Trampas de Cumplimiento a Evitar al Usar Transferencia de Archivos Administrada
Las soluciones de Transferencia de Archivos Administrada son una parte esencial de las operaciones comerciales modernas. Estas plataformas facilitan la transferencia segura y eficiente de archivos entre organizaciones, o dentro de diferentes departamentos de la misma organización. Proporcionan un mayor control y visibilidad sobre el intercambio de archivos, ofrecen seguridad mejorada y mejoran el cumplimiento con varias regulaciones.
Si bien las soluciones de transferencia de archivos administrada (MFT) juegan un papel significativo en la seguridad de las transferencias de datos, el mal uso o la mala configuración pueden llevar a violaciones de datos y violaciones de cumplimiento. Esto puede resultar en una serie de impactos negativos como multas elevadas, daño reputacional y pérdida de clientes, todas consecuencias que las empresas quieren evitar a toda costa.
¿Todavía debatiendo entre FTP y transferencia de archivos administrada? Aquí tienes seis razones por las que la transferencia de archivos administrada es mejor que FTP.
En esta guía, exploraremos los errores comunes de cumplimiento normativo que las organizaciones pueden encontrar al usar soluciones de transferencia de archivos administrada, y qué pueden hacer las organizaciones para evitar estas trampas.
Protección de PII, PHI y Propiedad Intelectual
Todas las organizaciones poseen información confidencial que necesita ser protegida, especialmente cuando sale de los confines de la organización. La transferencia segura de datos, y la transferencia de archivos administrada segura en particular, se vuelve primordial cuando las organizaciones comparten información confidencial con terceros de confianza como clientes, consultores y proveedores de servicios.
La información confidencial frecuentemente incluye información personal identificable e información de salud protegida (PII/PHI) como nombres de clientes o empleados, direcciones e información de facturación. La información confidencial también puede incluir propiedad intelectual (propiedad intelectual) como especificaciones de productos, información financiera y contratos. Todos estos son activos valiosos y a menudo el objetivo de los ciberdelincuentes. Además, el manejo inadecuado de esta información por parte de empleados o socios podría resultar en la violación de varias regulaciones, como el GDPR, HIPAA, CMMC, ITAR, y muchas más.
Las soluciones de transferencia de archivos administrada, cuando se usan correctamente, ayudan a proteger estos tipos de información asegurando las transferencias de archivos. Las organizaciones que no toman las precauciones necesarias al transferir PII, PHI o IP, sin embargo, no solo ponen en riesgo la exposición de esta información a usuarios no autorizados, sino que también violan las regulaciones de cumplimiento que exigen la privacidad de los datos.
Lo que sigue son solo algunas trampas de cumplimiento que las organizaciones deben evitar al usar su solución de transferencia de archivos administrada para transferir información confidencial con terceros de confianza.
Trampas de Cumplimiento en la Transferencia de Archivos Administrada
Existen numerosas formas en las que las organizaciones pueden potencialmente violar los requisitos de cumplimiento al usar sistemas de transferencia de archivos administrada. Las violaciones pueden, una vez más, resultar en sanciones significativas, litigios, pérdida de clientes y erosión de la marca. Estas trampas pueden (o no) ser bien conocidas. Independientemente, deben evitarse a toda costa si una organización busca evitar una violación de cumplimiento. Vamos a echar un vistazo más de cerca.
1. No Cifrar los Datos de la Transferencia de Archivos Administrada
Uno de los beneficios clave de la transferencia de archivos administrada es la capacidad de cifrar los datos durante la transferencia para asegurar que permanezcan confidenciales y seguros. No cifrar adecuadamente los datos confidenciales puede dejarlos vulnerables a la interceptación, lo que potencialmente lleva a violaciones de datos y violaciones de cumplimiento. Las organizaciones deben asegurarse de estar utilizando métodos de cifrado actualizados, usando claves de cifrado apropiadas y requiriendo cifrado para todas las transferencias de datos confidenciales.
2. Falta de Control de Acceso a los Datos de la Transferencia de Archivos Administrada
Controlar quién tiene acceso a PII, PHI e IP es crítico para proteger la información confidencial y mantener el cumplimiento. Sin los controles de acceso adecuados, personas no autorizadas pueden obtener acceso a datos confidenciales, lo que lleva a posibles violaciones de datos. Los sistemas modernos y seguros de transferencia de archivos administrada generalmente vienen con características robustas de control de acceso que permiten a las organizaciones designar quién puede ver, editar o transferir ciertos archivos. No usar efectivamente estas características, o no usarlas en absoluto, puede resultar en serios problemas de cumplimiento.
3. No Monitorear y Registrar las Transferencias de Archivos Administradas
Monitorear y registrar las transferencias de archivos es crucial tanto para la seguridad como para el cumplimiento. Para fines de seguridad, los registros de auditoría permiten a las organizaciones identificar cualquier actividad inusual de transferencia de archivos que pueda indicar una amenaza o violación potencial. Desde una perspectiva de cumplimiento, los registros de auditoría proporcionan un registro de todas las actividades de transferencia de archivos, lo cual puede ser necesario para demostrar cumplimiento en una auditoría.
Desafortunadamente, algunas organizaciones descuidan esta importante característica de sus soluciones de transferencia de archivos administrada. Sin monitoreo y registro, se vuelve casi imposible detectar y responder a cualquier transferencia de archivos no autorizada o sospechosa de manera oportuna. Esto puede llevar a un fracaso en detectar posibles violaciones de datos, lo que lleva a severas violaciones de cumplimiento.
4. No Asegurar el Cumplimiento de Terceros
Cuando se utiliza un sistema de transferencia de archivos administrada para transferir archivos con terceros como clientes, consultores, contratistas, es crucial asegurar que estos socios de confianza también cumplan con las mismas regulaciones que tu organización. No asegurar el cumplimiento de terceros puede llevar a violaciones de datos, violaciones de cumplimiento y severas sanciones.
Por lo tanto, las organizaciones deben evaluar minuciosamente a los terceros antes de compartir datos confidenciales con ellos, evaluando cuidadosamente sus medidas de seguridad y prácticas de cumplimiento. Los contratos también deben incluir estipulaciones claras sobre la protección de datos y el cumplimiento. Estas y otras estrategias son componentes críticos de una práctica de gestión de riesgos de terceros, algo que toda organización debería adoptar.
5. Falta de Auditorías Regulares de la Solución de Transferencia de Archivos Administrada
Realizar auditorías regulares del sistema es una parte integral de mantener el cumplimiento. Las auditorías del sistema proporcionan una visión del funcionamiento de la solución de transferencia de archivos administrada de una organización, permitiéndoles así identificar cualquier debilidad, brecha o mal uso potencial. No realizar auditorías regulares puede prevenir la detección temprana de problemas de cumplimiento, llevando a posibles violaciones y transgresiones.
Las organizaciones deben desarrollar un plan de auditoría del sistema (no solo para su solución de transferencia de archivos administrada, sino para todas las soluciones) que describa qué se auditará, cuándo y por quién. Este plan también debe incluir los pasos a seguir si se identifica un problema de cumplimiento. No implementar y adherirse a tal plan podría potencialmente llevar a serios problemas de cumplimiento.
6. No Actualizar o Parchear las Soluciones de Transferencia de Archivos Administrada
Al igual que cualquier otra solución, las soluciones MFT están sujetas a amenazas constantes por parte de ciberdelincuentes que buscan explotar vulnerabilidades. Mantener tu solución de transferencia de archivos administrada actualizada y parcheada es esencial para mantener un entorno seguro y conforme. Las soluciones desactualizadas pueden tener vulnerabilidades que pueden ser explotadas por atacantes y, posteriormente, llevar a violaciones de datos y violaciones de cumplimiento.
Las organizaciones deben tener una política de gestión de actualizaciones de software y parches para asegurar que todas las soluciones, incluida su solución de transferencia de archivos administrada, estén siempre actualizadas. Ignorar las actualizaciones y parches del sistema no solo pone en riesgo los datos de una organización, sino que también los pone en riesgo de no cumplir con las regulaciones que requieren mantener sistemas actualizados y seguros.
7. Falta de Capacitación Adecuada sobre Soluciones de Transferencia de Archivos Administrada
Otra trampa común en la que caen las organizaciones cuando se trata de mantener el cumplimiento con las soluciones de transferencia de archivos administrada es la falta de capacitación adecuada. Sin una capacitación exhaustiva, los empleados pueden no comprender completamente la importancia del cumplimiento o cómo usar correctamente la solución de transferencia de archivos administrada. Esto podría llevar a un uso indebido o mala configuración inadvertida de la solución, resultando en posibles violaciones de cumplimiento.
Se deben realizar sesiones de capacitación regulares para mantener a los empleados al tanto de los últimos requisitos de cumplimiento, actualizaciones de la solución de transferencia de archivos administrada y los procedimientos correctos para la transferencia segura y conforme de archivos. La capacitación también debe enfatizar las repercusiones de no cumplir para asegurar que los empleados comprendan la importancia de su papel en el mantenimiento del cumplimiento.
Kiteworks Ayuda a las Organizaciones a Evitar Trampas de Cumplimiento con Transferencia de Archivos Administrada Segura
Mantener el cumplimiento al usar transferencia de archivos administrada es crucial en la era del cumplimiento. Al comprender y evitar las trampas comunes, las organizaciones pueden asegurarse de estar utilizando eficientemente su solución de transferencia de archivos administrada mientras permanecen conformes.
Los puntos clave a recordar incluyen la importancia de proteger PII, PHI e IP, realizar auditorías regulares del sistema, mantener el sistema actualizado y asegurar el cumplimiento de terceros. Además, asegurar los datos mediante cifrado, mantener el acceso controlado a los datos y monitorear y registrar las transferencias de archivos son críticos. Por último, la capacitación continua de los empleados puede ayudar a evitar posibles violaciones debido a la falta de conciencia y el mal uso del sistema.
Al implementar y hacer cumplir políticas que aborden estos aspectos, las organizaciones pueden evitar efectivamente costosas trampas de cumplimiento y asegurar transferencias de archivos seguras y conformes con los sistemas de transferencia de archivos administrada. Esto, a su vez, no solo protegerá a la organización de costosas sanciones y litigios, sino que también ayudará a mantener la confianza del cliente y proteger la reputación de la organización.
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