Uso Compartido de Archivos Simple para Seguros: Mejorando la Productividad de los Empleados
El intercambio simple de archivos para profesionales de seguros es tanto una necesidad como un desafío. Las compañías de seguros deben poner formularios, datos de clientes, investigaciones propietarias y otra información confidencial a disposición de una fuerza laboral cada vez más móvil. Hacer que la información de seguros esté fácilmente disponible se complica por el hecho de que está almacenada en múltiples silos de contenido, lo que hace que encontrarla, usarla y compartirla sea lento y engorroso.
La integración de contenido empresarial, es decir, cómo las organizaciones conectan a los usuarios finales que consumen datos con los repositorios de datos seguros que almacenan y gestionan esos datos, hace posible el intercambio simple de archivos para seguros.
Desafío de Intercambio Simple de Archivos para Seguros #1: La Búsqueda Elusiva de Contenido
La accesibilidad al contenido ha impedido el intercambio simple de archivos para profesionales de seguros durante bastante tiempo. Un ejemplo: las compañías de seguros a menudo crecen a través de fusiones y adquisiciones. La combinación de empresas a menudo produce sistemas de TI dispares, que pueden ser difíciles y costosos de integrar. Con demasiada frecuencia, los empleados de las compañías de seguros y los contratistas independientes tienen que arreglárselas accediendo a la información en “chimeneas”, sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) no integrados, como Windows File Shares, Microsoft SharePoint, Open Text, etc., gestionados con sus propios controles de acceso y políticas de uso. La llegada de la computación en la nube y los sistemas de almacenamiento en la nube como Google Drive, SharePoint Online, Dropbox, OneDrive y otros solo complica aún más el acceso a los archivos.
El enfoque de “chimenea” para la gestión de contenido hace que el acceso, la gestión, el intercambio y el análisis sean más complejos. El consultor y autor Joe McKendrick describió el problema de esta manera en una columna para Insurance Networking:
El problema puede ser demasiadas chimeneas en toda la industria. He hablado con muchos CIO de seguros… que tenían cinco o más sistemas de administración de pólizas bajo su dominio, resultado de adquisiciones y lanzamientos de nuevas líneas de productos. Estos sistemas separados continúan funcionando para sus líneas de productos específicas. Esto también refleja los desafíos para lograr una vista única de la empresa de estas aplicaciones y conjuntos de datos, para facilitar el análisis.
El trabajador del conocimiento típico pasa 1.8 horas al día buscando información. En la industria de seguros, este número puede ser aún mayor debido al volumen inusualmente alto de contenido (por ejemplo, formularios y reclamaciones) en una organización típica de seguros.
Migrar contenido a un solo sistema para que los profesionales de seguros tengan acceso unificado a toda la información parece poco probable. Un proyecto así costaría millones de dólares y llevaría años completarse, interrumpiendo los flujos de trabajo existentes en el proceso. También sería extremadamente arriesgado dado lo integrados que están estos sistemas con otros sistemas de TI.
Desafío de Intercambio Simple de Archivos para Seguros #2: Malabarismo con Dispositivos
La información que los profesionales de seguros necesitan y utilizan no es el único activo distribuido a lo largo de un vasto ecosistema. Los propios profesionales de seguros están dispersos por todo el país y, en empresas más grandes, por todo el mundo. Para algunos empleados, el trabajo se realiza en una oficina. Para otros empleados, el trabajo se realiza en la carretera o en el campo. La variedad de lugares donde se necesita trabajar requiere una variedad de dispositivos.
El trabajador móvil típico ahora lleva tres dispositivos móviles: un smartphone, una tablet y una laptop. Para ser útiles, todos estos dispositivos, incluso los que son propiedad personal de los empleados, deben tener acceso a los datos que los empleados crean, revisan y gestionan cada día. Sincronizar datos entre dispositivos puede ser complejo, sin embargo, si esos datos están bloqueados en diferentes sistemas de contenido en las instalaciones y basados en la nube con diferentes contraseñas y permisos. Acceder a estos sistemas de forma remota a través de VPN solo complica la complejidad, especialmente en dispositivos móviles donde el acceso VPN es notoriamente engorroso y lento.
Naturalmente, cuanto mayor sea el número de dispositivos que contienen información personal identificable (PII) de los clientes, mayor será el riesgo de que uno de esos dispositivos se pierda o sea robado, exponiendo información confidencial a usuarios no autorizados.
La Solución
La plataforma de intercambio seguro de archivos y gobernanza de Kiteworks permite el intercambio simple de archivos para profesionales de seguros al integrarse con sistemas de contenido heredados y hacer que todo el contenido esté disponible para usuarios autorizados, sin importar dónde accedan a él o en qué dispositivo.
Las características clave que permiten el intercambio simple de archivos para profesionales de seguros incluyen:
- plugin seguro para Microsoft Outlook
- carpetas web seguras con la misma facilidad de uso que se encuentra en aplicaciones de intercambio de archivos para consumidores
- aplicaciones móviles dedicadas para iOS y Android
- plugins seguros para Microsoft Office y Office 365 para Word, Excel y PowerPoint
- plugins empresariales para Salesforce, iManage y Microsoft SharePoint
- Tamaños de archivo ilimitados
Más de 15 millones de usuarios empresariales y 2,500 de las principales empresas del mundo, incluidas OneAmerica, AAA, Kaiser Permanente, Tower Group, Chubb y otras compañías de seguros, confían en Kiteworks para conectar simplemente a las personas con la información empresarial desde cualquier dispositivo.
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