5 Mejores Soluciones de Uso Compartido Seguro de Archivos para Empresas

Soluciones de uso compartido seguro de archivos son importantes para que las empresas intercambien contenido sensible de manera segura entre empleados, clientes y socios. Es fundamental para las empresas asegurar que el contenido sea seguro y accesible cuando se necesite, así como almacenado de manera segura para garantizar el cumplimiento con los estándares regulatorios. En este artículo, exploraremos las mejores soluciones de uso compartido seguro de archivos para empresas, examinaremos sus ventajas y desafíos, y discutiremos su importancia para la empresa. 

¿Qué es el Uso Compartido Seguro de Archivos?

El uso compartido seguro de archivos se refiere al proceso de compartir archivos o documentos en línea de manera segura. Implica el uso de cifrado y otras medidas de seguridad para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad del contenido que se comparte. Las herramientas, soluciones y plataformas de uso compartido seguro de archivos a menudo tienen características como controles de acceso, autenticación y registros de auditoría para asegurar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los archivos, y sus acciones puedan ser rastreadas en caso de cualquier actividad no autorizada. Esto permite a las organizaciones compartir información sensible con empleados, socios y clientes sin comprometer la seguridad.

¿Qué son las Soluciones de Uso Compartido Seguro de Archivos?

Las soluciones de uso compartido seguro de archivos son soluciones de software basadas en la nube que permiten a los usuarios compartir y colaborar en documentos, archivos y otros datos de manera segura. Estas soluciones facilitan a los usuarios el acceso y el intercambio seguro de datos entre diferentes dispositivos, ubicaciones y usuarios, y protegen los datos del acceso no autorizado. También proporcionan medidas de seguridad mejoradas, como cifrado, autenticación de usuarios, control de acceso y capacidades avanzadas de auditoría. 

¿Por qué son Importantes las Soluciones de Uso Compartido Seguro de Archivos para las Empresas?

Las soluciones de uso compartido seguro de archivos son esenciales para la colaboración segura, la protección de datos y el cumplimiento de las regulaciones de privacidad de datos. A medida que las cadenas de suministro digitales se expanden y las empresas dependen más de los socios, las soluciones de uso compartido seguro de archivos se vuelven aún más esenciales para proteger el contenido sensible de ser comprometido. Las soluciones de uso compartido seguro de archivos también proporcionan una plataforma para compartir datos y documentos entre usuarios internos y externos de manera eficiente, permitiendo el acceso remoto y la colaboración. 

Desafíos que Enfrentan las Empresas en el Uso Compartido de Archivos

Debido a la naturaleza altamente sensible del contenido, que incluye datos de clientes, información financiera, propiedad intelectual e información personal identificable e información de salud protegida (PII/PHI), las empresas recurren cada vez más a soluciones de uso compartido seguro de archivos para prevenir el acceso o divulgación no autorizados. El desafío para muchas empresas radica en encontrar una solución que cumpla con sus requisitos de seguridad específicos, no interrumpa la productividad de los empleados y, finalmente, cumpla con las regulaciones de privacidad de datos relevantes, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea o la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA). Además, los equipos de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC) deben considerar las diversas características y capacidades de cómo una solución de uso compartido seguro de archivos protegerá el contenido internamente, incluyendo limitar el acceso al contenido sensible y monitorear, rastrear e informar quién accede y comparte contenido sensible. Por último, el costo de la solución debe ser considerado, ya que debe proporcionar valor para la organización. 

Factores a Considerar al Elegir una Solución de Uso Compartido Seguro de Archivos para Empresas

Elegir la solución de uso compartido de archivos adecuada requiere una evaluación exhaustiva de las capacidades y características de seguridad de la solución, cómo se alinean con las necesidades del negocio, si la solución cumple con las regulaciones y estándares de cumplimiento relevantes, facilidad de uso y precio. Veamos más de cerca estos y otros requisitos que las organizaciones deben considerar al elegir una solución de uso compartido seguro de archivos para empresas: 

Capacidades de Seguridad

El factor principal a considerar al elegir una solución de uso compartido seguro de archivos para empresas son las capacidades de seguridad del sistema. Las empresas deben asegurarse de que la solución de uso compartido de archivos proteja el contenido de usuarios internos y externos no autorizados, prevenga filtraciones de datos y minimice el riesgo de malware, phishing y otros ciberataques. Las siguientes características de seguridad deben estar en la lista corta de una empresa para una solución de uso compartido seguro de archivos: 

Cifrado

Cifrar el contenido de los archivos en tránsito y en reposo es esencial para las empresas. El cifrado asegura que los archivos estén digitalmente codificados para que los hackers e intrusos no puedan acceder al contenido. El contenido permanece seguro incluso si es interceptado o robado. Las empresas deben buscar soluciones de uso compartido de archivos que ofrezcan cifrado de extremo a extremo, lo que significa que los archivos están cifrados desde el dispositivo del remitente hasta el dispositivo del destinatario sin interrupción.  

Protección con Contraseña

La protección con contraseña es otro elemento crucial de las soluciones de uso compartido seguro de archivos. Se deben requerir contraseñas tanto para el acceso al sistema como para el acceso a los archivos. Los controles de contraseña también deben admitir autenticación multifactor y requerir contraseñas fuertes que sigan las pautas y mejores prácticas de la industria, como requerir números, letras, mayúsculas y símbolos. 

Control de Acceso

El control de acceso es uno de los componentes clave de la seguridad del uso compartido de archivos. Las empresas deben buscar una solución de uso compartido de archivos que permita configuraciones de control de acceso, incluyendo establecer permisos para archivos y carpetas, y fechas de expiración para cuando los archivos y carpetas ya no deben ser accesibles. Esto asegura que solo las personas adecuadas tengan acceso al contenido adecuado en el momento adecuado. Los controles de acceso también deben incluir la asignación de ciertos privilegios a ciertos usuarios. Por ejemplo, un propietario de carpeta puede tener capacidades de carga, descarga e invitación, a diferencia de un contratista externo que solo puede requerir capacidades de solo visualización o descarga. 

Prevención de Pérdida de Datos

La prevención de pérdida de datos (DLP) también es un factor importante a considerar al elegir una solución de uso compartido seguro de archivos, ya sea que la solución ofrezca la característica directamente o se integre con soluciones DLP de primera clase. DLP permite a las empresas controlar qué contenido puede compartirse externamente, así como alertar a los administradores sobre cualquier riesgo potencial de pérdida de datos.  

Registros de Auditoría

Los registros de auditoría son críticos para el seguimiento y monitoreo de las actividades de uso compartido de archivos, es decir, quién comparte qué archivo con quién y cuándo. Los registros de auditoría registran todas las actividades de uso compartido de archivos, permitiendo a las empresas demostrar cumplimiento regulatorio, responder a retenciones legales e identificar cualquier comportamiento riesgoso o patrones de actividad maliciosa, especialmente en el caso de un incidente de ciberseguridad. 

Cumplimiento Normativo

Las empresas también deben considerar las capacidades de cumplimiento de una solución de uso compartido de archivos para empresas. Dependiendo del negocio y su industria, ciertas leyes y regulaciones pueden ser aplicables. Los estándares de seguridad de datos, como los estándares 27000 de la Organización Internacional de Normalización (ISO), la Certificación del Modelo de Madurez de Ciberseguridad (CMMC), el Marco de Ciberseguridad del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST CSF) y otros estándares, también deben ser considerados ya que demuestran a los clientes que una empresa ha puesto un énfasis en la privacidad y protección de datos. 

RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una regulación en la ley de la UE que regula el procesamiento de datos personales. Todas las soluciones de uso compartido de archivos deben cumplir con los requisitos del RGPD para proteger los datos personales de los clientes que son ciudadanos o residentes de la UE.  

PCI DSS

El Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS) es un conjunto de estándares de seguridad que deben cumplirse para procesar, almacenar y transmitir información de tarjetas de crédito. Las empresas como los negocios de comercio electrónico deben asegurarse de que la solución de uso compartido de archivos cumpla con los requisitos del PCI DSS.  

HIPAA

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) es una ley de EE. UU. que establece estándares para la seguridad y privacidad de la información de salud protegida (PHI), como formularios de pacientes, historiales de medicamentos, información de seguros de salud, notas de médicos y radiografías. Las empresas en la industria de la salud, tanto los proveedores de atención médica como las organizaciones que apoyan a los proveedores de atención médica, deben demostrar cumplimiento con la HIPAA.  

Experiencia del Usuario

Además de lo anterior, las empresas deben considerar la experiencia del usuario de una solución de uso compartido seguro de archivos. La solución debe ser fácil de usar e integrarse sin problemas con los sistemas existentes. Una solución de uso compartido seguro de archivos para empresas debe proporcionar acceso móvil para que los usuarios puedan acceder, enviar y recibir contenido sensible de forma remota. 

Facilidad de Uso

La solución de uso compartido de archivos debe ser fácil de usar, con una interfaz de usuario simple e intuitiva. Esto asegura que los usuarios, incluso los no técnicos, puedan acceder y cargar archivos rápida y fácilmente.  

Integración con Sistemas Existentes

La solución de uso compartido de archivos debe integrarse con los sistemas empresariales existentes que procesan o contienen contenido sensible, como aplicaciones de gestión de relaciones con clientes (CRM), planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión de contenido empresarial (ECM). Al integrarse con estos y otros sistemas existentes, los usuarios pueden acceder rápidamente y de manera eficiente al contenido de múltiples fuentes y el contenido puede sincronizarse rápida y eficientemente.  

Acceso Móvil

Con un aumento en los sistemas de contenido basados en la nube y empleados trabajando de forma remota, la capacidad de acceder y compartir contenido desde cualquier dispositivo o ubicación se está volviendo cada vez más importante. Para asegurar que los usuarios tengan acceso a archivos “en cualquier momento, en cualquier lugar”, una solución de uso compartido de archivos para empresas debe proporcionar una experiencia móvil que refleje una experiencia de escritorio en las instalaciones sin sacrificar la seguridad, el cumplimiento o la facilidad de uso. Y si un dispositivo móvil se pierde o es robado, la empresa debe poder borrar remotamente el dispositivo, eliminando todo el contenido sensible almacenado. 

Principales Soluciones de Uso Compartido Seguro de Archivos para Empresas

Las empresas tienen la obligación de mantener sus datos y sistemas seguros, pero con la creciente necesidad de colaboración entre empleados y terceros de confianza, así como un aumento en los ciberataques, las soluciones de uso compartido de archivos para empresas pueden convertirse en un vector de ataque popular. Para asegurar el intercambio seguro de archivos, las organizaciones deben considerar cuidadosamente su inversión en una solución de uso compartido seguro de archivos. Algunas de las principales soluciones de uso compartido seguro de archivos en el mercado hoy en día (sin ningún orden en particular) incluyen:

1. Dropbox Business

Dropbox Business ofrece autenticación de dos factores, registro avanzado de auditoría, permisos granulares y una serie de otras características de seguridad. Los archivos se almacenan de manera segura en la nube, permitiendo el acceso desde cualquier lugar, en cualquier momento. Los equipos pueden compartir fácilmente archivos con usuarios internos y externos mientras mantienen la seguridad y el control. La plataforma es intuitiva y fácil de configurar, lo que la hace ideal para empresas de todos los tamaños. También es altamente segura, con autenticación de dos factores y cifrado en reposo.  

2. Google Drive Enterprise

Google Drive Enterprise es otra solución de uso compartido de archivos basada en la nube desarrollada específicamente para satisfacer las necesidades de las empresas. Esta plataforma también ofrece autenticación de dos factores, registro avanzado de auditoría, permisos granulares, borrado remoto de dispositivos y una serie de otras características. También viene con Google Suite, que incluye almacenamiento, procesamiento de textos, hojas de cálculo y software de presentación. 

3. Microsoft OneDrive for Business

Microsoft OneDrive for Business es una plataforma de almacenamiento y uso compartido de archivos segura desarrollada específicamente para empresas. Está integrada con Office 365, lo que permite a los usuarios acceder y compartir archivos desde cualquier dispositivo. También ofrece una gama de características de seguridad como autenticación de dos factores, registros avanzados de auditoría, permisos granulares, borrado remoto de dispositivos y más. 

4. Citrix ShareFile

Citrix ShareFile es una plataforma de uso compartido y almacenamiento de archivos de nivel empresarial desarrollada específicamente para negocios. Ofrece autenticación de dos factores, registro avanzado de auditoría, permisos granulares, borrado remoto de dispositivos y una serie de otras características. También proporciona cifrado en reposo y admite una variedad de tipos de archivos. 

5. Kiteworks Secure File Sharing

La solución de Uso Compartido Seguro de Archivos de Kiteworks es una plataforma robusta que asegura el uso compartido seguro de archivos y la colaboración a través de múltiples dispositivos, plataformas y usuarios. Permite a las empresas compartir sus datos e información sensible de manera segura, asegurando altos niveles de protección contra violaciones de datos y ciberataques. La plataforma está equipada con una gama de características avanzadas, como seguimiento de documentos, marcas de agua y cifrado, lo que asegura que los datos sensibles permanezcan protegidos en todo momento.

Con Kiteworks, las empresas pueden gestionar y compartir fácilmente sus archivos, colaborando con colegas en tiempo real y accediendo a sus datos en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Además, la plataforma es altamente escalable y personalizable, lo que permite a las empresas adaptar la solución a sus necesidades específicas, sin comprometer la seguridad de sus datos.

Uso Compartido Seguro de Archivos a través de un Dispositivo Móvil

Cuando se trata de uso compartido seguro de archivos desde un dispositivo móvil, una de las mejores maneras de asegurar el uso compartido seguro de archivos desde un dispositivo móvil es utilizar una aplicación de uso compartido seguro de archivos. Estas aplicaciones ofrecen cifrado de extremo a extremo, lo que significa que los archivos están protegidos en todas las etapas, desde el momento en que salen de tu dispositivo hasta el momento en que llegan a su destino. Una aplicación móvil de uso compartido seguro de archivos tiene controles de políticas granulares, acceso limitado a archivos y carpetas para los espectadores autorizados, escaneos automáticos de AV y amenaza persistente avanzada (APT) de todos los archivos entrantes para prevenir infecciones de malware, y escaneos de DLP en todos los archivos salientes para prevenir la filtración de contenido.

Mejores Prácticas para el Uso Compartido Seguro de Archivos

Las mejores prácticas para el uso compartido seguro de archivos que las empresas pueden adoptar incluyen:

• Usar un servicio de uso compartido seguro de archivos: Elige un servicio de uso compartido de archivos confiable y de buena reputación que use cifrado para mantener tus datos seguros.
• Proteger los archivos con contraseña: Al compartir archivos, usa protección con contraseña para asegurar que solo las partes autorizadas puedan acceder a ellos. Asegúrate de usar una contraseña fuerte y única, y evita compartirla con otras personas.
• Usar autenticación multifactor: Habilita la autenticación multifactor para tus cuentas de uso compartido de archivos. Esto asegura que si alguien intenta acceder a tu cuenta, necesitará proporcionar una segunda forma de autenticación, como un código enviado a tu teléfono.
• Mantener los archivos actualizados: Actualiza regularmente tus archivos y elimina aquellos que ya no sean necesarios. Esto reduce el riesgo de que archivos antiguos y desactualizados sean comprometidos.
• Limitar el acceso: Solo comparte archivos con partes autorizadas y establece controles para limitar el acceso a documentos sensibles. Por ejemplo, puedes establecer permisos dentro de tu servicio de uso compartido de archivos para permitir solo a ciertas personas ver, editar o descargar archivos.
• Usar cifrado: Considera cifrar los archivos antes de compartirlos, especialmente si contienen información sensible. El cifrado cambia los datos para que solo puedan ser leídos por alguien con la clave de descifrado adecuada.
• Tener cuidado con los ataques de phishing: Los estafadores podrían intentar engañarte para que compartas información sensible a través de un ataque de phishing. Desconfía de correos electrónicos o mensajes sospechosos y siempre verifica al remitente antes de compartir cualquier archivo.
• Usar una red privada virtual (VPN): Si estás accediendo a tu servicio de uso compartido de archivos desde una red no segura, como un punto de acceso Wi-Fi público, considera usar una VPN para cifrar tu conexión y mantener tus datos seguros.
• Revisar regularmente tus configuraciones de uso compartido: Revisa tus configuraciones de uso compartido regularmente para asegurarte de que no hayan sido cambiadas sin tu conocimiento. Esto ayudará a prevenir el acceso no autorizado a tus archivos.
• Educar a los empleados: Si tienes empleados que comparten archivos en nombre de tu organización, asegúrate de que estén capacitados en prácticas adecuadas de uso compartido de archivos y comprendan la importancia de mantener los datos sensibles seguros. Proporciona pautas y protocolos para compartir archivos y enfatiza los riesgos asociados con prácticas descuidadas de uso compartido.

Lo que Distingue a Kiteworks Secure File Sharing

La Red de Contenido Privado de Kiteworks proporciona a las organizaciones empresariales en industrias altamente reguladas una solución de uso compartido seguro de archivos diseñada para permitir el intercambio seguro de contenido y archivos sensibles entre usuarios, organizaciones y sistemas, mientras se preserva la propiedad intelectual y se asegura el cumplimiento normativo, la gobernanza de datos y la seguridad de la información. Con Kiteworks, los usuarios empresariales utilizan un dispositivo virtual reforzado para acceder, enviar y recibir contenido sensible de manera segura tanto interna como externamente. Las empresas también tienen una variedad de opciones de implementación seguras para elegir, incluyendo en las instalaciones, nube privada, nube híbrida, alojada y nube privada virtual FedRAMP.  

La Red de Contenido Privado de Kiteworks también proporciona un registro de auditoría integral de toda la actividad de archivos, para que los administradores puedan rastrear quién envía qué archivo a quién. Kiteworks también permite permisos de acceso granulares a contenido sensible, asegurando que solo los usuarios autorizados tengan acceso a información confidencial. Esto puede ayudar a asegurar el cumplimiento con las políticas de gobernanza de datos y regulaciones de la industria.  

Para obtener más información sobre Kiteworks y cómo ayuda a las empresas a proteger contenido sensible con una solución de uso compartido seguro de archivos, programa una demostración personalizada hoy mismo.