¿Qué es la Transferencia Segura de Archivos?

Hemos encontrado las mejores soluciones de software para transferencia segura de archivos para ayudar a tu negocio a mantenerse en cumplimiento y seguro mientras maneja datos sensibles.

¿Qué es una transferencia segura de archivos? La transferencia segura de archivos es compartir información a través de un canal privado y cifrado; generalmente se utiliza para proteger datos sensibles que no pueden permitirse ser vulnerados por razones legales o de cumplimiento. Ejemplos incluyen compartir información personal identificable, documentación legal o secretos comerciales de la empresa.

¿Qué es la Transferencia Segura de Archivos?

La transferencia segura de archivos se refiere al proceso de mover datos de un lugar a otro de manera que se asegure que la información esté protegida contra el acceso no autorizado, alteración o robo. A diferencia de los métodos regulares de transferencia de archivos, que podrían enviar datos de manera simple a través de redes, la transferencia segura de archivos emplea cifrado y otras medidas de seguridad para proteger los datos durante el tránsito. Esta diferencia es crucial en el panorama digital actual, donde las filtraciones de datos y los ciberataques son amenazas comunes.

Los beneficios de la transferencia segura de archivos son múltiples. En primer lugar, mejora enormemente la privacidad de los datos al asegurar que información sensible como detalles personales, registros financieros y documentos confidenciales de negocios estén cifrados, haciéndolos inaccesibles para partes no autorizadas. En segundo lugar, proporciona una protección robusta de datos al mantener la integridad de los mismos, asegurando que la información no sea alterada durante la transferencia. Por último, la transferencia segura de archivos ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos regulatorios. Muchas industrias están sujetas a regulaciones que exigen la protección de información sensible, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) en el sector salud, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en la Unión Europea, y el Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS) para datos de tarjetas de crédito. Cumplir con estas regulaciones requiere la implementación de prácticas de transferencia segura de archivos.

Existen varios métodos para transferir archivos de manera segura, cada uno con su propio conjunto de características adaptadas a diversas necesidades de seguridad y requisitos organizacionales. Veremos algunos ejemplos más adelante en este artículo. Mientras tanto, cada método de transferencia de archivos ofrece diferentes niveles de seguridad, usabilidad y características de cumplimiento, por lo que es importante que las organizaciones evalúen sus necesidades y riesgos específicos al elegir la solución de transferencia segura de archivos más adecuada.

Transferencia Segura de Archivos vs. Uso Compartido Seguro de Archivos: ¿Cuál es la Diferencia?

Aunque la transferencia segura de archivos y el uso compartido seguro de archivos tienen como objetivo proteger el contenido dentro de los archivos mientras se mueven de un punto a otro, estos mecanismos o soluciones atienden necesidades y escenarios ligeramente diferentes.

La transferencia segura de archivos se utiliza principalmente para cifrar datos durante su transmisión entre dos entidades, asegurando que la información sensible permanezca confidencial e intacta. Este método es particularmente valioso al enviar registros financieros, documentos legales o cualquier dato que requiera estricta confidencialidad.

El uso compartido seguro de archivos, por el contrario, permite que múltiples usuarios accedan y colaboren en documentos en un entorno seguro, lo cual es ideal para proyectos que requieren trabajo en equipo y actualizaciones constantes.

Aunque ambas prácticas ofrecen amplias características y capacidades de seguridad, la transferencia segura de archivos suele ser más adecuada para escenarios que demandan un alto nivel de privacidad y donde el acceso debe ser estrictamente controlado. Por ejemplo, una organización que transmite información sensible de clientes se beneficiaría de la transferencia segura de archivos para asegurar la integridad y seguridad de los datos. Comprender las diferencias entre estos dos procesos permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre qué método se alinea mejor con sus necesidades específicas de protección de datos y colaboración.

¿Por Qué Transferir Archivos a Través de un Canal Seguro?

Un canal de transferencia segura de archivos es un sistema que cifra los datos antes de ser transmitidos. Esto significa que la información está protegida de ser vista por cualquier parte no autorizada durante la transmisión. Un canal de transferencia de archivos no seguro no cifra los datos y los deja desprotegidos.

Algunos archivos deben ser enviados a través de un canal seguro en lugar de uno no seguro para asegurar que la información permanezca confidencial. Información sensible como documentos financieros, documentos legales y registros de salud deben ser transferidos de manera segura para proteger la privacidad de las personas involucradas.

Los riesgos de privacidad de datos al transferir archivos sensibles a través de un canal de uso compartido no seguro son serios. Sin medidas de seguridad adecuadas, los datos quedan expuestos a partes no autorizadas que pueden ver, usar o incluso alterar la información. Esto puede llevar a violaciones de privacidad y posible robo de identidad o fraude. Además, partes no autorizadas pueden obtener acceso a información confidencial de negocios o del gobierno, lo que puede tener serias implicaciones legales.

Los riesgos de cumplimiento al transferir archivos sensibles a través de un canal de transferencia de archivos no seguro pueden ser severos. Muchas organizaciones están obligadas a cumplir con regulaciones de privacidad y seguridad de datos, como la HIPAA, PCI-DSS, la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), la Ley de Protección de Datos de 2018 (DPA 2018), la Certificación de Modelo de Madurez de Ciberseguridad (CMMC), entre otras. Estas regulaciones requieren que las organizaciones tomen medidas adecuadas para proteger la privacidad de los datos de sus clientes. Al usar un sistema de uso compartido de archivos no seguro, una organización puede no estar en cumplimiento con estas regulaciones y enfrentar posibles acciones legales.

Los riesgos reputacionales de transferir archivos sensibles a través de un canal de uso compartido no seguro también pueden ser severos. Si los datos no protegidos de una organización son accedidos o robados por partes no autorizadas, la reputación de la organización puede verse gravemente dañada. Esto puede llevar a una disminución en la confianza del cliente, disminución de ventas y posibles acciones legales. Por esta razón, es crítico que las organizaciones tomen medidas adecuadas para asegurar la seguridad de sus datos y proteger la información sensible de sus clientes.

¿Cuáles Son los Diferentes Tipos de Transferencia Segura de Archivos?

Las tecnologías de uso compartido seguro de archivos utilizan medidas de seguridad como el cifrado y otras criptografías para asegurar que la información no sea comprometida durante el tránsito. Sin embargo, “transferencia de archivos” es una categoría amplia, y los usuarios y organizaciones intercambian archivos de varias maneras diferentes. En consecuencia, el uso compartido de archivos viene en varias formas y sabores, típicamente respondiendo a diferentes necesidades basadas en seguridad, cumplimiento o rendimiento.

Existen varios protocolos de transferencia segura de archivos en uso hoy en día. Estos incluyen los siguientes:

• Protocolo de Transferencia Segura de Archivos (SFTP): SFTP es una forma común, flexible y fuerte de uso compartido de archivos modelada a partir del antiguo Protocolo de Transferencia de Archivos pero construida con el protocolo Secure Shell. El uso de SSH como mecanismo de transferencia permite que los sistemas se conecten de manera segura entre sí a través de un modelo cliente-servidor, soportando cifrado para datos en tránsito mientras permite interacciones de comando más avanzadas entre computadoras.
• Protocolo de Transferencia de Archivos con SSL: De manera similar a SFTP, FTPS utiliza el modelo FTP y lo integra en el protocolo de Capa de Conexión Segura. FTPS es un poco más difícil de configurar y mantener, requiriendo una conexión de múltiples puertos y certificados de seguridad que pueden causar problemas con los cortafuegos. Aunque FTPS todavía se utiliza, generalmente las soluciones de transferencia segura optan por alguna forma de SFTP.
• Protocolo de Transferencia de Hipertexto Seguro (HTTPS): HTTPS es la forma segura de HTTP, el protocolo básico de transferencia de archivos para transmitir datos de páginas web. Los sitios web que emplean HTTPS deben registrarse con una autoridad de certificación. Los navegadores web pueden confirmar la presencia de HTTPS (el prefijo “HTTPS://” en una URL) verificando el certificado. HTTPS permite a los usuarios interactuar de manera segura con sitios web y formularios web y soporta la verificación de integridad contra sitios hackeados.
• Transferencia de Archivos Administrada (MFT): Las soluciones MFT generalmente incluyen varios tipos de transferencia segura (SFTP, FTPS, HTTPS, etc.) y los combinan con otras características empresariales como automatización, procesamiento por lotes o análisis.

La transferencia segura de archivos juega un papel importante en la ciberseguridad, privacidad y cumplimiento. Una solución de transferencia segura dada podría no ser compatible con un marco dado de inmediato. Sin embargo, regulaciones como HIPAA o FedRAMP a menudo incluirán requisitos fundamentales para el cifrado que pueden cumplirse con soluciones SFTP, HTTPS y MFT modificadas o actualizadas.

¿Cuáles Son los Beneficios de Usar la Transferencia Segura de Archivos?

Muchos usuarios han utilizado protocolos de transferencia no seguros durante décadas por varias razones, incluyendo velocidad, costo y facilidad de uso. Sin embargo, las empresas modernas y los usuarios empresariales deben usar transferencias para garantizar la seguridad de sus datos.

Aunque pueda parecer obvio, usar la transferencia de archivos viene con varios beneficios críticos que empoderan a las empresas. Estos beneficios incluyen los siguientes:

• Seguridad: El correo electrónico tradicional y las transferencias FTP son en texto claro, lo que significa que si la transmisión es interceptada, un hacker puede leer la información libremente. Las transferencias seguras asegurarán que los datos interceptados sean ilegibles para los hackers.
• Cumplimiento: La mayoría de las leyes, estándares y regulaciones de cumplimiento normativo requerirán alguna forma de protección de datos en forma de cifrado, cortafuegos, antimalware, etc. Las transferencias seguras de archivos incluyen tales protecciones ya sea de inmediato o a través de actualizaciones y modificaciones. Una solución de transferencia modificada o construida para un propósito específico puede cumplir con las demandas específicas de cualquier marco de cumplimiento.
• Privacidad: Incluso fuera del cumplimiento y la seguridad, la tecnología de transferencia de archivos puede simplemente ayudar a las organizaciones o usuarios empresariales a proteger su privacidad de datos. Documentos o archivos importantes, independientemente del cumplimiento o la seguridad, deben ser protegidos de divulgación no deseada.

¿Qué Deben Buscar las Organizaciones en una Solución de Transferencia Segura de Archivos?

Comprar plataformas de transferencia puede ser un desafío e implica considerar varias soluciones diferentes con diferentes conjuntos de características y capacidades.

Algunas capacidades y características que las organizaciones deben buscar en una solución de transferencia de archivos incluyen:

• Estándares de Seguridad y Cumplimiento Adecuados: El punto de partida crítico es determinar si la tecnología cumple con los requisitos mínimos de seguridad y cumplimiento. Estos incluyen medidas de seguridad adecuadas para la protección y logística empresarial, así como requisitos mínimos para cumplir con las regulaciones de cumplimiento.
• Características Empresariales: No todas las soluciones tendrán características empresariales o de negocio, pero muchos de los principales proveedores en esta industria están moviéndose para incluir características como automatización, acceso web fácil y otras herramientas y utilidades. Una organización que trabaja hacia la adopción del uso compartido de archivos debe articular sus necesidades empresariales y buscar una plataforma rica en características que satisfaga esas necesidades.
• Compatibilidad e Integraciones: Las soluciones modernas de transferencia de archivos, particularmente aquellas que se anuncian como MFT, generalmente incluyen algunas formas de integraciones con software popular. Estas pueden incluir integraciones de productividad con Microsoft 365, integraciones con plataformas de firma de documentos seguras, o incluso herramientas de colaboración importantes como Microsoft Teams o Slack.
• Precio: Aunque el precio siempre es una preocupación, las organizaciones con transferencias masivas o logística impulsada por datos deben ver las soluciones de transferencia segura de archivos como una inversión en lugar de un costo.

¿Cuál es la Mejor Solución de Transferencia Segura de Archivos?

La mejor solución de transferencia segura de archivos es aquella que toma en cuenta la necesidad tanto de seguridad de datos como de conveniencia. Debe usar protocolos de cifrado fuertes, ofrecer controles de acceso seguros y tener un sistema confiable de auditoría y retención de registros. También debe ser intuitiva y fácil de usar para todos los usuarios.

Las empresas deben considerar tanto la seguridad como la conveniencia al seleccionar una solución de transferencia segura de archivos. Deben buscar soluciones que puedan proporcionar cifrado de datos, controles de acceso seguros y un sistema de registro de auditoría integral. La solución debe tener una retención de registros confiable, permitiendo el seguimiento y auditoría de todas las transferencias de archivos. La solución también debe tener una interfaz de usuario intuitiva, facilitando a todos los usuarios la transferencia segura de archivos. Finalmente, la solución debe proporcionar un plan rentable y escalable que pueda acomodar las necesidades variables de las empresas.

Sin embargo, las empresas necesitan equilibrar la necesidad de seguridad con la necesidad de habilitar flujos de trabajo eficientes. Esto significa que la solución debe proporcionar un entorno seguro mientras también ofrece las características y flexibilidad necesarias para permitir que los empleados sean productivos. Esto significa que la solución de transferencia segura de archivos debe ofrecer características como cargas automáticas y herramientas de uso compartido y colaboración de archivos. Además, la solución debe tener una interfaz de usuario intuitiva que facilite a los empleados el uso y acceso a la solución de transferencia segura de archivos. Finalmente, la solución de transferencia segura de archivos debe ser rentable para que las empresas no tengan que invertir fuertemente en la solución.

Ten la seguridad de que las empresas pueden lograr sus necesidades de seguridad de archivos mientras aún permiten que los empleados trabajen de manera eficiente. Al seleccionar la solución de transferencia segura de archivos adecuada, las empresas pueden beneficiarse de una seguridad mejorada y flujos de trabajo eficientes mejorados. La solución de transferencia segura de archivos adecuada debe proporcionar la combinación correcta de seguridad y conveniencia, permitiendo a las empresas proteger sus datos mientras aún permiten que los empleados realicen su trabajo de manera rápida y efectiva.

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La Red de Contenido Privado (PCN) de Kiteworks proporciona a las organizaciones empresariales y agencias gubernamentales una plataforma única que consolida, asegura, gobierna y rastrea tus actividades de transferencia de archivos, incluyendo transferencia de archivos administrada (MFT),protocolo de transferencia segura de archivos (SFTP), uso compartido de archivos, formularios web, correo electrónico, y interfaces de programación de aplicaciones (APIs).

Capacidades críticas dentro de la Red de Contenido Privado de Kiteworks incluyen:

• Seguridad Unificada: Estandariza tus políticas de seguridad a través de todos los canales de transferencia segura de archivos para proteger el contenido de manera consistente con un dispositivo virtual reforzado, cifrado TLS 1.2 fuerte en tránsito y AES-256 en reposo e integraciones con inicio de sesión único (SSO), autenticación multifactor (MFA), protección avanzada contra amenazas (ATP), prevención de pérdida de datos (DLP), y soluciones de gestión de información y eventos de seguridad (SIEM). Aplica controles de políticas granulares para usuarios internos y permisos basados en roles para usuarios externos para proteger la privacidad de los datos. Las opciones de implementación incluyen en las instalaciones, alojado, híbrido, nube privada y FedRAMP.
• Cumplimiento: Demuestra cumplimiento normativo en cómo tu organización maneja, almacena y comparte información sensible interna y externamente. Protege la información personal identificable y la información de salud protegida (PII/PHI) en cumplimiento con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), la Certificación de Modelo de Madurez de Ciberseguridad (CMMC), y en adherencia a estándares de mejores prácticas como el Marco de Ciberseguridad del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST CSF) y los Principios de Buenas Prácticas Clínicas, de Fabricación, etc. (GxP).
• Monitoreo, Seguimiento y Auditoría de Actividades: Ve y captura todo el contenido a medida que entra y sale de la organización; quién envía qué a quién y cuándo. Un Tablero de CISO proporciona tanto una vista en tiempo real como histórica de toda la actividad de archivos, para que los equipos de seguridad puedan profundizar en los detalles accionables, incluyendo usuarios, marcas de tiempo y direcciones IP, para identificar anomalías en volumen, ubicación, dominio, usuario, fuente y resultados de escaneo. El registro de auditoría a través de todos los canales de comunicación soporta soluciones SIEM como Splunk para ayudar con la prevención de amenazas, cumplimiento y eDiscovery.

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