9 Mejores Prácticas de Uso Compartido Seguro de Archivos para Firmas de Servicios Profesionales
Las empresas de servicios profesionales a menudo manejan datos sensibles y confidenciales como registros financieros, documentos legale y registros médicos. Por lo tanto, asegurar el intercambio seguro de archivos es esencial para mantener la confianza de los clientes y proteger su información sensible. En este artículo del blog, discutiremos por qué el intercambio seguro de archivos es importante para los servicios profesionales, los riesgos del intercambio inseguro de archivos, las mejores prácticas para el intercambio seguro de archivos y qué buscar en una solución de intercambio seguro de archivos.
¿Por Qué Es Importante el Intercambio Seguro de Archivos para los Servicios Profesionales?
El intercambio seguro de archivos es crucial para los servicios profesionales por varias razones. Primero, ayuda a mantener la confidencialidad de la información sensible, lo cual es especialmente importante en industrias como la legal, financiera y de salud. Segundo, el intercambio seguro de archivos ayuda a proteger contra filtraciones de datos, que pueden resultar en daños reputacionales, responsabilidades legales y pérdidas financieras. Finalmente, el intercambio seguro de archivos es a menudo un requisito legal para las empresas de servicios profesionales, ya que deben cumplir con leyes de protección de datos como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA).
Riesgos del Intercambio Inseguro de Archivos para los Servicios Profesionales
El intercambio inseguro de archivos plantea riesgos significativos para las empresas de servicios profesionales, siendo el mayor de ellos las filtraciones de datos. Cuando los archivos se comparten sin el cifrado adecuado, cualquiera puede interceptarlos durante la transmisión, resultando en acceso no autorizado a información sensible. Esta información puede incluir datos de clientes, información financiera y datos confidenciales de la empresa. El último Informe M-Trends de Mandiant confirma el riesgo de que el robo de datos es un objetivo creciente para los ciberdelincuentes y estados nación deshonestos: el robo de datos como porcentaje de todos los incidentes creció del 29% al 40%. La decodificación de archivos, al mismo tiempo, se vio como una técnica en el 27.3% de los ciberataques.
Una filtración de datos puede causar pérdidas financieras debido a multas legales, pérdida de negocios y daño a la reputación de la organización. El robo de identidad es otro riesgo asociado con el intercambio inseguro de archivos. Si un atacante obtiene acceso a información personal, como nombres, direcciones y números de Seguro Social, puede usar esta información para cometer robo de identidad.
El intercambio inseguro de archivos también puede llevar a pérdidas financieras. Si un atacante obtiene acceso a información financiera, puede usarla para cometer fraude y robar dinero. Esto puede llevar a pérdidas financieras significativas tanto para el cliente como para la empresa de servicios profesionales.
El intercambio inseguro de archivos también puede causar daño reputacional a la empresa de servicios profesionales. Si ocurre una filtración de datos, los clientes pueden perder la confianza en la capacidad de la empresa para proteger su información sensible. Esto puede llevar a una pérdida de negocios y daño a la reputación de la empresa.
Para minimizar estos riesgos, las empresas de servicios profesionales deben implementar prácticas de intercambio seguro de archivos como cifrado, controles de acceso y auditorías de seguridad regulares.
Mejores Prácticas para el Intercambio Seguro de Archivos para los Servicios Profesionales
A continuación se presentan nueve mejores prácticas que las empresas de servicios profesionales pueden seguir para asegurar el intercambio seguro de archivos:
1. Usa Cifrado para el Intercambio de Archivos
El cifrado es el proceso de convertir datos en un código que solo puede ser leído por partes autorizadas. El cifrado ayuda a asegurar que los datos permanezcan seguros mientras están en tránsito o en reposo. Las empresas de servicios profesionales deben usar cifrado para todos los archivos que contengan información sensible.
2. Establece Controles de Acceso para el Intercambio de Archivos
Los controles de acceso limitan quién puede acceder a la información sensible. Las empresas de servicios profesionales deben implementar controles de acceso para asegurar que solo el personal autorizado pueda acceder a la información sensible. Los controles de acceso pueden incluir archivos protegidos con contraseña o conceder acceso a individuos específicos.
3. Usa Protocolos Seguros de Transferencia de Archivos
Al enviar contenido a través de Transferencia Segura de Archivos, las empresas de servicios profesionales deben usar protocolos seguros de transferencia de archivos, como el Protocolo Seguro de Transferencia de Archivos (SFTP) o el Protocolo de Transferencia de Archivos Seguro (FTPS), para asegurar que los datos se transmitan de manera segura. Estos protocolos cifran los datos durante la transmisión y proporcionan una conexión segura entre el remitente y el destinatario.
4. Capacita a los Empleados en Protocolos de Intercambio Seguro de Archivos
El error humano es una causa común de filtraciones de datos. Las empresas de servicios profesionales deben capacitar a sus empleados en prácticas de intercambio seguro de archivos, como usar contraseñas fuertes y no compartir información sensible a través de canales no seguros.
5. Audita Regularmente y Actualiza las Medidas de Seguridad para el Intercambio de Archivos
Las empresas de servicios profesionales deben auditar regularmente sus medidas de seguridad para asegurar que estén actualizadas y sean efectivas. Esto incluye actualizar el software, revisar los controles de acceso y monitorear los registros de actividad asociados con el intercambio de archivos.
6. Audita Regularmente las Cuentas de Usuario y Permisos para el Intercambio de Archivos
Auditar regularmente las cuentas de usuario y permisos es crucial para mantener la seguridad del intercambio de archivos. Esto implica revisar las cuentas de usuario y permisos regularmente para asegurar que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información sensible.
7. Establece Fechas de Expiración para los Enlaces Compartidos
Establecer fechas de expiración para los enlaces compartidos es una manera efectiva de reducir el riesgo de acceso no autorizado a los archivos. Esto implica establecer un límite de tiempo para los enlaces compartidos, después del cual ya no serán accesibles.
8. Emplea Geofencing para el Intercambio de Archivos
El geofencing es una herramienta importante para el intercambio de archivos porque permite un acceso seguro y controlado a los archivos basado en la ubicación física de los usuarios. Al establecer límites virtuales alrededor de áreas específicas, el geofencing puede restringir el acceso a ciertos archivos dentro de esos límites. Esto es particularmente útil para empresas u organizaciones que necesitan compartir información sensible con personal autorizado en ubicaciones específicas.
El geofencing asegura que los archivos solo sean accesibles para aquellos que están autorizados a acceder a ellos, previniendo el acceso no autorizado desde fuera del área designada. También proporciona una capa adicional de seguridad y control para las empresas que necesitan gestionar datos sensibles, ya que pueden limitar el acceso basado en la ubicación del usuario.
9. Establece Seguimiento de Gobernanza, Controles e Informes para el Intercambio de Archivos
El seguimiento de gobernanza, controles e informes son componentes críticos para el intercambio de archivos. La falta de control puede comprometer la seguridad de los datos y exponer información sensible a individuos no autorizados. El seguimiento de gobernanza permite a las organizaciones monitorear y gestionar el acceso a los archivos compartidos, asegurando que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los datos sensibles. Los controles están en su lugar para asegurar que se implementen medidas de seguridad adecuadas, incluyendo cifrado, contraseñas y otras protecciones. Los informes permiten a las empresas identificar amenazas y vulnerabilidades, y tomar medidas inmediatas para minimizar cualquier riesgo. Con el creciente número de filtraciones de datos, es importante tomar las precauciones necesarias para asegurar la seguridad de los archivos compartidos.
Cumplimiento y Regulaciones para el Intercambio Seguro de Archivos
Las empresas de servicios profesionales que participan en actividades de intercambio de archivos están sujetas a varias regulaciones y estándares de cumplimiento destinados a asegurar la protección y privacidad de los datos. Dos de las regulaciones más prominentes son el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), aunque se aplican muchas otras, como la Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos (PIPEDA), la Ley de Protección de Datos Personales (PDPA), los Principios de Privacidad de Australia, y numerosas leyes de privacidad estatales de EE. UU. como la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA).
El RGPD, promulgado en 2018, es una regulación de la Unión Europea que gobierna la protección de datos y la privacidad para individuos dentro de la UE. Se aplica a todas las organizaciones que procesan y almacenan datos personales de ciudadanos de la UE, independientemente de dónde se encuentre la organización. Bajo el RGPD, las empresas de servicios profesionales están obligadas a obtener el consentimiento explícito de los individuos antes de procesar sus datos personales. También deben asegurar que los datos sean seguros, precisos y estén actualizados. El incumplimiento del RGPD puede resultar en sanciones financieras significativas, que pueden alcanzar hasta el 4% de los ingresos globales anuales de la organización o 20 millones de euros, lo que sea mayor.
La HIPAA, por otro lado, es una ley federal de los Estados Unidos que gobierna la privacidad y seguridad de la información de salud protegida (PHI). Se aplica a todas las organizaciones que manejan PHI, incluidas las empresas de servicios profesionales que brindan servicios relacionados con la salud. La HIPAA requiere que las organizaciones implementen salvaguardas administrativas, físicas y técnicas para proteger la PHI. También requiere que las organizaciones obtengan el consentimiento por escrito de los individuos antes de divulgar su PHI a terceros. El incumplimiento de la HIPAA puede resultar en sanciones financieras significativas, que pueden alcanzar hasta 1.5 millones de dólares por violación.
No hace falta decir que las empresas de servicios profesionales también deben cumplir con otras regulaciones y estándares, como el Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS) y la Ley de Gestión de Seguridad de la Información Federal (FISMA), dependiendo del tipo de datos que manejen.
Las consecuencias del incumplimiento de estas regulaciones pueden ser severas, tanto legal como financieramente. Además de las sanciones discutidas anteriormente, el incumplimiento también puede llevar a daños reputacionales y pérdida de negocios. Los clientes están cada vez más preocupados por la seguridad de sus datos y es más probable que trabajen con empresas que puedan demostrar cumplimiento con estas regulaciones.
Cómo los Servicios Profesionales Pueden Integrar el Intercambio Seguro de Archivos
Integrar el intercambio seguro de archivos en los procesos de negocio de las empresas de servicios profesionales puede mejorar la colaboración, agilizar los flujos de trabajo y optimizar la productividad. Aquí hay algunas consideraciones clave para integrar el intercambio seguro de archivos con los procesos de negocio:
1. Integración del Intercambio Seguro de Archivos en la Estrategia General de Negocios
Las empresas de servicios profesionales deben incorporar el intercambio seguro de archivos en su estrategia general de negocios. Esto incluye identificar los tipos de información que requieren intercambio seguro de archivos y las medidas de seguridad adecuadas para proteger esa información.
2. Uso del Intercambio de Archivos para la Colaboración y Comunicación Entre Miembros del Equipo
La colaboración y comunicación efectiva entre los miembros del equipo son críticas para el intercambio exitoso de archivos. Las empresas de servicios profesionales deben usar herramientas de colaboración y establecer canales de comunicación claros para facilitar el intercambio eficiente de archivos.
3. Agilización de Flujos de Trabajo y Optimización de la Productividad con el Intercambio Seguro de Archivos
El intercambio seguro de archivos puede ayudar a agilizar los flujos de trabajo y optimizar la productividad al eliminar procesos manuales y reducir el tiempo requerido para compartir archivos. Las empresas de servicios profesionales deben identificar áreas donde el intercambio seguro de archivos puede mejorar la eficiencia y productividad.
4. Implementación de Políticas y Procedimientos para el Intercambio Seguro de Archivos
Para asegurar el intercambio seguro de archivos, las empresas de servicios profesionales deben implementar políticas y procedimientos para el intercambio seguro de archivos. Esto incluye establecer controles de acceso, usar cifrado para archivos sensibles y capacitar a los empleados en prácticas de intercambio seguro de archivos.
Integrar el intercambio seguro de archivos con los procesos de negocio requiere un enfoque holístico. Las empresas de servicios profesionales deben considerar su estrategia general de negocios e identificar áreas donde el intercambio seguro de archivos puede mejorar la colaboración, agilizar los flujos de trabajo y optimizar la productividad. También deben establecer políticas y procedimientos para el intercambio seguro de archivos para asegurar que los datos permanezcan seguros mientras están en tránsito o en reposo.
La comunicación y colaboración efectiva entre los miembros del equipo son críticas para el intercambio exitoso de archivos. Las empresas de servicios profesionales deben usar herramientas de colaboración para facilitar el intercambio de archivos y establecer canales de comunicación claros para asegurar que los miembros del equipo comprendan las medidas de seguridad adecuadas para compartir archivos.
Cómo Elegir un Sistema de Intercambio Seguro de Archivos
Los sistemas de intercambio seguro de archivos son esenciales para las empresas e individuos que frecuentemente intercambian información sensible con sus clientes o colegas. Con tantas opciones disponibles, elegir el sistema de intercambio de archivos adecuado puede ser una tarea desalentadora.
Lista de Verificación de Factores Clave a Considerar
La siguiente lista de verificación es un excelente punto de partida para las organizaciones que están evaluando opciones de intercambio de archivos:
1. Cifrado de Intercambio de Archivos
Asegúrate de que el sistema de intercambio de archivos use métodos de cifrado fuertes, como el cifrado AES de 256 bits, para proteger tus datos en tránsito y en reposo.
2. Control de Acceso al Intercambio de Archivos
Busca un sistema que te permita controlar quién tiene acceso a tus archivos, con opciones para protección con contraseña, acceso limitado por tiempo y la capacidad de revocar el acceso en cualquier momento.
3. Gestión de Usuarios en el Intercambio de Archivos
Asegúrate de que el sistema te permita gestionar usuarios de manera fácil y eficiente, con opciones para agregar y eliminar usuarios, establecer permisos y crear grupos de usuarios.
4. Integración del Intercambio de Archivos
Considera la compatibilidad del sistema con otros software y herramientas que uses, como plataformas de almacenamiento en la nube, herramientas de colaboración y software de gestión de proyectos.
5. Rastreos de Auditoría del Intercambio de Archivos
Busca un sistema que proporcione rastreos de auditoría detallados, incluyendo información sobre quién accedió a los archivos, cuándo y desde dónde.
6. Soporte Técnico del Proveedor de Intercambio de Archivos
Considera el nivel de soporte al cliente y asistencia técnica ofrecido por el proveedor del sistema.
7. Capacidades de Cumplimiento del Intercambio de Archivos
Verifica el cumplimiento con regulaciones de protección de datos como RGPD, HIPAA, FISMA, PCI DSS o CCPA.
Kiteworks Intercambio Seguro de Archivos para Empresas de Servicios Profesionales
En el mundo interconectado de hoy, las empresas generan una gran cantidad de contenido sensible que requiere un intercambio seguro. Las empresas de servicios profesionales, en particular, manejan documentos confidenciales relacionados con planes financieros, informes legales, fusiones y adquisiciones, entre otros. La Red de Contenido Privado de Kiteworks surge como la mejor solución para el intercambio seguro de archivos por varias razones.
Primero, Kiteworks ofrece una manera simple y segura de compartir información privada. Con Kiteworks, los propietarios de archivos pueden decidir con quién compartir archivos y carpetas y designar privilegios de acceso que van desde solo ver hasta descargar, cargar y editar. Esta característica asegura que los documentos sensibles permanezcan confidenciales y solo sean accesibles para el personal autorizado.
Segundo, la colaboración se vuelve más fácil con Kiteworks. La integración perfecta de la plataforma con correo electrónico, móvil, aplicaciones de oficina y empresariales facilita el acceso a archivos y carpetas, aumentando así la productividad. La función de colaboración segura permite a los empleados acceder a un documento desde cualquier repositorio empresarial, desde cualquier dispositivo, desde cualquier lugar. Además, Kiteworks también integra la colaboración por correo electrónico con la colaboración en carpetas compartidas, permitiendo a los empleados trabajar juntos en proyectos con cualquier usuario, en cualquier parte del mundo.
Tercero, Kiteworks ofrece salas de datos virtuales (VDR) para grandes eventos corporativos como fusiones, adquisiciones, ofertas públicas y litigios. Estos eventos requieren total confidencialidad, y las salas de datos virtuales de Kiteworks permiten a los consejos de administración, altos ejecutivos y socios estratégicos colaborar con los más altos niveles de seguridad y cumplimiento. Los secretarios corporativos o asesores generales controlan estrictamente el acceso a la sala de datos mediante la aplicación de la identidad de usuario de terceros, autenticación multifactor y expiración de archivos y carpetas.
Cuarto, las comunicaciones seguras en la sala de juntas en Kiteworks permiten a los directores, oficiales y secretarios corporativos compartir contenido sensible de manera segura, eficiente y en cumplimiento con auditores y reguladores. Todos los correos electrónicos y archivos adjuntos están cifrados, y el acceso a las carpetas está controlado por privilegios de acceso granulares estrictamente aplicados por autenticación multifactor.
Finalmente, la gobernanza del contenido es crucial en el entorno regulatorio actual. Kiteworks proporciona visibilidad en toda la actividad de archivos, permitiendo a las organizaciones detectar actividad sospechosa y tomar medidas sobre anomalías, así como identificar carpetas y archivos obsoletos y no utilizados. La plataforma también ayuda a las empresas a demostrar cumplimiento regulatorio con CMMC, HIPAA, RGPD y muchas otras regulaciones de privacidad de datos.
Las empresas de servicios profesionales requieren soluciones de intercambio seguro de archivos que protejan el contenido confidencial mientras aumentan la productividad. La Red de Contenido Privado de Kiteworks ofrece la solución perfecta con sus características de intercambio seguro, colaboración, salas de datos virtuales, comunicaciones seguras en la sala de juntas, gobernanza del contenido y cumplimiento regulatorio. La manera simple y segura de la plataforma de compartir información privada, junto con su integración perfecta con correo electrónico, móvil, aplicaciones de oficina y empresariales, aumenta la productividad mientras asegura la confidencialidad.
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