Compartición Segura de Archivos para Contadores y Firmas Contables: Una Guía Completa
Las firmas de contabilidad están dejando atrás los flujos de trabajo tradicionales basados en papel y adoptando la tecnología en la nube para sus operaciones diarias. Con este cambio surge la necesidad de métodos seguros de intercambio de archivos que protejan los datos financieros sensibles. En este artículo del blog, exploraremos los flujos de trabajo de las firmas de contabilidad, el intercambio seguro de archivos entre contadores y sus clientes, y los riesgos inherentes al compartir archivos con colegas y clientes. También revisaremos diferentes métodos de intercambio de archivos y las capacidades y características “imprescindibles” para ayudar a las firmas de contabilidad a elegir la mejor solución de intercambio seguro de archivos.
Flujos de Trabajo de Firmas de Contabilidad
Las firmas de contabilidad pueden variar ampliamente en tamaño, pero todas trabajan con múltiples clientes, cada uno con información financiera única y muy sensible. Los flujos de trabajo efectivos de las firmas de contabilidad requieren comunicación y colaboración eficientes entre los contadores y sus clientes. Aquí es donde entra en juego el intercambio seguro de archivos. El intercambio seguro de archivos permite a las firmas de contabilidad intercambiar fácilmente datos financieros sensibles con los clientes mientras se asegura de que los datos permanezcan confidenciales.
Por ejemplo, los contadores pueden necesitar solicitar documentos financieros a los clientes para completar declaraciones de impuestos o revisar estados financieros. En el pasado, este proceso implicaba enviar por correo, mensajería o fax documentos de un lado a otro, lo cual era lento, costoso e inseguro. Aunque el correo electrónico y el protocolo de transferencia de archivos (FTP) surgieron y hicieron que el intercambio de archivos fuera más eficiente, ambas soluciones tienen considerables limitaciones de seguridad y funcionalidad. Sin embargo, con métodos de intercambio seguro de archivos, los clientes pueden compartir información confidencial de manera segura, cumpliendo con las regulaciones y estándares de privacidad de datos, y con un rastro de auditoría completo que rastrea y registra toda la actividad de los archivos. Además, las soluciones de intercambio seguro de archivos ayudan a las firmas de contabilidad a cumplir con las regulaciones de protección de datos, como el GDPR y la HIPAA. Al usar cifrado, controles de acceso y otras características avanzadas de seguridad, las firmas de contabilidad pueden reducir el riesgo de violaciones de datos y acceso no autorizado a datos financieros sensibles que pueden llevar a violaciones de cumplimiento, litigios, pérdida de clientes e ingresos, y erosión de la marca.
Tipos de Contenido Contable
El contenido contable varía en tipo y sensibilidad, pero en última instancia, todo debe compartirse de manera segura para proteger la privacidad del cliente. Una solución de intercambio seguro de archivos asegura que el contenido contable se mantenga confidencial y seguro contra el acceso no autorizado. Estos tipos de contenido contable incluyen estados financieros, declaraciones de impuestos, informes de auditoría, información de nómina, PII/PHI y datos de clientes. Veamos más de cerca:
Estados Financieros
Estos documentos proporcionan una instantánea del rendimiento financiero de una empresa durante un período específico. Incluyen balances, estados de resultados y estados de flujo de efectivo. Estos documentos contienen información financiera sensible, incluidos ingresos, gastos y márgenes de beneficio, y deben mantenerse confidenciales para mantener la integridad de la información financiera de la empresa.
Declaraciones de Impuestos
Las declaraciones de impuestos son otro tipo crítico de contenido contable que solo debe compartirse utilizando una solución de intercambio seguro de archivos. Las declaraciones de impuestos contienen información sensible sobre los ingresos, deducciones e impuestos pagados de un individuo o empresa, que deben mantenerse confidenciales para prevenir el robo de identidad, fraude o incluso un escándalo de relaciones públicas. Una solución de intercambio seguro de archivos asegura que las declaraciones de impuestos solo sean accesibles para el personal autorizado, protegiendo la información financiera de la empresa contra el acceso no autorizado.
Informes de Auditoría
Los informes de auditoría se utilizan para verificar la exactitud y completitud de los estados financieros de una empresa. Estos informes incluyen análisis detallados del rendimiento financiero de la empresa y deben mantenerse confidenciales para mantener la integridad del proceso de auditoría. Una solución de intercambio seguro de archivos asegura que los informes de auditoría solo sean accesibles para el personal autorizado, asegurando que el proceso de auditoría permanezca imparcial y sin sesgos.
Información de Nómina
La información de nómina es otro tipo crítico de contenido contable que solo debe compartirse utilizando una solución de intercambio seguro de archivos. Usar el intercambio seguro de archivos para compartir información de nómina asegura que este contenido sensible solo sea accesible para el personal autorizado, asegurando que se mantenga la privacidad de los empleados. La información de nómina incluye información personal identificable de los empleados, salarios, bonificaciones, deducciones e impuestos retenidos, que deben mantenerse confidenciales para proteger y preservar la privacidad de los datos.
Datos de Clientes
Los datos de clientes son una categoría amplia de contenido contable que incluye información sobre la información financiera de los clientes, incluidos estados de cuenta bancarios, carteras de inversión, correspondencia por correo electrónico, información de pago e información personal identificable. Una solución de intercambio seguro de archivos asegura que los datos de los clientes solo sean accesibles para el personal autorizado, manteniendo la confidencialidad y confianza del cliente.
Riesgos del Intercambio de Archivos
Las firmas de contabilidad enfrentan numerosos riesgos al compartir información financiera sensible con clientes o terceros de confianza como auditores, reguladores y consultores. Los riesgos del intercambio de archivos incluyen violaciones de datos, ciberataques, riesgo interno y no cumplimiento con regulaciones. Las firmas de contabilidad deben minimizar estos riesgos y asegurar la seguridad y privacidad de la información de sus clientes.
Las violaciones de datos son un riesgo significativo asociado con el intercambio de archivos, y las firmas de contabilidad deben tomar medidas para prevenirlas. Una violación de datos puede ocurrir debido a varios factores, incluidos contraseñas débiles, redes no seguras o ataques de phishing. Las consecuencias de una violación de datos pueden ser severas, incluyendo daño reputacional, pérdida de negocios y responsabilidades legales y financieras.
Los ciberataques son otro riesgo significativo asociado con el intercambio de archivos, y pueden presentarse en varias formas, incluidos malware, ransomware o ataques de denegación de servicio. Las firmas de contabilidad deben seguir las mejores prácticas de ciberseguridad, incluido el uso de una solución de intercambio seguro de archivos, para prevenir ciberataques. Estas prácticas incluyen capacitación en concienciación sobre ciberseguridad, protección avanzada contra amenazas (ATP), firewalls y mucho más.
Las amenazas de ciberseguridad como malware, ataques de intermediario (man-in-the-middle), phishing y ataques de ransomware son riesgos significativos que las firmas de contabilidad deben considerar al compartir información financiera sensible con los clientes. El malware puede infectar sistemas, robar datos, interrumpir operaciones comerciales o permitir que los atacantes accedan a información sensible. Los ataques de intermediario pueden interceptar comunicaciones entre partes y robar datos o insertar contenido malicioso. Los ataques de phishing pueden engañar a los usuarios para que revelen información sensible o hagan clic en enlaces que descargan malware en sus dispositivos. El ransomware puede cifrar datos y los sistemas que contienen esos datos, y exigir un pago de rescate por la clave de descifrado.
El riesgo interno, incluidos errores humanos, robo y sabotaje, es otro riesgo significativo asociado con el intercambio de archivos. Los empleados pueden enviar inadvertidamente información financiera sensible al destinatario equivocado o no tomar medidas de seguridad adecuadas al compartir archivos. Un empleado descontento puede robar contenido sensible y compartirlo con un competidor o publicarlo en línea. Las firmas de contabilidad deben capacitar a sus empleados en las mejores prácticas para el intercambio seguro de archivos e implementar tecnologías, procesos y protocolos para prevenir la divulgación accidental de información sensible.
El no cumplimiento con las regulaciones es otro riesgo significativo asociado con el intercambio de archivos. Las firmas de contabilidad deben cumplir con varias leyes de protección de datos, incluidas la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA), el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), etc. El incumplimiento de estas regulaciones puede resultar en sanciones financieras y multas.
Intercambio Seguro de Archivos Entre Contadores y Clientes
Con el creciente riesgo de violaciones de datos y ciberataques, es vital que las firmas de contabilidad utilicen una solución de intercambio seguro de archivos al trabajar con sus clientes para proteger la información financiera sensible contra el acceso no autorizado. Aquí hay una lista breve de capacidades y características críticas que una solución de intercambio seguro de archivos debería tener:
Cifrado
El cifrado es un aspecto fundamental del intercambio seguro de archivos, ya que ayuda a proteger el contenido de la interceptación y el acceso no autorizado. Los datos cifrados se convierten en un código que solo puede descifrarse con una clave o contraseña específica. Esto asegura que incluso si los datos son interceptados, no puedan ser leídos o accedidos por nadie que no tenga la clave. El contenido debería idealmente estar cifrado en tránsito y en reposo, aprovechando los niveles más altos de cifrado de grado empresarial, a saber, cifrado TLS 1.2 en tránsito y cifrado AES-256 en reposo.
Minimizar el Riesgo de Violaciones de Datos
Las violaciones de datos son una preocupación significativa en los servicios financieros, incluida la industria contable, ya que el contenido que los contadores comparten con sus clientes contiene información muy sensible que, si se compromete, puede usarse para cometer fraude y robo de identidad. Una violación de datos puede resultar en pérdidas financieras, daño reputacional y responsabilidad legal. Una solución de intercambio seguro de archivos ayuda a minimizar este riesgo al proporcionar características avanzadas de seguridad como controles de acceso, firewalls y sistemas de detección de intrusiones. Estas características ayudan a prevenir el acceso no autorizado a datos financieros sensibles, asegurando que la información confidencial permanezca privada.
Autenticación
La autenticación es otro aspecto crítico de una solución de intercambio seguro de archivos, ya que verifica la identidad del usuario que accede a los datos. La autenticación multifactor, por ejemplo, requiere que los usuarios proporcionen una contraseña y un código único enviado a su dispositivo móvil o correo electrónico, proporcionando una capa adicional de seguridad contra el acceso no autorizado.
Diferentes Métodos de Intercambio de Archivos
Hay varios métodos de intercambio de archivos disponibles para las firmas de contabilidad. Estos incluyen correo electrónico, intercambio de archivos basado en la nube, portales de clientes y salas de datos virtuales. Cada método tiene ventajas y desventajas, y las firmas de contabilidad deben evaluar cuidadosamente sus opciones para encontrar la mejor solución para sus necesidades.
Correo Electrónico
El correo electrónico es un método estándar para compartir archivos entre firmas de contabilidad y clientes. Sin embargo, también es una forma vulnerable e insegura de transmitir información sensible. Las cuentas de correo electrónico a menudo son objetivo de ciberdelincuentes que utilizan ataques de phishing para acceder a información sensible, como credenciales de inicio de sesión y datos financieros. Además, los archivos adjuntos de correo electrónico pueden contener malware o ransomware que pueden infectar sistemas y robar datos.
Para minimizar los riesgos asociados con compartir información sensible por correo electrónico, las firmas de contabilidad deben adoptar ciertas prácticas de correo electrónico, como el cifrado y la autenticación de dos factores, para proteger los correos electrónicos y archivos adjuntos del acceso no autorizado. También deben educar a sus empleados sobre la importancia de usar contraseñas fuertes, evitar hacer clic en enlaces sospechosos o descargar archivos adjuntos de remitentes desconocidos, y reportar correos electrónicos sospechosos a sus departamentos de TI.
Intercambio de Archivos Basado en la Nube
Los servicios de intercambio de archivos basados en la nube se han convertido en una forma popular y conveniente para que las firmas de contabilidad compartan archivos con sus clientes de manera segura. Estos servicios permiten a los usuarios almacenar, acceder y compartir archivos desde cualquier lugar mientras proporcionan características de seguridad adicionales para proteger la información sensible. Las soluciones de intercambio de archivos basadas en la nube contienen una variedad de capacidades y características de seguridad. Estas incluyen cifrado, autenticación de dos factores, permisos granulares y rastros de auditoría, que pueden ayudar a las firmas de contabilidad a monitorear quién tiene acceso a los archivos de sus clientes y asegurar que no se estén utilizando de manera indebida.
Sin embargo, las firmas de contabilidad también deben ser conscientes de los riesgos potenciales de los servicios de intercambio de archivos basados en la nube. Si no se configuran correctamente, estos servicios pueden dejar la información sensible vulnerable a cualquiera con una conexión a Internet, lo que lleva a ciberataques y violaciones de datos. Además, no todos los servicios de intercambio de archivos basados en la nube son iguales, y algunos pueden no cumplir con los requisitos específicos de seguridad y cumplimiento de las firmas de contabilidad, particularmente aquellas que operan en industrias reguladas como la salud y los servicios financieros.
Portales de Clientes
Uno de los principales beneficios de usar un portal de clientes es la capacidad de controlar el acceso a la información sensible. Los clientes solo pueden acceder a los archivos que se han compartido con ellos, y su acceso puede limitarse a archivos o carpetas específicas. Esto ayuda a prevenir la exposición accidental de información confidencial o el acceso no autorizado por parte de actores maliciosos.
Otra ventaja de los portales de clientes es que proporcionan una ubicación centralizada para compartir archivos. Esto elimina la necesidad de múltiples métodos de intercambio de archivos y reduce el riesgo de violaciones de datos causadas por errores humanos, como enviar archivos a la dirección de correo electrónico incorrecta o adjuntar el archivo equivocado. Además, los portales de clientes ofrecen una gama de características que mejoran la seguridad, incluida la autenticación multifactor, la protección con contraseña y el seguimiento de actividad. Estas características pueden ayudar a prevenir el acceso no autorizado a archivos y alertar a las firmas de contabilidad sobre posibles violaciones de seguridad.
Es vital asegurar que el portal de clientes esté alojado en un servidor seguro y que los datos estén cifrados en tránsito y en reposo. El cifrado es esencial para prevenir el acceso no autorizado a los datos, incluso si son interceptados durante la transmisión o el almacenamiento. También se deben realizar evaluaciones de seguridad y actualizaciones regulares para identificar y abordar vulnerabilidades.
Salas de Datos Virtuales
Las salas de datos virtuales (VDR) son otra opción para el intercambio seguro de archivos en firmas de contabilidad. Una VDR es una plataforma en línea segura que permite a los usuarios almacenar y compartir documentos. Ofrece un nivel de seguridad más alto que otros métodos de intercambio de archivos, ya que los datos están cifrados y protegidos por varias medidas de seguridad.
Además del cifrado, las VDR también ofrecen controles de acceso y permisos, lo que permite a las firmas limitar el acceso a ciertos documentos o carpetas a usuarios específicos. Esto asegura que los documentos confidenciales solo sean accesibles para el personal autorizado.
Uno de los beneficios de usar una VDR es que proporciona un rastro de auditoría de todas las acciones realizadas en un documento. Esto significa que las firmas pueden rastrear quién accedió a un documento, cuándo fue accedido y qué cambios se hicieron. Esto es importante para mantener la responsabilidad y asegurar el cumplimiento con las regulaciones. Las VDR son especialmente útiles para las firmas de contabilidad con información financiera sensible, ya que proporcionan alta seguridad y control sobre los documentos compartidos. Sin embargo, pueden ser más costosas que otros métodos de intercambio de archivos y requerir más experiencia técnica para configurar y gestionar.
Las Firmas de Contabilidad Protegen Información Sensible de Clientes con el Intercambio Seguro de Archivos de Kiteworks
La Red de Contenido Privado de Kiteworks es una plataforma segura y escalable que permite a las firmas de contabilidad compartir información de clientes de manera segura y en cumplimiento con los requisitos y estándares de privacidad de datos. Ya sea compartiendo información a través de intercambio de archivos, correo electrónico, transferencia de archivos administrada (MFT) u otro canal de comunicación de terceros, Kiteworks permite a los usuarios enviar, recibir, rastrear y proteger archivos sensibles de manera segura desde cualquier dispositivo o ubicación.
Al aprovechar las capacidades de intercambio seguro de archivos de Kiteworks, las organizaciones pueden colaborar en archivos, compartir documentos y transferir datos con colegas y socios mientras mantienen un control completo sobre la seguridad de sus proyectos.
Kiteworks ofrece una solución de seguridad avanzada para el intercambio de archivos a través de su dispositivo virtual reforzado y protocolo de cifrado doble. Este protocolo asegura que los archivos sensibles se cifren dos veces, primero en el dispositivo del usuario final y luego en el dispositivo de Kiteworks. El dispositivo reforzado está sujeto a auditorías y pruebas regulares para asegurar que el proceso de cifrado sea confiable y seguro. Además, el Security Fabric de Kiteworks proporciona mecanismos y servicios de autenticación de red distribuidos para verificar identidades de usuarios, dispositivos y transacciones de datos. Esta combinación de cifrado doble, dispositivo reforzado y Security Fabric proporciona una protección integral para asegurar que todos los datos compartidos a través de Kiteworks permanezcan seguros y privados.
Finalmente, Kiteworks ayuda a cumplir con varios estándares de requisitos regulatorios, como los estándares de la Organización Internacional de Normalización (ISO) 27000, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), la Certificación del Modelo de Madurez de Ciberseguridad (CMMC), la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), y muchos más, convirtiéndolo en una solución segura para organizaciones que necesitan cumplir con requisitos de cumplimiento estrictos. Las características de seguridad de la plataforma incluyen protección contra malware, ataques de intermediario (man-in-the-middle), phishing y ransomware, asegurando que los datos nunca se vean comprometidos.
Las organizaciones interesadas en ver la Red de Contenido Privado de Kiteworks en acción pueden programar una demostración personalizada.