être utilisé lors de procédures judiciaires.

Détermination du type d’eDiscovery

Le type d’eDiscovery utilisé dépendra de la taille et de la complexité de l’affaire, ainsi que des besoins des parties impliquées. L’eDiscovery de litige est utilisé lorsque le litige est prévu, et implique l’identification, la préservation et la collecte de l’ESI qui peut être pertinent pour un litige juridique potentiel. L’eDiscovery réglementaire est utilisé pour les enquêtes liées à la conformité réglementaire, et implique la recherche d’ESI qui peut être pertinent pour une question réglementaire particulière. L’eDiscovery interne est utilisé lors d’enquêtes internes et de processus d’audit. L’eDiscovery proactive est utilisé pour identifier et collecter des données qui peuvent être pertinentes pour une affaire particulière, même avant que le litige ait été initié.

1. Évaluation précoce du cas (ECA)

L’évaluation précoce du cas (ECA) est utilisée pour examiner l’ESI comme les e-mails et les fichiers afin d’obtenir une meilleure compréhension initiale de l’affaire. Cela aide les avocats à déterminer la portée et les stratégies du cas, ainsi qu’à identifier et à prioriser les documents clés ou les preuves liées à des questions spécifiques.

2. Collecte de données

La collecte de données implique la collecte d’ESI, généralement à partir de sources externes telles que les e-mails, les serveurs, les sources en ligne, les applications basées sur le cloud, et plus encore. La collecte de données comprend l’extraction, la préservation et la copie des informations, qui sont ensuite généralement téléchargées dans une base de données sécurisée. Cela permet à un avocat d’accéder rapidement et efficacement aux données, ce qui aide à accélérer le processus d’obtention de données pour analyse.

3. Traitement des documents

Le traitement des documents implique l’extraction, l’indexation et l’organisation de l’ESI dans une base de données facilement consultable, de sorte que les informations pertinentes puissent être facilement trouvées, recherchées et analysées. Le traitement des documents peut impliquer tous les types d’ESI, y compris les e-mails, les feuilles de calcul, les documents, et plus encore.

4. Révision des documents

La révision des documents comprend la révision et l’analyse des documents pour déterminer leur pertinence et leur privilège. Les données sont généralement examinées manuellement, avec différents niveaux de révision en fonction de l’analyse requise. Les services de révision de documents sont généralement fournis par des prestataires externes, en fonction de la taille et de la complexité de l’affaire.

5. Analyse des données

L’analyse des données implique l’utilisation d’outils analytiques et de recherche pour identifier des modèles et des tendances, ainsi que pour déterminer la pertinence et le privilège. Ce processus est souvent utilisé pour identifier des documents ou des preuves clés qui peuvent être utilisés pour l’affaire. L’analyse des données peut aider à découvrir des liens potentiels entre différents types d’ESI, qui peuvent ensuite être utilisés pour construire une affaire juridique solide.

Meilleures pratiques en matière d’eDiscovery

L’eDiscovery est un outil inestimable pour les avocats qui travaillent sur des litiges ou d’autres affaires juridiques. L’eDiscovery peut aider à découvrir des documents et des preuves clés, ainsi qu’à fournir un aperçu des tendances et des corrélations potentielles. L’utilisation du bon type de services d’eDiscovery peut réduire considérablement le temps et l’argent dépensés en litige, ce qui en fait un outil important pour tout professionnel du droit.

Il existe un certain nombre de meilleures pratiques que les organisations devraient suivre lors de l’utilisation du logiciel eDiscovery. Ceux-ci comprennent:

1. Connaître vos données

Les organisations devraient prendre le temps de comprendre les différents types de données qu’elles stockent, le format dans lequel elles se trouvent, où elles sont stockées et qui y a accès. Elles devraient également être conscientes de toutes les lois ou réglementations pertinentes qui pourraient affecter la collecte et le stockage des données.

2. Créer un plan d’eDiscovery

Les organisations devraient créer un plan d’eDiscovery qui décrit leurs objectifs et leurs objectifs pour le processus de collecte de données, y compris les délais, le budget et les ressources nécessaires. Dans le cadre de ce plan, elles devraient également désigner du personnel responsable de maintenir l’intégrité des données. Ce plan devrait être régulièrement surveillé pour garantir que les données sont collectées, préservées et analysées de manière efficace et opportune.

3. Utiliser l’automatisation

L’automatisation peut aider à rationaliser le processus d’eDiscovery. Les organisations devraient envisager d’utiliser un logiciel d’eDiscovery automatisé pour examiner rapidement et avec précision de grandes quantités de données. Ce logiciel devrait être régulièrement mis à jour pour garantir des performances optimales.

4. Stockage sécurisé

Les organisations devraient garantir que leurs données sont sécurisées en transit et au repos. Cela comprend les communications de contenu sensible et le suivi et les contrôles de gouvernance. Des technologies et des politiques de cybersécurité doivent être en place pour atténuer le risque potentiel posé par les cyberattaques et les acteurs internes malveillants.

5. Contrôle de qualité

Les organisations devraient régulièrement vérifier l’exactitude et la qualité de leurs données pour garantir leur validité. Elles devraient également effectuer des audits réguliers pour garantir que les données sont collectées, stockées et accessibles conformément à leur plan d’eDiscovery.

Partenariat stratégique de Kiteworks avec Bluesource

L’eDiscovery est de plus en plus important dans le monde numérique d’aujourd’hui. Les organisations de toutes tailles devraient veiller à utiliser correctement les solutions d’eDiscovery pour examiner et analyser rapidement et avec précision les données numériques.

Kiteworks, en partenariat avec Bluesource, offre une solution intégrée d’eDiscovery pour les e-mails chiffrés qui permet aux organisations d’accéder en toute sécurité, de gérer et d’archiver les e-mails qui sont hébergés dans n’importe quel système d’e-mail interne ou hébergé dans le cloud. La solution comprend une passerelle spécialisée pour l’investigation, des capacités avancées de conservation légale et de gestion des flux de travail, ainsi qu’une fonctionnalité de révision juridique. La solution d’eDiscovery pour les e-mails chiffrés aide les organisations à gagner du temps et de l’argent en exploitant les investissements informatiques existants dans les systèmes d’e-mail et en collectant automatiquement les e-mails de manière sécurisée et conforme.

Kiteworks, en concert avec Bluesource, garantit que les e-mails peuvent être identifiés, étiquetés, triés et accessibles facilement et rapidement, même lorsqu’ils se trouvent dans plusieurs systèmes. Avec des capacités de recherche avancées, les organisations peuvent trouver des e-mails rapidement, tandis que les conservations légales automatiques et le flux de travail garantissent que tous les e-mails sont collectés, sécurisés et gérés de manière conforme.

 

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