Compartir Archivos de Forma Segura por Correo Electrónico: Una Guía Completa

El correo electrónico se ha convertido en una herramienta invaluable para una variedad de organizaciones y sus empleados para compartir archivos de manera simple y rápida. Es especialmente importante para organizaciones con trabajadores remotos, que a menudo necesitan enviar y recibir información para mantenerse productivos y mantener los proyectos en marcha. A menudo, la información compartida, ya sea en el cuerpo del correo electrónico o en un archivo adjunto, contiene información sensible. Sin la capacidad de compartir archivos de manera segura, las organizaciones corren el riesgo de exponer esta información a usuarios no autorizados, como actores maliciosos.

Para minimizar el riesgo de un ciberataque o una violación de datos que exponga contenido sensible encontrado en correos electrónicos y archivos adjuntos, las organizaciones pueden emplear varias tecnologías clave y mejores prácticas. Proteger el correo electrónico y los archivos adjuntos no solo protege la información personal identificable y la información de salud protegida (PII/PHI), la propiedad intelectual y otra información sensible, sino que también permite a las organizaciones demostrar cumplimiento con las regulaciones y estándares de privacidad de datos.

En esta publicación, discutiremos la importancia del intercambio seguro de archivos a través del correo electrónico y los riesgos potenciales asociados con él. También presentaremos los conceptos y técnicas clave para asegurar el intercambio seguro de archivos a través del correo electrónico y exploraremos cómo pueden usarse para minimizar los riesgos potenciales. Finalmente, proporcionaremos mejores prácticas para que las organizaciones e individuos aseguren la seguridad del contenido sensible que comparten en correos electrónicos y archivos adjuntos.

Riesgos de Compartir Archivos a través del Correo Electrónico

Compartir archivos por correo electrónico se ha convertido en un método preferido para intercambiar archivos de manera rápida y fácil. Sin embargo, las organizaciones sobreestiman enormemente la capacidad de su servidor de correo electrónico para compartir archivos de manera segura. Y como con la mayoría de los métodos de intercambio de contenido, existen riesgos inherentes asociados con el intercambio de archivos por correo electrónico que a menudo se pasan por alto. Los riesgos comunes de seguridad asociados con el intercambio de archivos por correo electrónico incluyen:

Archivos Sin Cifrar

El mayor riesgo de seguridad asociado con el intercambio de archivos por correo electrónico es enviar archivos sin cifrar. Cuando los archivos se envían por correo electrónico, generalmente se envían en formato de texto plano, lo que significa que cualquiera con la capacidad de interceptar el tráfico de correo electrónico, como durante un ataque de intermediario o un ataque de phishing, tendrá acceso a la información sin cifrar.

Virus y Malware

Cualquier archivo adjunto de correo electrónico puede contener potencialmente código malicioso, como virus, gusanos y spyware. Un ataque de malware ocurre cuando un usuario abre un archivo adjunto de correo electrónico infectado. La computadora de la víctima se infecta y el código malicioso se propaga por toda la red de la organización.

Suplantación de Identidad

La suplantación de identidad es otro riesgo común de seguridad asociado con el intercambio de archivos por correo electrónico. Los hackers pueden crear fácilmente mensajes que parecen originarse de fuentes legítimas y usar estos mensajes para engañar a los usuarios para que descarguen archivos adjuntos maliciosos.

Phishing

El phishing es un tipo de estafa que implica enviar correos electrónicos que parecen ser de fuentes legítimas para obtener información sensible, como nombres de usuario, contraseñas y números de tarjetas de crédito.

Entrega Incorrecta

Finalmente, el intercambio de archivos por correo electrónico también es susceptible a la entrega incorrecta, lo que lleva a una filtración de datos. Esto generalmente ocurre cuando un empleado envía inadvertidamente un correo electrónico al destinatario equivocado. Incluso si el destinatario equivocado devuelve el correo electrónico y el archivo adjunto, técnicamente aún ha ocurrido una violación de datos y un incumplimiento de cumplimiento.

Tomando Precauciones para Proteger el Contenido Sensible Compartido por Correo Electrónico

Debido al alto riesgo de violaciones de seguridad, es de suma importancia que los usuarios tomen las precauciones adecuadas para proteger su contenido sensible. El primer paso es asegurarse de que todos los archivos compartidos por correo electrónico estén cifrados. El cifrado de correo electrónico asegura que incluso si los archivos son interceptados, no puedan ser leídos sin la clave de cifrado. Además, el cifrado de extremo a extremo asegura que los correos electrónicos y los archivos adjuntos permanezcan cifrados durante todo el trayecto del correo electrónico.

Los usuarios deben asegurarse de que cualquier intercambio de archivos por correo electrónico se realice a través de un servicio de correo electrónico seguro. Los servicios de correo electrónico seguro proporcionan características de seguridad mejoradas, como cifrado, autenticación y medidas de control de acceso.

Finalmente, los usuarios siempre deben estar atentos a los correos electrónicos de phishing y no abrir ningún archivo adjunto de correo electrónico de fuentes desconocidas. Los correos electrónicos de phishing son un riesgo de seguridad común asociado con el intercambio de archivos por correo electrónico y los usuarios deben tomar las precauciones necesarias para protegerse contra ellos.

Mejores Prácticas para el Intercambio Seguro de Archivos por Correo Electrónico

Cuando se trata de compartir archivos de manera segura por correo electrónico, hay algunas mejores prácticas que las organizaciones y sus empleados deben tener en cuenta. Estas incluyen:

Mantener el Software y los Sistemas Actualizados

Cuando el software y los sistemas no se mantienen actualizados, son vulnerables a ataques. Los ciberdelincuentes pueden explotar debilidades conocidas en sistemas desactualizados para acceder a la red y los datos de una organización. Para ayudar a prevenir esto, las organizaciones deben asegurarse de que todo el software y los sistemas se actualicen regularmente con la última edición, que incluye parches de seguridad y otras correcciones.

Usar Contraseñas Fuertes y Únicas

Usar contraseñas fuertes y únicas es esencial para el intercambio seguro de archivos por correo electrónico. Las organizaciones deben establecer y hacer cumplir políticas de gestión de contraseñas, como exigir a los empleados que usen contraseñas complejas que contengan una combinación de letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas también deben cambiarse regularmente y no deben compartirse con nadie.

Instalar Protección Antivirus y Contra Malware

Las organizaciones deben instalar y mantener software de protección antivirus y contra malware para ayudar a protegerse contra actores maliciosos. Este software debe actualizarse regularmente para que pueda detectar y proteger contra las últimas amenazas. También se debe informar a los empleados sobre las mejores prácticas para identificar y evitar correos electrónicos de phishing y otros ataques maliciosos.

Usar Autenticación Multifactor

La autenticación multifactor agrega una capa adicional de seguridad al proceso de autenticación al requerir que los usuarios presenten dos o más pruebas de que son quienes dicen ser. Esto podría incluir una combinación de algo que saben (como una contraseña), algo que tienen (como un teléfono o un token de seguridad) y algo que son (como una huella digital o reconocimiento facial).

Realizar Educación y Capacitación de Usuarios de Forma Regular

Educar y capacitar a los empleados es una parte importante de mantener prácticas seguras de intercambio de archivos. Las organizaciones deben proporcionar a los empleados recursos, como videos y otros materiales de capacitación, sobre cómo compartir archivos de manera segura por correo electrónico. La capacitación también debe cubrir temas como cómo identificar correos electrónicos o mensajes sospechosos y cómo protegerse contra ataques de phishing. Las organizaciones también pueden ofrecer a los empleados cursos de concienciación sobre seguridad u otras oportunidades de capacitación. Estas capacitaciones deben realizarse cada año y se debe requerir asistencia/completación.

Cifrado de Correo Electrónico: Una Herramienta de Protección de Correo Electrónico No Negociable

El cifrado de correo electrónico es un método para asegurar el contenido de los correos electrónicos que se envían por internet. Esto se hace utilizando algoritmos de cifrado para codificar el mensaje de modo que solo el remitente y el receptor previsto puedan decodificar y leer el mensaje. Existen varios métodos diferentes de cifrado de correo electrónico que se pueden usar para proteger el contenido de los correos electrónicos, y comprender los diferentes métodos disponibles es clave para elegir el mejor para tus necesidades.

Cifrado S/MIME

S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extension) es el método de cifrado de correo electrónico más utilizado. Se basa en la infraestructura de clave pública X.509 y generalmente está integrado en clientes de correo web como Outlook y Gmail. Funciona cifrando el contenido de un correo electrónico utilizando la clave pública del destinatario. El remitente luego firma el mensaje con su propia clave privada, para que el destinatario pueda estar seguro de que el mensaje no ha sido manipulado.

Cifrado PGP

PGP (Pretty Good Privacy) es otro método de cifrado popular. A diferencia de S/MIME, PGP no utiliza ninguna infraestructura de clave pública. En su lugar, PGP cifra el mensaje con una clave simétrica que es generada por un algoritmo de cifrado. Esta clave simétrica luego se cifra con la clave pública del remitente y se envía al destinatario, quien luego usa su clave privada para descifrar la clave simétrica y luego descifrar el mensaje.

¿Cuál es la Diferencia entre el Cifrado S/MIME y PGP?

Tanto S/MIME como PGP son métodos de cifrado efectivos, pero tienen algunas diferencias clave. S/MIME es típicamente la opción más fácil de configurar, ya que requiere menos pasos y a menudo está integrado en clientes de correo web. También es típicamente más seguro, ya que utiliza una infraestructura de clave pública y el mensaje se firma con la clave privada del remitente. Por otro lado, PGP no requiere ningún software especial para usar, y es más versátil, ya que se puede usar para cifrar cualquier tipo de archivo, no solo mensajes de correo electrónico.

Cifrado TLS

TLS (Transport Layer Security) es un protocolo que se utiliza para asegurar las comunicaciones a través de internet, incluido el correo electrónico. Funciona cifrando los datos antes de que se transmitan, de modo que solo el remitente y el destinatario puedan decodificarlos. TLS es diferente de S/MIME y PGP, ya que no utiliza ningún algoritmo de cifrado específico, sino que se basa en la configuración de seguridad del cliente para determinar cómo se cifran los datos. TLS a veces se usa en combinación con otros métodos de cifrado para mayor seguridad.

Cumplimiento Normativo y el Intercambio Seguro de Archivos por Correo Electrónico

Es esencial que las organizaciones consideren el cumplimiento normativo al implementar medidas de seguridad de correo electrónico. Muchas regulaciones, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) y el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (GDPR), requieren que las organizaciones tengan tecnología de cifrado y otras capacidades de seguridad de correo electrónico para proteger la información sensible y demostrar cumplimiento. El incumplimiento de estas regulaciones puede resultar en sanciones significativas, incluidas multas y acciones legales. Por lo tanto, es crucial que las organizaciones aseguren que sus medidas de seguridad de correo electrónico se alineen con los requisitos normativos para evitar riesgos y consecuencias potenciales.

Pasarela de Cifrado de Correo Electrónico con la Plataforma Kiteworks

La Pasarela de Protección de Correo Electrónico de Kiteworks (EPG) es parte de la Red de Contenido Privado de Kiteworks. Con Kiteworks EPG, las organizaciones pueden automatizar fácilmente el cifrado de correo electrónico, de modo que sea invisible para los usuarios mientras sigue proporcionando privacidad de correo electrónico bidireccional. Recientemente, Kiteworks EPG admite los estándares de cifrado S/MIME, TLS y OpenPGP en los clientes de correo electrónico existentes de los usuarios, con opciones de cifrado de extremo a extremo y de pasarela. Kiteworks también proporciona cifrado de nivel empresarial, a saber, cifrado AES-256 para contenido en reposo y cifrado TLS 1.2 para contenido en movimiento, a través de un plugin de Microsoft Outlook, una aplicación web, aplicaciones móviles y varios plugins de aplicaciones empresariales.

Con Kiteworks, las organizaciones pueden entregar una red de contenido privado (PCN) a través de todos sus canales de comunicación sensibles, incluido el correo electrónico. El PCN habilitado por Kiteworks permite a las organizaciones:

• Unificar tecnologías de comunicación de contenido seguro como el uso compartido seguro de archivos, SFTP, transferencia de archivos administrada (MFT) y formularios seguros para facilitar el uso y estandarizar las pistas de auditoría de contenido. Esto incluye extender de manera nativa los clientes de correo electrónico estándar para promover una experiencia de usuario sin interrupciones y proteger cada correo electrónico que contenga contenido sensible enviado a través de estos clientes.
• Rastrear contenido, metadatos, actividad de usuarios y eventos del sistema para aumentar la efectividad, informar sobre el acceso de terceros y cumplir fácilmente con los requisitos de informes de cumplimiento normativo.
• Controlar el acceso al contenido y las reglas funcionales adaptadas a los perfiles de riesgo y roles de usuario. Aprovechar la administración centralizada para cubrir correos electrónicos junto con formularios web, transferencia de archivos administrada (MFT) y uso compartido seguro de archivos para una experiencia de administración integral.
• Asegurar el contenido mediante el cifrado del contenido en reposo y en movimiento, protegiendo contra la exposición no intencionada de información sensible a actores maliciosos.

Enviar archivos sensibles por correo electrónico invita a un riesgo significativo para el negocio. El cifrado, particularmente el cifrado integral de extremo a extremo en la Pasarela de Protección de Correo Electrónico de Kiteworks, contribuye en gran medida a minimizar este riesgo.

Programa una demostración personalizada para ver cómo Kiteworks puede permitir que tu organización proteja el contenido sensible enviado y recibido por correo electrónico.