Les 3 principales violations de la FERPA et comment les éviter

Les professionnels de l’informatique, des risques et de la conformité dans l’enseignement supérieur doivent avoir une compréhension approfondie des cybermenaces qui mettent en péril les informations personnelles identifiables et les informations médicales protégées (PII/PHI). Si elles ne sont pas traitées, ces menaces peuvent entraîner une cyberattaque et/ou une violation de données, ce qui peut à son tour entraîner une violation coûteuse de la FERPA.

Les violations de la FERPA peuvent avoir des conséquences graves, notamment la perte de financements fédéraux, des litiges et des atteintes à la réputation. Dans cet article, nous explorerons les trois principales violations de la FERPA, leurs conséquences, et fournirons des conseils stratégiques pour les éviter.

Vue d’ensemble de la FERPA

La Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) est une loi fédérale promulguée en 1974 pour protéger la confidentialité des dossiers éducatifs des étudiants. Elle accorde également aux parents et aux tuteurs des droits spécifiques concernant les dossiers éducatifs de leurs enfants, qui sont transférés à l’étudiant lorsqu’il atteint l’âge de 18 ans ou fréquente une école au-delà du niveau secondaire. Pour les besoins de cet article, nous nous concentrerons sur la partie protection des données de la FERPA.

La FERPA limite la divulgation d’informations personnellement identifiables provenant des dossiers éducatifs des étudiants sans le consentement explicite des parents ou de l’étudiant éligible, sauf dans certaines situations légalement spécifiées. Cela garantit que les informations sensibles sur les étudiants ne sont pas partagées sans autorisation appropriée, protégeant ainsi leur vie privée.

En créant une structure légale pour la protection des dossiers éducatifs, la FERPA joue un rôle crucial dans le maintien de la confidentialité et de l’intégrité des informations des étudiants et favorise la confiance entre les familles et les institutions éducatives.

Qui est concerné par la FERPA ?

La FERPA s’applique à toutes les agences et institutions éducatives qui reçoivent des financements dans le cadre de tout programme administré par le Département de l’Éducation des États-Unis, ce qui inclut une grande majorité d’écoles, de collèges et d’universités. Cela inclut les écoles primaires et secondaires qui fournissent une éducation de base, les collèges communautaires et les instituts techniques qui offrent une formation professionnelle et des diplômes d’associé, ainsi que les universités qui délivrent des programmes de diplômes de premier et de deuxième cycle.

Qu’est-ce qu’une violation de la FERPA ?

Une violation de la FERPA, en termes simples, se produit lorsqu’une école ne respecte pas les directives établies par la Family Educational Rights and Privacy Act, qui vise à protéger la confidentialité des dossiers éducatifs des étudiants. Une violation de la FERPA entraîne généralement la divulgation non autorisée d’informations personnellement identifiables, telles que les notes, les dossiers disciplinaires ou d’autres données sensibles, sans leur consentement écrit.

Des exemples de violations de la FERPA incluent la divulgation incorrecte des notes des étudiants, le partage d’informations sans consentement et le refus d’accès aux dossiers pour les parents ou les étudiants éligibles. Ces infractions peuvent se produire intentionnellement ou non.

Les 3 principales violations de la FERPA

La conformité à la FERPA est essentielle pour protéger la vie privée des étudiants. Les professionnels de l’informatique, des risques et de la conformité doivent être conscients des violations courantes de la FERPA pour éviter des conséquences importantes. Les violations courantes de la FERPA incluent la divulgation non autorisée de dossiers éducatifs, l’élimination incorrecte de dossiers étudiants et des pratiques de protection des données inadéquates. Ces violations et d’autres peuvent entraîner des conséquences financières, juridiques et réputationnelles graves. En identifiant ces violations courantes et en mettant en œuvre des stratégies efficaces pour les traiter de manière proactive, les institutions éducatives peuvent réduire considérablement le risque de violations de la FERPA et garantir l’intégrité de leurs pratiques de protection de la vie privée des étudiants.

1. Divulgation non autorisée de dossiers éducatifs

La principale violation de la FERPA sur notre liste est la divulgation non autorisée de dossiers éducatifs. La divulgation non autorisée de notes, de relevés de notes, d’emplois du temps des étudiants, de dossiers disciplinaires et d’informations personnelles se produit lorsque ces informations sont partagées sans le consentement explicite de l’étudiant ou de ses parents. Des exemples de divulgation incorrecte incluent :

• Partager les notes ou les résultats des tests avec les parents ou les tuteurs sans le consentement de l’étudiant (si l’étudiant a plus de 18 ans ou est à l’université)
• Publier publiquement les notes ou les résultats des examens en utilisant des informations d’identification, telles que les identifiants des étudiants
• Discuter des performances académiques d’un étudiant avec des personnes non autorisées

Pour éviter cette violation trop courante de la FERPA, il est essentiel que les institutions éducatives mettent en œuvre des contrôles d’accès stricts, y compris des autorisations basées sur les rôles et l’authentification multifactorielle.

Les contrôles d’accès basés sur les rôles restreignent l’accès aux données en fonction des rôles des utilisateurs, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations sensibles des étudiants. Les professionnels de l’informatique, des risques et de la conformité dans les établissements d’enseignement supérieur doivent régulièrement revoir et mettre à jour les attributions de rôles pour refléter les responsabilités changeantes au sein de l’organisation. L’authentification multifactorielle (MFA) améliore la sécurité en exigeant plusieurs méthodes de vérification avant d’accéder à des informations sensibles telles que les dossiers des étudiants.

2. Élimination incorrecte des dossiers étudiants

L’élimination incorrecte des dossiers étudiants est un autre facteur clé des violations de la FERPA. Cette violation se produit fréquemment lorsque les institutions éducatives ne parviennent pas à détruire en toute sécurité les dossiers contenant les informations personnelles identifiables (PII) des étudiants. Par exemple, jeter des copies papier des dossiers étudiants dans des poubelles non sécurisées, ne pas effacer les données des disques durs des ordinateurs et laisser des dossiers physiques dans des zones non sécurisées ou publiques, telles que des imprimantes ou des espaces de bureau communs. Ces erreurs peuvent entraîner un accès non autorisé aux dossiers des étudiants, ce qui constitue à nouveau une violation de la FERPA.

Pour éviter cette violation de la FERPA, les organisations éducatives doivent mettre en œuvre des politiques de gestion et d’élimination des dossiers rigoureuses. Des méthodes de destruction sécurisées telles que le déchiquetage des documents papier et l’utilisation d’outils d’effacement des données pour les dossiers électroniques sont essentielles. Former le personnel à ces procédures et effectuer des audits réguliers des processus et procédures d’élimination des dossiers peuvent encore réduire ce risque et garantir la conformité aux réglementations de la FERPA. Envisagez également de consulter des responsables de la protection de la vie privée ou des experts juridiques pour examiner les pratiques de gestion des données.

3. Mesures de protection des données inadéquates

Le troisième type de violation de la FERPA le plus courant découle de mesures de protection des données inadéquates. Avec l’utilisation accrue de la technologie dans l’éducation, les dossiers numériques sont souvent mal gérés en raison de mauvaises pratiques de sécurité, de systèmes obsolètes ou d’un manque de formation sur les mesures actuelles de protection des données. Un échec à mettre en œuvre des protocoles de sécurité robustes peut entraîner un accès non autorisé à des informations sensibles. Par exemple, l’utilisation de logiciels de sécurité obsolètes qui sont plus susceptibles de subir une cyberattaque et une violation de données subséquente qui expose les dossiers des étudiants. D’autres exemples incluent :

• Utiliser des e-mails non chiffrés pour partager des dossiers étudiants
• Laisser des dossiers étudiants accessibles sur des appareils non sécurisés ou des plateformes de stockage cloud
• Permettre un accès non autorisé aux bases de données de dossiers étudiants en raison de contrôles d’accès faibles

Pour éviter cette violation de la FERPA, les institutions éducatives doivent investir dans des cadres de cybersécurité robustes qui s’alignent sur les normes et les meilleures pratiques de la FERPA. Cela inclut le déploiement de pare-feu, de programmes antivirus et de systèmes de détection d’intrusion pour se défendre contre l’accès non autorisé aux données. La mise à jour régulière de ces systèmes aide à se protéger contre les menaces émergentes. De plus, la mise en œuvre d’une politique de classification des données garantit que les informations sensibles bénéficient du plus haut niveau de protection.

Les institutions devraient également organiser régulièrement des programmes de formation et de sensibilisation pour le corps enseignant et le personnel, en soulignant l’importance de la sécurité des données et le rôle que chaque individu joue dans son maintien.

Pénalités pour les violations de la FERPA

Les violations de la FERPA peuvent entraîner des pénalités importantes pour les institutions éducatives. Celles-ci peuvent inclure le retrait potentiel des financements fédéraux, des défis juridiques et des atteintes à la réputation.

L’une des conséquences les plus graves des violations de la FERPA est la perte potentielle de financements fédéraux, ce qui peut avoir un impact significatif sur la stabilité financière d’une institution et sa capacité à fournir des services éducatifs.

Des défis juridiques peuvent également survenir, entraînant des litiges coûteux et la possibilité de règlements ou d’amendes.

Enfin, les atteintes à la réputation résultant des violations de la FERPA peuvent éroder la confiance parmi les étudiants, les parents et la communauté, rendant difficile pour les institutions d’attirer et de retenir des étudiants.

Dossiers étudiants protégés par la FERPA

Il sera difficile pour les institutions éducatives d’éviter une violation de la FERPA si elles n’ont pas une compréhension claire de ce qui constitue des “dossiers étudiants”. Dans le contexte de la FERPA, les dossiers étudiants, ou éducatifs, se réfèrent à tout dossier directement lié à un étudiant et maintenu par une institution éducative ou une partie agissant en son nom. Ces dossiers incluent :

• Dossiers académiques : Notes, relevés de notes, listes de classes, emplois du temps des cours et dossiers de présence.
• Informations personnelles : Numéros d’identification des étudiants, informations de contact et numéros de sécurité sociale (si inclus dans le dossier).
• Dossiers disciplinaires : Dossiers liés aux suspensions, expulsions ou autres actions disciplinaires.
• Dossiers de santé (si maintenus par l’école) : Dossiers de vaccination ou documentation du bureau de l’infirmière (non couverts par HIPAA lorsqu’ils font partie des dossiers éducatifs).
• Dossiers financiers : Informations sur les paiements de scolarité, les bourses et l’aide financière.
• Dossiers d’éducation spécialisée : Programmes d’éducation individualisés (IEP) et évaluations connexes.
• Les dossiers étudiants peuvent également inclure des dossiers d’emploi si l’emploi est conditionné au statut d’étudiant, par exemple, les dossiers de travail-études. Les photos et vidéos, si elles sont utilisées pour identifier directement un étudiant ou sont maintenues par l’institution, sont également qualifiées.

Il existe cependant des exceptions importantes aux dossiers étudiants qui ne sont pas couverts par la FERPA. Par exemple, la FERPA exclut :

• Notes de possession exclusive : Notes privées détenues par le personnel scolaire qui ne sont pas partagées ou intégrées au dossier officiel.
• Dossiers d’application de la loi : Créés et maintenus par les unités de sécurité du campus à des fins d’application de la loi.
• Dossiers d’emploi : Dossiers liés à l’emploi des étudiants lorsque l’emploi n’est pas lié au statut d’étudiant.
• Dossiers d’anciens élèves : Informations créées ou reçues après que l’individu n’est plus étudiant.
• Dossiers médicaux : Maintenus exclusivement par des professionnels de la santé à des fins de traitement (couverts par HIPAA à la place)

Il est crucial pour les professionnels de l’informatique, des risques et de la conformité dans l’enseignement supérieur de comprendre la distinction entre les dossiers protégés par la FERPA et d’autres types de dossiers afin d’assurer la conformité à la FERPA et de protéger finalement la vie privée des étudiants.

Kiteworks aide les institutions éducatives à éviter les violations de la FERPA

Les violations de la FERPA, qu’elles soient dues à la divulgation non autorisée de dossiers éducatifs, à l’élimination incorrecte de dossiers étudiants ou à des pratiques de protection des données inadéquates, peuvent avoir des conséquences profondes pour les institutions éducatives. En comprenant les types et les implications de ces violations, les professionnels de l’informatique, des risques et de la conformité peuvent mettre en œuvre des stratégies pour protéger les informations des étudiants et maintenir la conformité à la FERPA. Développer des contrôles d’accès stricts, investir dans des technologies sécurisées, auditer régulièrement les mesures de protection des données et informer le corps enseignant et le personnel sur les exigences de la FERPA sont autant d’étapes essentielles pour atténuer les risques de violation de la FERPA. En adoptant ces mesures proactives, les institutions peuvent non seulement éviter les violations, mais aussi améliorer leur réputation en tant que gardiens fiables des informations des étudiants.

Kiteworks aide les institutions d’enseignement supérieur à atténuer le risque de violation de la FERPA. Le Réseau de Contenu Privé de Kiteworks permet le partage et le transfert sécurisés de dossiers étudiants et d’autres informations sensibles, protégés par un chiffrement robuste et des contrôles d’accès granulaires, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent accéder à ce contenu. Kiteworks fournit également des journaux d’audit complets et des fonctionnalités de surveillance, permettant aux institutions de voir et de signaler qui a accédé aux dossiers étudiants et avec qui ils les ont partagés.

Le Réseau de Contenu Privé de Kiteworks, une plateforme de partage et de transfert de fichiers sécurisée validée FIPS 140-2 Level, consolide la messagerie électronique, le partage de fichiers, les formulaires web, le SFTP, le transfert sécurisé de fichiers et la gestion des droits numériques de nouvelle génération afin que les organisations contrôlent, protègent et suivent chaque fichier entrant et sortant de l’organisation.

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Ressources supplémentaires

• Article de blog Comment démontrer la conformité à la FERPA : meilleures pratiques pour les professionnels de l’informatique, des risques et de la cybersécurité
• Article de blog 5 fonctions de partage sécurisé de fichiers dont les institutions éducatives ont besoin
• Article de blog 4 éléments à considérer pour les institutions éducatives lors de l’utilisation du transfert sécurisé de fichiers
• Brief Organisations de recherche et universités : améliorez votre sécurité et conformité avec Kiteworks
• Étude de cas Weill Cornell Medicine améliore la collaboration entre chercheurs grâce à un partage de données simple et sécurisé