Guía Integral para Entender el Plan de Acción e Hitos (POA&M)
El Plan de Acción e Hitos (POA&M) es un componente crucial para lograr y mantener el cumplimiento normativo. Las regulaciones de cumplimiento son cada vez más estrictas, y las organizaciones deben ser conscientes de la importancia de los POA&M para gestionar eficazmente el cumplimiento. Con la llegada de nuevas tecnologías, junto con una creciente amenaza de riesgos cibernéticos, los marcos de cumplimiento también están evolucionando, y la necesidad de POA&M es más significativa que nunca.
¿Qué es un POA&M y por qué es importante?
Un POA&M es requerido por la Ley de Gestión de Sistemas de Información Federal (FISMA) como un plan de acción correctiva formal para rastrear y gestionar debilidades específicas dentro de los sistemas de información de una organización. Estas debilidades pueden incluir vulnerabilidades en software, hardware o procesos operativos. El POA&M es un documento altamente estructurado, controlado por versiones y sensible, utilizado principalmente para gestionar el riesgo cibernético. Está destinado a ser utilizado junto con un marco de control de seguridad como el Marco de Gestión de Riesgos del NIST o la Certificación del Modelo de Madurez de Ciberseguridad (CMMC). El Programa de Gestión de Riesgos y Autorización Federal (FedRAMP), que asegura que los proveedores de servicios en la nube (CSP) cumplan con estándares específicos de seguridad y cumplimiento, también requiere que los CSP mantengan POA&M para rastrear y gestionar su progreso de cumplimiento. Escribir y presentar un POA&M es necesario para que las organizaciones no solo identifiquen y minimicen riesgos, sino también para mantener el cumplimiento con los requisitos normativos. No mantener un POA&M actual e integral podría resultar en la revocación de la autorización para operar un sistema de información.
Los POA&M son importantes para lograr el cumplimiento normativo porque proporcionan un enfoque estructurado para abordar cualquier deficiencia o problema de incumplimiento identificado durante auditorías o evaluaciones. Los POA&M especifican un plan de acción que describe los pasos necesarios para corregir deficiencias y minimizar riesgos, así como hitos asociados que proporcionan plazos para su finalización. Esto asegura que se tomen acciones correctivas de manera oportuna, reduciendo el riesgo de incumplimiento y posibles sanciones regulatorias. Además, las agencias regulatorias a menudo requieren que las organizaciones presenten POA&M como parte de sus informes de cumplimiento, demostrando su compromiso para abordar cualquier debilidad identificada y mejorar continuamente su postura de cumplimiento.
¿Quién es responsable de completar los POA&M?
Los POA&M efectivos ayudan a las empresas a identificar riesgos potenciales y desarrollar soluciones adecuadas. Sin embargo, no solo los oficiales de cumplimiento deben estar involucrados en completar los POA&M. Hay múltiples partes e interesados que deben estar al tanto de los POA&M mientras una organización trabaja para lograr el cumplimiento normativo, incluyendo:
- Propietarios y gerentes de negocios que son responsables de asegurar el cumplimiento con las regulaciones y estándares relevantes
- Oficiales de cumplimiento y auditores que son responsables de asegurar que la organización cumpla con todos los requisitos regulatorios
- Profesionales de TI que son responsables de implementar y mantener los controles técnicos necesarios para asegurar el cumplimiento
- Auditores externos y agencias regulatorias que pueden revisar los esfuerzos de cumplimiento de la organización y requerir evidencia de los POA&M
- Inversores y accionistas que pueden estar preocupados por la postura de cumplimiento de la organización y cómo afecta o puede afectar el perfil de riesgo de la organización
- Clientes y proveedores que pueden requerir prueba de cumplimiento como parte de sus propios esfuerzos de gestión de riesgos
- Profesionales legales y de gestión de riesgos que pueden necesitar revisar y proporcionar orientación sobre los esfuerzos de cumplimiento de la organización
- Profesionales de recursos humanos que pueden necesitar asegurar que los empleados estén capacitados y conscientes de los POA&M como parte de la capacitación de cumplimiento
- Gerentes de proyectos y equipos que son responsables de implementar proyectos específicos relacionados con el cumplimiento, y que necesitan rastrear el progreso contra los POA&M
- Liderazgo senior que en última instancia tiene la responsabilidad de asegurar que la organización cumpla con las regulaciones y estándares
¿Cómo es un POA&M diferente del DFARS SSP?
Tanto un POA&M como el Suplemento de Regulación de Adquisiciones Federales de Defensa (DFARS) Plan de Seguridad del Sistema (SSP) son elementos importantes de la postura de ciberseguridad de una organización. Sin embargo, hay diferencias distintivas entre los dos.
Un POA&M es un plan de remediación que describe los pasos necesarios para abordar y remediar los riesgos y vulnerabilidades identificados en un sistema de información. Es requerido por agencias federales como parte de su proceso de gestión de riesgos.
Por otro lado, el DFARS SSP es un plan más amplio e integral que describe las políticas y procedimientos para proteger información y sistemas sensibles de acuerdo con los requisitos de DFARS. Es un documento que describe el enfoque de una organización hacia la seguridad de la información y es requerido para todas las empresas que hacen negocios con el Departamento de Defensa. El DFARS SSP describe las políticas, procedimientos y controles en su lugar para proteger la información y sistemas sensibles de acceso, uso, modificación y destrucción no autorizados.
Aunque los POA&M y los SSP son cruciales para lograr el cumplimiento normativo, a menudo no son suficientes. Para lograr el cumplimiento de CMMC 2.0, por ejemplo, las organizaciones deben ser evaluadas por una Organización Evaluadora de Terceros Certificada por CMMC (C3PAO). CMMC 2.0 Nivel 1 requiere auto-certificación y aquí, un POA&M por sí solo será suficiente. Para CMMC 2.0 Nivel 2 y CMMC 2.0 Nivel 3, se debe involucrar a un C3PAO, además de usar un POA&M y SSP.
Componentes del Plan de Acción e Hitos
Un POA&M típicamente incluye un conjunto de elementos de acción con plazos específicos, individuos responsables y hitos para rastrear el progreso hacia el logro de un resultado específico. Los componentes clave de un POA&M son los objetivos, metas, tareas, hitos, métricas y recursos.
Los objetivos de un POA&M son los resultados que una organización pretende lograr dentro de un marco de tiempo específico. Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo. Estos requisitos son esenciales para asegurar que los objetivos sean realistas y alcanzables dentro del período asignado. Las metas del POA&M, por otro lado, definen los objetivos generales que una organización pretende lograr. Las metas proporcionan dirección para los objetivos y guían el proceso de toma de decisiones hacia el resultado general.
Las tareas del POA&M son actividades específicas que son necesarias para lograr las metas y objetivos. Las tareas deben ser identificadas según su prioridad, y los plazos para cada una deben ser establecidos. Estos ayudan a crear un plan de implementación detallado que asegura que la organización logre los resultados deseados.
Los hitos del POA&M son componentes esenciales de los POA&M, ya que proporcionan los medios para medir el progreso hacia el logro del objetivo general. Los hitos son eventos o logros significativos que indican un cambio de dirección hacia el objetivo.
Dentro de los hitos del POA&M, hay elementos del POA&M. Estos son una lista de tareas y hitos que deben completarse para lograr un objetivo o meta específica. Estos elementos de acción pueden incluir actividades como completar un programa de capacitación, implementar nuevo software o resolver vulnerabilidades de seguridad. Los elementos del POA&M se utilizan en la gestión de proyectos para asegurar que todas las tareas necesarias sean identificadas, asignadas y rastreadas para asegurar el progreso hacia el objetivo del proyecto. Una lista de elementos del POA&M incluye:
| Identificador del POA&M | Un identificador único asignado a cada elemento del POA&M para fines de seguimiento |
| Nombre del Control | El control o acción específica que necesita ser implementada para abordar la debilidad o deficiencia |
| Nombre de la Debilidad/Deficiencia | Una descripción concisa de la debilidad o deficiencia que necesita ser abordada |
| Descripción de la Debilidad/Deficiencia | Una explicación más detallada de la debilidad o deficiencia, incluyendo su impacto en la organización |
| Cómo se Identificó la Debilidad | Una breve descripción del proceso o método utilizado para identificar la debilidad o deficiencia |
| Identificador del Activo | El identificador del activo o sistema al que pertenece la debilidad o deficiencia |
| Fecha de Identificación | La fecha en que se identificó por primera vez la debilidad o deficiencia |
| Recursos Requeridos para Abordar el Problema | Una estimación de los recursos (tiempo, dinero, personal, etc.) necesarios para abordar la debilidad o deficiencia |
| Hitos Planificados | Hitos o metas específicas para abordar la debilidad o deficiencia |
| Fecha de Resolución Planificada | La fecha en que se planea abordar completamente la debilidad o deficiencia |
| Cambios en los Hitos | Cualquier cambio en los hitos o metas planificadas |
| Dependencias de Proveedores | Cualquier dependencia de proveedores o terceros que pueda impactar la resolución de la debilidad o deficiencia |
| Calificación de Riesgo | Una evaluación cuantitativa del nivel de riesgo que representa la debilidad o deficiencia |
| Calificación de Riesgo Ajustada | Cualquier ajuste realizado a la calificación de riesgo basado en nueva información o circunstancias cambiadas |
| Evaluación de Requisitos Operacionales | Una evaluación de si abordar la debilidad o deficiencia es necesario para cumplir con los requisitos operacionales de la organización |
| Documentos de Apoyo | Cualquier documento o evidencia que respalde la identificación o resolución de la debilidad o deficiencia |
Mejores Prácticas para Desarrollar un POA&M Efectivo
Desarrollar un POA&M efectivo requiere una planificación y ejecución cuidadosa. Las organizaciones deben identificar sus objetivos y prioridades estratégicas y usarlos como principios rectores para el plan. El POA&M debe estar alineado con la misión y visión de la organización. También es importante establecer metas y objetivos realistas y alcanzables. El POA&M debe desarrollarse en colaboración con todos los interesados, incluidos la gestión, los empleados y los socios.
Estrategias para Monitorear el Progreso
El éxito de un POA&M depende en gran medida de monitorear el progreso de manera consistente. Las organizaciones deben rastrear y medir el progreso a intervalos regulares y ajustar el plan en consecuencia. Un panel de control que proporcione datos y métricas en tiempo real puede ofrecer información sobre la efectividad del plan. Asegúrate de que haya una comunicación clara sobre el progreso realizado y los esfuerzos necesarios para lograr los resultados deseados. Se pueden utilizar análisis de datos para medir el rendimiento del POA&M e identificar áreas que requieren mejoras.
Cómo Medir el Éxito del Plan de Acción e Hitos
Una de las mejores maneras de medir el éxito de un POA&M es analizar los resultados logrados en comparación con los indicadores clave de rendimiento (KPI) establecidos. Las organizaciones deben recopilar datos y evaluar el progreso con frecuencia. Analizar los datos en comparación con los KPI establecidos puede proporcionar información sobre la efectividad del plan y resaltar áreas que requieren mejoras. Las organizaciones también deben escuchar los comentarios de los empleados, clientes y otros interesados para evaluar la efectividad del POA&M.
KPI Utilizados para Medir el Éxito de los POA&M
Los KPI son críticos para medir el éxito del POA&M. Algunos de los KPI más comúnmente utilizados incluyen métricas financieras como el ROI, métricas operativas como el tiempo de ciclo y la calidad, métricas de satisfacción del cliente y métricas de satisfacción de los empleados. Los KPI deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo (SMART).
Desafíos Comunes en el Desarrollo de Planes de Acción e Hitos
Desarrollar un POA&M puede ser un desafío, especialmente si la organización carece de experiencia en planificación estratégica. Algunos desafíos comunes incluyen la falta de claridad en los objetivos, la mala comunicación con los interesados, recursos inadecuados y resistencia al cambio. Además, un POA&M puede ser difícil de desarrollar en un entorno que cambia rápidamente donde las prioridades cambian rápidamente.
Estrategias para Superar Desafíos Comunes
Para superar estos desafíos comunes, las organizaciones deben involucrarse en una comunicación efectiva con los interesados para asegurar su aceptación y compromiso. También es esencial asignar recursos adecuados, incluidos financiamiento, personal y tecnología, para asegurar que el plan sea alcanzable. Las organizaciones deben ser flexibles y adaptar su plan a las prioridades cambiantes. Finalmente, es esencial gestionar la resistencia al cambio involucrando a los interesados clave en el proceso de planificación, proporcionando capacitación y apoyo, y demostrando los beneficios del POA&M. Al superar estos desafíos comunes, las organizaciones pueden desarrollar un POA&M exitoso y efectivo.
Kiteworks Ayuda a los Contratistas del DoD a Cumplir con las Regulaciones que Requieren un Plan de Acción e Hitos
La Red de Contenido Privado de Kiteworks ayuda a los contratistas de defensa a cumplir con las regulaciones y estándares de seguridad de datos que requieren un POA&M. Con el creciente número de regulaciones a las que los contratistas de defensa deben adherirse, mantenerse en cumplimiento puede ser una tarea desalentadora. Kiteworks facilita el cumplimiento proporcionando una plataforma consolidada de comunicaciones de terceros que cumple con los más altos niveles de seguridad y cumplimiento. Con Kiteworks, todos los canales de comunicación de terceros, incluidos el correo electrónico, el intercambio de archivos, la transferencia de archivos administrada (MFT), el protocolo de transferencia de archivos seguro (SFTP), los formularios web y más, se consolidan para que cada archivo sensible enviado, recibido o compartido esté controlado, protegido, monitoreado y rastreado de manera centralizada.
Los contratistas gubernamentales y otras organizaciones en industrias altamente reguladas que aprovechan Kiteworks utilizan características de seguridad avanzadas para asegurar el contenido sensible que comparten con terceros de confianza. Estas incluyen cifrado de extremo a extremo, controles de acceso, un dispositivo virtual reforzado y opciones de implementación segura que permiten la propiedad de la clave de cifrado. Además, Kiteworks proporciona visibilidad completa de toda la actividad de archivos, incluyendo cada archivo sensible accedido, descargado, enviado, recibido, subido o compartido. Esta actividad, visible en el Panel de CISO de Kiteworks, también se rastrea y registra para facilitar el eDiscovery, las solicitudes legales y el cumplimiento normativo. La plataforma también se integra con aplicaciones empresariales, sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) y herramientas de seguridad. Esto facilita a los contratistas de defensa el acceso y el intercambio seguro de información sensible.
Kiteworks está autorizado por FedRAMP para Impacto de Nivel Moderado y cumple con todos los requisitos de seguridad listados en NIST 800-171. Además, Kiteworks soporta casi el 90% de los requisitos de CMMC 2.0 Nivel 2 de manera predeterminada. Estas características hacen de Kiteworks una herramienta indispensable para cada contratista de defensa que quiera lograr el cumplimiento con estas regulaciones.
Kiteworks también soporta una gama de otras regulaciones y estándares, incluyendo las Regulaciones Internacionales de Tráfico de Armas (ITAR), el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), SOC 2, FISMA, FIPS 140-2 y las Regulaciones de Administración de Exportaciones (EAR). Este nivel de cumplimiento cumple con los estrictos requisitos de ciberseguridad que el Departamento de Defensa requiere.
Kiteworks es la solución ideal para los contratistas de defensa que necesitan cumplir con estrictos requisitos de ciberseguridad y privacidad de datos. Programa una demostración personalizada de Kiteworks hoy para aprender más sobre el cumplimiento normativo para los contratistas del DoD.