Uso Compartido Seguro de Archivos para Agencias Gubernamentales Estatales y Locales
Proteger la información confidencial es una prioridad para las agencias gubernamentales estatales y locales. Con el aumento de las amenazas cibernéticas y la creciente necesidad de colaboración y eficiencia, invertir en soluciones de intercambio seguro de archivos se ha vuelto crucial para estas agencias. El Departamento de Seguridad Nacional de EE. UU. (DHS) estableció el Programa de Subvenciones de Ciberseguridad Estatal y Local (SLCGP) en septiembre de 2022 específicamente para que los gobiernos estatales, locales y territoriales (SLT) de todo el país evalúen y mejoren su postura de ciberseguridad. Es importante que las agencias SLT inviertan parte de estos fondos en intercambio seguro de archivos para proteger las comunicaciones de contenido confidencial dentro de sus sistemas. Este artículo se centra en la importancia de proteger el contenido confidencial para las agencias gubernamentales estatales y locales y explora consideraciones clave para implementar soluciones de intercambio seguro de archivos.
Visión general del Programa de Subvenciones de Ciberseguridad Estatal y Local (SLCGP)
El SLCGP es una iniciativa del Departamento de Seguridad Nacional destinada a mejorar la postura de ciberseguridad de las agencias gubernamentales estatales y locales. Las agencias calificadas reciben financiamiento para mejorar sus capacidades de ciberseguridad, incluyendo la protección de datos confidenciales contra posibles amenazas cibernéticas.
¿Cuánto financiamiento está disponible bajo el SLCGP?
El Congreso asignó $200 millones para el SLCGP en el año fiscal (FY) 2022, que incluye $185 millones para el programa, $6 millones para el Programa de Subvenciones de Ciberseguridad Tribal y $8.5 millones para que el DHS administre la subvención. Para el FY 2023, el Congreso ha asignado $400 millones, y el proceso de aplicación comenzó a finales de la primavera de 2023. La fórmula de asignación en la Ley de Infraestructura Bipartidista incluye un nivel base de financiamiento para cada estado y territorio. Las asignaciones para los estados, el Distrito de Columbia y Puerto Rico incluyen fondos adicionales basados en una combinación de población total y población rural. Las agencias administrativas estatales para los estados y territorios son los únicos solicitantes elegibles. Además, dos o más entidades elegibles pueden solicitar conjuntamente asistencia como un grupo multi-entidad.
¿Qué necesitan incluir las organizaciones en su plan de ciberseguridad para obtener financiamiento del SLCGP?
Para asegurar que el plan de ciberseguridad de una agencia cumpla con los requisitos para el financiamiento del SLCGP, el Departamento de Seguridad Nacional requiere que un plan de ciberseguridad aborde los siguientes principios:
| Autenticación multifactor | Esta capa adicional de protección requiere que los usuarios proporcionen múltiples formas de identificación para acceder a información confidencial almacenada en aplicaciones o sistemas. |
| Registro de auditoría | Mecanismos adecuados de registro y monitoreo rastrean y detectan cualquier actividad sospechosa, ayudando a identificar posibles brechas de seguridad de manera oportuna. |
| Cifrado de datos | La tecnología de cifrado para contenido en reposo y en tránsito debe emplearse para proteger los datos confidenciales de accesos no autorizados o intercepciones. |
| Software y hardware al final de su vida útil | Retirar rápidamente software y hardware no soportados o al final de su vida útil reduce vulnerabilidades. Reemplazar con alternativas actualizadas y seguras para reducir riesgos potenciales. |
| Gestión de contraseñas y credenciales | Prohibir el uso de contraseñas y credenciales conocidas, fijas o predeterminadas ayuda a minimizar el riesgo de acceso no autorizado a sistemas o cuentas. |
| Copias de seguridad del sistema | Un sistema robusto de respaldo y recuperación asegura la capacidad de reconstituir sistemas en caso de un incidente cibernético, minimizando el tiempo de inactividad y permitiendo una rápida recuperación. |
| Migración al dominio .gov | Usar el dominio de internet .gov mejora la seguridad y asegura una adecuada autenticación y monitoreo de los recursos web. |
Estos principios deben adaptarse a las necesidades y requisitos específicos de una organización. Las actualizaciones regulares del plan de ciberseguridad son necesarias para adaptarse a las amenazas y tecnologías en evolución. Una buena solución de intercambio seguro de archivos puede abordar la mayoría de estos principios.
Beneficios de implementar el intercambio seguro de archivos para agencias gubernamentales
Las agencias gubernamentales estatales y locales manejan una gran cantidad de información confidencial, incluyendo información personal identificable e información de salud protegida (PII/PHI), propiedad intelectual, información de justicia penal y más. Proteger esta información es crítico para mantener la privacidad y seguridad de los ciudadanos y empleados gubernamentales, así como la propiedad gubernamental, especialmente la infraestructura crítica. Invertir en soluciones de intercambio seguro de archivos proporciona a las agencias SLT los siguientes beneficios:
El intercambio seguro de archivos asegura que el contenido de correos electrónicos y archivos sea seguro
Las agencias gubernamentales son objetivos atractivos para los ciberdelincuentes debido a la gran cantidad de información confidencial que manejan. La creciente sofisticación de las amenazas cibernéticas, como los ataques de ransomware y las estafas de phishing, representa un riesgo significativo para la confidencialidad e integridad del contenido gubernamental. Las soluciones de intercambio seguro de archivos ayudan a minimizar estos riesgos.
El acceso no autorizado a contenido confidencial puede llevar a brechas de datos, resultando en daños reputacionales, pérdidas financieras y posibles consecuencias legales. Las soluciones de intercambio seguro de archivos proporcionan medidas de seguridad robustas, como cifrado y controles de acceso, para evitar que individuos no autorizados accedan a datos confidenciales.
El intercambio seguro de archivos mejora la colaboración y la eficiencia
La comunicación y colaboración efectivas entre diferentes departamentos y agencias son esenciales para el buen funcionamiento del gobierno estatal y local. Sin embargo, las agencias gubernamentales enfrentan constantemente el desafío de equilibrar la seguridad con la productividad. Las medidas de seguridad estrictas son críticas, pero si son demasiado onerosas, impiden la colaboración y ralentizan los procesos. Las soluciones de intercambio seguro de archivos abordan este desafío ofreciendo una interfaz fácil de usar y características que permiten a las agencias mantener la productividad mientras aseguran la seguridad de los datos.
La mayoría de las soluciones de intercambio seguro de archivos ofrecen características que ayudan a las agencias a cumplir con sus obligaciones legales sin comprometer la productividad. Por ejemplo, las soluciones de intercambio seguro de archivos facilitan la colaboración en tiempo real en documentos, permitiendo a los empleados trabajar juntos de manera eficiente para mejorar la productividad de la agencia. Los usuarios pueden hacer ediciones, dejar comentarios y rastrear cambios. Las soluciones de intercambio seguro de archivos también permiten a los empleados de diferentes departamentos y agencias compartir archivos e información fácilmente. Esto agiliza la comunicación y elimina la necesidad de intercambio manual de documentos, ahorrando tiempo y recursos.
El intercambio seguro de archivos ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo
Las agencias gubernamentales están obligadas a cumplir con las regulaciones de privacidad de datos y del consumidor, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), regulaciones de privacidad de datos a nivel estatal, como la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), y el Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS). El incumplimiento de estas regulaciones puede resultar en severas sanciones. Las soluciones de intercambio seguro de archivos proporcionan las medidas de seguridad necesarias para cumplir con estos requisitos de cumplimiento normativo. Cumplir con estos requisitos es necesario para proteger los datos confidenciales y mantener la confianza pública.
Características clave de las soluciones de intercambio seguro de archivos
Las soluciones de intercambio seguro de archivos ofrecen una gama de características clave. Juntas, ayudan a proteger el contenido confidencial y aseguran la transmisión y almacenamiento seguros de archivos. También deben permitir a las organizaciones y agencias SLT monitorear y rastrear la actividad del usuario para propósitos de seguridad y cumplimiento. Estas características incluyen:
El cifrado de extremo a extremo protege la PII durante todo el recorrido del correo electrónico
El cifrado de extremo a extremo asegura que los datos permanezcan cifrados durante la transmisión y el almacenamiento, haciéndolos ilegibles para individuos no autorizados. El cifrado de extremo a extremo significa que los datos se cifran en el dispositivo del remitente y solo pueden ser descifrados por el destinatario previsto. Los datos permanecen cifrados mientras están en tránsito y en reposo, asegurando que incluso si son interceptados, no puedan ser accedidos o entendidos por individuos no autorizados. Esto proporciona una capa adicional de seguridad y protege el contenido confidencial de posibles ciberataques.
La autenticación de usuarios y los controles de acceso aseguran un acceso limitado al contenido confidencial
Mecanismos fuertes de autenticación de usuarios, como contraseñas, biometría o autenticación multifactor, aseguran que solo individuos autorizados puedan acceder al contenido confidencial. Los controles de acceso granulares, por el contrario, limitan aún más la exposición de datos al permitir que las agencias especifiquen quién puede acceder a archivos o carpetas específicos, generalmente basándose en sus roles o responsabilidades. Los controles de acceso granulares ayudan a limitar la exposición de datos solo a aquellos que lo necesitan, reduciendo el riesgo de acceso no autorizado o fuga accidental de datos. Al proporcionar diferentes niveles de acceso basados en roles o permisos de usuario, las agencias pueden asegurar que el contenido confidencial solo sea accesible para el personal autorizado.
Los protocolos de transferencia segura de archivos cumplen con las regulaciones de privacidad de datos
Existen varios protocolos de transferencia segura de archivos disponibles, como FTP sobre SSL/TLS (FTPS), Protocolo de Transferencia de Archivos SSH (SFTP) y Protocolo de Transferencia de Hipertexto Seguro (HTTPS). Cada protocolo tiene sus propias fortalezas y debilidades, y las agencias deben seleccionar el que mejor se adapte a sus necesidades. Al seleccionar un protocolo de transferencia segura de archivos, las organizaciones deben considerar factores como el nivel de seguridad requerido, la compatibilidad con la infraestructura existente, la facilidad de uso y que cumpla con los requisitos de cumplimiento normativo listados en GDPR, HIPAA, CCPA, entre otros.
El registro de auditoría y el monitoreo de actividad identifican posibles brechas de seguridad
Los registros de auditoría proporcionan un registro de acceso, modificaciones y transferencias de archivos, permitiendo a las agencias rastrear y registrar la actividad legítima de archivos, e investigar cualquier actividad sospechosa o no autorizada de archivos. El monitoreo de la actividad del usuario ayuda a identificar posibles brechas de seguridad y asegura el cumplimiento con las normas de gobernanza y de la industria.
Factores a considerar al implementar una solución de intercambio seguro de archivos
Al seleccionar una solución de intercambio seguro de archivos, las agencias gubernamentales estatales y locales deben considerar varios factores, incluyendo seguridad, usabilidad y rentabilidad. Estos deben ser precedidos por una evaluación de las necesidades de la agencia, sus requisitos específicos de seguridad y cumplimiento, y su infraestructura existente. Algunos de estos factores incluyen:
Evaluar las necesidades de intercambio de archivos de la organización
Antes de implementar una solución de intercambio seguro de archivos, las agencias gubernamentales estatales y locales deben evaluar sus necesidades específicas de negocio, seguridad y cumplimiento. Esto incluye identificar los tipos de contenido confidencial que manejan y con quién se compartirá, entender sus requisitos de almacenamiento y evaluar cualquier limitación de infraestructura existente que pueda impactar el proceso de implementación.
Identificar los tipos de datos confidenciales y sus requisitos de almacenamiento
Las agencias deben identificar los diversos tipos de contenido confidencial que manejan, como PII, PHI, contratos, comunicaciones por correo electrónico, información de justicia penal y más. Cada tipo de contenido puede tener requisitos de almacenamiento específicos, como cifrado o acceso restringido. Entender estos requisitos de almacenamiento es esencial para implementar una solución efectiva de intercambio seguro de archivos.
Evaluar las limitaciones de la infraestructura existente
Las agencias gubernamentales estatales y locales deben evaluar su infraestructura de TI existente y determinar si existen limitaciones que puedan impactar la implementación de una solución de intercambio seguro de archivos. Esta evaluación incluye considerar factores como la capacidad de la red, las capacidades de almacenamiento y la compatibilidad con aplicaciones o sistemas de software existentes. Al identificar cualquier limitación, las agencias pueden planificar las actualizaciones o ajustes necesarios para asegurar un proceso de implementación sin problemas.
Equilibrar seguridad, usabilidad y rentabilidad
Si bien la seguridad es primordial, las agencias también deben considerar la usabilidad y la rentabilidad de la solución. La solución debe ser fácil de usar e intuitiva, asegurando que los empleados puedan adoptar y navegar fácilmente por la plataforma. También debe ser rentable, proporcionando valor para la inversión de la agencia y alineándose con las consideraciones presupuestarias.
Capacitar a los empleados en las mejores prácticas de intercambio seguro de archivos
Implementar una solución de intercambio seguro de archivos requiere la participación y cooperación de los empleados de la agencia. Para asegurar una adopción exitosa (amplia), las agencias deben capacitar a sus empleados en las mejores prácticas de intercambio seguro de archivos y la importancia de la seguridad de los datos. Esto se puede lograr a través de programas de capacitación, talleres y materiales informativos. Los programas de capacitación deben cubrir temas como la gestión de contraseñas, el reconocimiento de intentos de phishing y la comprensión de la importancia de una autenticación fuerte.
Fomentar la adopción a través de interfaces fáciles de usar
Para fomentar la adopción, las agencias deben proporcionar interfaces fáciles de usar que hagan que la solución de intercambio seguro de archivos sea fácil de navegar. Cualquier cosa menos alentará a los empleados a usar soluciones de “TI en la sombra” no autorizadas y enfocadas en el consumidor. Los empleados deben poder cargar, descargar y compartir archivos fácilmente sin encontrar complicaciones. Los programas de capacitación para usuarios deben familiarizar a los empleados con las características de la solución y proporcionar soporte continuo para abordar cualquier pregunta o inquietud.
Kiteworks Secure File Sharing protege el contenido de las agencias gubernamentales estatales y locales
La Red de Contenido Privado de Kiteworks proporciona a las agencias gubernamentales estatales y locales una solución de intercambio seguro de archivos que permite el intercambio seguro de contenido y archivos confidenciales entre usuarios y constituyentes, agencias y organizaciones asociadas, y sistemas, asegurando el cumplimiento normativo, la gobernanza de datos y la seguridad de la información. Con Kiteworks, las agencias gubernamentales estatales y locales utilizan un dispositivo virtual reforzado para acceder, enviar y recibir contenido confidencial de manera segura tanto interna como externamente. Kiteworks ofrece una variedad de opciones de implementación segura para elegir, incluyendo en las instalaciones, nube privada, nube híbrida, alojada y nube privada virtual FedRAMP.
La plataforma Kiteworks también proporciona registros de auditoría completos para toda la actividad de archivos, de modo que los administradores pueden rastrear quién envía qué archivo a quién, cuándo y cómo. Kiteworks también permite permisos de acceso granulares al contenido confidencial, asegurando que solo los usuarios autorizados tengan acceso a la información confidencial. Esto ayuda a prevenir el acceso no autorizado y asegura la gobernanza de datos, así como el cumplimiento con las políticas de gobernanza de datos y regulaciones de la industria.
Para obtener más información sobre Kiteworks y cómo la Red de Contenido Privado ayuda a las agencias gubernamentales estatales y locales a proteger el contenido confidencial siempre que se comparta, programa una demostración personalizada hoy.