Clasificación de Datos: Qué Es, Tipos y Mejores Prácticas

¿Qué es la Clasificación de Datos?

La clasificación de datos organiza los datos en categorías, permitiendo que sean analizados y gestionados más fácilmente. Implica asignar etiquetas o nombres a los datos según reglas o patrones específicos, permitiendo que sean ordenados y buscados de manera más eficiente. La clasificación de datos es un componente esencial de la gobernanza y gestión de datos, asegurando que los datos sean manejados y protegidos adecuadamente. También ayuda a las organizaciones a identificar los datos sensibles o confidenciales que residen en sus sistemas y dispositivos, permitiendo una mayor seguridad y protección de la privacidad. A medida que los volúmenes y la complejidad de los datos aumentan y las organizaciones dependen más de decisiones basadas en datos, la clasificación de datos se convierte en una herramienta cada vez más vital para asegurar una gestión de datos exitosa.

¿Qué son los Datos Empresariales y Cuáles son los Tipos de Datos Empresariales?

Los datos empresariales se refieren a toda la información sobre los clientes de una empresa, sus operaciones, esfuerzos de marketing y finanzas. Estos datos pueden ser utilizados para obtener información sobre el rendimiento de una empresa y tomar decisiones sobre cómo mejorar ciertos aspectos del negocio. Algunos de los diferentes tipos de datos empresariales incluyen datos de clientes, datos operativos, datos de mercado y datos financieros.

Los datos de clientes se refieren a la información que una empresa tiene sobre sus clientes. Estos datos pueden incluir información de contacto del cliente, historial de compras y preferencias o comentarios del cliente. Una mejor comprensión de los datos de clientes puede ayudar a una empresa a adaptar sus ofertas de productos, mensajes de marketing o servicio al cliente para satisfacer mejor las necesidades de sus clientes.

Los datos operativos se refieren a los datos relacionados con las actividades diarias de una empresa. Esto puede incluir el número de productos producidos o enviados, el número de empleados o el número de pedidos procesados. Estos datos permiten a las empresas entender las operaciones internas de su negocio para identificar áreas de mejora.

Tipos de Clasificación de Datos

Los datos pueden clasificarse de varias maneras, dependiendo de su uso previsto y el contexto en el que se gestionan y acceden. Ejemplos comunes de clasificaciones de datos incluyen público, interno, confidencial y restringido; estructurado y no estructurado; y basado en persona, ubicación y evento. La clasificación de datos también puede implicar agrupar datos en categorías de privacidad, como registros financieros, de salud y de miembros del equipo. El objetivo de la clasificación de datos es asegurar que los datos correctos se usen correctamente en el momento adecuado y que los datos sensibles se gestionen y protejan adecuadamente. Al organizar los datos en grupos con características similares, las organizaciones pueden proteger y recopilar más fácilmente los datos que más les importan.

Para empezar, revisemos los principales tipos de clasificación de datos. Las cuatro clasificaciones principales para los datos son:

1. restringido
2. confidencial
3. interno
4. público

Sin embargo, estos tipos pueden variar dependiendo de la organización. Cada uno de estos niveles determina quién tiene acceso a los datos y cuánto tiempo deben conservarse.

Este artículo, el primero de tres, ayudará a las organizaciones a crear un programa de clasificación de datos, incluyendo los requisitos previos del programa y las responsabilidades de los miembros de la tarea para asegurar una gobernanza adecuada. Detallaré el proceso de desarrollo en un artículo futuro.

Las conversaciones y reuniones sobre qué es la clasificación de datos y cómo definirla en las organizaciones han ocurrido durante las últimas dos décadas. Es el clásico experimento de la “lata de Coca-Cola”; un grupo de personas se sienta alrededor de una lata de Coca-Cola y describe lo que ve, sin decir “es una lata de Coca-Cola”. Todos tendrán una visión única y no habrá dos descripciones iguales.

“La clasificación de datos es difícil, aburrida y poco gloriosa, pero…”

Ahora imagina el mismo ejercicio pero reemplaza la lata de Coca-Cola con los datos de tu organización. La clasificación de datos se vuelve extremadamente complicada para una organización con diferentes funciones empresariales, entregables y necesidades. Puede hacerte querer buscar otras cosas que hacer con tu día. La clasificación de datos es difícil, aburrida y poco gloriosa. Sin embargo, necesitarás abrazarla para crear un programa de ciberseguridad efectivo.

Cualquier artículo sobre clasificación de datos te dirá que debe formar parte del programa de seguridad de la información y cumplimiento de una organización. Esta declaración genérica obtendrá aceptación universal con tu equipo de gestión, pero la clasificación de datos requiere mucho trabajo pesado. Los deseos, necesidades e incluso definiciones de clasificación de datos varían entre grupos en una organización.

La clasificación de datos generalmente incluye un sistema de tres o cuatro capas similar al siguiente:

Si eres nuevo en la clasificación de datos, comienza con el sistema de 3 niveles.

Recomiendo a las organizaciones nuevas en la clasificación de datos que comiencen con el sistema de 3 niveles, ya que estos niveles y sus acciones y controles correspondientes pueden ser desafiantes de definir. El sistema de 3 niveles considera todos los datos internos como confidenciales para que puedas comunicar claramente tus objetivos en todo el negocio, incluyendo ubicaciones, procesos y aplicaciones. Primero, crea los procesos y procedimientos necesarios para apoyar los datos confidenciales. Puedes identificar la cantidad limitada de datos Públicos y Altamente Confidenciales más adelante a través de entrevistas y descubrimientos técnicos.

Por Qué es Esencial Aprender los Niveles o Tipos de Clasificación de Datos

La clasificación de datos es un sistema para organizar datos en diferentes categorías dependiendo de su criticidad, sensibilidad y valor para una organización. Su propósito es asegurar la seguridad, confiabilidad y cumplimiento de los datos con las leyes y regulaciones relevantes. Asegurar que los datos estén correctamente clasificados es un paso esencial en el proceso de gobernanza de datos de una organización, ya que define sus políticas de gestión y protección de datos.

Aprender los niveles de clasificación de datos es esencial para que las organizaciones distingan entre datos de diferente valor, sensibilidad y riesgo. Al asignar datos al nivel de clasificación apropiado, las organizaciones pueden implementar los controles necesarios para gestionar quién puede acceder a los datos y cómo se utilizan. Por ejemplo, las organizaciones pueden establecer diferentes niveles de control de acceso dependiendo del nivel de clasificación de datos, asegurando que solo el personal autorizado pueda acceder a los datos.

Pasos para una Clasificación de Datos Efectiva

La clasificación de datos efectiva puede realizarse manualmente o a través de procesos automatizados. Al comprender los tipos de datos con los que trata la organización, la empresa puede clasificar y agrupar los datos según esas categorías. Esto podría incluir la antigüedad de los datos, el impacto de una violación de datos y la probabilidad de una violación de datos. Una vez establecidas estas categorías, la organización puede definir el nivel de sensibilidad e importancia de cada tipo de dato y asignar una etiqueta de clasificación de datos correspondiente.

La clasificación de datos es organizar y estructurar datos en función de su importancia y sensibilidad. Implica una auditoría para identificar y categorizar datos, establecer objetivos, crear un esquema y políticas de clasificación de datos, implementar la estrategia y monitorearla y mantenerla. Al realizar este proceso, las organizaciones pueden proteger los datos, asegurar el cumplimiento de las regulaciones y estándares de la industria y mejorar la eficiencia operativa.

Las organizaciones deben identificar sus requisitos de privacidad antes de poder clasificar los datos. Esto ayudará a asegurar que todos los datos estén protegidos para cumplir con los requisitos de privacidad, seguridad, legales y regulatorios. Al determinar la clasificación de datos, considera las posibles consecuencias de una violación de datos, la necesidad de proteger secretos comerciales y el riesgo general que los datos representan para la organización.

Desafíos de la Clasificación de Datos

La clasificación de datos plantea varios desafíos para la mayoría de las organizaciones. Las organizaciones deben considerar la complejidad y sensibilidad de los datos, los recursos necesarios para gestionar los datos de manera segura y los protocolos de seguridad que deben estar en su lugar. La clasificación de datos también es complicada debido al volumen de datos en constante crecimiento, la complejidad de los datos y el tiempo requerido para evaluar los datos a fondo. Los datos a menudo se almacenan en múltiples ubicaciones y sistemas, lo que dificulta clasificarlos y protegerlos con precisión. Además, las organizaciones deben asegurar que la clasificación se aplique de manera consistente y precisa para garantizar que todos los datos estén almacenados y protegidos de manera segura. Por último, las organizaciones deben asegurar que el personal autorizado tenga acceso a los datos sensibles y que los datos estén protegidos contra el acceso no autorizado.

¿Cuál es la Diferencia entre Clasificación de Datos y Categorización de Datos?

La clasificación de datos y la categorización de datos son dos conceptos esenciales en la gestión de datos. La clasificación de datos consolida los datos en grupos significativos de información basados en criterios específicos como características, atributos, comportamiento, patrón y más. Ayuda a organizar los datos para un almacenamiento y recuperación más eficientes.

La categorización de datos organiza los datos en categorías basadas en criterios específicos como similitud, relaciones o propósito. Se utiliza para organizar los datos para un análisis y comprensión más accesibles. A menudo se utiliza para gestionar un gran volumen de datos en conjuntos de información más pequeños. Por ejemplo, los datos pueden clasificarse en una encuesta de clientes, como edad, género, ubicación geográfica, etc.

Las técnicas de clasificación y categorización ahora se utilizan en muchas áreas, como inteligencia empresarial, análisis, procesamiento de lenguaje natural y aprendizaje automático. Ayuda a las empresas a analizar rápidamente y con precisión grandes cantidades de datos. Esto, a su vez, les permite tomar decisiones mejor informadas y mejorar la eficiencia.

Casos de Uso en la Vida Real

Las organizaciones clasifican y categorizan grandes cantidades de datos, independientemente del tamaño de la empresa, la industria o la geografía. Por ejemplo:

Clasificación de Datos: Un banco puede usar la clasificación de datos para categorizar los datos de los clientes en clientes de alto riesgo y bajo riesgo. Esto puede ayudar al banco a identificar a los clientes que tienen más probabilidades de incumplir sus préstamos para que puedan ser marcados para una investigación adicional.

Categorización de Datos: Los minoristas pueden usar la categorización de datos para clasificar las compras de los clientes en productos, marcas, rangos de precios y más. Esto permite a los minoristas orientar mejor sus actividades de marketing y aumentar las ventas.

Antes de Comenzar tu Programa de Clasificación de Datos

Un programa de clasificación de datos no puede ser creado e implementado en un vacío. Los siguientes componentes del programa de ciberseguridad deben estar en su lugar antes de que pueda comenzar cualquier planificación de clasificación de datos:

• Gestión de Activos – A cargo de TI. La organización necesita saber qué sistemas contienen los datos altamente sensibles, Confidenciales o Altamente Confidenciales. Un programa de clasificación de datos sin un proceso efectivo de gestión de activos ya en su lugar no funcionará; no pasarás de la etapa de planificación.
• Respuesta a Incidentes (IR) – A cargo de Ciberseguridad. Debes tener un plan y proceso en su lugar en caso de que los datos Confidenciales o Altamente Confidenciales hayan sido violados. Las organizaciones con programas cibernéticos inmaduros a menudo luchan con la Respuesta a Incidentes, ya que las violaciones de datos que contienen diferentes tipos de datos requieren diferentes niveles de respuesta. Estos niveles de respuesta deben establecerse antes de comenzar un programa de clasificación de datos.
• Conjuntos de Datos Regulados – A cargo de Cumplimiento. La mayoría de los datos están regulados (por ejemplo, datos financieros, propiedad intelectual, etc.). Debes determinar qué datos regulados tienes antes de comenzar un programa de clasificación de datos. Estos conjuntos de datos, una vez definidos, también te ayudarán a establecer tus reglas de DLP y búsqueda de ubicación.
• Conjuntos de Datos de Privacidad – A cargo de Privacidad. Al igual que los conjuntos de datos regulados, los datos de privacidad deben ser predeterminados. No escatimes aquí. Una declaración general como “Bueno, es solo información personal identificable” será un desastre. Tus equipos de Ciberseguridad y Privacidad deben alinearse en las definiciones y reglas de datos de privacidad, incluyendo:
  • ¿Clasificará la organización los ID de clientes como información personal identificable (PII)?
  • ¿Algún tipo de datos PII es más sensible que otros?
  • ¿Alguna regulación requiere que los datos se contengan en una ubicación o jurisdicción específica?

Las organizaciones deben demostrar cumplimiento con varios requisitos adicionales de privacidad para asegurar un programa de clasificación de datos exitoso.

La Relación entre Clasificación de Datos y Cumplimiento

El cumplimiento se refiere, naturalmente, a adherirse a leyes, reglas, regulaciones y estándares mientras que la clasificación de datos organiza y etiqueta los datos según su sensibilidad, valor, propósito o contexto.

Es una parte integral de la seguridad de datos y ayuda a las organizaciones a proteger sus datos sensibles. Por ejemplo, una empresa que procesa datos personales debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (GDPR).

La clasificación de datos y el cumplimiento están estrechamente relacionados. Por ejemplo, las organizaciones deben entender cómo se clasifican los datos para cumplir con las regulaciones relevantes. Por ejemplo, una empresa que procesa datos personales debe asegurarse de que estén organizados y protegidos adecuadamente de acuerdo con el GDPR. Además, la clasificación de datos puede ayudar a las organizaciones a cumplir con regulaciones específicas de la industria. Por ejemplo, una institución financiera debe clasificar los datos de acuerdo con las pautas de la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA).

Los beneficios de la clasificación de datos y el cumplimiento van más allá de simplemente adherirse a la ley. Un sistema de clasificación de datos bien implementado puede ayudar a las organizaciones a mejorar la seguridad de sus datos, asegurar la integridad de los datos y reducir su exposición al riesgo. También puede ayudar a las organizaciones a optimizar sus políticas y procesos de seguridad de datos y mejorar su postura de seguridad general. Finalmente, la clasificación de datos puede ayudar a las organizaciones a reducir los costos asociados con violaciones de datos y otros incidentes de seguridad.

Crea un Grupo de Trabajo para la Clasificación de Datos

Un programa de clasificación de datos altamente efectivo tendrá aportes de numerosos sectores empresariales.

Encontrarás que algunos departamentos son más cooperativos que otros. Por ejemplo, no necesitarás convencer a TI para participar. Prácticamente cualquier CIO querrá un programa de clasificación de datos maduro, ya que permite a los departamentos de TI priorizar automáticamente los sistemas, procesos empresariales y aplicaciones que proporcionan y mantienen.

“Pon a todos los equipos en la misma página.”

Recomiendo comenzar con los Reguladores. Ellos generalmente entienden la importancia del programa y también conocen muy bien sus conjuntos de datos. Luego, involucra a Riesgos y Legal. Ellos también conocen sus datos, pero probablemente requerirán algo de capacitación sobre su papel y sus entregables. Puedes trabajar de manera mucho más eficiente y efectiva una vez que todos los equipos estén en la misma página. Hazlos parte del proceso de desarrollo del programa en el futuro. Define las clasificaciones de datos juntos. Co-desarrolla los materiales de capacitación necesarios para informar a las unidades de negocio sobre el programa. Luego comunica (en lugar de dictar) los cambios de procedimiento en el manejo de ciertos tipos de datos para asegurar el cumplimiento con el nuevo programa de clasificación.

El Grupo de Trabajo: Entregable, Rol, Motivación

Los programas de clasificación de datos frecuentemente fallan en su implementación a menos que cada grupo contribuya con algo para hacer que el programa sea exitoso.

¿Qué es un Estándar de Clasificación de Datos?

Un estándar de clasificación de datos es un sistema organizado para clasificar datos en cuanto a su sensibilidad, nivel de protección y otras características. Este sistema ayuda a las organizaciones a almacenar, gestionar y proteger los datos según la sensibilidad e importancia que tienen para la organización. El estándar más común para la clasificación de datos tiene cuatro niveles, que van desde datos públicos o no clasificados hasta datos altamente confidenciales. Estos niveles a menudo se etiquetan como público, oculto, secreto y ultrasecreto, dependiendo del tamaño y complejidad de la organización. La adherencia a los estándares de clasificación de datos ayuda a las organizaciones a asegurar que sus datos sean gestionados y protegidos adecuadamente mientras cumplen con las leyes y regulaciones aplicables.

¿Cuáles son los Beneficios de una Política de Clasificación de Datos?

Una política de clasificación de datos puede proporcionar beneficios significativos al ayudar a las organizaciones a proteger efectivamente sus datos, minimizar los riesgos de seguridad y cumplir con las leyes y regulaciones aplicables.

Las políticas de clasificación de datos ayudan a las organizaciones a proteger datos sensibles como información personal, propiedad intelectual y datos financieros. Al definir claramente las categorías de datos a cubrir y especificar los controles apropiados para cada tipo, las organizaciones pueden asegurar que se tomen las medidas adecuadas para proteger sus datos contra el acceso no autorizado o el uso indebido. Esto puede incluir controles de acceso, cifrado y otras acciones adaptadas a la sensibilidad de la información.

Las políticas de clasificación de datos también pueden ayudar a minimizar los riesgos de seguridad al proporcionar un enfoque consistente y uniforme para manejar y almacenar datos. Esto ayuda a asegurar que los datos se almacenen de la manera más segura posible mientras ayuda a las organizaciones a identificar posibles vulnerabilidades en su entorno.

Finalmente, las políticas de clasificación de datos pueden ayudar a las organizaciones a cumplir con las leyes y regulaciones aplicables como el Reglamento General de Protección de Datos de la UE y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA).

¿Qué Sigue?

En mi próximo artículo, profundizaremos en el esquema de clasificación y las mejores prácticas para definir datos.