Kiteworks vs. SharePoint [Características, Ventajas y Desventajas]

Supongamos que estás buscando una solución óptima para el intercambio de archivos y estás considerando opciones como Kiteworks y SharePoint. En lugar de ver Kiteworks y SharePoint como soluciones opuestas, considera las ventajas sinérgicas que proporcionan cuando se integran.

SharePoint, por ejemplo, ofrece herramientas robustas de almacenamiento en la nube y productividad, mientras que Kiteworks puede aumentar estas capacidades, especialmente para el intercambio seguro externo.

Kiteworks, por el contrario, ofrece un valor significativo en cuanto a gobernanza, cumplimiento y protección de las comunicaciones de contenido confidencial a través de numerosos canales, incluyendo la transferencia de archivos administrada y el intercambio seguro de archivos.

La elección, como ves, no es necesariamente entre Kiteworks o SharePoint, sino cómo aprovechar efectivamente las fortalezas de cada plataforma. Integrar Kiteworks con tu instancia de SharePoint puede mejorar las medidas de seguridad, colaboración y cumplimiento para las necesidades de intercambio de datos de tu organización.

Seleccionando una Solución Empresarial de Intercambio y Gestión de Archivos

Las organizaciones que buscan soluciones de gestión de contenido empresarial (ECM) necesitan pensar más allá del simple intercambio seguro de archivos. Documentos, contratos, archivos y registros son el núcleo de cualquier empresa, y un sistema de gestión de documentos debe atender prioridades como cumplimiento, seguridad, privacidad y usabilidad diariamente. Además, el intercambio seguro de archivos es solo uno de los múltiples canales de comunicación utilizados para enviar, compartir y transferir datos sensibles.

Adquirir y gestionar soluciones separadas para correo electrónico seguro, intercambio de archivos, transferencia de archivos administrada, formularios web y interfaces de programación de aplicaciones (APIs) simplemente no es factible y puede incurrir en ineficiencias y costos sustanciales. Aquí es donde la plataforma Kiteworks es la elección ideal, proporcionando una única vista para gestionar todas tus comunicaciones de contenido confidencial y centralizando todos los metadatos requeridos para gobernanza y cumplimiento.

Específicamente, hay algunas características clave que deberías buscar en un ECM, y entender estas características puede ayudarte a decidir entre proveedores como Kiteworks, que ofrece una plataforma integral de comunicaciones de contenido confidencial, y Microsoft, que se enfoca simplemente en una. Algunas de estas características incluyen:

1. Versiones de documentos y registro: Tu ECM debe tener una forma de rastrear eventos relacionados con documentos, incluyendo acceso autorizado y no autorizado, edición, eliminación y creación. El registro de auditoría de eventos de documentos puede ayudarte a rastrear cambios de contenido a lo largo del tiempo, además de proporcionar evidencia forense de edición o manipulación para cumplimiento e informes.
2. Controles de seguridad y cumplimiento: Si estás en una industria regulada, inevitablemente enfrentas obligaciones de cumplimiento. Las soluciones ECM y de intercambio de archivos a menudo son centrales para tus consideraciones de cumplimiento, ya que la mayoría de los datos de clientes o clientes pasan por estos sistemas. Tu elección de soluciones debe incluir medidas de seguridad como cifrado para datos almacenados y transmitidos, firewalls de red y aplicaciones web, y medidas físicas y administrativas. Tu solución de intercambio seguro de archivos debe tener la capacidad de ayudarte a cumplir con estas obligaciones, típicamente manteniendo sus estándares de cumplimiento.
3. Visibilidad y accesibilidad: Los datos deben ser visibles, rastreables y accesibles por las personas adecuadas en tu organización. Una plataforma de intercambio de archivos y ECM debe simplificar el intercambio de contenido (dentro o fuera de tu organización) sin sacrificar la seguridad. Asimismo, debe haber mecanismos para que los administradores monitoreen movimientos de datos, eventos del sistema y otras operaciones. Características como un sistema integrado de gestión de información y eventos de seguridad (SIEM) y paneles de control contribuyen a la visibilidad y accesibilidad.
4. Recuperación de datos: La copia de seguridad de datos es una disciplina en sí misma, y muchos proveedores ofrecen varios enfoques de copia de seguridad en caliente o en frío para ayudarte a mantener operaciones en caso de copias de seguridad en caliente, siempre activas, o almacenamiento a largo plazo en frío. Una solución sólida te ayudará a mantenerte en el negocio incluso si ocurre un desastre.
5. Interoperabilidad: Ningún producto o plataforma es una isla, por una buena razón. Una solución de intercambio de archivos o ECM se convierte en una parte integrada de tus operaciones generales con integraciones clave para software de productividad, aplicaciones de seguridad o herramientas de gestión de proyectos.

La mayoría de las plataformas tendrán algún subconjunto de funcionalidad dentro de estas categorías, por lo que depende de ti y de tu liderazgo de TI, CISO o responsable de privacidad de datos determinar dónde están tus prioridades.

¿Qué es la Plataforma Kiteworks?

La Red de Contenido Privado de Kiteworks (PCN) permite a las organizaciones controlar, proteger, rastrear e informar sobre el contenido confidencial que sus empleados comparten con socios de confianza. Estas capacidades mejoran la gobernanza, el cumplimiento y las capacidades de seguridad de una organización.

La plataforma Kiteworks permite el acceso y el intercambio seguro de contenido desde repositorios empresariales de alto volumen. El núcleo de esta funcionalidad es el énfasis de la plataforma en implementaciones seguras en la nube con controles granulares sobre transferencias de archivos, control de auditoría y seguridad.

La forma principal en que la plataforma trabaja para satisfacer las necesidades empresariales es a través de sus robustas propiedades de gestión de contenido empresarial. Eso no solo significa que puedes compartir archivos en toda una organización, sino que el sistema mantiene todos los registros, auditorías, interfaces e informes que tu empresa necesitaría para cumplir con los requisitos de seguridad y cumplimiento.

Además, la plataforma Kiteworks incluye varias integraciones técnicas para productividad y seguridad, incluyendo trabajar con aplicaciones de Microsoft como Word, Excel y PowerPoint. Kiteworks también se integra con aplicaciones web como visualización y edición de documentos con aplicaciones de escritorio para una experiencia de usuario sin interrupciones.

La mayoría de los clientes empresariales recurren a un sistema ECM por varias razones fuera de la productividad, pero la más prominente suele ser el cumplimiento y la seguridad. Kiteworks ha construido un sistema que cumple con los requisitos de cumplimiento en varias industrias y aplicaciones, incluyendo el Programa Federal de Gestión de Riesgos y Autorizaciones (FedRAMP), la Certificación de Modelo de Madurez de Ciberseguridad (CMMC) y el Programa de Evaluadores Registrados de Seguridad de la Información (IRAP), entre muchos otros.

Lo más importante es que Kiteworks logra esto sin sacrificar la usabilidad o el costo. Características típicas como LDAP, capacidades de inicio de sesión único (SSO), sincronización de archivos, recuperación ante desastres y copias de seguridad en caliente, disponibles de inmediato, son parte de la plataforma central.

¿Qué es Microsoft SharePoint?

SharePoint es parte de las ofertas de software insignia de Microsoft, proporcionando una experiencia ECM optimizada para usuarios empresariales.

Muchos usuarios finales y clientes empresariales han tenido al menos algún contacto con SharePoint de una forma u otra. Es una interfaz web fácil de entender y un ecosistema de archivos compartidos que hace que la colaboración sea sencilla. La obvia sinergia entre SharePoint y otros productos como Microsoft 365 significa que la integración no es un problema.

Cómo Compartir Archivos de Forma Segura en Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint es una plataforma robusta para compartir y colaborar en archivos dentro de una organización. Asegurar que estos archivos se intercambien de manera segura es primordial para mantener la integridad y confidencialidad de los datos. Aquí te mostramos cómo puedes compartir archivos de forma segura en Microsoft SharePoint:

Implementa Controles de Acceso Basados en Roles

La piedra angular de la seguridad de SharePoint radica en la configuración robusta de permisos de usuario. Puedes asignar roles a tus usuarios, otorgándoles diferentes grados de acceso. Sé meticuloso al establecer estos permisos, asegurando que cada usuario tenga solo el nivel de acceso necesario para realizar sus tareas.

Imponer Políticas Estrictas de Compartición Externa

SharePoint te permite compartir archivos con usuarios externos, lo que puede suponer un riesgo de seguridad. Para minimizar esto, puedes imponer políticas estrictas de compartición, incluyendo dominios en lista blanca/bloqueada y establecer fechas de expiración automáticas para los enlaces compartidos.

Ampliar las Capacidades de SharePoint con una Integración de Kiteworks

Kiteworks puede extender las capacidades de SharePoint, proporcionando una plataforma segura y optimizada para el intercambio externo. Kiteworks ofrece a las organizaciones colaboración completa de Office 365, incluyendo descarga, solo visualización con marca de agua y carga basada en el rol del usuario. También ofrece un enfoque de compartición de “sala limpia”, donde los archivos se escriben de nuevo en SharePoint como nuevas versiones sin exponer datos sensibles de SharePoint al mundo externo.

Utilizar Etiquetas MIP para Políticas de Seguridad de SharePoint

Las etiquetas MIP ayudan a imponer políticas de seguridad basadas en la sensibilidad de la información. Puedes crear reglas basadas en estas etiquetas para restringir el intercambio de ciertos tipos de archivos.

Aprovechar las Características de Cifrado de SharePoint

Los archivos de SharePoint están cifrados en reposo y en tránsito. Esto significa que incluso si un archivo es interceptado durante una transferencia, no se puede leer sin la clave de descifrado.

SharePoint para Cumplimiento de HIPAA

Microsoft SharePoint, como parte de la suite de Microsoft Office 365, cumple con las regulaciones de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA). El compromiso de Microsoft con la privacidad de los datos, la seguridad y el cumplimiento hace de SharePoint una plataforma adecuada para organizaciones de salud que necesitan proteger información sensible de pacientes. Sin embargo, la responsabilidad del cumplimiento de HIPAA no recae únicamente en la plataforma, sino que también se extiende a la configuración del foro por parte del usuario y su manejo de los datos.

Una característica esencial que ayuda en el cumplimiento es la gestión de permisos de SharePoint. Esta característica asegura que solo el personal autorizado tenga acceso a datos de salud sensibles, un aspecto crucial de las regulaciones de HIPAA. Controlar quién puede ver, modificar o compartir archivos y carpetas específicos permite a las organizaciones gestionar y limitar efectivamente el acceso a los datos.

Además, SharePoint cumple con los requisitos de HIPAA a través de sus robustas características de auditoría. Estas características ayudan a rastrear el acceso a los datos, los cambios y las transferencias, proporcionando una capa vital de seguridad y facilitando el cumplimiento normativo.

Una integración de Kiteworks puede mejorar aún más el cumplimiento de HIPAA. Kiteworks proporciona una plataforma segura y optimizada para el intercambio externo de datos, incluyendo información de salud sensible. Ofrece controles adicionales, como compartición estricta basada en políticas y carpetas de compartición de sala limpia, que limitan la exposición de datos, ayudando en el cumplimiento de las reglas de privacidad de HIPAA.

Además, SharePoint emplea cifrado en reposo y en tránsito, lo cual es esencial para asegurar datos de salud sensibles. El cifrado hace que los datos sean ilegibles para usuarios no autorizados, manteniendo la integridad y confidencialidad de la información del paciente.

Dónde Kiteworks para Compartición Externa Segura se Distingue de SharePoint y SharePoint Online

Elegir el sistema óptimo para gestionar la comunicación de contenido confidencial en soluciones de intercambio seguro de archivos es primordial. Un error común que enfrentan las organizaciones es la evaluación y selección aislada de diferentes respuestas. Además, muchas plataformas de intercambio de archivos carecen de preparación para operaciones a nivel empresarial, fallando en ofrecer un seguimiento y control adecuados sobre quién puede acceder y compartir datos confidenciales.

Kiteworks reconoce y aborda estos desafíos. Kiteworks está diseñado para empresas, utilizando una estrategia de seguridad de defensa en profundidad. Este método asegura cifrado de datos automatizado de extremo a extremo, incorpora gestión y cifrado de claves, y ofrece características de seguridad robustas y extensas integraciones de seguridad. En caso de un ciberataque, este enfoque facilita alertas en tiempo real y respuestas rápidas a incidentes.

Un área donde Kiteworks destaca particularmente es en el intercambio externo para SharePoint y SharePoint Online. Kiteworks permite el establecimiento de carpetas de compartición de “sala limpia” separadas que no exponen datos cruciales de SharePoint a partes externas, una preocupación significativa para muchas empresas.

A través de estrictos controles de acceso basados en políticas, Kiteworks permite a los administradores establecer reglas de compartición específicas basadas en roles de usuario, tipos de archivos, clientes y etiquetas MIP. Dependiendo del rol del usuario, se permiten acciones como descarga, solo visualización con marca de agua y carga. También proporciona la opción de establecer expiración automática para enlaces compartidos, crear listas blancas y negras para dominios, y controlar quién puede crear carpetas de compartición externa. Con Kiteworks, se habilita la colaboración completa de Office 365. Después de la colaboración externa, los archivos se reescriben en SharePoint como nuevas versiones, con bloqueo automático para prevenir sobrescrituras.

Otra ventaja de Kiteworks es la capacidad de invitar a partes externas utilizando sus direcciones de correo electrónico comerciales estándar, sin necesidad de direcciones de correo electrónico de Microsoft. También está disponible una prueba gratuita, con evaluaciones personalizadas proporcionadas para clientes empresariales.

Mientras que las capacidades de tamaño de archivo pueden ser una ventaja distintiva, este factor a menudo es menos pertinente en el entorno de Microsoft. Kiteworks es una solución robusta, segura y versátil para gestionar y compartir contenido confidencial.

¿Por Qué Kiteworks es la Solución Adecuada para tu Negocio?

Hay varios factores diferentes que intervienen en la selección de la solución adecuada para el intercambio seguro de archivos. Las organizaciones cometen un error grave cuando evalúan y eligen diferentes soluciones para comunicaciones de contenido confidencial en silos. Además, muchas soluciones de intercambio de archivos no están preparadas para empresas, careciendo de la capacidad de rastrear y controlar quién accede y comparte datos confidenciales.

La plataforma Kiteworks está diseñada y construida pensando en las empresas. Kiteworks adopta un enfoque de defensa en profundidad para la seguridad que cifra los datos en reposo y en movimiento. Su arquitectura de seguridad incluye cifrado y gestión de claves, así como medidas proactivas de defensa en profundidad para asegurar alertas en tiempo real y respuesta rápida a incidentes en caso de que ocurra un ataque. Kiteworks también permite a las organizaciones retener el control de la privacidad de sus datos que se alojan en nubes de tenencia única, lo que significa que no hay mezcla de datos, metadatos o recursos de aplicaciones compartidas. Esto no es posible hacerlo con SharePoint u otras soluciones de intercambio de archivos en el mercado.

Otras características clave en Kiteworks incluyen:

• Un Panel de CISO proporciona acceso completo a datos, acceso de usuarios, tendencias y movimientos de datos, y controles sobre transferencias de datos.
• Automatización y programación de MFT sin interrupciones para impulsar políticas robustas de intercambio y transferencia de archivos, incluyendo transferencias fuera de horario y operaciones desencadenadas por actividad de empleados, clientes, socios o pacientes.
• Registros de auditoría completos e inmutables que pueden usarse para demostrar cumplimiento, mantener la integridad de los datos y proporcionar forense en casos de violaciones o ataques internos.
• Enlaces de correo electrónico seguros protegen la información de salud protegida (PHI) para asegurar el cumplimiento con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) mientras se mantiene una comunicación fácil y optimizada con los pacientes a través del correo electrónico.
• Integración SIEM con plataformas populares como IBM QRadar, ArcSight, FireEye Helix y Splunk Forwarder. Además, la integración estandariza los registros de auditoría en un solo formato de archivo para apoyar el consumo generalizado de SIEM.
• Recuperación ante desastres con sistemas en caliente, siempre activos y redundancia de datos en múltiples sitios garantizan que tus sistemas se mantengan activos en caso de emergencia.
• Cifrado conforme incluye AES-256 para datos en reposo y cifrado TLS 1.2+ para datos en tránsito.
• Transferencia y almacenamiento de archivos grandes con límites de hasta 16 TB.
• Capas adicionales de protección se incluyen para claves de cifrado utilizando integración con un módulo de seguridad de hardware (HSM) o el Servicio de Gestión de Claves de Amazon Web Services (AWS KMS).