Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018: Consideraciones Clave para Organizaciones que Comparten Información Personal Identificable de Ciudadanos del Reino Unido

En el mundo interconectado de hoy, donde los datos fluyen sin problemas a través de las fronteras, garantizar el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos se ha vuelto primordial para las organizaciones globales. La Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018 (DPA 2018) es una legislación clave que establece las reglas y regulaciones para el manejo de la información personal identificable (PII) de los ciudadanos del Reino Unido. Este artículo del blog tiene como objetivo proporcionar una guía integral sobre las consideraciones clave que las organizaciones globales deben tener en cuenta para asegurar el cumplimiento de la DPA 2018 y proteger los derechos de privacidad de los ciudadanos del Reino Unido.

Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018: Una Breve Introducción

La Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018 es la legislación principal que regula la protección de datos en el Reino Unido. Está diseñada para proteger la privacidad y los derechos de las personas cuyos datos personales son procesados por organizaciones. La DPA 2018 se alinea con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE y, al igual que el RGPD, proporciona un marco legal para la recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos personales.

La DPA 2018 sirve como la legislación principal que gobierna las prácticas de protección de datos dentro del Reino Unido. La Ley fue desarrollada con el objetivo de proporcionar un marco legal integral que asegure que cualquier organización que maneje datos personales de un ciudadano del Reino Unido lo haga de manera responsable y segura. La DPA 2018 establece pautas y requisitos claros para la recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos personales de los ciudadanos del Reino Unido, con el objetivo de lograr un equilibrio entre permitir el uso legítimo de los datos y proteger los derechos fundamentales de los ciudadanos a la privacidad y la protección de datos.

El cumplimiento de la DPA 2018 es crucial para que las organizaciones mantengan la confianza y la transparencia con sus clientes y partes interesadas del Reino Unido, mientras cumplen con sus obligaciones legales en materia de protección de datos.

El incumplimiento de la DPA 2018 puede tener graves consecuencias para las organizaciones. La Oficina del Comisionado de Información (ICO) es responsable de hacer cumplir la DPA 2018 en el Reino Unido, y tiene la autoridad para imponer multas y sanciones significativas por incumplimiento. En términos generales, la ICO tiene el poder de emitir multas de hasta £17.5 millones o el 4% de la facturación global anual de una empresa, lo que sea mayor, para las infracciones más graves de las regulaciones de protección de datos. Para violaciones menores, las multas aún pueden ser sustanciales, alcanzando hasta £8.7 millones o el 2% de la facturación global anual. Estas multas pueden tener un impacto financiero significativo en las organizaciones, afectando su rentabilidad y potencialmente llevando a la inestabilidad financiera.

Más allá de las sanciones financieras, el incumplimiento de la DPA 2018 puede resultar en otras consecuencias negativas. Las organizaciones pueden enfrentar daños reputacionales y pérdida de confianza por parte de los clientes y partes interesadas. Esto puede llevar a una disminución en la lealtad del cliente, disminución de ventas y posibles interrupciones comerciales. Además, los sujetos de datos cuyos derechos han sido violados pueden buscar recursos legales, resultando en litigios costosos y más daños a la reputación de una organización.

Alcance de la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018

La DPA 2018 abarca varios aspectos de la protección de datos dentro del Reino Unido. La Ley se aplica al procesamiento de datos personales por parte de organizaciones que operan dentro del Reino Unido, así como aquellas fuera del Reino Unido si procesan datos personales de individuos que residen en el Reino Unido. Esto significa que cualquier organización que maneje datos personales, independientemente de su tamaño o sector, cae dentro del ámbito de la Ley si cumple con los criterios establecidos en la legislación.

Los tipos de datos personales cubiertos por la Ley incluyen:

• Nombres y Direcciones: Los nombres completos, direcciones de casa, direcciones de correo electrónico y números de teléfono de las personas se consideran datos personales.
• Números de Identificación: Los números de seguro nacional, números de pasaporte, números de licencia de conducir y otros números de identificación emitidos por el gobierno se consideran datos personales.
• Información Financiera: Los detalles de cuentas bancarias, números de tarjetas de crédito y otros datos financieros asociados con una persona se consideran datos personales.
• Información de Salud: Los registros médicos, el historial de tratamientos y cualquier otra información relacionada con la salud que pueda vincularse a una persona se consideran datos personales.
• Datos Biométricos: Las huellas dactilares, los datos de reconocimiento facial y otra información biométrica que pueda identificar de manera única a una persona caen bajo la categoría de datos personales.
• Información de Redes Sociales: Los nombres de usuario, perfiles y cualquier otro dato vinculado a las cuentas de redes sociales de una persona se consideran datos personales.
• Detalles de Empleo: Los registros de empleados, incluidos los contratos de empleo, la información salarial y las evaluaciones de desempeño, se consideran datos personales.

Además, la DPA 2018 se aplica tanto a los controladores de datos como a los procesadores de datos. Un controlador de datos es una entidad que determina los propósitos y medios del procesamiento de datos personales, mientras que un procesador de datos es una entidad que procesa datos personales en nombre del controlador de datos. Tanto los controladores de datos como los procesadores de datos tienen responsabilidades y obligaciones específicas bajo la Ley.

Medidas de Protección de Datos para el Cumplimiento de la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018

La siguiente tabla destaca importantes medidas de protección de datos que las organizaciones globales deben implementar para cumplir con la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018. Cada medida contribuye a la protección de la PII, manteniendo la integridad de los datos y reduciendo el riesgo de acceso no autorizado o violaciones. Más adelante elaboraremos sobre estas medidas y proporcionaremos orientación sobre su implementación y relevancia para el cumplimiento de la Ley.

Principios Clave de la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018

La DPA 2018 se basa en varios principios clave que las organizaciones deben seguir al procesar datos personales. Estos principios incluyen:

• Legalidad, Equidad y Transparencia: Las organizaciones deben procesar los datos personales de manera legal, asegurando equidad y transparencia en sus prácticas de procesamiento de datos.
• Limitación de Propósito de los Datos Personales: Los datos personales solo deben recopilarse y procesarse para propósitos específicos, explícitos y legítimos.
• Principio de Minimización de Datos: Las organizaciones deben recopilar y procesar solo los datos personales necesarios para los propósitos previstos.
• Exactitud de los Datos Personales: Las organizaciones deben asegurar la exactitud de los datos personales que poseen y tomar medidas razonables para rectificar cualquier inexactitud.
• Limitación del Almacenamiento de Datos Personales: Los datos personales no deben conservarse por más tiempo del necesario para los propósitos para los que fueron recopilados.
• Integridad y Confidencialidad para Proteger los Datos Personales: Las organizaciones deben implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales de accesos no autorizados, pérdida o daño.
• Privacidad de Datos y Responsabilidad y Rendición de Cuentas: Se espera que las organizaciones demuestren que están cumpliendo con los principios de protección de datos y las obligaciones establecidas en la legislación.

Mejores Prácticas para Asegurar el Cumplimiento de la DPA 2018 al Compartir PII

Al compartir PII, las organizaciones deben navegar por los requisitos legales y principios establecidos en la Ley para evitar el incumplimiento y cualquier posible consecuencia legal. Al comprender las disposiciones de la Ley e implementar medidas adecuadas, las organizaciones pueden proteger la PII y generar confianza con las personas cuyos datos manejan. Estas mejores prácticas incluyen:

Determina tu Base Legal para Procesar PII

La DPA 2018 del Reino Unido requiere que las organizaciones tengan una base legal válida para procesar PII. Antes de compartir cualquier dato, las organizaciones globales deben identificar una base legal adecuada de la lista proporcionada por la Ley, como el consentimiento, la necesidad contractual, la obligación legal, los intereses vitales, la tarea pública o los intereses legítimos. Es crucial evaluar qué base legal se alinea con el propósito para el cual se están compartiendo los datos. El consentimiento, por ejemplo, requiere que las organizaciones obtengan el consentimiento explícito e informado de las personas antes de compartir su PII. Esto significa declarar claramente el propósito y el alcance del intercambio de datos y proporcionar una opción para retirar fácilmente el consentimiento. Es esencial documentar el consentimiento recibido para demostrar el cumplimiento de la Ley.

Comprender los Derechos Individuales con Respecto a los Datos Personales

La Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018 otorga ciertos derechos a las personas con respecto a sus datos personales. Las organizaciones globales deben familiarizarse con estos derechos y asegurarse de que puedan cumplirlos al compartir PII de ciudadanos del Reino Unido. El derecho a ser informado requiere que las organizaciones sean transparentes sobre cómo se utilizarán los datos, con quién se compartirán y los derechos de las personas con respecto a sus datos. El derecho de acceso permite a las personas solicitar y recibir una copia de sus datos personales en poder de una organización.

Las organizaciones deben tener procesos en marcha para cumplir con tales solicitudes de manera oportuna. El derecho a la rectificación permite a las personas corregir datos inexactos o incompletos, mientras que el derecho a la eliminación (o “derecho al olvido”) permite a las personas solicitar la eliminación de sus datos en ciertas circunstancias. El derecho a restringir el procesamiento da a las personas la opción de limitar el procesamiento de sus datos, y el derecho a la portabilidad de datos permite a las personas obtener y reutilizar sus datos personales en diferentes servicios. El derecho a oponerse permite a las personas oponerse al procesamiento de sus datos en ciertas situaciones. Además, la Ley aborda los derechos relacionados con la toma de decisiones automatizada y la elaboración de perfiles. Las organizaciones deben asegurarse de poder cumplir con estos derechos y proporcionar un proceso claro para que las personas los ejerzan.

Implementar Medidas de Seguridad Apropiadas para Proteger la PII

Proteger la seguridad y confidencialidad de los datos personales es crucial para el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018. Las organizaciones globales deben implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger la PII de accesos no autorizados, divulgación, alteración o destrucción. Por ejemplo, se debe utilizar el cifrado para proteger los datos sensibles tanto en tránsito como en reposo. Se deben implementar controles de acceso y gestión de derechos digitales (DRM) para asegurar que solo las personas autorizadas tengan acceso a los datos.

Las prácticas de almacenamiento seguro de datos, como el uso de servidores seguros y el parcheo regular de vulnerabilidades de software, son esenciales. Las auditorías de seguridad regulares y las evaluaciones de vulnerabilidad ayudan a identificar y abordar cualquier posible debilidad en los sistemas y aplicaciones que almacenan y comparten PII. Por último, las organizaciones deben proporcionar capacitación integral al personal sobre las mejores prácticas de protección de datos y la importancia de manejar la PII de manera segura.

Identificar la PII en tu Posesión

Según la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018, la información personal identificable se refiere a cualquier información que pueda identificar directa o indirectamente a una persona. Ejemplos de PII bajo la DPA 2018 incluyen:

1. Nombres: Nombres completos o cualquier otro nombre que pueda identificar de manera única a una persona.
2. Direcciones: Direcciones residenciales o comerciales, incluidas direcciones de calles, códigos postales y nombres de ciudades.
3. Direcciones de Correo Electrónico: Direcciones de correo electrónico personales o comerciales asociadas con una persona.
4. Números de Teléfono: Números de teléfono personales o comerciales, incluidos números móviles, de línea fija o de fax.
5. Números de Seguridad Social: Números de identificación únicos asignados a las personas por el gobierno para fines de Seguridad Social.
6. Números de Seguro Nacional: Números de identificación únicos asignados a las personas por el gobierno para fines de Seguridad Social e impuestos.
7. Números de Pasaporte: Números de identificación que se encuentran en los pasaportes, que identifican de manera única a las personas para fines de viaje.
8. Números de Licencia de Conducir: Números asignados a las personas en sus licencias de conducir, que las identifican de manera única para fines de conducción.
9. Números de Cuenta Financiera: Números de cuenta bancaria, números de tarjetas de crédito u otros identificadores financieros asociados con una persona.
10. Fecha de Nacimiento: La fecha de nacimiento específica de una persona, que puede usarse para identificarla de manera única.

Es importante tener en cuenta que esta no es una lista exhaustiva, y otros tipos de información que puedan identificar directa o indirectamente a una persona también pueden considerarse PII bajo la DPA 2018. Las organizaciones y las personas deben ejercer precaución y seguir las regulaciones relevantes de protección de datos para proteger la información personal y asegurar el cumplimiento de la ley.

Obtener Consentimiento Explícito Antes de Procesar PII

El consentimiento es un aspecto fundamental de la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018. Al compartir PII de ciudadanos del Reino Unido, las organizaciones globales deben obtener el consentimiento explícito e informado de las personas. El consentimiento debe ser dado libremente, específico y fácilmente revocable. Las organizaciones deben comunicar claramente el propósito y el alcance del intercambio de datos a las personas, asegurándose de que comprendan a qué están consintiendo. Es importante proporcionar a las personas un mecanismo claro y fácil de usar para retirar su consentimiento en cualquier momento. Las organizaciones deben mantener registros del consentimiento recibido para demostrar el cumplimiento de la Ley.

Restringir el Acceso a la PII

Restringir el acceso a la información personal identificable (PII) es crucial para mantener la privacidad de los datos y cumplir con las regulaciones de protección de datos. Aquí hay algunas medidas clave de privacidad de datos para implementar al limitar el acceso a la PII:

1. Individuos Autorizados: Otorgar acceso a la PII solo a las personas que lo requieran para cumplir con sus responsabilidades laborales. Esto asegura que solo aquellos que necesitan la información puedan acceder a ella, reduciendo el riesgo de exposición o uso indebido no autorizado.
2. Mecanismos de Autenticación de Usuarios: Implementar mecanismos de autenticación de usuarios robustos para verificar la identidad de las personas que buscan acceso a la PII. Esto generalmente implica técnicas de autenticación multifactor que requieren credenciales únicas como nombres de usuario y contraseñas y credenciales suplementarias como códigos SMS o biometría, para autenticar a los usuarios antes de otorgar acceso a datos sensibles.
3. Controles de Acceso Basados en Roles (RBAC): Utilizar sistemas RBAC para asignar privilegios de acceso específicos según los roles y responsabilidades laborales. Al categorizar a los usuarios en roles, se pueden otorgar o restringir permisos de acceso según el principio de menor privilegio. Esto significa que a las personas solo se les da acceso a la PII específica que necesitan para realizar sus tareas.
4. Políticas de Contraseñas Fuertes: Hacer cumplir políticas de contraseñas fuertes para asegurar que las credenciales de acceso no sean fácilmente comprometidas. Esto incluye requerir que las contraseñas tengan una longitud mínima, contengan una mezcla de caracteres alfanuméricos y especiales, y solicitar regularmente a los usuarios que actualicen sus contraseñas. Implementar autenticación multifactor (MFA) puede proporcionar una capa adicional de seguridad.
5. Revisiones Regulares de Privilegios de Acceso: Realizar revisiones periódicas de los privilegios de acceso para asegurar que se alineen con las necesidades y responsabilidades actuales de las personas dentro de la organización. Eliminar o modificar los permisos de acceso cuando los empleados dejan la organización, cambian de roles laborales o cuando el acceso ya no es necesario.
6. Registro y Monitoreo de Acceso: Implementar sistemas para registrar y monitorear el acceso a la PII. Esto permite la detección de intentos de acceso no autorizados o actividades sospechosas. Revisar regularmente los registros de acceso para identificar cualquier anomalía o posible violación de seguridad.
7. Cifrado de Extremo a Extremo: Aplicar técnicas de cifrado para proteger la PII tanto en reposo como durante la transmisión. El cifrado asegura que incluso si ocurre un acceso no autorizado, la PII y otros contenidos sensibles permanezcan ilegibles e inutilizables.
8. Capacitación y Concienciación de los Empleados: Proporcionar capacitación integral a los empleados sobre la importancia de la privacidad de los datos y el manejo adecuado de la PII. Educarles sobre las mejores prácticas para el control de acceso, la gestión de contraseñas y la protección de datos para fomentar una cultura de seguridad dentro de la organización.

Realizar Evaluaciones de Impacto de Protección de Datos (DPIAs)

Para actividades de procesamiento de datos de alto riesgo, las organizaciones globales deben realizar Evaluaciones de Impacto de Protección de Datos (DPIAs) según lo requerido por la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018. Las DPIAs ayudan a identificar y minimizar los riesgos potenciales para los derechos de privacidad de las personas. Las organizaciones deben realizar DPIAs al compartir PII sensible o participar en actividades de procesamiento a gran escala.

Las actividades de procesamiento de datos de alto riesgo que pueden requerir una Evaluación de Impacto de Protección de Datos (DPIA) bajo la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018 incluyen:

1. Procesamiento de Datos Biométricos: Cuando una organización recopila y procesa datos biométricos, como huellas dactilares, reconocimiento facial o escaneos de iris, se considera una actividad de alto riesgo. Los datos biométricos son sensibles y únicos para las personas, y su manejo inadecuado o acceso no autorizado puede tener implicaciones significativas para la privacidad. Por lo tanto, realizar una DPIA en tales casos sería esencial para evaluar y mitigar los riesgos asociados con el procesamiento de datos biométricos.
2. Perfilado para Toma de Decisiones Significativas: El perfilado se refiere al procesamiento automatizado de datos personales para evaluar o predecir ciertas características, comportamientos o preferencias de una persona. Si una organización participa en actividades de perfilado que tienen un impacto significativo en las personas, como la toma de decisiones automatizada que puede tener efectos legales o similares, se consideraría una actividad de procesamiento de datos de alto riesgo. En este caso, sería necesario realizar una DPIA para identificar y abordar los riesgos potenciales para la privacidad, equidad y derechos de las personas que surgen de las actividades de perfilado.

Evaluar y documentar los riesgos potenciales asociados con las actividades de procesamiento de datos es esencial. Esto incluye considerar la naturaleza de los datos, el propósito del procesamiento, el impacto potencial en los derechos y libertades de las personas, y las medidas en marcha para mitigar los riesgos. Las organizaciones deben tomar medidas adecuadas para abordar los riesgos identificados y asegurar el cumplimiento continuo de la Ley.

Nombrar un Responsable de Protección de Datos (DPO)

Bajo la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018, ciertas organizaciones están obligadas a nombrar un Responsable de Protección de Datos (DPO) para supervisar las prácticas de protección de datos. Aunque la Ley no exige el nombramiento de un DPO para todas las organizaciones, tener una persona dedicada responsable de la protección de datos puede asegurar el cumplimiento continuo, proporcionar orientación experta y actuar como punto de contacto para las autoridades regulatorias y las personas. El DPO debe tener conocimiento de las leyes y prácticas de protección de datos y debe estar involucrado en todos los asuntos relacionados con la protección de la PII. Las organizaciones deben evaluar cuidadosamente si el nombramiento de un DPO es necesario según los requisitos establecidos en la Ley.

Implementar Protocolos Seguros en Todos los Canales de Comunicación

Es esencial implementar protocolos seguros en todos los canales de comunicación. Al utilizar protocolos como HTTPS, SFTP, correo electrónico seguro y formularios web seguros, las organizaciones pueden asegurar que la información sensible permanezca protegida contra la interceptación o manipulación. Estos protocolos cifran los datos que se transfieren, haciendo extremadamente difícil que personas no autorizadas intercepten o manipulen los archivos. Al implementar protocolos seguros de transferencia de archivos, proteges los datos sensibles durante el tránsito, ya sean documentos internos, registros de clientes o cualquier otra información confidencial.

Asegurar que las Transferencias de Datos Transfronterizas Cumplan con la DPA 2018

Al compartir información personal identificable (PII) a través de fronteras internacionales, es crucial cumplir con las regulaciones establecidas en la Ley de Protección de Datos de 2018 (DPA 2018). Esta legislación proporciona pautas y requisitos para la transferencia de datos personales a países fuera del Área Económica Europea (EEA) o el Reino Unido (U.K.).

Para asegurar el cumplimiento, las organizaciones deben implementar salvaguardias adecuadas para proteger los datos transferidos. Dos salvaguardias comúnmente utilizadas son las Cláusulas Contractuales Estándar (SCCs) y las Normas Corporativas Vinculantes (BCRs).

Cláusulas Contractuales Estándar (SCCs)

Las SCCs son cláusulas contractuales preaprobadas emitidas por la Comisión Europea. Proporcionan un marco legalmente vinculante para la transferencia de datos personales entre un exportador de datos (la organización que transfiere los datos) y un importador de datos (la organización que recibe los datos). Las SCCs establecen obligaciones y derechos para ambas partes para asegurar un nivel adecuado de protección para los datos transferidos.

Implementar SCCs implica incorporar estas cláusulas contractuales en los acuerdos o contratos que rigen la transferencia de datos. Las SCCs abordan varios aspectos de la protección de datos, como medidas de seguridad, derechos de los sujetos de datos y responsabilidad.

Al adoptar SCCs, las organizaciones pueden demostrar su compromiso con la protección de datos personales y asegurar el cumplimiento de la DPA 2018 al compartir PII a través de fronteras internacionales.

Normas Corporativas Vinculantes (BCRs)

Las BCRs son reglas internas adoptadas por organizaciones multinacionales que les permiten transferir datos personales dentro de su grupo de empresas. Las BCRs requieren la aprobación de las autoridades de protección de datos relevantes, demostrando que la organización ha implementado políticas y prácticas de protección de datos integrales en sus operaciones globales.

Las BCRs proporcionan un alto nivel de protección al establecer principios y estándares comunes de protección de datos que se aplican a todas las entidades dentro de la organización. Aseguran consistencia y uniformidad en las prácticas de protección de datos, incluso al transferir datos a países sin una decisión de adecuación de la Comisión Europea.

Al establecer BCRs, las organizaciones pueden demostrar su compromiso con la protección de datos personales y cumplir con las regulaciones de la DPA 2018 sobre transferencias de datos transfronterizas.

Además de las SCCs y las BCRs, las organizaciones deben realizar una evaluación exhaustiva de las leyes y prácticas de protección de datos en el país receptor. Esta evaluación ayuda a determinar si se necesitan salvaguardias o medidas adicionales para asegurar un nivel adecuado de protección para los datos transferidos.

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La Red de Contenido Privado de Kiteworks consolida los canales de comunicación de contenido sensible, incluidos el correo electrónico, el uso compartido de archivos, la transferencia de archivos administrada (MFT), los formularios web y otros, para controlar, asegurar, ver y rastrear toda la PII que entra o sale de una organización. A través de la gobernanza y seguridad centralizadas, puedes establecer políticas de riesgo de contenido que monitoreen y regulen el acceso a la PII, las modificaciones de contenido y los destinatarios de la información. La plataforma emplea cifrado de extremo a extremo, un dispositivo virtual reforzado, opciones de implementación segura y un enfoque de seguridad en profundidad para simplificar el intercambio seguro de información privada.

Controles de Acceso: Kiteworks permite a las organizaciones definir y hacer cumplir controles de acceso granulares para archivos y carpetas compartidos. Esto asegura que solo las personas autorizadas tengan acceso a la PII, reduciendo el riesgo de exposición accidental o intencional de datos.

Autenticación de Usuarios: La plataforma admite varios mecanismos de autenticación, incluida la autenticación multifactor (MFA) y el inicio de sesión único (SSO). Estas características ayudan a verificar la identidad de los usuarios que acceden al sistema, agregando una capa adicional de seguridad para prevenir accesos no autorizados.

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Recursos Adicionales

• Artículo del Blog Envío de PII por Correo Electrónico: Consideraciones de Seguridad y Cumplimiento
• Artículo Ley de Protección de Datos de 2018
• Artículo PII y PHI Privados
• Estudio de Caso Casos de Uso de Socios: Innovaciones de la Red de Contenido Privado de Kiteworks
• Webinar Por Qué las Mejores Prácticas de Seguridad No Son Suficientes en la Era de la Privacidad de Datos