¿Qué es un Sistema de Gestión de Contenidos Empresariales?

La gestión de contenido empresarial (ECM) es la solución para tu pila de papeles y documentos escritos perdidos. Con ECM, todos esos documentos se capturan y archivan.

¿Qué es la gestión de contenido empresarial? En resumen, la gestión de contenido empresarial, o ECM, es el ciclo de vida de la recopilación, organización y entrega de información y contenido, como archivos, imágenes, etc., a las partes interesadas en toda la empresa, incluidos empleados, socios y clientes. Vamos a echar un vistazo más de cerca.

¿Qué es la Gestión de Contenido Empresarial (ECM)?

La gestión de contenido empresarial (ECM) es un enfoque para gestionar contenido a nivel empresarial. Implica la recopilación, almacenamiento, recuperación y distribución de contenido digital, documentos y otra información de manera segura y organizada. ECM puede ayudar a mejorar la eficiencia organizacional al simplificar procesos y aumentar la colaboración, así como permitir que las organizaciones respondan rápidamente a solicitudes de información. Las soluciones ECM son típicamente utilizadas por organizaciones que necesitan almacenar, gestionar y compartir contenido en toda su empresa.

Las organizaciones utilizan ECM para almacenar, gestionar y controlar contenido digital de manera más efectiva. Pueden crear archivos digitales, rastrear el uso del contenido digital y automatizar procesos para aumentar la eficiencia. ECM es utilizado por organizaciones para reducir costos de almacenamiento, al tiempo que aumenta la productividad. Esto se logra al simplificar procesos como la producción de documentos, aprobación y firma. ECM permite a las organizaciones acceder a contenido y datos específicos más rápidamente, permitiéndoles tomar mejores decisiones y mantenerse competitivas. Además, ECM puede ser utilizado para almacenar y gestionar información confidencial de manera segura, asegurando que solo los usuarios autorizados puedan acceder a ella.

Las organizaciones están adoptando cada vez más ECM para mejorar la colaboración y mejorar la comunicación. Las soluciones ECM pueden proporcionar acceso a datos y contenido en tiempo real y en múltiples ubicaciones, permitiendo que los equipos remotos se mantengan en contacto y colaboren de manera efectiva. Las soluciones ECM también ofrecen capacidades de búsqueda mejoradas, facilitando a los usuarios encontrar la información y los datos necesarios más rápido. Finalmente, al automatizar procesos, ECM puede ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos regulatorios, reducir riesgos y mantenerse en cumplimiento. Esto ayuda a las organizaciones a ahorrar tiempo y recursos, mientras aseguran que sus datos permanezcan seguros.

Las principales ventajas de tener un sistema de gestión de contenido empresarial incluyen una mejor productividad y eficiencia, mejor colaboración, mayor seguridad y una gestión de documentos más eficiente. Un sistema ECM puede ayudar a las organizaciones a ahorrar tiempo y dinero al simplificar procesos y reducir costos de almacenamiento. Además, las soluciones ECM permiten a los usuarios acceder a contenido y datos más rápido, permitiéndoles tomar mejores decisiones y mantenerse competitivos. Las soluciones ECM también ofrecen beneficios de seguridad y cumplimiento mejorados, asegurando que la información confidencial permanezca segura y que las organizaciones cumplan con las regulaciones. Finalmente, las soluciones ECM proporcionan capacidades de búsqueda mejoradas, facilitando a los usuarios encontrar el contenido correcto más rápido.

Las organizaciones utilizan soluciones ECM en una variedad de casos de uso, incluidos recursos humanos, marketing y publicidad, finanzas, servicio al cliente, servicios legales y archivo de documentos. Las soluciones ECM también pueden ser utilizadas para la gestión de documentos, como crear, editar, compartir y rastrear documentos. Además, las soluciones ECM pueden ser utilizadas para mejorar la colaboración, proporcionando acceso a datos y contenido en tiempo real y en múltiples ubicaciones. Finalmente, las soluciones ECM pueden ser utilizadas para el cumplimiento, automatizando procesos y asegurando que las organizaciones cumplan con los requisitos regulatorios.

¿Qué son los Sistemas ECM y Qué Necesito Saber Sobre Ellos?

Un sistema ECM es una tecnología que te permite gestionar contenido y documentos en toda tu organización. Algunos podrían preguntar por qué se requiere un sistema complejo para organizar documentos. ¿Qué más necesita hacer una organización además de asegurarse de que sus empleados gestionen sus archivos?

Cierto, las soluciones ECM contienen varias herramientas básicas de gestión de archivos y documentos, como acceso al sistema, uso compartido de archivos, modificación de archivos y, en algunos casos, control de versiones de archivos. Una pequeña empresa que crea, archiva y comparte una docena de documentos al día probablemente pueda vivir sin una solución ECM. Sin embargo, un hospital, bufete de abogados, fabricante de automóviles o empresa de ingeniería genera una docena de archivos cada minuto o menos. El negocio se detendrá a menos que esos archivos se gestionen adecuadamente. En una situación empresarial, gestionar documentos se vuelve significativamente más importante y complejo que nombrar adecuadamente archivos y carpetas.

Los contratos, por ejemplo, se firmaban tradicionalmente por triplicado y se almacenaban en un archivador para mantener registros. En la empresa moderna, los contratos son firmados por todas las partes relevantes y almacenados electrónicamente en múltiples ubicaciones para cumplimiento, auditorías internas y propósitos de eDiscovery. Los contratos a menudo se firman digitalmente, se comparten a través de portales de documentos en línea y se almacenan en la nube; sin copias impresas ni archivadores. Es una práctica recomendada para la empresa tener control directo sobre el acceso a documentos y metadatos, que detalla cuándo y dónde se accedió, quién lo firmó y qué cambios se hicieron a través de múltiples versiones.

Un sistema ECM, por lo tanto, proporciona todas las características, funciones y capacidades adecuadas y necesarias que las organizaciones necesitan para gestionar un ecosistema complejo y extenso de archivos, incluidos documentos oficiales (contratos, formularios de consentimiento, datos privados, etc.), datos estructurados (como en una base de datos relacional) o datos no estructurados (archivos escaneados, archivos de casos anotados, etc.). Sin un sistema ECM, encontrar el archivo correcto es tan fácil como encontrar una aguja en un pajar.

Hay varios subconjuntos de ECM, que se centran en diferentes áreas de gestión de contenido:

• Gestión Transaccional desarrolla procesos y procedimientos que se centran en la gestión impulsada por documentos, enfatizando el control de versiones y documentos.
• Gestión Colaborativa destaca herramientas y técnicas que facilitan el trabajo colaborativo en documentos, con recursos compartidos y formas intuitivas de compartir ideas y trabajo.
• Gestión de Contenido Web enfatiza herramientas de autoría web y flujos de trabajo, incluidas herramientas para gestionar multimedia y metadatos.

Como puedes ver, un sistema ECM es mucho más que un sistema de almacenamiento y gestión de archivos. Los documentos tienen diferentes usos, ciclos de vida, flujos de trabajo y requisitos de cumplimiento. Un sistema ECM debe, por lo tanto, gestionar el ciclo de vida de un documento. Finalmente, los sistemas ECM democratizan cómo los empleados gestionan y acceden a documentos en diferentes ubicaciones y a través de otros dispositivos.

¿Cómo Funciona ECM?

La gestión de contenido empresarial es un término más extenso que describe una colección de tecnologías, prácticas y estrategias que apoyan la retención de documentos a través de un ciclo de vida productivo y estandarizado. Más específicamente, ECM se centra en cómo los registros se digitalizan y gestionan a través de medios digitales, con operaciones comerciales, administrativas y, en algunos casos, de cumplimiento y ciberseguridad.

ECM asume varios procesos relacionados con la gestión de documentos:

1. Captura de documentos, a menudo a través de escaneos digitales, en formatos estructurados (texto y números) o no estructurados (audio, video, imágenes, correos electrónicos, etc.)
2. Gestión de contenido, incluyendo la simplificación y facilitación del acceso a archivos y la visibilidad de documentos en el sistema
3. Automatización, especialmente de tareas repetitivas asociadas con transferencia segura de archivos, verificación de integridad de documentos, monitoreo de eventos y flujos de trabajo relacionados con acciones específicas (por ejemplo, una firma de contrato podría desencadenar almacenamiento, transferencia de archivos y la creación de varios documentos nuevos)
4. Gestión de casos, seguimiento, monitoreo y análisis de documentos (y varios borradores de documentos individuales) para ayudar en la toma de decisiones de alto nivel
5. Colaboración en documentos compartidos, a menudo utilizando edición en línea concurrente o acceso claro y control de versiones de documentos para prevenir la eliminación accidental de contenido, sobrescritura o que alguien edite una versión anterior del documento
6. Funcionalidad de búsqueda para localizar versiones específicas de documentos, o incluso secciones de documentos, basadas en el contenido incluido en ellos o metadatos asociados
7. Gestión de retención, específicamente para regulaciones y requisitos de cumplimiento
8. Analítica sobre el uso y acceso a documentos para ayudar a optimizar los procesos de documentos y obtener visibilidad sobre los flujos de trabajo de documentos de tu organización de manera más amplia

Basado en estos procesos de ECM, podemos ver que hay un ciclo de vida de documentos específico que puede servir como una lista de verificación para la mayoría de las organizaciones:

1. Captura: El inicio del ciclo de vida comienza con la captura e ingestión de documentos, y puede incluir cualquier documento: documentos de Word, archivos de texto, documentos en papel escaneados, imágenes y otros.
2. Preservar: Elige precisamente dónde almacenar un documento en tu sistema para una accesibilidad y disponibilidad óptimas. Esto también incluye editar documentos o publicarlos en una forma estática para requisitos de documentación o regulatorios.
3. Clasificar: Organiza los datos por categoría a través de una estructura de archivos descriptiva o metadatos, así como una taxonomía de etiquetas o categorías completa y adecuada.
4. Procesar: Prepara documentos para los procesos que realizarás con ellos o sobre ellos, incluidos flujos de trabajo, revisiones y procedimientos de retención.
5. Publicar: El contenido puede publicarse de varias maneras, dependiendo de tus requisitos y el uso del documento en tu organización. Esto puede incluir contenido web, documentos publicados directamente a clientes o usuarios, etc.
6. Archivar: A diferencia del almacenamiento, el archivado designa contenido valioso que debe ser retenido para propósitos específicos (cumplimiento, referencia, etc.) sin obstruir el almacenamiento compartido de documentos o flujos de trabajo.
7. Eliminar: Los documentos eliminados deben ser removidos de acuerdo con las diferentes estrategias de gobernanza de datos y demandas de cumplimiento que tu organización tiene en marcha.

¿Cómo Ayuda ECM con la Gestión del Ciclo de Vida del Contenido y la Gestión de Documentos?

Las estrategias ECM se construyen alrededor de los flujos de trabajo y procesos para gestionar documentos críticos. Los ECM también moldean esos ciclos de vida y estrategias basándose en la funcionalidad que aportan a tu organización. Mientras que un sistema ECM puede ayudar con la gestión general de contenido, están mejor equipados para apoyar procesos complejos de gestión de contenido en los que los casos de negocio a largo plazo, la interactividad y el cumplimiento impulsan el negocio. Además, un sistema ECM permite auditorías de documentos, que son una prioridad principal para la mayoría de las organizaciones.

Considerando lo que un sistema ECM puede hacer por tu organización, es crítico construir una estrategia ECM efectiva. Una estrategia debe incluir estas consideraciones:

1. Determinación del Alcance: La gestión de documentos organizacionales debe tener un alcance de operaciones, incluyendo quién necesita acceder a qué documentos y cuándo. Este alcance también debe incluir los flujos de trabajo relevantes que conectan a las partes interesadas con los registros y respuestas automatizadas.
2. Mapear la Gestión de Documentos a los Requisitos de Cumplimiento: El cumplimiento y la seguridad de los datos tendrán prioridad sobre muchos otros objetivos comerciales, y tu estrategia ECM debe hacer lo mismo. Las cuestiones de privacidad, seguridad y documentación son partes necesarias de cualquier estrategia ECM.
3. Entender tu Ciclo de Vida de Documentos: Un ciclo de vida puede no contener todos los pasos enumerados anteriormente, por lo que necesitas entender qué funciona para ti, qué no, y cómo esas etapas del ciclo de vida impactan el flujo de comunicación y contenido a través de tu organización y hacia las partes interesadas externas.
4. Integraciones: No reinventes la rueda. Las soluciones ECM deben, hasta cierto punto, aprovechar tu infraestructura existente. Eso puede ser tan simple como proporcionar una infraestructura de gestión de documentos adecuada que pueda aprovechar herramientas SaaS independientes del entorno e integraciones específicas de aplicaciones para características como almacenamiento en la nube, acceso a dispositivos móviles y edición colaborativa.

ECM viene con algunos riesgos, sin embargo:

1. Falta de Transición: Si tu contenido no está ubicado al 100% en el sistema ECM, gran parte de él puede perderse entre las grietas. ECM requiere un enfoque integrado y holístico para la gestión de contenido.
2. Adopción o Uso Desigual: Del mismo modo, si tus empleados no están al 100% comprometidos con tu estrategia ECM, corres el riesgo de tener esfuerzos de contenido desarticulados o rotos, lo que interrumpe los flujos de trabajo.
3. Falta de Capacitación: Los sistemas ECM implican el uso adecuado de la tecnología y un proceso de trabajo. Si tu equipo no está capacitado en ninguno de estos, encontrarás que tus esfuerzos de contenido lucharán. Asegúrate de que todos estén a bordo con tu sistema y que se realice capacitación continua cuando los procesos o tecnologías cambien.

¿Gestión de Contenido Empresarial o Gestión de Documentos?

La gestión de documentos es la práctica de gestionar tanto documentos físicos como electrónicos. Se centra en organizar y rastrear documentos para asegurar que el documento correcto esté disponible para la persona correcta en el momento correcto. La gestión de documentos también implica almacenamiento de documentos, acceso seguro, control de versiones, edición y seguimiento del uso de documentos.

La gestión de contenido empresarial (ECM) es un enfoque para gestionar los datos o contenido de una organización. Abarca la gestión de documentos, pero también se extiende a la gestión de contenido web, activos digitales, contenido de audio y video, correos electrónicos, blogs y cualquier otro tipo de información digital. Un sistema ECM puede ser utilizado para rastrear documentos desde su creación hasta su archivo, así como para asegurar la seguridad y el cumplimiento. También permite la colaboración segura y la gestión de flujos de trabajo para rastrear tareas y asegurar su finalización. La gestión de contenido empresarial se utiliza para coordinar y gestionar contenido a lo largo de todo el ciclo de vida de una organización.

Las ventajas de la gestión de documentos incluyen una mejor organización, colaboración y seguridad sobre los documentos almacenados. Con la gestión de documentos, los empleados tienen una forma segura de almacenar, compartir y rastrear documentos. Permite una recuperación y compartición de documentos más eficiente, y asegura que los documentos en el sistema estén actualizados. La gestión de documentos también proporciona mayor visibilidad y control sobre la información, lo que ayuda a reducir el tiempo dedicado a buscar documentos. Además, la gestión de documentos puede mejorar el cumplimiento con las regulaciones aplicables.

Las desventajas de la gestión de documentos incluyen los costos asociados con la implementación y mantenimiento del sistema, así como el costo adicional para capacitar al personal y auditar el uso. Además, los sistemas de gestión de documentos pueden no proporcionar todas las características necesarias para las necesidades de una organización, y la migración de documentos desde sistemas existentes puede ser difícil y costosa. También puede haber problemas de compatibilidad entre los sistemas de gestión de documentos y otros sistemas existentes. Finalmente, algunos sistemas de gestión de documentos pueden no ser tan seguros como se requiere, lo que podría poner en riesgo la información confidencial.

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