Quels sont les normes de conformité des données?

La conformité des données s’accompagne de réglementations précises et de sanctions croissantes, mais comment savoir quelles normes et réglementations suivre et quelles procédures mettre en place?

Commençons d’abord par ce qu’est la conformité des données. La conformité des données, en bref, est l’application de réglementations spécifiques, telles que l’HIPAA ou le RGPD, qui garantissent que les données manipulées sont stockées, organisées et gérées de manière à ce qu’il y ait peu ou pas de possibilité de violation ou de mauvaise utilisation. Examinons cela de plus près.

Qu’est-ce que la conformité des données ?

La conformité des données est le processus qui garantit que les organisations et leurs systèmes respectent les exigences légales, réglementaires et opérationnelles en matière de données. Elle implique la mise en place de contrôles afin de protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données et de prévenir leur mauvaise utilisation. Elle comprend également l’élaboration de politiques et de procédures qui régissent la manière dont les organisations et les individus manipulent les données. Les entreprises bénéficient de la conformité des données car elle les aide à créer et à maintenir des systèmes efficaces pour la gestion des données.

Les entreprises investissent dans la conformité des données afin de protéger les données de leurs clients et de s’assurer qu’elles respectent les réglementations de l’industrie. Ces réglementations sont nécessaires pour protéger le droit des clients à la confidentialité, à la sécurité et à l’exactitude des données. Le respect de ces réglementations aide les entreprises à maintenir leur réputation et à établir une confiance avec leurs clients, ainsi qu’à protéger l’entreprise contre le risque de pénalités et d’amendes. Investir dans la conformité des données aide également les entreprises à réduire leur responsabilité associée aux violations de données et autres incidents cybernétiques.

Enfin, investir dans la conformité des données peut aider les entreprises à augmenter leur efficacité et leur rentabilité. De bonnes pratiques de conformité des données aident les entreprises à garantir que leurs données sont sûres, sécurisées, à jour et précises, ce qui peut aider à minimiser les erreurs et les erreurs coûteuses dans leurs opérations. De plus, une conformité efficace des données peut réduire le temps et l’argent qu’elles dépensent à trouver, corriger et remplacer les données.

Quelques exemples de conformité des données comprennent :

• Mise en place de politiques pour le stockage et la maintenance des données
• Création de contrôles d’accès aux données
• Formation des employés sur la confidentialité et la sécurité des données
• Établissement de procédures pour le partage et le transfert de données
• Mise en place de systèmes pour l’archivage et l’élimination des données
• Utilisation du chiffrement pour protéger les données
• Établissement de revues de sécurité et d’audits

Comment la conformité des données impacte-t-elle mon entreprise?

La conformité des données impacte la façon dont vous stockez, transmettez et utilisez les informations dans le cadre de vos opérations commerciales. Dans l’ensemble, la conformité des données est l’intersection des confidentialité des données” de consommateur/patient/client. et droits d’information contre l’utilisation commerciale appropriée des informations qui peuvent relever de ces droits à la protection des données.

Pour déterminer vos obligations en matière de “conformité aux données”, les organisations doivent répondre à quelques questions cruciales:

1. Comment protégez-vous vos données: utilisation ou divulgation non autorisée?
2. Comment ces données doivent-elles être protégées: par des mesures techniques, administratives ou physiques?
3. Comment ces informations sont-elles utilisées pour les affaires ou les services aux clients/clients/patients?

La sécurité est un élément important d’un régime de conformité. De plus, de nombreuses normes et réglementations gouvernementales et industrielles ont la protection et la confidentialité des données comme point focal (par exemple, GDPR, PCI DSS, etc.). Les organisations doivent être en mesure de démontrer une gouvernance et une conformité de la gestion des risques cybernétiques aux auditeurs, aux conseils d’administration, au personnel exécutif, aux organismes de réglementation et de conformité, entre autres.

La conformité est essentielle aux opérations d’une entreprise pour diverses raisons:

• Droits individuels: Comme mentionné plus loin dans le post, la gestion de l’information à des fins commerciales croise les droits des individus de gérer, de contrôler et d’accéder à leurs informations. Différentes industries exigent des réglementations de protection supplémentaires basées sur d’autres concepts de droits individuels. 
• Éthique et confidentialité des données: L’un des aspects essentiels d’un cadre de conformité aux données est l’éthique du maintien de la confidentialité de l’utilisateur. Les secteurs de la santé, du commerce de détail, de la finance et d’autres industries ont des réglementations qui définissent la confidentialité de l’utilisateur comme des composants sacrés et fondamentaux de leur fonctionnement.
• Utilisations commerciales : Outre la protection des données contre la divulgation non autorisée, la conformité des données intersecte également avec les utilisations commerciales appropriées. Bien que certaines réglementations sur les données soient plus rigoureuses que d’autres, en fonction de leur juridiction, de nombreux cadres mettent en évidence comment une entreprise peut utiliser les informations et comment elle ne le peut pas. Certains de ces cadres (comme le Règlement général sur la protection des données [RGPD]) spécifient également des directives strictes sur la durée d’utilisation des informations et dans quelles circonstances.
• Consentement: Suite à l’élément de liste précédent, le consentement est une partie intégrale de la conformité. Certains cadres exigent que vous fournissiez des informations de désinscription pour le marketing ou l’utilisation commerciale, tandis que des cadres encore plus stricts exigent que les entreprises obtiennent un consentement prouvable et documenté.

Comment les différentes réglementations définissent-elles la conformité des données ?

Toutes les informations ne sont pas créées égales et tous les cadres de conformité et les réglementations n’appellent pas le même niveau de protection de l’information.

Certaines des normes de conformité importantes et des réglementations impactant les entreprises comprennent :

• HIPAA: Couvrant les informations de santé pour les patients travaillant avec des hôpitaux, des compagnies d’assurance, ou toute personne liée à la fourniture de soins de santé, les exigences de conformité HIPAA définissent strictement la conformité comme se rapportant à l’information de santé protégée (PHI) ou à l’information liée aux soins d’un patient ou aux informations de paiement liées aux soins. Sous HIPAA, les entreprises ne doivent jamais divulguer le PHI à des tiers autres que le patient sans un consentement strict et documenté. Cela nécessite un”gestion des risques liés aux tiers (TPRM) politiques et procédures. De même, ces informations doivent être protégées contre toute divulgation, où qu’elles se trouvent, y compris dans les bases de données, les postes de travail/appareils mobiles, les serveurs et même lors de la transmission entre différentes parties. La plupart des technologies conformes offrent des moyens de sécuriser l’information pour l’utilisation afin que les entreprises n’aient pas à dépendre d’un email crypté ou d’autres technologies plus anciennes.
• Norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS) : La conformité PCI couvre essentiellement les paiements par carte de crédit et la protection des informations de paiement lors des achats. Alors que la HIPAA spécifie la conformité relative aux PHI, PCI DSS se concentre spécifiquement sur l’information de paiement au point de vente, y compris les numéros de carte de crédit, les noms, les adresses, les numéros de téléphone, etc. Contrairement à la HIPAA, qui est régulée par les gouvernements fédéral et étatique, la PCI est une invention des principaux réseaux de cartes de crédit (Visa, Mastercard et American Express) et est appliquée par des pénalités aux commerçants ou aux processeurs de paiement non conformes. Les pénalités, dans ce cas, peuvent prévoir des amendes cumulatives pour chaque incident de non-conformité et une perte de compte de commerçant (ce qui rend difficile, sinon impossible, le traitement des transactions par carte de crédit).
• Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) : Le RGPD est généralement considéré comme l’une des lois sur la protection de la vie privée les plus strictes au monde. Avec une juridiction sur l’ensemble de l’Union Européenne et plusieurs autres pays participants, le RGPD demande aux entreprises de maintenir des contrôles stricts sur les données des utilisateurs. Cela comprend des exigences pour rendre compte de l’utilisation appropriée de ces informations (et de n’utiliser les données des consommateurs que sur la base de besoins commerciaux rigoureux), de fournir des méthodes facilement accessibles pour que les consommateurs puissent accéder à leurs informations et demander leur suppression, et de consentir documenté à chaque fois qu’un consommateur dépose une nouvelle demande d’information sur le consommateur. Cette dernière exigence demande également aux entreprises de fournir une justification détaillée au client pour la collecte de données (que ce soit pour l’analyse, les paiements récurrents, l’email marketing, ou des dizaines d’autres situations).
• California Consumer Privacy Act (CCPA) : La CCPA est modélisée sur le RGPD à bien des égards. Couvrant les résidents de Californie et les entreprises faisant affaire dans l’État, la CCPA définit les informations personnelles comme des éléments quotidiens tels que les noms, adresses, numéros de téléphone, adresses électroniques, etc. La CCPA définit des exigences pour les entreprises de fournir des mesures d’opt-out afin que les consommateurs puissent cesser de recevoir ou de participer à des actions commerciales ou empêcher votre entreprise de vendre ces informations à des tiers.
   

  Une différence cruciale entre le RGPD et le CCPA (et de nombreuses réglementations américaines) est que le RGPD est une loi “opt-in” qui exige que les entreprises reçoivent le consentement avant de faire quoi que ce soit avec les données. En revanche, le CCPA et la plupart des autres réglementations commerciales sont “opt-out”, où votre entreprise peut utiliser les informations des consommateurs jusqu’à ce qu’on lui dise spécifiquement d’arrêter.

• La loi Sarbanes-Oxley (SOX): La SOX est un peu différente des réglementations orientées vers les consommateurs ou les patients en ce qu’elle exige des entreprises qu’elles fournissent des rapports et de la documentation sur la sécurité, le risque et l’audit que votre entreprise met en œuvre. En particulier, la SOX demande aux entreprises de divulguer leurs informations financières et de sécurité, spécifiquement leurs plans de sécurité, politiques et mise en œuvre.
• FedRAMP: Le Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP) est un ensemble de réglementations qui définissent comment les fournisseurs de cloud protègent les informations créées ou utilisées au service des agences fédérales. La protection des données pour les entreprises conformes à FedRAMP dépend de la sensibilité de ces informations. Par exemple, même des informations sensibles mais publiquement disponibles nécessitent des mesures de protection spécifiques lors de leur stockage, partage ou email. De plus, les informations protégées en vertu d’autres cadres (PHI ou informations de paiement) augmentent les exigences de FedRAMP en conséquence.

D’autres cadres s’appliquent à des entreprises ou des industries spécifiques, généralement développés par des organisations professionnelles ou par les entreprises elles-mêmes. Par exemple, le National Institute of Standards and Technology (NIST) a développé plusieurs documents de conformité pour différents domaines du gouvernement fédéral, et Adobe a publié le Common Control Framework (CCF) pour soutenir la gouvernance, le risque et la conformité (GRC). De plus, l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO) propose des centaines de directives techniques pour la sécurité, les opérations et l’interopérabilité que les cadres de conformité emprunteront ou construiront en totalité.

Bien qu’il existe des exigences spécifiques pour chaque cadre (énuméré ci-dessus), la plupart des réglementations incluent des mesures de sécurité et de confidentialité communes. Celles-ci incluent les suivantes :

• Chiffrement : Tous les types de données protégées des consommateurs, des patients ou autres doivent être chiffrés avec (généralement) soit les algorithmes AES-128 ou AES-256 lorsqu’ils sont stockés sur un serveur ou avec TLS 1.2+ lors d’un transfert de fichier en transit. 
• Protection des emails : Étant donné que les informations doivent être chiffrées, les emails sont généralement également réglementés. Étant donné que la mise en œuvre de la conformité des emails par le chiffrement est un défi en matière d’expérience utilisateur et de flexibilité commerciale, de nombreuses entreprises utilisent des liens sécurisés vers des serveurs internes protégés.
• Journalisation des audits : La protection des données comprend presque toujours des exigences pour contrôler comment les gens accèdent aux informations et avoir des registres pour les événements d’accès aux systèmes et aux fichiers. La plupart des conformités consisteront en des journaux d’audit sur la façon dont les informations sont utilisées, déplacées et stockées.

Cela étant dit, ce n’est pas le cas que vous devez commencer à zéro lorsque vous vous préparez pour des audits de conformité. Certaines étapes préparatoires incluent les suivantes :

1. Préparez à l’avance : Si vous savez que vous allez subir des audits régulièrement, vous devriez vous préparer à l’avance. Cela comprend la mise en place de documents, de mesures techniques et de rapports administratifs. Même si vous n’êtes pas à 100% conforme, la préparation de l’audit montre où vous devez aligner votre infrastructure. 
2. Préparez-vous pour les demandes d’accès aux données des sujets : Selon le RGPD, les consommateurs ont le droit d’exiger des copies de toutes les informations stockées et utilisées par votre entreprise. De plus, vous devez fournir ces informations dans un délai raisonnable, généralement entre 30 et 45 jours. La standardisation de ce processus à l’avance peut vous aider non seulement à répondre rapidement, mais aussi à maintenir la conformité de manière constante.
3. Utilisez l’automatisation : Dans un monde moderne de collecte et de traitement numériques, les entreprises ont besoin d’utiliser l’automatisation pour documenter, cataloguer et rationaliser les audits et les réponses aux demandes de données.
4. Implémentez une technologie conforme : Il est un fait de base à ce stade que les entreprises utilisent des services cloud pour augmenter leurs opérations. Si vous avez des exigences de conformité, il s’ensuit que tout service que vous mettez en œuvre doit soutenir ces exigences.
5. Formation et éducation continue : Votre équipe devrait toujours avoir la bonne formation pour mettre en œuvre les contrôles de conformité au sein de votre infrastructure spécifique et effectuer des audits si nécessaire. De même, vous devez soutenir une formation continue pour s’assurer qu’ils sont toujours à jour sur tout changement de conformité ou de technologie. Cela comprend un solide programme de TPRM.

La plateforme Kiteworks répond aux exigences de conformité des données

La plateforme Kiteworks unifie, suit, contrôle et sécurise la communication de contenu sensible. Elle offre une conformité de données complète grâce à la gouvernance de la conformité et de la sécurité. Chaque fichier confidentiel envoyé, partagé ou transféré dans, à travers et hors d’une organisation est suivi et contrôlé.

Les capacités clés de la plateforme Kiteworks incluent:

• Sécurité et conformité: Kiteworks utilise le chiffrement AES-256 pour les données au repos et TLS 1.2+ pour les données en transit. Son appliance virtuelle renforcée, ses contrôles granulaires, l’authentification et d’autres intégrations de la pile de sécurité, ainsi que la journalisation complète et les rapports d’audit permettent aux organisations de démontrer facilement et rapidement leur conformité aux normes de sécurité. Ses rapports de conformité prêts à l’emploi pour les réglementations et normes de l’industrie et du gouvernement, tels que HIPAA, PCI DSS, SOC 2, et GDPR, sont d’une importance cruciale. De plus, Kiteworks se vante de la certification et de la conformité avec diverses normes qui incluent, mais ne se limitent pas à, FedRAMP, FIPS (Normes de traitement de l’information fédérale), FISMA (Loi sur la gestion de la sécurité de l’information fédérale), “”CMMC (Certification du Modèle de Maturité en Cyber-sécurité), et IRAP (Programme des Évaluateurs Enregistrés en Sécurité de l’Information).
• Journal d’audit : Avec les journaux d’audit immuables de la plateforme Kiteworks, les organisations peuvent avoir confiance que les attaques sont détectées plus tôt et qu’elles maintiennent la bonne chaîne de preuves pour réaliser des analyses forensiques. Comme le système fusionne et standardise les entrées de tous les composants, son syslog unifié et ses alertes font gagner un temps précieux aux équipes du centre d’opérations de sécurité (SOC) et aident les équipes de conformité à se préparer pour les audits.
• Documentation du consentement : Avec de nombreux cadres comme le RGPD qui exigent un consentement documenté pour la collecte et toute demande d’accès aux données personnelles, les organisations ont besoin d’une plateforme qui automatise ce processus. Kiteworks fournit un reporting et une journalisation étendus de tous les formulaires de consentement et des demandes de données pour que les organisations puissent constamment démontrer leur conformité aux données. 
• Environnement cloud à locataire unique : Les transferts de fichiers, le stockage de fichiers et l’accès des utilisateurs se font sur une instance Kiteworks dédiée, déployée sur site, sur les ressources Infrastructure-as-a-Service (IaaS) d’une organisation, ou hébergée en tant qu’instance privée, à locataire unique par Kiteworks dans le cloud par le serveur Cloud Kiteworks. Cela signifie pas d’exécution partagée, pas de bases de données ou de dépôts partagés, pas de ressources partagées, ou de potentiel pour des violations ou des attaques inter-cloud.
• Automatisation fluide et MFT : La plateforme Kiteworks supporte l’automatisation du transfert de fichiers gérés (MFT) pour faciliter le transfert de contenu dans et hors des transferts de fichiers sécurisés et d’autres dépôts comme les partages de fichiers et AWS S3.
• Visibilité et gestion : Le tableau de bord CISO de Kiteworks donne aux organisations un aperçu de leurs informations : où elles se trouvent, qui y accède, comment elles sont utilisées, et si les envois, partages et transferts de données sont conformes aux réglementations et normes. Le tableau de bord CISO permet aux dirigeants d’entreprise de prendre des décisions éclairées tout en offrant une vue détaillée de la conformité.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la plateforme Kiteworks et comment elle offre des capacités de conformité des données complètes, planifiez une demonstration personnalisée.