Intercambio de Archivos para Abogados | Cómo Mantener Seguros los Documentos de tus Clientes

¿Estás exponiendo los datos de tus clientes y poniendo en riesgo la confidencialidad abogado-cliente? El intercambio seguro de archivos para abogados puede ayudar, y aquí te explicamos cómo.

¿Pueden los abogados usar una de las soluciones de intercambio y almacenamiento de archivos basadas en la nube? Sí, los abogados pueden usarlas, pero lo hacen bajo su propio riesgo. Muchas de ellas tienen un historial de exponer información sensible a partes no autorizadas porque priorizan la facilidad de uso sobre la seguridad y el cumplimiento. Para estar completamente protegido, considera otras opciones.

¿Qué es el Intercambio Seguro de Archivos y Cómo Puede Impactar la Comunicación con el Cliente?

Primero, hablemos sobre el intercambio de archivos para quienes practican la abogacía.

En nuestro mundo cada vez más digital, donde las personas envían correos electrónicos, comparten archivos y llevan documentos digitales en sus teléfonos y tabletas, tener una forma segura y eficiente de compartir información es fundamental.

El intercambio electrónico de archivos ha sido un cambio radical para los abogados y sus clientes. El intercambio de archivos es mucho más que el correo electrónico, por cierto. Incluye carpetas y subcarpetas de archivos, controlando quién tiene acceso a esas carpetas y qué derechos administrativos tienen esos usuarios (por ejemplo, privilegios de descarga vs. solo visualización, etc.). Por lo tanto, las soluciones de intercambio de archivos deben ser seguras, gobernables y funcionales para asegurar que los abogados se comuniquen de manera eficiente y confidencial con sus clientes.

La Asociación Americana de Abogados (ABA) requiere que los abogados mantengan el privilegio abogado-cliente. Esto significa que los abogados no deben compartir la información que reciben de un cliente. También significa que deben asegurar la información que envían y reciben de un cliente. El cifrado permite a los abogados y sus firmas proteger los datos en almacenamiento y durante el tránsito.

Dropbox asegura sus servidores y mantiene la privacidad, pero también es un objetivo importante para los hackers. Los ciberdelincuentes monitorean el acceso al intercambio de archivos en la nube y engañan a esos usuarios con correos electrónicos falsos para esos sitios respectivos.

Es mejor usar una plataforma más segura y enfocada en los negocios que protegerá los documentos de los clientes y mantendrá el cumplimiento con las directrices de la ABA. Hay varias razones para hacer esto, pero tres principales son:

1. Seguridad: Con muchas de las soluciones de intercambio de archivos, realmente no tienes mucho control sobre la seguridad, mucho menos sobre cómo se gestiona. El almacenamiento en la nube privada no es una opción, por lo que si las fuerzas del orden llaman a tu puerta, no sabrás si esos sitios en la nube han entregado tus claves de cifrado.
2. Operaciones Comerciales: Estos sitios de intercambio de archivos basados en la nube se centran en el almacenamiento y la colaboración. No es necesariamente una plataforma de negocios, fuera de algunas características básicas, y ciertamente no es una plataforma que pueda personalizar el intercambio seguro de archivos para bufetes de abogados
3. Cumplimiento: Aunque el cumplimiento de la ABA es importante, muchos abogados trabajan con clientes en una variedad de industrias, lo que significa tener regulaciones de cumplimiento más específicas que cumplir, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) para el cuidado de la salud, el Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS) para el comercio minorista, o incluso el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) para ciudadanos de la UE.

¿Qué Hay del Intercambio de Archivos en Industrias Reguladas?

La ABA recomienda que los bufetes de abogados usen cifrado para proteger los datos de los clientes. Sin embargo, si trabajas en industrias reguladas como la contratación gubernamental o el cuidado de la salud, las regulaciones de privacidad de datos requieren que mantengas altos (o más altos) niveles de seguridad y gestión de riesgos o enfrentes consecuencias legales, sanciones financieras o incluso la inhabilitación.

Algunas industrias reguladas que requieren consideraciones especiales de intercambio seguro de archivos incluyen:

• Salud: Si trabajas con clientes en temas relacionados con la salud, es muy probable que manejes Información de Salud Personal Electrónica (ePHI). Si manejas ePHI, ahora estás bajo la jurisdicción de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), que tiene rigurosos requisitos de seguridad e informes.
• Gobierno: Si eres una ONG, contratista o subcontratista que apoya a una agencia federal, especialmente el Departamento de Defensa (DoD), es probable que manejes información personal identificable (PII) de ciudadanos o Información No Clasificada Controlada (CUI). En estos casos, tendrás que demostrar cumplimiento con el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) 800-53 o la Certificación del Modelo de Madurez de Ciberseguridad (CMMC) como mínimo, si no algo más específico bajo NIST, como 800-171.
• Comercio Minorista o Procesamiento de Pagos: Si manejas datos de pago de clientes de alguna manera, tu sistema de intercambio de archivos debe cumplir con PCI DSS.
• Protecciones al consumidor en la UE: La Unión Europea tiene directrices estrictas sobre cómo las empresas pueden usar datos de clientes basados en la UE o comercializar a esos clientes. Las sanciones financieras, impuestas en base a un porcentaje de tus ingresos anuales, son costosas.

Esto puede parecer mucho para digerir, pero tener una solución de intercambio seguro de archivos puede facilitarte la vida tanto en términos de apoyar a los clientes como de mantenerte del lado correcto de las rigurosas regulaciones en cualquier campo, incluido el tuyo.

¿Qué Debo Buscar en una Solución de Transferencia de Archivos?

Entonces, es hora de actualizar tu tecnología, y quieres una sólida solución de transferencia de archivos que te permita compartir información de manera segura y fácil con los clientes sin romper tu juramento profesional. Para hacer eso, necesitas una plataforma de transferencia de archivos que ofrezca un conjunto específico de capacidades de seguridad y cumplimiento:

1. Altos Niveles de Cifrado: La mayoría de las soluciones de transferencia de archivos evitan los protocolos de transferencia no cifrados como FTP por SFTP, FTPS o algoritmos adicionales más seguros. Una solución sólida y segura incluirá cifrado AES-256 para datos almacenados en un servidor y TLS 1.2 o superior para datos en tránsito entre endpoints.

2. Correo Electrónico Seguro: El correo electrónico estándar no es una plataforma de transferencia de archivos segura. Puede incluir componentes seguros, pero la mayoría de los proveedores de correo electrónico públicos no cifran el contenido del correo electrónico ni los archivos adjuntos.

   Una solución defensiva de transferencia de archivos enviará hipervínculos seguros, en lugar de contenido o archivos adjuntos, a tus clientes, quienes deben autenticarse antes de acceder al contenido del correo electrónico. Esta capacidad de seguridad protege tus datos y también proporciona un registro de cuándo un destinatario descargó un archivo adjunto, crítico para auditorías y propósitos forenses.

3. Rastros de Auditoría Inmutables: Los rastros de auditoría proporcionan una línea de evidencia ininterrumpida en caso de una violación de seguridad. Además, le dan a tu firma las herramientas que necesita para demostrar cumplimiento, es decir, solo los usuarios autorizados tienen acceso a PII, ePHI o datos de clientes.

4. Analítica de Negocios: Aunque puede que no manejes terabytes de datos, tener capacidades analíticas integradas en tu solución de intercambio de archivos te ayudará a entender mejor qué documentos se comparten con más frecuencia y a detectar un reciente aumento en la actividad de descarga de un abogado.

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La plataforma Kiteworks proporciona todo lo que necesitas como abogado para compartir información con tus clientes sin romper la confidencialidad o las regulaciones de privacidad de datos. Kiteworks incluye:

• Correos electrónicos seguros con servidores cifrados utilizando estándares de cifrado AES-256 y TLS 1.2+.
• Un Panel de CISO para ver, inspeccionar, proteger y rastrear cada archivo que entra o sale de la firma.
• Rastros de auditoría inmutables.
• Integración de correo electrónico seguro con Microsoft Outlook y Office 365.
• Entornos de nube privada, híbrida y FedRAMP para máxima seguridad de datos.

Para obtener más información sobre la plataforma Kiteworks y cómo empodera a los abogados en sus comunicaciones con los clientes, programa una demostración personalizada.