La visibilité du contenu et son rôle dans la démonstration de la conformité
La conformité réglementaire est un aspect crucial des opérations de chaque organisation. Le non-respect des réglementations spécifiques à l’industrie peut entraîner de lourdes amendes et des conséquences juridiques. Atteindre la conformité peut cependant être une tâche ardue, en particulier pour les organisations ayant des paysages de données complexes et des systèmes hérités. Cet article de blog explore comment la visibilité du contenu peut simplifier la conformité réglementaire et aider les organisations à atteindre la conformité en toute simplicité.
Comprendre la conformité réglementaire
La conformité réglementaire fait référence au processus d’adhésion aux règles, politiques, lois et réglementations spécifiques à l’industrie. Ces réglementations peuvent varier selon les industries et les régions géographiques. Certaines des réglementations les plus courantes comprennent les lois sur la protection des données et les réglementations spécifiques à l’industrie telles que :
Règlement Général sur la Protection des Données
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une réglementation qui établit des règles sur la manière dont les entreprises doivent gérer les données personnelles des individus dans l’Union Européenne. Il exige que les organisations obtiennent le consentement explicite des individus avant de collecter, de traiter ou de stocker leurs données personnelles et de leur donner accès à leurs informations. La réglementation exige également que les entreprises signalent les violations de données dans les 72 heures suivant leur découverte.
California Consumer Privacy Act
La California Consumer Privacy Act (CCPA) est une loi sur la confidentialité qui donne aux résidents de Californie le droit de savoir quelles informations personnelles les entreprises collectent à leur sujet et comment elles sont utilisées. Elle exige également que les entreprises permettent aux consommateurs de se désinscrire de la vente de leurs informations personnelles et de les supprimer sur demande.
Gramm-Leach-Bliley Act
La Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) est une réglementation qui exige que les institutions financières protègent la confidentialité des informations personnelles de leurs clients. Cela inclut la protection d’informations telles que les numéros de compte, les numéros de sécurité sociale et les scores de crédit.
Payment Card Industry Data Security Standard
La Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) est un ensemble de normes de sécurité créées pour protéger les informations des titulaires de cartes de crédit. Elle s’applique à toute entreprise qui accepte les paiements par carte de crédit et exige la conformité avec 12 exigences spécifiques pour assurer la protection des informations sensibles.
Federal Risk and Authorization Management Program
Le Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP) est un programme gouvernemental qui établit des normes pour les fournisseurs de services cloud hébergeant des données gouvernementales. Il exige la conformité avec un ensemble de contrôles de sécurité et fournit une approche standardisée pour l’évaluation de la sécurité, l’autorisation et la surveillance continue.
Health Insurance Portability and Accountability Act
La Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) est une réglementation qui protège la confidentialité et la sécurité des informations de santé des individus. Elle exige que les fournisseurs de soins de santé et les organisations connexes établissent des politiques et des procédures de sécurité pour protéger contre l’accès non autorisé aux informations médicales protégées (PHI).
Le rôle de la visibilité du contenu dans la conformité réglementaire
La visibilité du contenu fait référence à la capacité de suivre et de surveiller les données à travers les systèmes et les processus d’une organisation. La visibilité du contenu fournit aux organisations des informations en temps réel sur l’endroit où le contenu – en particulier le contenu sensible comme les informations personnelles identifiables (PII), la propriété intellectuelle, les dossiers des clients, les données financières et les contrats – est stocké, qui y a accès et avec qui ils le partagent. La visibilité du contenu à ce niveau de granularité permet aux organisations d’identifier les risques de conformité et de prendre des mesures correctives. En exploitant la technologie appropriée et en établissant une culture centrée sur la conformité, la visibilité du contenu peut améliorer les efforts de conformité et simplifier le processus de conformité.
Visibilité du contenu et protection des données
La visibilité du contenu devient de plus en plus importante pour les organisations qui traitent, stockent ou manipulent des informations sensibles, en particulier les PII. Des réglementations comme le RGPD et la Data Protection Act 2018 en Europe et le CCPA et de nombreuses autres lois étatiques sur la protection des données aux États-Unis ont mis en place des exigences strictes sur la manière dont les organisations gèrent les PII. Les outils de visibilité du contenu permettent aux organisations de surveiller et de contrôler le flux de données personnelles au sein de leurs systèmes, atténuant efficacement les risques associés au traitement et à la manipulation des données.
Pour se conformer aux réglementations sur la protection des données, les organisations doivent être en mesure d’identifier le contenu sensible comme les PII et de s’assurer que ce contenu n’est pas mal géré ou exposé à un accès non autorisé. La visibilité du contenu simplifie ce processus en fournissant une vue centralisée de tout le contenu au sein de l’écosystème d’une organisation et en permettant l’identification du contenu sensible.
La visibilité du contenu facilite également la transparence et le consentement dans la manipulation des données, qui sont des principes fondamentaux des réglementations sur la protection des données. Avec la visibilité du contenu, les organisations peuvent clairement communiquer leurs pratiques de manipulation des données aux sujets de données, principalement aux clients, et obtenir leur consentement pour le traitement des données.
Automatisation de la conformité avec les outils de visibilité du contenu
Les processus de conformité manuels peuvent être fastidieux et prendre beaucoup de temps, ce qui peut entraîner des erreurs et des non-conformités. Les outils de conformité automatisés rationalisent les processus de conformité en surveillant et en suivant le contenu à travers les systèmes et les applications d’une organisation. Ces outils fournissent des alertes en temps réel et permettent aux organisations de générer des rapports de conformité sans effort. Les systèmes de surveillance et de suivi du contenu peuvent être personnalisés pour répondre aux exigences de conformité spécifiques à l’industrie.
Élaboration d’un cadre pour la visibilité du contenu
Pour atteindre ou démontrer la conformité, les organisations doivent établir une culture axée sur la conformité en impliquant toutes les parties prenantes, du management de haut niveau aux employés de première ligne. Des politiques et des procédures complètes doivent être développées pour assurer la conformité avec les réglementations spécifiques à l’industrie. Un dépôt centralisé pour toutes les données et la documentation relatives à la conformité est essentiel pour assurer un accès et une gestion faciles.
Visibilité du contenu dans les industries fortement réglementées
Les industries fortement réglementées telles que la finance, la santé et le juridique sont confrontées à des défis de conformité uniques. Par exemple, l’industrie de la santé doit se conformer à des réglementations strictes pour protéger la confidentialité des patients, tandis que l’industrie financière doit se conformer à des lois et réglementations pour prévenir les activités frauduleuses et protéger les données des clients. La visibilité du contenu peut aider ces industries à se conformer à leurs réglementations respectives en fournissant les informations nécessaires sur leurs paysages de données, leur permettant de prendre des décisions éclairées et de prendre des mesures correctives.
Surmonter les obstacles à la visibilité du contenu
La mise en œuvre de la visibilité du contenu peut être difficile, en particulier pour les organisations ayant des paysages de données complexes et des processus obsolètes. Les systèmes hérités et les processus manuels peuvent entraver la mise en œuvre de la visibilité du contenu, tandis que les préoccupations de sécurité et les menaces cybernétiques peuvent faire dérailler les efforts de conformité. Les organisations peuvent cependant surmonter ces obstacles en mettant en œuvre la bonne technologie, la formation des employés et en favorisant une culture de la cyberconscience.
Meilleures pratiques pour la mise en œuvre de la visibilité du contenu
Pour mettre en œuvre avec succès la visibilité du contenu, les organisations doivent effectuer une évaluation des risques de conformité, concevoir et mettre en œuvre des stratégies de surveillance du contenu, et fournir une formation complète aux employés. La sensibilisation à la conformité et le développement des processus nécessaires assurent que tout le monde travaille vers les mêmes objectifs. D’autres meilleures pratiques incluent :
1. Définir des objectifs et des buts clairs pour la visibilité du contenu
Avant de mettre en œuvre la visibilité des données, il est important de définir des objectifs et des buts clairs. Cela aide les organisations à déterminer quelles données doivent être visibles, comment elles doivent être présentées, et quels résultats spécifiques elles souhaitent atteindre.
2. Identifier les bonnes sources de données pour une visibilité maximale du contenu
Les organisations doivent identifier les bonnes sources de données qui sont pertinentes pour leurs objectifs et leurs buts. Cela nécessite de comprendre les données disponibles, leur fiabilité et leur exhaustivité, et comment elles peuvent être utilisées pour atteindre les résultats souhaités.
3. Utiliser les bons outils et technologies pour atteindre une visibilité du contenu
Les organisations doivent utiliser les bons outils et technologies pour permettre la visibilité des données. Cela implique de sélectionner le bon logiciel d’analyse de données, les systèmes de gestion de bases de données et les outils de visualisation de données.
4. Assurer la qualité des données pour une visibilité précise du contenu
La qualité des données est essentielle pour obtenir une visibilité précise des données. Cela signifie investir dans le nettoyage des données, la standardisation des données et les pratiques de gouvernance des données pour garantir que les données sont précises, complètes et cohérentes.
5. Établir des pratiques de gouvernance des données pour maintenir la visibilité du contenu
Les organisations doivent établir des pratiques de gouvernance des données pour garantir que les données sont gérées de manière appropriée et conformément aux meilleures pratiques. Cela implique de définir les rôles et les responsabilités, d’établir des politiques et des procédures de données, et de surveiller l’utilisation et l’accès aux données.
6. Encourager la collaboration pour améliorer la visibilité du contenu
La visibilité du contenu nécessite une collaboration entre différentes fonctions et départements. Cela implique de créer des opportunités pour la collaboration interfonctionnelle, d’encourager le partage des données et de faciliter la communication entre les parties prenantes.
7. Surveiller et mesurer les résultats pour évaluer et améliorer la qualité du contenu
Les organisations doivent surveiller et mesurer les résultats de leurs efforts de visibilité du contenu pour déterminer leur efficacité. Cela implique de suivre les performances par rapport aux objectifs, de mesurer l’impact de la visibilité du contenu sur les résultats commerciaux et de faire les ajustements nécessaires.
Les avantages de la visibilité du contenu au-delà de la conformité
La visibilité du contenu peut apporter de nombreux avantages aux entreprises au-delà de la conformité réglementaire. Une stratégie de visibilité du contenu efficace aide les entreprises à fonctionner plus efficacement, à instaurer la confiance avec leurs clients, à atténuer les risques, et plus encore. Jetons un coup d’œil à quelques-uns de ces avantages.
La visibilité du contenu améliore l’efficacité opérationnelle et la productivité
Avec la visibilité du contenu, les organisations peuvent suivre et analyser leur inventaire de contenu, identifier les redondances et automatiser les processus, ce qui conduit à une réduction des coûts, à une rationalisation des opérations et à une amélioration de la productivité.
La visibilité du contenu crée des capacités améliorées de gouvernance des données et de gestion des risques
En fournissant des informations en temps réel sur leurs paysages de contenu, les entreprises peuvent identifier les menaces potentielles à la sécurité, les violations de données et les activités frauduleuses et prendre les mesures appropriées pour atténuer les risques.
La visibilité du contenu fournit des informations pour stimuler la croissance de l’entreprise
Grâce à l’analyse des modèles d’utilisation et du comportement du contenu, les entreprises peuvent identifier de nouvelles opportunités et les demandes des utilisateurs, optimiser les stratégies de contenu et développer de nouvelles sources de revenus.
Alimentez vos capacités de visibilité du contenu pour une conformité simplifiée avec Kiteworks
La visibilité du contenu est essentielle pour démontrer la conformité et protéger le contenu sensible. Le réseau de contenu privé de Kiteworks offre aux organisations du monde entier et de tous les secteurs une visibilité critique sur l’utilisation des données, qui y accède et avec qui elles sont partagées. Les capacités de visibilité du contenu de Kiteworks aident également les entreprises à surveiller et à suivre toutes les activités de fichiers sur leur réseau et à prévenir l’accès non autorisé à des informations sensibles.
Avec les outils d’analyse de pointe de Kiteworks, les entreprises peuvent identifier les risques potentiels et prendre des mesures correctives rapidement. Le tableau de bord CISO de Kiteworks donne aux organisations une vue d’ensemble de leur contenu le plus sensible : où il est stocké, qui y accède, comment il est utilisé et s’il est conforme aux réglementations sur la protection des données. Le tableau de bord CISO permet aux dirigeants d’entreprise de prendre des décisions éclairées sur la sécurité et les exigences réglementaires.
Les connecteurs vers des solutions de gestion de contenu d’entreprise sur site et basées sur le cloud comme Box, Dropbox, Microsoft SharePoint et OneDrive for Business garantissent un accès sécurisé au contenu qui est surveillé, suivi et enregistré. Les plugins d’applications d’entreprise comme Microsoft Office 365, Salesforce et iManage améliorent encore la visibilité et la sécurité du contenu.
L’audit et le reporting sont des aspects importants de la visibilité du contenu, et donc de la conformité réglementaire. Kiteworks fournit un journal d’audit détaillé et complet de toutes les activités de fichiers, à savoir qui a envoyé quoi à qui, quand et comment, qui peut être personnalisé pour répondre à des besoins réglementaires spécifiques. Ces journaux peuvent être alimentés dans une solution de gestion des informations de sécurité et des événements (SIEM) connectée pour la détection des menaces, l’analyse légale, les suspensions légales et l’eDiscovery, et, bien sûr, pour la conformité réglementaire. Kiteworks soutient en fait ou aide les organisations à démontrer la conformité avec plusieurs réglementations et normes de protection des données, y compris le RGPD, l’HIPAA, le FedRAMP, le Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC), Cyber Essentials Plus, International Traffic in Arms Regulations (ITAR), les normes 27000 de l’Organisation internationale de normalisation (ISO 27001) et bien d’autres encore.
Kiteworks protège les informations personnelles identifiables et les autres informations sensibles contre l’accès non autorisé avec des fonctionnalités comme les contrôles d’accès granulaires, la gestion des droits numériques et le chiffrement de bout en bout des e-mails. Les organisations utilisent ces outils pour définir, contrôler et appliquer qui peut accéder au contenu sensible.
Pour en savoir plus sur le réseau de contenu privé de Kiteworks et comment il offre une visibilité du contenu pour vos efforts de conformité réglementaire, planifiez une démonstration personnalisée aujourd’hui.
Ressources supplémentaires
- Article de blog Un guide sur la gouvernance de la sécurité de l’information
- Article de blog Protégez votre contenu sensible avec ces dix meilleures pratiques
- Vidéo Ce que vous devez savoir sur la capacité du tableau de bord CISO de Kiteworks
- Étude de cas AVL : Atténuation des risques avec une plateforme unique de partage de fichiers sécurisée
- Article de blog La conformité réglementaire et les normes de cybersécurité stimulent la gestion des risques