Uso Compartido Seguro de Archivos para Agencias Gubernamentales: Asegurando la Confidencialidad de Información Sensible
Las agencias gubernamentales manejan una amplia gama de datos sensibles y confidenciales, desde información de seguridad nacional y detalles de infraestructura crítica hasta registros de salud y números de Seguridad Social. Para garantizar que esta información permanezca segura y protegida, es esencial que las agencias gubernamentales tengan protocolos sólidos para el uso compartido seguro de archivos. Con las numerosas amenazas cibernéticas planteadas por actores maliciosos, hackers, empleados descuidados y otros riesgos, es imperativo que las agencias gubernamentales se aseguren de que sus protocolos de intercambio de archivos estén a la altura de la tarea de proteger sus datos.
Este artículo del blog discute la importancia del uso compartido seguro de archivos para las agencias gubernamentales, los riesgos asociados con el intercambio de archivos no seguro y cómo minimizar esos riesgos.
¿Qué es el Uso Compartido Seguro de Archivos?
El uso compartido seguro de archivos es una forma de intercambio de contenido que ofrece una protección mejorada para los correos electrónicos y archivos confidenciales que se comparten, ya sea entre empleados o entre empleados y colegas externos de terceros. Al implementar cifrado, autenticación multifactor, prevención de pérdida de datos y otras características de seguridad, el uso compartido seguro de archivos asegura que el contenido esté adecuadamente protegido contra el acceso no autorizado. El uso compartido seguro de archivos es esencial para garantizar que la información gubernamental, como la información no clasificada controlada (CUI) y la información sobre contratos federales (FCI), permanezca confidencial, especialmente cuando se intercambia entre agencias gubernamentales o entre agencias gubernamentales y empresas privadas como contratistas y subcontratistas.
El uso compartido seguro de archivos funciona protegiendo el contenido que se comparte y transmite a través de una red de comunicaciones. Esto se realiza mediante un proceso de cifrado, que codifica el archivo utilizando una clave criptográfica segura. Esta clave se utiliza luego para decodificar el archivo cuando llega a su destinatario previsto. Otra parte importante del uso compartido seguro de archivos es la capacidad de controlar quién puede acceder a un archivo cuando está almacenado en un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) como Box, Dropbox, Microsoft OneDrive y SharePoint. Los controles de acceso funcionan permitiendo solo a ciertos usuarios (por ejemplo, empleados del departamento de finanzas para contenido de impuestos y nómina) con los permisos adecuados (por ejemplo, cargar, descargar, editar, solo ver, etc.) acceder a archivos o carpetas, o utilizando métodos de autenticación para asegurar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a contenido sensible.
Beneficios del Uso Compartido Seguro de Archivos
El uso compartido seguro de archivos ofrece una variedad de características y beneficios que permiten una transferencia de datos segura y confiable entre agencias gubernamentales y sus socios de confianza. Por ejemplo, el uso compartido seguro de archivos ofrece medidas de seguridad y privacidad mejoradas que protegen los datos del acceso no autorizado. Además, el uso compartido seguro de archivos proporciona características adicionales como la integridad de los datos, que asegura que los datos no se modifiquen durante el tránsito, y el cifrado de datos, que asegura que los datos se mantengan confidenciales. Finalmente, el uso compartido seguro de archivos mejora la velocidad y eficiencia de la transferencia de datos, así como proporciona una capa adicional de control para el intercambio de datos.
Uso Compartido Seguro de Archivos para Agencias Gubernamentales
El uso compartido seguro de archivos es crítico para las agencias gubernamentales, ya que muchas de ellas procesan, manejan, envían y reciben información sensible. Esta información a menudo pertenece ya sea al propio gobierno o a ciudadanos, empresas u otras organizaciones que colaboran con el gobierno. Para proteger esta información, las agencias deben utilizar soluciones de uso compartido seguro de archivos para ayudar a prevenir el acceso no autorizado a información confidencial. El uso compartido seguro de archivos también es crítico para el cumplimiento normativo, es decir, proteger la identidad y la privacidad de los datos de los ciudadanos privados.
Las soluciones de uso compartido seguro de archivos pueden involucrar una variedad de capacidades y características como cifrado, procedimientos de autenticación, control de acceso y auditoría. Un cifrado fuerte puede ayudar a proteger la información sensible de la interceptación, mientras que los procedimientos de autenticación pueden ayudar a controlar quién tiene acceso al archivo y las pistas de auditoría pueden registrar la actividad del archivo. Todas estas características proporcionan más seguridad, gobernanza y cumplimiento que los métodos tradicionales de intercambio de archivos, haciendo del uso compartido seguro de archivos una necesidad para las agencias gubernamentales.
Riesgos de Seguridad Asociados con el Uso Compartido de Archivos
Dada la creciente necesidad de que las agencias gubernamentales compartan información de manera más segura, el uso compartido de archivos se ha convertido en una forma más popular de compartir archivos. Sin embargo, hay una serie de riesgos de seguridad asociados con el uso compartido de archivos que deben abordarse para garantizar la confidencialidad e integridad de la información sensible.
1. Acceso No Autorizado al Uso Compartido de Archivos
El principal riesgo de seguridad asociado con el uso compartido de archivos es que un usuario no autorizado obtenga acceso a información sensible. Esto es especialmente cierto en casos donde un archivo se comparte con un gran número de personas que pueden no tener permiso para ver el archivo. Para minimizar este riesgo, es importante utilizar métodos seguros de intercambio, como cifrar el archivo, establecer contraseñas fuertes y limitar el acceso al archivo solo a aquellos que están específicamente autorizados para verlo.
2. Filtración de Datos Resultante del Uso Compartido de Archivos
Otro riesgo de seguridad asociado con el uso compartido de archivos es la posibilidad de filtración de datos, que ocurre cuando un usuario descarga un archivo y luego lo comparte con otros usuarios no autorizados. Para ayudar a prevenir esto, es importante utilizar controles de acceso adecuados para restringir quién puede ver y descargar un archivo. Además, los archivos confidenciales deben cifrarse para evitar el acceso no autorizado.
3. Infección de Malware en el Uso Compartido de Archivos
Al descargar un archivo de una fuente no confiable, los usuarios podrían estar expuestos a malware, que podría dañar potencialmente el archivo y cualquier sistema en el que esté almacenado. Para minimizar este riesgo de seguridad, es importante escanear todos los archivos antes de descargarlos para asegurarse de que sean seguros.
4. Modificación No Autorizada de un Archivo con el Uso Compartido de Archivos
Cuando los archivos se comparten entre múltiples usuarios, aumenta el riesgo de que un usuario no autorizado pueda modificar el contenido del archivo. Para minimizar este riesgo, es importante utilizar firmas digitales y cifrado para asegurar que no se puedan realizar modificaciones no autorizadas.
5. Error Humano en el Uso Compartido de Archivos
El error humano es otro riesgo de seguridad asociado con el uso compartido de archivos. Esto podría incluir que un usuario proporcione inadvertidamente información incorrecta o no siga el protocolo al compartir un archivo. Para minimizar este riesgo, es importante proporcionar a los usuarios la capacitación adecuada y tener procedimientos estrictos para cómo se comparten los archivos.
Cómo el Uso Compartido de Archivos No Seguro Puede Comprometer la Seguridad Nacional
Siempre que se comparte información confidencial, los riesgos de acceso no autorizado y divulgación accidental se vuelven muy reales. Por ejemplo, si un empleado del gobierno comparte información sensible con alguien fuera de la agencia y el archivo no está cifrado, un destinatario no intencionado, tal vez un hacker o el “John Smith” equivocado, podría acceder a la información confidencial. Dependiendo de la sensibilidad de la información, una filtración de datos o una violación de datos podría tener consecuencias graves para la seguridad nacional o la seguridad pública.
En 2020, cientos de miles de archivos de docenas de agencias de aplicación de la ley en todo Estados Unidos fueron publicados en línea, totalizando una colección de casi 270 gigabytes. Los datos filtrados provinieron de más de 200 departamentos de policía, centros de fusión y otros recursos de capacitación y apoyo de aplicación de la ley. Se cree que esta filtración de datos es la más grande jamás registrada de agencias de aplicación de la ley. La información en la filtración incluye correos electrónicos, archivos de audio, documentos de texto y documentos sensibles de aplicación de la ley como informes de arresto y boletines de inteligencia. Esta violación de datos planteó muchas preguntas sobre la seguridad de las bases de datos gubernamentales y el manejo de información sensible.
Cualquier información clasificada por debajo de “confidencial” aún podría ser perjudicial, incluyendo la exposición de la información personal identificable de los ciudadanos o la información de salud protegida PII/PHI.
¿Cuáles son las Implicaciones Legales y Éticas del Uso Compartido de Archivos No Seguro?
El uso compartido de archivos no seguro puede tener múltiples implicaciones legales y éticas. En el caso de las agencias gubernamentales, la falta de protocolos seguros puede resultar en la violación de la legislación de privacidad y la divulgación de información confidencial. Esto podría llevar a costosos litigios y otras repercusiones legales. En el frente ético, el uso compartido de archivos no seguro también podría llevar a un posible daño reputacional, ya que podría percibirse como una falta de confianza y respeto por la información confidencial en posesión de la agencia.
La violación de datos de 2015 mantenida por la Oficina de Gestión de Personal (OPM) fue uno de los ciberataques más grandes y dañinos jamás registrados en la historia de EE. UU. Se cree que los hackers obtuvieron acceso a las redes de la OPM desde 2014, y el ataque solo se descubrió en 2015. Se estima que los hackers pudieron acceder a la información personal de más de 22 millones de empleados federales actuales, anteriores y potenciales, incluyendo datos sensibles como números de Seguridad Social, formularios de autorización de seguridad y otros registros personales. La OPM fue fuertemente criticada por su falta de medidas de seguridad adecuadas y su incapacidad para detectar el ataque antes. El evento destacó la necesidad de medidas de seguridad mejoradas en las instituciones gubernamentales.
El uso compartido seguro de archivos es esencial para las agencias gubernamentales que manejan información sensible. Sin soluciones o procedimientos de uso compartido seguro de archivos en su lugar, la confidencialidad y seguridad de la información pueden verse comprometidas, resultando en repercusiones legales y éticas. Por lo tanto, la importancia del uso compartido seguro de archivos no puede ser subestimada, ya que es la única manera de asegurar la protección de la información sensible.
Protocolos de Uso Compartido Seguro de Archivos
Hay una variedad de tecnologías o características de uso compartido seguro de archivos que se pueden utilizar para asegurar la confidencialidad del contenido sensible. Por ejemplo, el Estándar de Cifrado Avanzado (AES-256) es un protocolo de cifrado ampliamente utilizado que se puede usar para transmitir datos de manera segura. Otros protocolos populares incluyen Seguridad de la Capa de Transporte TLS, Secure Shell (SSH) y Protocolo de Transferencia de Archivos Seguro SFTP. Cada uno de estos protocolos tiene características y beneficios de seguridad únicos que se pueden utilizar para asegurar que los datos estén adecuadamente protegidos.
Mejores Prácticas para el Uso Compartido Seguro de Archivos
El uso compartido seguro de archivos ayuda a mantener protegida la información sensible, mientras permite que la información fluya libre y eficientemente entre agencias, departamentos y personal. Seguir estas mejores prácticas puede ayudar a asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información gubernamental sensible:
1. Cifrado de Datos en el Uso Compartido Seguro de Archivos
El cifrado es esencial para asegurar la confidencialidad de la información sensible. Se debe utilizar cifrado para enviar y recibir correos electrónicos y archivos, ya que protege los datos de la interceptación o el acceso no autorizado. De hecho, los archivos deben cifrarse en tránsito y en reposo, con estándares de cifrado como TLS 1.2 y AES-256, respectivamente. Para los archivos en tránsito, el cifrado de extremo a extremo asegura que los correos electrónicos y archivos permanezcan protegidos durante todo el trayecto entre el remitente y el destinatario.
2. Protocolos de Transferencia de Archivos Seguros
Se deben utilizar protocolos de transferencia de archivos seguros, como SFTP, para proteger las transferencias de datos. SFTP cifra los datos en tránsito y verifica la identidad del remitente y el destinatario al transferir archivos.
3. Acceso de Usuario Restringido en el Uso Compartido Seguro de Archivos
El acceso a archivos y datos debe restringirse solo al personal autorizado. Los niveles de acceso deben asignarse de acuerdo con el rol del usuario y el acceso debe revisarse y actualizarse regularmente. Se deben implementar controles de acceso para asegurar que solo los usuarios autorizados puedan acceder y ver archivos. Esto puede incluir autenticación multifactor y acceso protegido por contraseña.
4. Registros de Auditoría en el Uso Compartido Seguro de Archivos
Todas las actividades y el acceso a los archivos deben ser monitoreados y registrados, para que las posibles violaciones de seguridad puedan detectarse rápidamente.
5. Implementar un Plan de Gestión de Riesgos Usando el Uso Compartido Seguro de Archivos
Las organizaciones deben desarrollar un plan integral de gestión de riesgos para asegurar que los riesgos de seguridad asociados con el uso compartido de archivos se aborden adecuadamente. Este plan debe incluir una evaluación de riesgos para identificar los riesgos potenciales, una política de seguridad que describa los procedimientos que deben seguirse al compartir archivos, y medidas de seguridad, como cifrado y controles de acceso, que deben implementarse para asegurar la seguridad de la información que se comparte.
Además, todos los usuarios deben recibir capacitación en seguridad para asegurar que comprendan los riesgos de seguridad asociados con el uso compartido de archivos y cómo minimizarlos. Finalmente, las organizaciones deben monitorear sus sistemas regularmente para detectar cualquier acceso no autorizado o modificaciones a los archivos que se comparten.
Cómo Minimizar Estos Riesgos
La mejor manera de minimizar los riesgos de seguridad asociados con el uso compartido de archivos es utilizar las últimas tecnologías de seguridad disponibles. Esto incluye usar métodos de autenticación fuertes, como la autenticación de dos factores, cifrar archivos antes de compartirlos, establecer controles de acceso para limitar quién puede acceder al archivo y escanear todos los archivos en busca de malware antes de descargarlos. Además, las organizaciones deben tener procedimientos estrictos para cómo se comparten los archivos, y todos los usuarios deben recibir la capacitación adecuada en seguridad para ayudar a reducir el riesgo de error humano.
Uso Compartido Seguro de Archivos de Kiteworks para Agencias Gubernamentales
La capacidad de uso compartido seguro de archivos de Kiteworks, que está integrada dentro de la Red de Contenido Privado de Kiteworks, es una solución confiable y de confianza para las agencias gubernamentales que necesitan compartir datos sensibles de manera segura dentro y fuera de su organización. Con Kiteworks, las autoridades gubernamentales tienen un centro centralizado donde pueden gestionar fácilmente sus archivos mientras aseguran que los datos permanezcan protegidos en todo momento. La plataforma proporciona cifrado de extremo a extremo, que es crítico para las agencias gubernamentales que necesitan proteger sus datos del acceso no autorizado. Con controles de acceso granulares, las agencias gubernamentales pueden asegurar que solo las personas autorizadas tengan acceso a archivos sensibles, y pistas de auditoría detalladas para rastrear quién accedió a qué archivos y cuándo.
Uno de los beneficios más significativos de la plataforma Kiteworks para las agencias gubernamentales son sus características de cumplimiento y gobernanza. La plataforma proporciona visibilidad completa de todos los datos, asegurando que las agencias gubernamentales permanezcan en cumplimiento con las regulaciones de la industria. Además, Kiteworks permite a las agencias gubernamentales establecer características avanzadas de control de contenido, asegurando que los datos sensibles estén protegidos en todo momento. Con la capacidad de establecer permisos para restringir el acceso a archivos específicos y establecer fechas de expiración, todas las agencias gubernamentales pueden asegurar que sus datos solo sean accesibles por personal autorizado.
El uso compartido seguro de archivos de Kiteworks ofrece una solución segura para las agencias gubernamentales que buscan compartir datos a través de múltiples plataformas. Con características avanzadas de cumplimiento y gobernanza, así como capacidades de protección de contenido, las autoridades gubernamentales pueden estar seguras de que sus datos están seguros en un entorno empresarial de ritmo rápido.
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