Uso de Salas de Datos Virtuales para el Uso Compartido Seguro de Archivos

Las salas de datos virtuales (VDR) han evolucionado mucho desde las salas de datos físicas, pero ¿qué tan buena es la seguridad en las VDR y cómo saben las organizaciones si tienen un buen proveedor?

Para empezar, ¿para qué se utiliza una sala de datos virtual? Una sala de datos virtual se utiliza para almacenar documentos e información en un repositorio seguro, de modo que solo ciertas partes tengan acceso a la información en la sala virtual. Un uso común para las VDR es en las negociaciones de fusiones y adquisiciones.

¿Qué es una Sala de Datos Virtual?

La mayoría de los consumidores y usuarios empresariales están familiarizados con las transferencias de archivos y el intercambio de archivos empresariales. Hay docenas de proveedores que ofrecen servicios de almacenamiento en la nube para compartir archivos a través de enlaces directos o enlaces a directorios compartidos.

La mayoría de estos proveedores no incluyen altos niveles de seguridad para proteger los datos almacenados. Las regulaciones de cumplimiento y las exigencias de seguridad rigurosas limitan cómo las organizaciones empresariales utilizan estos servicios. Aunque eso podría no parecer un problema demasiado serio, la verdad es que el intercambio seguro de archivos colaborativo tiene beneficios increíbles para los usuarios empresariales:

1. Es simple: Si puedes enviar un correo electrónico con una invitación o un enlace para un espacio compartido en línea en la nube, los destinatarios solo necesitan hacer clic en el enlace para acceder a los archivos en ese espacio. Sin complicaciones, sin problemas.
2. Es colaborativo: Los beneficios del almacenamiento en la nube permiten a los usuarios acceder a recursos en tiempo real. Algunos proveedores incluyen aplicaciones de edición y productividad como parte de sus soluciones. Aun así, como mínimo, el espacio compartido en la nube proporciona fácil acceso y flexibilidad a los datos donde están involucrados múltiples usuarios.
3. Es expedito: Independientemente del tamaño, tipo o compatibilidad del archivo, un espacio compartido en la nube proporciona a los usuarios una forma de cargar y descargar datos desde y hacia cualquier dispositivo que tengan. Esto significa que pueden acceder a los archivos donde los necesiten en dispositivos que puedan usar esos archivos.

En el pasado, la única alternativa a un espacio abierto y colaborativo para compartir información era una sala de datos segura donde el acceso a la información podía ser monitoreado y protegido de cerca. En nuestra era digital moderna, está claro que necesitamos lo mejor de ambos mundos: acceso digital seguro a información sensible y oportuna donde los permisos puedan ser controlados.

Aquí es donde entran en juego las salas de datos virtuales (VDR). Una VDR sirve como una “sala” o espacio digital donde se puede mantener datos privados y confidenciales y donde el acceso se controla de cerca para mantener los requisitos de cumplimiento o seguridad. Estas salas son a menudo utilizadas por la dirección durante transacciones comerciales u organizacionales donde la privacidad es esencial.

La Evolución de las Salas de Datos Físicas a las Salas de Datos Virtuales

Los avances tecnológicos han llevado a la evolución de las salas de datos virtuales (VDR), revolucionando la forma en que las empresas gestionan su información sensible.

Uno de los principales impulsores detrás de la evolución de las salas de datos físicas a las salas de datos virtuales ha sido la necesidad de una mayor eficiencia y productividad en las transacciones comerciales. Las salas de datos físicas estaban típicamente asociadas con largos tiempos de espera, papeleo extenso y acceso limitado. Esto a menudo resultaba en retrasos y costos incrementados. Con las VDR, los documentos pueden compartirse instantáneamente, permitiendo a las empresas completar transacciones más rápida y eficientemente.

Otra ventaja significativa de las salas de datos virtuales es su mejor accesibilidad. Las salas de datos físicas a menudo estaban ubicadas en áreas remotas, dificultando el acceso a los documentos. Las salas de datos virtuales, por otro lado, pueden ser accedidas desde cualquier lugar con una conexión a internet, permitiendo a los participantes revisar y compartir documentos desde cualquier ubicación.

La seguridad es otro aspecto crítico que impulsa la evolución de las salas de datos. Las salas de datos físicas a menudo se consideraban seguras, pero también eran susceptibles a brechas, robos y daños. Las salas de datos virtuales, por otro lado, son altamente seguras debido al cifrado, múltiples niveles de autenticación y otras características de seguridad. Esto significa que las empresas pueden tener la tranquilidad de saber que su información sensible está segura y protegida.

En general, la evolución de las salas de datos físicas a las salas de datos virtuales ha sido un cambio radical para empresas de todos los tamaños. Las VDR han simplificado procesos, mejorado la accesibilidad y mejorado las medidas de seguridad, convirtiéndolas en una herramienta esencial para las empresas que manejan información sensible.

¿Por qué Usar una Sala de Datos Virtual?

Una sala de datos virtual (VDR) ofrece una mejor seguridad de datos y control de acceso en comparación con los sistemas tradicionales de gestión de documentos. Las VDR son utilizadas por organizaciones, empresas e inversores para facilitar la colaboración segura en documentos confidenciales relacionados con la debida diligencia, transacciones financieras, fusiones y adquisiciones, acuerdos de préstamos y otra información sensible. Proporcionan una plataforma segura para asegurar que solo las personas autorizadas puedan acceder y ver documentos confidenciales, al tiempo que proporcionan una plataforma para facilitar la colaboración en documentos sin arriesgar la seguridad. Las salas de datos virtuales se están volviendo cada vez más populares debido a sus características seguras, eficientes y rentables.

Las VDR ofrecen varias ventajas sobre las salas de datos tradicionales o las plataformas de intercambio de archivos:

• Cumplimiento y seguridad: El propósito completo de una VDR es proporcionar acceso seguro y conforme a los datos. Como tal, una VDR configurada adecuadamente asegurará que, al menos en lo que respecta a la tecnología, estés cumpliendo. Idealmente, una VDR proporcionará la aplicación automática de políticas de los datos que se comparten y almacenan.
• Exposición de datos a terceros: Uno de los beneficios significativos de una VDR es que proporcionan herramientas para compartir archivos con personas específicas. En entornos seguros de intercambio de archivos y en la nube, puede ser difícil exponer selectivamente archivos a las personas adecuadas sin también exponer a tu organización a incumplimientos y/o responsabilidades. Con una VDR, ese problema se vuelve mucho más fácil de manejar.
• Tiempos de respuesta rápidos: Para cuando una VDR es parte del proceso empresarial, es muy probable que esté lo suficientemente avanzada como para que se tomen decisiones rápidas y precisas diariamente basadas en los archivos en esa sala. Como tal, una VDR asegura que todas las partes involucradas puedan acceder rápidamente a los archivos, comentar sobre los archivos, colaborar en el contenido de los archivos y, para ciertas plataformas, proporcionar firmas a través de servicios seguros como DocuSign.
• Rentable: Una plataforma de intercambio seguro de archivos ya cuesta una cantidad significativa de dinero. Tener una que venga con capacidades de VDR ayuda a ahorrar dinero en costos generales y administrativos debido a su simplicidad, facilidad de implementación y fiabilidad.
• Auditoría y registro: Una VDR puede ser un “punto de estrangulamiento” para tu acceso a archivos. Puedes monitorear cualquier y todos los eventos de acceso y gestión de archivos en la sala para propósitos de auditoría. Eso incluye proporcionar cadenas de evidencia forense inmutables o informes de debida diligencia para el cumplimiento.

Salas de Datos Virtuales vs. Almacenamiento en la Nube—¿Cuál es la Diferencia?

Las salas de datos virtuales y el almacenamiento en la nube son herramientas utilizadas para almacenar y compartir información digital, pero hay algunas diferencias clave entre las dos. Echemos un vistazo más de cerca:

• Seguridad: Las salas de datos virtuales ofrecen un nivel de seguridad más alto que el almacenamiento en la nube. Esto se debe a que las salas de datos virtuales están específicamente diseñadas para el intercambio seguro de archivos y tienen características como autenticación multifactor y controles de acceso granulares. El almacenamiento en la nube, por otro lado, es generalmente más susceptible a hackeos y ciberataques.
• Colaboración: Las salas de datos virtuales también son más adecuadas para la colaboración que el almacenamiento en la nube. Las salas de datos virtuales permiten que múltiples usuarios accedan y trabajen en los mismos documentos simultáneamente, con la capacidad de rastrear cambios y recibir notificaciones. El almacenamiento en la nube generalmente solo permite el intercambio básico de archivos y no ofrece características avanzadas de colaboración.
• Cumplimiento normativo: Las salas de datos virtuales son a menudo utilizadas por empresas en industrias altamente reguladas, como finanzas y salud, porque ofrecen características de cumplimiento como registros de auditoría y marcas de agua en documentos. El almacenamiento en la nube no suele ofrecer estas características, lo que significa que puede no ser adecuado para empresas que necesitan cumplir con regulaciones estrictas.
• Personalización: Las salas de datos virtuales ofrecen más opciones personalizables que el almacenamiento en la nube. Por ejemplo, las salas de datos pueden personalizarse con la marca de la empresa e incluir características adicionales como foros de preguntas y respuestas y encuestas de votación. El almacenamiento en la nube es generalmente una solución más estándar con opciones de personalización limitadas.
• Costo: Las salas de datos virtuales son típicamente más caras que el almacenamiento en la nube, ya que ofrecen opciones avanzadas de seguridad, colaboración y personalización. El almacenamiento en la nube, por otro lado, es generalmente más asequible y puede usarse para necesidades básicas de intercambio de archivos.

En general, las salas de datos virtuales son más adecuadas para empresas que requieren un alto nivel de seguridad, colaboración y cumplimiento normativo. El almacenamiento en la nube es una buena opción para necesidades básicas de intercambio de archivos, pero puede no ofrecer las características avanzadas necesarias para algunas empresas.

¿Qué Tan Seguras Son las Salas de Datos Virtuales?

Las salas de datos virtuales (VDR) están diseñadas para proporcionar almacenamiento y compartición segura en línea de contenido sensible. Específicamente, las VDR son una forma efectiva de facilitar el intercambio de información confidencial y sensible entre las partes involucradas en una transacción o proyecto empresarial. Las VDR utilizan protocolos de seguridad de última generación para proteger los datos de accesos no autorizados, robos o brechas de datos. Algunas de las características de seguridad que hacen que las salas de datos virtuales sean seguras incluyen: cifrado, controles de acceso, registros de auditoría, copias de seguridad de datos, centros de datos y cumplimiento normativo. En general, las salas de datos virtuales son altamente seguras y proporcionan una forma segura y eficiente de gestionar y compartir datos sensibles. Sin embargo, es importante elegir un proveedor de VDR de buena reputación que tenga un historial comprobado de seguridad y cumplimiento. También es esencial asegurar que todos los usuarios comprendan y sigan las mejores prácticas de seguridad para minimizar el riesgo de brechas.

Usos Más Comunes para las VDR

1. Almacenamiento y respaldo de datos: Las salas de datos virtuales son excelentes para respaldar datos confidenciales, ya que ofrecen una forma segura y confiable de almacenar información. Con características como cifrado de datos y autenticación, una VDR puede asegurar que todos los datos importantes estén adecuadamente almacenados y respaldados.
2. Fusiones y adquisiciones: Debido a la naturaleza sensible y confidencial de las fusiones y adquisiciones, las salas de datos virtuales pueden ser instrumentales en facilitar el proceso al proporcionar una forma segura de intercambiar documentos e información importantes.
3. Ensayos clínicos y cumplimiento normativo: Las VDR también son populares para su uso en ensayos clínicos, cumplimiento y reportes regulatorios. Las empresas deben poder proporcionar acceso seguro a documentos confidenciales, como datos de pacientes, para agencias regulatorias.
4. Comunicaciones con inversores: Las empresas y organizaciones pueden usar salas de datos virtuales para proporcionar acceso seguro a documentos y registros importantes para los inversores. Las VDR pueden ayudar a agilizar el proceso de compartir datos, como estados financieros e informes de accionistas, con los inversores.
5. Asuntos legales: Las VDR también pueden usarse para una variedad de procesos legales, como la debida diligencia, revisión de documentos de litigio y cumplimiento con regulaciones gubernamentales. Estos servicios pueden ayudar a agilizar y simplificar el proceso legal al proporcionar acceso seguro a documentos confidenciales.

¿Quiénes Son los Proveedores de Servicios de Salas de Datos Virtuales?

Los proveedores de servicios de salas de datos virtuales son empresas que ofrecen servicios de salas de datos, proporcionando espacios en línea seguros para el intercambio de documentos y datos sensibles entre partes. Estos servicios ofrecen una amplia variedad de características, como gestión de usuarios, registros de auditoría, cifrado de datos y protocolos de seguridad, versionado y seguimiento de documentos, y más. Comúnmente utilizados por instituciones financieras y firmas legales, estos servicios pueden usarse para la debida diligencia y otras actividades confidenciales. Kiteworks es uno de esos proveedores.

¿Qué Debo Buscar en un Proveedor de Salas de Datos Virtuales?

Como cualquier otro tipo de proveedor, un proveedor de salas de datos virtuales puede traer varios beneficios y costos diferentes. No todos los proveedores son iguales, y necesitas entender algunos de los desafíos al seleccionar uno.

Algunas de las capacidades críticas que debes buscar al buscar un proveedor de salas de datos virtuales incluyen:

• Seguridad y cumplimiento: Esto quizás no hace falta decirlo, pero si tienes requisitos de cumplimiento específicos para tu industria o mercado, tu VDR debe cumplir con esos requisitos. En algunos casos, se necesitan protocolos de seguridad específicos alrededor del cifrado de datos en movimiento y en reposo para emplear una VDR específica (por ejemplo, Certificación del Modelo de Madurez de Ciberseguridad [CMMC], FedRAMP, IRAP, etc.).
• Integración: Si la VDR viene como parte de una plataforma más integral, ¿qué características funcionan entre la plataforma y el servicio de VDR? Entender esta relación puede ayudarte a seleccionar no solo la VDR correcta sino toda una nube de servicios de intercambio de archivos. 
• Control de auditoría: Tu proveedor de VDR debe tener una forma clara y fácil de compilar y mostrar registros de auditoría e informes relacionados con el acceso a la sala, acceso a archivos y cambios en archivos. Rastrear y controlar el acceso a archivos, mantener un registro detallado de ese acceso y luego generar informes para el cumplimiento es crucial.
• Aplicaciones de productividad: Las organizaciones deben entender cómo otras aplicaciones, como las utilizadas para la firma de contratos, versionado de documentos y edición en línea, acceden, comparten y almacenan archivos en la VDR. Cada una de estas presenta riesgos de seguridad y cumplimiento.
• Chat o comunicación en la sala: Una solución sólida de VDR también debe incluir una forma integrada de comunicarse, típicamente a través de un chat o registro de comentarios.

Cómo Comparar Salas de Datos Virtuales y Elegir la Correcta

Hemos establecido el valor que proporcionan las VDR y qué hace que una VDR sea única en comparación con otras soluciones. Si has decidido que una VDR satisfaría tus necesidades de colaboración segura de contenido, considera estos próximos pasos mientras comienzas a buscar una solución de VDR.

1. Identifica tus necesidades: Determina cuáles son tus necesidades específicas para una sala de datos virtual. Considera el tamaño de tu proyecto, el número de usuarios que necesitarán acceso y el nivel de seguridad requerido.
2. Evalúa las características: Busca características como facilidad de uso, personalización, escalabilidad, protección de datos, accesibilidad y herramientas de colaboración.
3. Evalúa la seguridad: La seguridad es crucial en una sala de datos virtual, así que asegúrate de que la plataforma que elijas tenga protocolos de seguridad y cifrado de alto nivel.
4. Revisa precios y valor: Compara planes de precios de diferentes proveedores de salas de datos virtuales y evalúa el valor de sus servicios.
5. Soporte al cliente: Busca un proveedor que ofrezca soporte al cliente oportuno y efectivo, ya sea a través de teléfono, correo electrónico o sistema de tickets.
6. Lee reseñas y calificaciones: Busca reseñas y calificaciones independientes de proveedores de salas de datos virtuales de otros usuarios para evaluar su experiencia.
7. Verifica el cumplimiento: Considera si la sala de datos virtual cumple con estándares de la industria como ISO, SOC, GDPR, HIPAA u otras regulaciones que puedan ser necesarias para tu industria en particular.
8. Periodo de prueba: Aprovecha cualquier periodo de prueba gratuito ofrecido por los proveedores de salas de datos virtuales para probar el sistema y asegurarte de que cumpla con tus necesidades antes de comprometerte.
9. Reputación: Busca proveedores con una buena reputación y un historial de transacciones exitosas y clientes satisfechos.

Aprovecha las Salas de Datos Virtuales y las Transferencias Seguras con Kiteworks

Las salas de datos virtuales son partes críticas de un mundo empresarial acelerado donde los entornos seguros, la toma de decisiones rápida, la seguridad y el cumplimiento son cruciales para los procesos y acuerdos que impulsan el comercio. Una VDR configurada adecuadamente puede apoyar el intercambio seguro de archivos y la edición entre partes dentro y fuera de tu organización sin comprometer el cumplimiento, la seguridad o la experiencia del usuario.

La plataforma Kiteworks soporta VDR seguras para usuarios empresariales en industrias como gobierno, finanzas, manufactura, legal, farmacéutica, salud y ciencias de la vida. Las capacidades clave de VDR en la plataforma Kiteworks incluyen:

• Seguridad: Kiteworks utiliza un enfoque de defensa en profundidad que incluye cifrado AES-256 para datos en reposo y TLS 1.2+ para datos en tránsito, un dispositivo virtual reforzado, controles granulares, autenticación, registro, auditoría e informes integrales, así como varias integraciones de seguridad.

• Cumplimiento: Kiteworks cumple con una larga lista de diferentes estándares gubernamentales e industriales como SOC 2, Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS), Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), FedRAMP, Certificación del Modelo de Madurez de Ciberseguridad (CMMC), Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) 800-171, entre otros. El extenso seguimiento y control de la plataforma hace que sea simple y rápido demostrar el cumplimiento a través de informes virtuales en tiempo real.

• Registro de auditoría: Con los registros de auditoría inmutables de la plataforma Kiteworks, las organizaciones pueden detectar ataques más pronto mientras aseguran que mantienen la cadena de evidencia correcta para realizar análisis forenses. A medida que Kiteworks fusiona y estandariza entradas de todos los componentes, su syslog unificado y alertas ahorran tiempo crucial a los equipos de SOC y ayudan a los equipos de cumplimiento a prepararse para auditorías.

• Documentación de consentimiento: Con muchos marcos como el GDPR que requieren consentimiento documentado para la recopilación de datos y cualquier solicitud de acceso de sujetos de datos, las organizaciones necesitan una plataforma para automatizar ese proceso. La plataforma Kiteworks proporciona informes y registros extensos de todos los formularios de consentimiento y solicitudes de datos para que las organizaciones puedan demostrar consistentemente el cumplimiento.

• Entorno de nube de tenencia única: Las transferencias de archivos, el almacenamiento de archivos y el acceso ocurren en una instancia dedicada de Kiteworks, implementada en tus instalaciones, en tus recursos de Logging-as-a-Service (LaaS) o alojada como una instancia privada de tenencia única. Eso significa que no hay tiempo de ejecución compartido, bases de datos o repositorios compartidos, recursos compartidos o potencial de brechas o ataques entre nubes.

• Automatización y MFT sin interrupciones: La plataforma Kiteworks soporta la transferencia de archivos administrada (MFT) automatizada para facilitar la gestión de archivos simplificada, operaciones de transferencia de archivos por lotes y operaciones condicionales desencadenadas por eventos de usuario y del sistema.

• Visibilidad y gestión: El Tablero del CISO proporciona a las organizaciones una visión general de su información: dónde está, quién la está accediendo, cómo se está utilizando y si cumple. Ayuda a los líderes empresariales a tomar decisiones informadas y a los líderes de cumplimiento a mantener los requisitos regulatorios.

Para obtener más información sobre las capacidades de VDR de Kiteworks y cómo Kiteworks puede ayudarte a compartir información de manera segura, programa una demostración personalizada.